Drüben bei den Kollegen von Asian Efficiency habe ich zwei gute Fragen gefunden, die du dir stellen solltest, bevor du eine E-Mail abschickst.
In meinen Seminaren ist der Umgang mit E-Mails ein Dauerbrenner. Dabei spielt nicht mal die Anzahl E-Mails, die man erhält, eine Rolle.
So gibt es Leute, die stöhnen unter der E-Mail-Flut, erhalten aber pro Tag nur 10 Stück davon. Andere im selben Raum erhalten hunderte.
Doch Hilfe naht – in Form einer einfachen Regel, die die Kollegen drüben auf Asian Efficiancy die Bumerang-Regel nennen.
Die Bumerrang-Regel
Die Regel lautet:
Je mehr E-Mails du sendest, desto mehr wirst du erhalten.
Quid pro quo? Wie du mir, so ich dir?
Ich weiss es nicht.
Ich stelle aber auch häufig fest:
Für jede E-Mail die ich schreibe, erhalte ich mindestens eine Antwort – auch wenn keine nötig wäre.
Die Folge:
Möchtest du weniger E-Mail erhalten, dann schreib einfach weniger E-Mails.
Das Ganze ist natürlich ein Stück weit ein rhetorisches Tricklein. Schließlich will ich ja kommunizieren, ich will Leuten etwas schicken oder Kunden per E-Mail kontaktieren.
Trotzdem steckt ein Kern Wahrheit dahinter. Was mich zu den beiden Fragen führt.
Zwei Fragen, die du dir IMMER vor dem Absenden einer E-Mail stellen solltest.
Ohne lange weitere Vorrede – hier sind die beiden Fragen:
- Ist diese E-Mail absolut notwendig?
- Ist eine E-Mail das beste Mittel für meine Botschaft?
Dahinter steht ein einfacher Grundsatz:
Sei ein Vorbild – besonders auch im Umgang mit E-Mails.
Leb einfach vor, wie du selbst gerne E-Mails erhalten würdest. Das beginnt schon vor dem Schreiben, indem du dir immer diese beiden Fragen stellst.
Die erste Frage ist klar – wird aber leider häufig ignoriert.
Ist eine E-Mail nicht notwendig, dann lass es bleiben. Der Empfänger, der dann kein Empfänger mehr ist, wird es dir danken.
Zur zweiten Frage:
Wie jedes Kommunikationsmittel eignen sich E-Mails für ganz viele Botschaften – aber eben nicht für alle.
Besonders für Konversationen sind E-Mails ein denkbar schlecht geeignetes Mittel.
E-Mails sind ein asynchrones Kommunikationsmittel, d.h. der Sender und der Empfänger müssen nicht gleichzeitig verfügbar sein (wie z.B. beim Telefon). Das ist der große Vorteil.
Wenn ich nur wissen will, ob der Empfänger mit mir mal wieder essen gehen will, ist das Telefon das viel bessere Mittel als E-Mails. Geht schneller, ist einfacher, kostet weniger Zeit.
Über weitere Beispiele habe ich mal hier geschrieben: 5 Gründe, weshalb du eine E-Mail nicht absenden solltest
Nutz diese beiden Fragen und schaff dir ein Image als E-Mail-Held – das wird sich positiv auswirken.
Ganz tolle konkrete Beispiele zu diesen beiden Fragen findest du bei Asian Efficiancy: The Email Boomerang Effect (One Simple Trick to Reduce Email Overload)
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