Die To-do-Liste: Der heilige Gral von uns Zeitmanagement-Trainern.

Ohne geht es nicht, aber mit häufig eben auch nicht.

Zeitmanagement generell und die To-do-Liste speziell ist wie Zähne putzen: Es macht keinen Spaß, aber irgendwie weiß man, dass es ohne auch nicht geht.

Das Motto des heutigen Artikels lautet deshalb: Zurück zu den Wurzeln. Was sollte man für eine erfolgreiche To-do-Liste eigentlich beachten?

To-do-Liste

Bestehendes Verbessern

Wir starten ja selten komplett bei Null. Vielleicht hast du schon irgendeine To-do-Liste: Ein paar Post-its am Bildschirm oder ein paar Aufgaben in Outlook oder ein Blatt Papier auf dem Schreibtisch mit deinen Aufgaben.

Hier wollen wir ansetzen.

1. Versteckte Aufgaben finden

Entscheidend für produktives Arbeiten ist die Übersicht. Nimm dir die Zeit und suche alle versteckten Aufgaben. Vielleicht liegt irgendwo noch eine versteckte Aufgabe in einem der Stapel. Oder im Kalender oder sonst wo. Trag sie zusammen.

Trag dann all deine Aufgabenlisten zusammen. Vielleicht stehen ein paar Aufgaben auf einem Haftzettel oder auf einem anderen Zettel. Sammle alle Aufgaben an einem zentralen Ort.

2. Die Aufgabenlisten kürzen

Auf den meisten Aufgabenlisten hat es viele Ladenhüter. Das sind Dinge, die wir nicht mehr erledigen werden.

Geh jetzt durch deine Aufgabenlisten, und streiche alles

  • was nicht mehr aktuell ist;
  • was dich nicht mehr interessiert;
  • was überholt ist;
  • was sonst jemand erledigt hat;
  • was du problemlos weglassen kannst.

3. Aufgaben umformulieren

Geh durch deine Aufgabenliste und stell dir zu jeder Aufgabe die Frage:

Ist mir völlig klar, was damit gemeint ist?

Falls du unsicher bist, dann formuliere die Aufgabe um.


Diese Übung braucht etwas Zeit, aber bringt einen entscheidenden Vorteil: Du bist schon einen guten Schritt näher an einer funktionierenden To-do-Liste. Du hast jetzt die Übersicht über die Dinge, die du momentan zu tun hast.

Dann geht es darum, diese Übersicht nicht mehr zu verlieren. Es braucht einen Weg, mit neuen Aufgaben umzugehen.

Mit neuen Aufgaben umgehen

Was jetzt folgt, ist ein Mischmasch aus Getting Things Done (GTD), anderen Methoden und meiner Erfahrung aus meinen Coachings. Ich folge hier aber den Gedanken von Michael Hyatt, dessen Arbeit ich sehr bewundere.

Grundregel bei neuen Aufgaben lautet:

Betritt etwas meine Welt und ich kann es innerhalb von 2 Minuten erledigen, dann erledige ich es sofort.

Alles andere würde mehr Zeit kosten und wäre damit ineffizient.

Das funktioniert aber nur, wenn wir nicht alle Eingangstore in unsere Welt die ganze Zeit weit offen lassen!

  • Lasse ich mich ständig durch E-Mail unterbrechen, funktioniert die Regel schon nicht mehr. Sonst würde mein Tag komplett zerstückelt werden.
  • Lasse ich mich durch jeden unterbrechen, weil ich die Türe nie schließe, wird mein Tag komplett zerstückelt.
  • Ziehe ich mich nie zurück, um konzentriert an etwas zu arbeiten, funktioniert die Regel auch nicht.

Diese 2-Minuten-Regel bezieht sich besonders auf das Abarbeiten von neuen Aufgaben oder des Posteingangs.

Neben dieser Grundregel braucht es nur noch vier Zusatz-Strategien.

1. Die fünf Aktionen verstehen

Egal, was deine Welt betritt: Es gibt nur eine überschaubare Anzahl Möglichkeiten, wie du damit umgehen kannst. Eigentlich nur diese fünf Aktionen:

  1. Erledigen: Du kannst es sofort erledigen (wenn es weniger als 2 Minuten dauert).
  2. Delegieren: Du gibst die Aufgabe weiter, wenn du nicht der Richtige dafür bist.
  3. Verschieben: Du nimmst die Aufgabe auf die To-do-Liste und erledigst sie zu einem anderen Zeitpunkt.
  4. Ablegen: Du legst den Input (Brief, E-Mail, Telefonnotiz etc.) ab.
  5. Löschen: Wenn du etwas weder jetzt noch in Zukunft brauchst, dann löschst du es bzw. wirfst es weg.

Mehr Möglichkeiten gibt es nicht.

Wenn dir dieses Schema in Fleisch und Blut übergeht, kannst du mit allem, was deine Welt betritt, sehr schnell umgehen.

2. Entscheiden und Handeln

Triff sofort eine Entscheidung, welche Aktion die richtige ist und handle entsprechend.

Einer der größten Zeitfresser überhaupt ist: Wir nehmen Dinge mehrfach zur Hand und beschäftigen uns mehrfach damit. Wir treffen keine Entscheidung oder verschieben sie auf später.

3. Nicht hinterfragen

Getroffene Entscheidungen werden nur im Notfall geändert.

Du kannst jede Entscheidung stundenlang hinterfragen. Jede Entscheidung hat ein Unsicherheitsmoment – deshalb müssen wir uns ja auch entscheiden.

Das ist äußerst unproduktiv oder verhindert oft sogar Entscheidungen.

Entscheide dich und bleib dabei – auch im Alltag und im Zeitmanagement.

4. Sportliche Zeitvorgaben

Unter den Experten auch als Pakinsosches Gesetz bekannt:

Arbeit braucht genau so viel Zeit, wie ihr zur Verfügung steht.

  • Nehme ich mir vor, diesen Artikel in 60 Minuten zu schreiben, dann schaffe ich das.
  • Nehme ich mir vor, denselben Artikel in nur 40 Minuten zu schreiben, schaffe ich das höchstwahrscheinlich auch – bei gleicher Qualität!

Gib dir Zeitvorgaben für eine Aufgabe und setze dir vor allem sportliche – aber nicht unrealistische – Vorgaben.

Die Karin Wess – eine Unternehmerin, die ich vor ein paar Wochen interviewen konnte – arbeitet sogar häufig in nur 15-Minuten-Sprints. Interessantes Konzept!


Wenn du allein diese paar Tipps beachtest, wird es dir bereits gelingen, deutlich mehr zu erreichen. Denn du hast die Übersicht und weißt, was zu tun ist. Nur so kannst du effizient arbeiten.

Falls deine To-do-Liste ein Tragödie ist und du selbst keinen Weg daraus findest, dann hilft dir mein Selbstlernkurse “Die optimale Aufgabenliste” weiter. Hier sind alle Infos dazu.

Bildnachweis: © Depositphotos.com / eric1513

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