Das papierlose Büro: Wie kann man Papier digitalisieren?

In dieser Serie beschreibe ich mein papierloses Büro und wie ich vorgehe. In einem neueren Artikel schreibe ich allgemeiner über das papierlose Büro und gebe eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Das papierlose Büro: Wie du mit weniger Papier mehr Zeit, Platz und Übersicht gewinnst

Wie lange wurde es uns schon versprochen, das papierlose Büro? Seit Jahrzehnten! Vermutlich seit es Computer gibt.

Doch was ist passiert? Die Papierberge wachsen und wachsen. Erwähne ich das papierlose Büro, ernte ich regelmäßig Gelächter.

Und es geht doch! Ich bin mit meinem Business nahe daran und habe nur noch sehr wenige Unterlagen auf Papier.

Hier ist der erste Teil eines kleinen Erfahrungsberichts über das papierlose Büro. In diesem Artikel geht es um eine Einführung in das Thema und um die Frage: Wie bringe ich das Papier in den Computer?


Das papierlose Büro
Dieser Artikel ist Teil einer Serie zum papierlosen Büro.


Man kann nicht jedes Büro papierlos machen. Als Notar oder Ärztin hast du da weniger gute Chancen. Da musst du einfach viele Dinge im Original ablegen und archivieren.

…was aber noch lange nicht heisst, dass du alles auf Papier brauchst.

Im Folgenden spreche ich nur von mir. In meinem Fall – also im Fall eines selbstständigen Trainers mit einem Einzelunternehmen und ohne Angestellte – ist das papierlose Büro sehr gut möglich und gewinnbringend.

Das papierlose Büro ist möglich. Nicht immer – aber trotzdem häufig und mindestens zum Teil.
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Wozu überhaupt papierlos?

Grundvoraussetzung ist sicher: Man darf keine Scheu vor dem Computer haben und muss gerne digital arbeiten. Dann fand ich für mich drei Gründe überzeugend, die für das papierlose Büro sprechen:

  1. Platz: Ich habe nicht gerne zu viele Gegenstände oder Papier um mich. Besonders Aktenordner und Papierstapel sind mir ein Gräuel. Ich will in meinem Büro keinen Platz für Papier schaffen.
  2. Kosten: Jeder Quadratmeter Platz kostet mich Miete. Das ist eine ganz einfache, betriebswirtschaftliche Rechnung: Je mehr Papier, desto mehr Platz, desto höhere Kosten. Eine riesige Erleichterung brachte bereits MAPPEI. Hier konnte ich schon viel Platz einsparen. Allerdings ist MAPPEI nicht ganz billig, obwohl es sich unter dem Strich lohnt. Doch ich wollte einen Schritt weiter gehen und der geht zum papierlosen Büro.
  3. Ein weiterer Grund, der für das papierlose Büro spricht, ist das Finden der Unterlagen. Am Computer geht das einfach schneller als auf Papier, wenn man es einigermaßen geschickt anstellt.
Je mehr Papier, desto mehr Platz, desto höhere Kosten.
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Bei mir war das allerdings nie ein Problem: Gefunden habe ich meine Papiere immer schon. Erstens versuchte ich schon immer, meine Ablage so klein wie möglich zu halten. Zweitens hatte ich dank MAPPEI immer sofortigen Zugriff auf meine Unterlagen. Das war also kein Grund für mich, kann aber einer sein: Weniger Suchzeit.

Beim papierlosen Büro braucht man viel weniger Suchzeit – wenn man es einigermaßen geschickt anstellt.
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Papier digitalisieren

Um Papier zu digitalisieren, braucht es irgendeine Hardware, die das tut. Das sind traditionellerweise Scanner an deinem Computer.

Es gibt aber noch andere Wege: So lässt sich unterwegs die Kamera des Smartphones nutzen. Trotz guter Apps ist das aber nur eine Notlösung. Das reicht für das Scannen einer Visitenkarte oder eines Restaurantbelegs, aber ist nicht wirklich praktikabel. Deshalb beschränke ich mich hier auf das Scannen am Computer.

Scannen am Computer

Wie ich feststellen musste, eignet sich nicht jeder Scanner für das papierlose Büro. Meine ersten Versuche waren mit dem Scanner meines Multifunktionsgeräts (also Drucker und Scanner in einem).

Das klappte nicht gut: Das Gerät hatte keinen automatischen Dokumenteneinzug, es war zu langsam und die Software zu umständlich. Ich gab schnell auf.

Irgendwann habe ich das Gerät durch ein besseres Multifunktionsgerät mit Dokumenteneinzug ersetzt. Das Gerät war völlig genügend zum Kopieren oder um ab und zu mal etwas zu scannen. Doch auch dieses Gerät hatte Nachteile: Es war auch zu langsam, die Software schlecht und der Dokumenteneinzug zog das Papier nicht immer gerade ein.

Nicht jeder Scanner eignet sich für das papierlose Büro.
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Irgendwann ging der Dokumenteneinzug kaputt, also habe ich einen reinen Dokumentenscanner gekauft: den Fujitsu ScanSnap S1500M für Mac. Das Gerät wurde inzwischen vom ScanSnap iX500 (für Windows und Mac) ersetzt. Kleiner Hinweis: Der Link zum Scanner ist ein sogenannter Affiliate-Link. Klickst du auf diesen Link und kaufst etwas ein, bekomme ich von Amazon eine Provision. Für dich verändert sich der Preis nicht.

Hier ein kurzes Video, in dem ich den Scanner vorführe:

https://youtu.be/1RTiCxXtwLw

Das Video ist schon etwas älter. Damals hieß meine Firma noch blatternet und ich habe dich noch gesiezt. :-)

Fujitsu gehört zu den Marktführern in diesem Bereich und bietet verschiedene Modelle an. Ich bin mit meinem Scanner sehr zufrieden. Es gibt natürlich Alternativen, die ich aber aus eigener Anschauung nicht kenne. Doch alle bewegen sich in einem ähnlichen Preissegment. Eine kurze Google-Suche hilft dir da bei Bedarf weiter.

Fazit

Das papierlose Büro braucht zunächst einen guten Scanner, der genau eines kann: Dokumente gut und schnell zu scannen.

Ich habe meine komplette Ablage (die übrigens sehr klein war) eingescannt. Mit einem Multifunktionsgerät selbst mit Dokumenteneinzug hätte ich bald aufgegeben. Mit dem Dokumentenscanner konnte ich es aber durchziehen.

Reine Dokumentenscanner sind vordergründig nicht billig, aber erst mit so einem Gerät ist das papierlose Büro überhaupt sinnvoll möglich.

Doch wenn du schon rechnest, dann rechne betriebswirtschaftlich: Schließlich sparst du Ablagematerial, Platz für die Ablage und das Archiv und viel Zeit beim Suchen.

Mein Tipp: Meinst du es wirklich ernst mit dem papierlosen Büro, kommst du nicht um einen reinen Dokumentenscanner herum.

Meinst du es wirklich ernst mit dem papierlosen Büro, kommst du nicht um einen reinen Dokumentenscanner herum.
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Alle anderen Lösungen (besonders Multifunktionsgeräte) sind zu langsam, bieten zu wenige Funktionen oder sind schlussendlich doch zu umständlich. So macht es keinen Spaß und du wirst rasch aufgeben.

Im nächsten Teil zeige ich dir, was mit den digitalen Unterlagen passiert: Wie benenne ich die und wie lege ich sie (digital) ab?

Bildnachweis: © iStock.com / Tolimir

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

11 Gedanken zu “Das papierlose Büro: Wie kann man Papier digitalisieren?”

  1. Hallo Ivan!
    Ich gebe dir absolut recht, das papierlose Büro ist möglich! Ich optimiere und übe mich auch seit einer Weile in dieser „Disziplin“ und genieße allerlei Vorzüge: Mehr Platz zuhause, weniger Unordnung, schnelleres Wiederfinden dank Suchfunktion am Laptop usw. Und nebenbei spart man auch noch Ressourcen. Mir fällt kein Argument mehr ein, wieder auf Papier umzustellen!

    Viele Grüße aus Berlin!

  2. Hi Ivan,
    super Artikel von Dir. Ich mag es eh lieber Papierlos und versuche alles was so an Papier anfällt sofort zu digitalisieren. Dazu kann ich dir und auch den Lesern hier auch mal den Tipp „fileee“ geben. Dort habe ich jedlichen Schriftverkehr abgelegt. Die Suchfunktionen sind super und auch Handy Sync geht problemlos.

    Eine kurze Frage noch: Was ist das für ein Plugin was du für die „Twittersätze“ verwendest? Sowas in der Art suche ich noch. Wär nett wenn du mir den Namen von Plugin geben könntest ;)

    Liebe Grüße
    Jens

  3. Hallo Ivan,

    schöner Artikel! Was mich aber am meisten interessiert: Wohin mit dem Papier, nachdem man es digitalisiert hat? Man muss es ja trotzdem irgendwo aufheben. Und genau das quält mich am meisten! Nach welchem System soll man den ganzen Schrott aufbewahren?

    Viele Grüße,

    Matthias Ernst Holzmann

    • Was ich nicht aufheben muss, wandert direkt in den Aktenvernichter. Das Wenige, das bleibt, wandert bei mir in eine MAPPEI-Ablage. Ich halte MAPPEI für die beste und effizienteste Methode für die analoge Ablage. Nicht ganz billig, doch man spart enorm Zeit beim Suchen und Platz.

  4. Sehr hilfreich, bei vielen kann eine wahre Revolution bringen :) Bei mir „liegen“ alle Papiere schon seit Jahren digitalisiert, bin Übersetzer und Informatiker zugleich, aber ich bin der Meinung, dass auch die digitale Form viel Konsequenz und Selbstdisziplin verlangt, wie die traditionelle. Vielleicht sogar mehr. Stell Dir nur vor, ein traditionelles Büro bietet z.B. eine ganze Wand oder mehr für Regale mit Dokumenten an. Beim Computer ist der Zugang zu allen Daten (wie je zu allen Papieren) nur durch ein kleines Fensterchen möglich, man „operiert“ mit allen Informationen wie in einem geschlossenen Labor via einen Ärmel :) Aber, wie gesagt, es gibt keinen Ausweg von der Digitalisierung, man muss nur die Infos in der neuen digitalen Welt im Griff behalten.

  5. Hallo Ivan,
    danke für den spannenden Erfahrungsbericht! Das ist wirklich ein interessantes Thema, über das zurzeit wieder viel diskutiert wird. Solange man alle Daten gut gesichert hat, spricht vermutlich wenig gegen ein papierloses Büro.

  6. Hallo Ivan,
    das ist ein sehr interessanter Artikel! Die Idee, ein Büro völlig papierfrei zu gestalten, gefällt mir generell gut. Aber ist das nicht auch irgendwie ein erhöhtes Sicherheitsrisiko, da man die Daten dann ja nur noch digital speichert?

    • Im Gegenteil! Wenn du mal ein Glas Wasser auf deine Papier kippst, sind sie hin. Wenn dein Haus abbrennt (Gott bewahre!), dann auch.
      Digitale Daten lassen sich sehr leicht sichern – wenn man ein schlaues Backup hat. :-)

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