So kürzen Sie Ihre ToDo-Listen – ohne Aufgaben zu vergessen!

Mein Kollege Christian Müller – dessen Blog übrigens in keiner Leseliste fehlen sollte – meint: “Gefährliche ToDo-Listen: Länger ist nicht besser

In diesem Artikel beschreibt er zwei Phänomene:

  • Bei ToDo-Listen auf Papier wird die Liste ab einer gewissen Länge unübersichtlich, Aufgaben gehen unter oder werden vergessen. Papier zwingt daher zu einer gewissen Kürze.
  • Elektronische ToDo-Listen haben keine solche eingebaute Bremse. ToDo-Listen können unendlich lang werden.

So werden aus langen ToDo-Listen, die ja eigentlich helfen sollten, schnell große Bremsklötze, die zur Belastung werden.

Lassen Sie mich hier zeigen, wie Sie Ihre ToDo-Liste kürzen können – ohne Aufgaben zu vergessen!

Komplizierte Methoden

Ich bin dezidiert der Meinung:

Eine Methode, ja sogar ein Aufgabenmanagement-System muss auf einer A4-Seite vollständig erklärt werden können.

Eine Methode muss auf einer A4-Seite vollständig erklärt werden können.
(diesen Satz twittern)

Weshalb scheitern viele bei der Umsetzung genialer und zweifellos wirkungsvoller Methoden wie „Getting Things Done“ (GTD) als Paradebeispiel? Weil sie zu komplex sind.

Wir wollen arbeiten, unsere Aufgaben erledigen, das tun, wofür wir bezahlt werden – und nicht komplexe Methoden umsetzen und ständig pflegen.

Wir wollen arbeiten und unsere Aufgaben erledigen. Und nicht komplexe Methoden umsetzen und ständig pflegen.
(diesen Satz twittern)

Die Arbeitsorganisation darf nie kompliziert werden. Sie soll uns Freiraum schaffen und nicht noch mehr Aufgaben aufbürden, damit das ganze System läuft.

Ein simples System, das mir heute hilft, ist jedem komplexen System überlegen, das mir morgen nach langer Einrichtung vielleicht hilft.

Ein simples System, das mir heute hilft, ist jedem komplexen System überlegen, das mir morgen vielleicht hilft.
(diesen Satz twittern)

Entscheidend ist eine sofortige, pragmatische Lösung, die mit der Zeit weiter verfeinert werden kann.

Lange ToDo-Listen

Eine (zu) lange ToDo-Liste behindert und demotiviert.

ToDo-Listen haben nämlich einen Nachteil: Sie werden nie kürzer. Im Gegenteil: Für jede erledigte Aufgabe kommen mehrere neue hinzu. Der Zustrom an (scheinbar?) wichtigen Aufgaben ist nahezu unendlich.

Seitenlange ToDo-Listen mögen zwar bei der Übersichtlichkeit helfen, können aber auch schnurstracks zu Aufschieberitis und Demotivation führen. Außerdem ist der Aufwand, die Listen aktuell zu halten, groß – in der Regel zu groß.

Lange ToDo-Listen helfen zwar bei der Übersichtlichkeit, können aber auch zu Aufschieberitis führen.
(diesen Satz twittern)

ToDo-Listen sinnvoll führen

Um zu einer guten ToDo-Liste zu finden, müssen Sie zuerst eine Bestandsaufnahme zu machen und alle ToDos – die möglicherweise noch verstreut sind – zusammentragen.

Versteckte Aufgaben und ToDo-Listen sammeln

Nehmen Sie sich die Zeit und suchen Sie versteckte Aufgaben. Vielleicht liegt irgendwo noch eine versteckte Aufgabe in einem Stapel. Oder im Kalender oder sonst wo. Tragen Sie sie zusammen.

Tragen Sie dann all Ihre ToDo-Listen zusammen. Vielleicht stehen ein paar Aufgaben auf einem Haftzettel oder auf einem anderen Zettel. Sammeln Sie alle Aufgaben an einem zentralen Ort.

ToDo-Listen kürzen

Auf den meisten ToDo-Listen hat es viele Ladenhüter. Das sind Dinge, die wir nicht mehr erledigen werden. Gehen Sie durch Ihre ToDo-Listen, und streichen Sie alles

  • was nicht mehr aktuell ist;
  • was Sie nicht mehr interessiert;
  • was überholt ist;
  • was sonst jemand erledigt hat;
  • was Sie problemlos weglassen können.

Aufgaben umformulieren

Gehen Sie dann durch die verbleibenden Aufgaben und stellen Sie sich zu jeder Aufgabe die Frage: Ist mir völlig klar, was damit gemeint ist?

Falls Sie unsicher sind, dann formulieren Sie die Aufgabe um.

Form der ToDo-Liste

Überprüfen Sie Ihre ToDo-Liste auf die Form (analog oder digital). Bewährt sich die bisherige Form? Falls nicht, dann überlegen Sie sich, wie Sie sie künftig führen wollen: Auf Papier oder digital?

Sie finden eine Reihe von Vor- und Nachteilen beider Lösungen in diesem Artikel: Der Showdown: Analoge vs. digitale ToDo-Listen (Aufgabenlisten)


Sie sehen, diese Tipps zielen genau in eine Richtung: Sich wieder einmal bewusst mit den Aufgaben und den ToDo-Listen zu beschäftigen. Tun Sie dies nicht regelmäßig, kommen Sie vom “Management by Durchwursteln” nicht weg.

Beschäftigen Sie sich nicht mit Ihren ToDo-Listen, kommen Sie vom “Management by Durchwursteln” nicht weg.
(diesen Satz twittern)

Doch auch hier gilt: Anti-Zeitmanagement ist bewusstes Gestalten der eigenen Zeit. Genau hier liegt der Schlüssel.

Hinterlasse eine Antwort

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

Bleiben Sie auf dem Laufenden und abonnieren Sie meinen Newsletter.