Am 1.1.2015 habe ich meinen Lesern das "Du" angeboten.
In den älteren Artikeln sieze ich noch, wir bleiben aber natürlich gerne beim "Du". :-)

Bereits letzte Woche habe ich versucht, ein paar Illusionen im Zeitmanagement zu zerstören. Ich spiele weiter den Spielverderber und will heute 5 verbreitete Mythen im Zeitmanagement demontieren.


“Ich habe keine Zeit für Zeitmanagement.”

Wenn Sie etwas erreichen wollen, investieren Sie heute etwas und ernten morgen die Ergebnisse: Sie müssen heute einen Apfelbaum pflanzen, um morgen eigene Äpfel zu haben. Sie bezahlen heute Ihre Rentenversicherung, um morgen eine Rente beziehen zu können. Sie sparen heute, um morgen ein Haus bauen zu können.

Was in vielen anderen Fälle völlig einsichtig ist, wird im Zeitmanagement oft verleugnet. Dabei gilt hier genauso: Ich nehme mir heute Zeit, um morgen Zeit zu sparen.

Die Investition muss sich natürlich lohnen: Wenn Sie heute einen ganzen Nachmittag nach der perfekten App suchen, damit Sie morgen 10 Minuten sparen, war es eine schlechte Investition. Investieren Sie aber heute einen Nachmittag, um Ihren Schreibtisch richtig aufzuräumen und müssen dafür jeden Tag 10 Minuten weniger lang nach Ihren Unterlagen suchen, ist es mehr als lohnenswert. Oder schlafen Sie ab heute 7-8 Stunden pro Tag, sind dafür ab morgen fitter, voll Power, können mehr erledigen und haben abends noch Energie für die Familie, ist die Zeit mehr als gut investiert.

Das zieht sich durch das ganze Zeitmanagement: Je weniger Zeit Sie für Zeitmanagement haben, desto wichtiger ist es, sich diese Zeit freizuschaufeln. Ein gutes Zeitmanagement hilft Ihnen nämlich, den Überblick zu behalten, die Dinge zeitnahe und stressfrei zu erledigen, zielgerichtet zu arbeiten, die Motivation hoch zu halten und schlicht und einfach Dinge zu erledigen. Anstatt von Zufälligkeiten gehetzt zu werden wie ein Ball in einem Flipperkasten.


“Ich brauche nur Trick 17, um nicht mehr ständig unterbrochen zu werden.”

Dann viel Glück bei der Suche! Das werden Sie brauchen.

Alle Tipps rund um Zeitmanagement sind, was Sie sind: Tipps. Sie bekämpfen Symptome, aber keine Ursachen.

Auch hier. Unterbrechungen kommen einfach vor. Unsere Arbeitswelt funktioniert über Unterbrechungen. Deshalb ist heute die knappste Ressource nicht Zeit oder Wissen, sondern Aufmerksamkeit.

Tipps funktionieren zweifellos, doch das Problem liegt tiefer, nämlich in der Frage: Wie oft lassen wir uns unterbrechen? Oder: Sind alle angeblich dringenden Sachen wirklich dringend? Oder: Welchen Dingen sprechen wir Dringlichkeit zu, obwohl sie es nicht sind?

Ist es in unserem Job wirklich entscheidend, dass wir jede E-Mail sofort sehen, öffnen und beantworten? Müssen wir die Aufgabe, die wir heute erledigen müssen, wirklich sofort erledigen oder beenden wir zuerst unsere aktuelle Aufgabe und erledigen die neue Aufgabe danach?

Zweifellos: Es gibt Unterbrechungen. Doch häufig sprechen wir einer Unterbrechung eine Dringlichkeit zu, die sie gar nicht verdient. Geht der Feueralarm los, müssen wir rennen. Das ist eine objektive Dringlichkeit. Das gilt jedoch nicht automatisch für jede beliebige Unterbrechung.


“Qualität bedingt Perfektion.”

Perfektion ist die Einstiegsdroge in die Aufschieberitis. Perfektion hat mir Qualität sehr wenig zu tun. Ich behaupte sogar: Gar nichts.

Qualität ist schnell, zielgerichtet, flexibel. Die Qualität muss hoch sein, aber nichts kann perfekt sein. Ohne Pareto mit seinen 80/20 zu bemühen, gewinnt die Mannschaft, die mehr Tore landet und nicht die, die den perfekten Fussball zeigt.

Wer erobert den Markt? Derjenige, der ein qualitativ hochwertige Produkt rasch auf den Markt bringt oder derjenige, der sein Produkt noch ein wenig besser, noch runder, noch perfekter macht, aber erst Monate später auf den Markt bringt?


“Ich habe so viel Stress.”

Was ist eigentlich eine Überforderung? Kommt die wirklich von aussen?

Gehen wir von genau den selben Anforderungen und dem selben Arbeitsvolumen aus: Der eine ist damit völlig überfordert, der andere nicht.

Worin liegt der Unterschied? Im Inneren dieser beiden, in der Einstellung, in der Wahrnehmung.

Nur unsere eigenen Gedanken können das Gefühl der Überforderung produzieren, aber nichts Äusseres.

Hier liegt deshalb auch die Lösung: Sind wir überfordert, müssen wir uns selbst stärken. Sind wir sehr stark überfordert, dann sogar mit externer Hilfe. Der Ansatzpunkt ist jedoch bei uns und nicht aussen.

“Ich habe so viel Stress” zeugt also von der eigenen Überforderung, nicht von einem zu grossen Arbeitsvolumen. Deshalb ist es vielleicht nicht immer ganz so geschickt, den grossen Stress zu sehr zu betonen.

Danke Steve Chandler für diese Anregung aus seinem Buch “Time Warrior” in Kapitel 4.
NB: Das Buch gehört zum Besten, was je über Zeitmanagement geschrieben wurde. Sehr empfehlenswert!


“Meine Aufgabenliste wird irgendwann mal kürzer.”

Schön wär’s. Aufgabenliste bewegen sich nur in eine Richtung: Sie werden länger. Für jede erledigte Aufgabe kommen mindestens drei neu, wichtige, prioritäte Aufgaben hinzu.

Das ist häufig demotivierend. Vielleicht auch deshalb führen viele Menschen keine Aufgabenlisten mehr.

Leo Babauta hat diesen Schritt schon längst gemacht. Ich experimentiere auch damit und glaube, es kann funktionieren, wenn die Hauptfunktionen einer Aufgabenliste auf andere Art und Weise gesichert sind. Eine Aufgabenliste hilft nämlich

  • die Übersicht zu behalten;
  • nichts zu vergessen;
  • Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.

Dafür braucht man nicht zwingend eine Aufgabenliste, auf der jeder Handlungsschritt steht, die vollständig ist und die dadurch auch ellenlang ist.

Strukturierten Menschen hilft eine genaue Aufgabenliste. Weniger strukturierte Menschen und viele andere schreckt eine solche Aufgabenliste nur ab.

Mutiere ich zu einem Anti-Aufgabenliste-Befürworter? Nein. Ich stelle nur die absolute Notwendigkeit einer detaillierten Aufgabenliste in Frage. Doch Vorsicht: Die Hauptfunktionen einer Aufgabenliste müssen ersetzt werden, sonst klappt es nicht.

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