„Produktiv sein“ klingt gut und erstrebenswert. Aber was hat es mit dieser Produktivität auf sich? Was bedeutet das eigentlich? Wenn ich produktiv sein möchte, muss ich zuerst einmal wissen, was Produktivität ist, wo ich ansetzen kann und wovon ich besser die Finger lasse.
Produktivität – die Messbarkeit
Das Problem ist, dass wir Produktivität, wie wir das heute und in unserem Kontext verstehen, nicht wirklich messen können.
Früher im Industriezeitalter oder auch heute noch in der Industrie und in der Landwirtschaft ließ und lässt sich Produktivität messen und dadurch objektiv vergleichen.
Man kann die Produktionsmenge pro Fabrik oder pro Arbeiter und während einer bestimmten Zeitspanne messen. Kommt eine höhere Zahl dabei heraus, ist die Produktivität auch höher.
Insofern bedeutet das Maß der Produktivität, wieviel Arbeit wir in der kleinstmöglichen Zeit erledigen. In einer Formel ausgedrückt: Produktivität = Output / Zeit. Mehr Output bedeutet dann eine höhere Produktivität, ebenso wie gleichviel Output in weniger Zeit.
Diese Rechnung stimmt in der Produktion zwar nach wie vor. Aber wir arbeiten nicht alle in der Produktion. Im heutigen Geschäfts- und Büroalltag – gerade auch im Dienstleistungssektor – ist das nicht mehr so einfach. Mehr Output bedeutet nicht immer eine höhere Produktivität. Hier kommen nämlich noch zwei weitere Komponenten ins Spiel, die mindestens genauso wichtig sind wie der Output und die Zeit:
- die Effektivität, also die richtigen Dinge zu tun, und
- der Spaß an dem, was ich mache.
Diese beiden Komponenten gehen leider häufig vergessen. Gerade dem Spaß wird meines Erachtens zu wenig Bedeutung beigemessen. Dabei hängt ein Großteil der Motivation, der Disziplin und Beständigkeit davon ab.
Wir sind keine Maschinen, die wir einfach noch etwas schneller laufen lassen müssen, damit wir produktiver werden.
Produktivität – das Modell nach Ali Abdaal
Um zu verstehen, was Produktivität für uns bedeutet und ausmacht, brauchen wir andere Modelle. Ein solches Modell habe ich bei Ali Abdaal gefunden. Ali Abdaal ist Arzt aus Großbritannien und hat einen sehr interessanten YouTube-Kanal, wo es eben um Dinge wie Produktivität geht.
In einem seiner Videos zeichnet er folgendes Bild, das uns hilft zu verstehen, was Produktivität ausmacht:
Stell dir ein Flugzeug vor. Die Aufgabe des Piloten ist es, den Kurs des Flugzeugs festzulegen, um das Flugzeug in eine bestimmte Richtung zu steuern. Die Aufgabe des Flugzeugs ist es, diesem vorgegebenen Kurs zu folgen, nicht zu sehr abzuweichen, effizient zu starten, richtig und sicher zu landen und den Anweisungen des Piloten ohne Abweichung zu folgen.
Ali Abdaal sagt, dass wir ungefähr 80% unserer Zeit im Flugzeugmodus sind. Dann folgen wir „nur“ den Anweisungen des Piloten. Während ungefähr 10% unserer Zeit sind wir im Pilotenmodus. Dann machen wir uns Gedanken um unsere Visionen und Ziele. Wir treffen die großen wichtigen Entscheidungen, die uns in Richtung unserer Ziele steuern. Das sind zwei verschiedene Rollen, die wir im Laufe des Tages und zu verschiedenen Zeiten einnehmen.
Damit sind aber nur 90% unserer Zeit abgedeckt. In den verbleibenden 10% der Zeit sind wir Ingenieure. Der Ingenieur muss dafür sorgen, dass das Flugzeug effizient ist. Er muss sicherstellen, dass das Flugzeug treibstoffeffizient ist, das heißt, dass es nicht zu viel Energie verbraucht. Schließlich muss der Ingenieur das gesamte System organisieren. Auf unser Thema übertragen gehört dazu z.B. das System einer guten Aufgabenliste, die Organisation mit Hilfe von Tools und so weiter.
Zusammenfassend:
- Der Pilot legt die Richtung fest, er stellt sicher, dass wir die richtigen Dinge tun und dass das, was wir tun, von Nutzen ist. Dafür benötigt er 10% der Zeit.
- Das Flugzeug führt einfach die Anweisungen des Piloten aus. Dies entspricht unserer eigentlichen Arbeit und deren Ergebnisse. Dafür werden 80% benötigt.
- Der Ingenieur sorgt für die gute Organisation und für eine hohe Effizienz. Damit kümmert er sich auch um die Zeitkomponente in der vorhin genannten Produktivitätsgleichung. Dafür braucht er 10%.
Ich mache im Gespräch mit meinen Kunden häufig die Erfahrung, dass diese Verhältnisse anders gewichtet werden und das ist dann kontraproduktiv – im wahrsten Sinne des Wortes.
Dann werden plötzlich nur noch, sagen wir, 5% für die Pilotenaufgaben und 65% fürs eigentliche Arbeiten aufgewendet, aber dafür satte 30% für die Ingenieursaufgaben. Dann gewinnt die Suche nach immer besseren Tools und Methoden die Oberhand über das eigentlich Wichtige, die Arbeit an sich.
Alle drei Rollen müssen ausgefüllt sein, damit der Flugbetrieb gut, effizient und effektiv funktioniert und zwar in einem angemessenen Verhältnis — 10-80-10 scheint mir sinnvoll zu sein.
Das Modell kann aber noch weitergedacht werden: Was können wir tun, wenn wir unsere Produktivität steigern wollen?
Dann geht es nicht darum, die Produktivität als Ganzes zu steigern, sondern wir müssen uns überlegen, ob der Pilot bei seiner Arbeit ansetzen muss, ob wir am Flugzeug etwas machen müssen, oder ob vielleicht der Ingenieur seine Arbeit verbessern muss.
Genau das ist die entscheidende Botschaft des Bildes von Ali Abdaal: Wir können nicht alle drei Faktoren oder alle drei Bereiche auf einen Schlag verbessern, sondern wir müssen uns fragen, wo das größte Verbesserungspotential liegt.
Sehr häufig liegt dieses Verbesserungspotential beim Piloten, denn häufig wissen wir nicht so recht, wo wir genau hin wollen und welches die großen wichtigen Entscheidungen sind, die wir treffen sollten, was unsere Vision und welches unsere Ziele sind. Manchmal liegt es aber auch am Ingenieur, der seine Arbeit nicht so gut macht, weil das System an sich und die Organisation nicht effizient funktionieren. Das ist dann der Fall, wenn wir z.B. zu viel Zeit für gewisse Tätigkeiten brauchen, oder wir brauchen zu viel Energie, so dass wir gestresst sind und uns ausbeuten.
Es ist wichtig, dass wir uns gut überlegen, in welchem Bereich wir ansetzen müssen, um unsere Produktivität zu steigern. Das kann bei den Tools und der Organisation sein, aber muss nicht dort liegen. Deshalb sollten wir uns nicht blind auf vermeintlich immer noch bessere Tools stürzen.
Ein gutes System, eine gute Arbeitsorganisation nimmt dir viel Denkarbeit ab. Das Flugzeug kann dann praktisch im Autopilot fliegen. Du weißt genau, was du als nächstes zu tun hast und hast mehr Ressourcen zur Verfügung, mehr Energie und Denkzeit im Kopf, um die schwierigen Fragen zu beantworten.
Das Modell zeigt einmal mehr, dass ein gutes Zeitmanagement nicht zwingend bei deinen Tools beginnt. Das macht das Thema nicht nur spannend, sondern auch herausfordernd. Denn es liegt nicht immer auf der Hand, wo der Hund begraben liegt und welches die richtige Lösung ist. Aber zum Glück gibt es erfahrene Produktivitäscoaches, die die richtigen Fragen stellen und dich zur passenden Lösung navigieren. ;-)
Produktivität – meine persönliche Meinung dazu
Ich habe dir nun dieses Modell vorgestellt, das ich sehr treffend finde. Aber wie stehe ich als Produktivitätscoach eigentlich zum Thema „Produktivität“, zumal ich mich ja vorhin auch kritisch darüber geäußert habe?
Der Begriff „Produktivität“ an und für sich macht eigentlich nur dann Sinn, wenn man quantifizierbare Ergebnisse hat, also Stückzahlen oder Geldeinheiten.
Im Dienstleistungsbereich sind die Ergebnisse nicht so eindeutig quantifizierbar. Und selbst wenn sie quantifizierbar sind, sagt die Quantität vor allem etwas aus über die Effizienz. Effizienz ist zwar erstrebenswert, aber muss nicht gleichbedeutend sein mit Produktivität. Zur Produktivität gehört, wie wir zu Beginn gesehen haben, dass die Arbeit wichtig ist, wichtig im Sinne von zielführend.
Du kannst z.B. sehr effizient E-Mails abarbeiten, du kannst 70 E-Mails in einer Stunde schreiben. Damit arbeitest du aber noch nicht produktiv und auch nicht unbedingt effektiv, weil diese 70 E-Mails kaum eine extreme Hebelwirkung in deinem Business entfalten werden.
Häufig setzen wir „Produktivität“ mit „Effizienz“ gleich und das ist zu kurz gedacht und sogar gefährlich. Dann setzen wir Menschen mit Maschinen gleich. Wir gehen davon aus, dass wir fähig sind eine bestimmte Leistung zu erbringen, Mitarbeiter A genauso wie Mitarbeiter B. Wir drehen dann an der Effizienzschraube, so dass sie immer mehr, immer schneller liefern. Was haben wir am Schluss davon? Im besten Fall ein Jahr lang einen hoch-produktiven Mitarbeiter, der am Ende ausgebrannt ist, ein Burnout hat oder sich einen neuen Job sucht. Wohlgemerkt, das muss nicht unbedingt dein Mitarbeiter sein, das kannst auch du selbst sein.
Bei der Produktivität, wie ich sie verstehe, geht es deshalb nicht darum, die Schrauben anzuziehen, um beim Maschinenmodell zu bleiben, sondern es geht doch eigentlich auch darum, die Reibungsverluste zu vermindern bei der Zusammenarbeit im Team, und dass man sich selber nicht komplett aufreibt bei der Arbeit. Es geht darum, dass wir schonend und sinnvoll mit unseren Ressourcen umgehen, damit wir eben nicht ausbrennen, sondern einfacher und geschmeidiger vom Fleck kommen.
Um produktiver zu werden, als Team und als Einzelner, können wir auch versuchen, über Ziele mehr zu erreichen. Damit meine ich nicht die klassischen Ziele, sondern z.B. Zielsetzungsmethoden wie z.B. OKR (Objective Key Results).
Mehr dazu findest du in meiner Podcast-Folge „#193 – Mit OKR zu mehr Klarheit, Fokus und besserer Zusammenarbeit“. Mit einem solchen Modell kannst du deine Mitarbeiter motivieren, sie begeistern, mit dir am selben Strick zu ziehen und mit dir zusammen vorwärts zu kommen. Das bringt dann auch eine menschliche Dimension in die Produktivität, mehr Zufriedenheit, mehr Sinn und mehr Spaß. Damit schließt sich der Kreis. Spaß ist ja eine Komponente der Produktivität, der unbedingt mehr Beachtung geschenkt werden sollte.
Wenn du nach Ali Abdaals Modell dein Flugzeug, deinen Ingenieur oder deinen Piloten auf die nächste Stufe heben möchtest, und dabei meine Unterstützung brauchst, dann vereinbare jetzt eine Zeit-Lupe mit mir.
