Aufgeschoben ist nicht aufgehoben: Der Aufschieberitis-Tag

Vielleicht haben Sie es auf Twitter mitverfolgt: Am 1. August haben ich und meine Lebenspartnerin unseren ersten Aufschieberitis-Tag durchgeführt.

Unsere Regeln waren einfach: Wir wollten uns einen halben bis ganzen Tag den Dingen widmen, die wir sonst immer aufschieben. Halt die typischen Dinge, die man sich für einen verregneten Sonntag aufhebt. Mein grösster Brocken: Endlich alle alten Geräte bei ebay respektive ricardo.ch einstellen.

WeiterlesenAufgeschoben ist nicht aufgehoben: Der Aufschieberitis-Tag

Mehr durch weniger (Teil III): Zeit in der Box. Oder: Wie man durch Einschränkungen mehr erreicht

Die Serie „Mehr durch weniger“ will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Manchmal fällt man aus seinem Rhythmus heraus, konzentriert sich auf Unwichtiges, verplempert Zeit, kommt zu keinen Ende oder übt sich in Aufschieberitis (Prokrastination). Das ist normal und jeder kennt solche Phasen. Selbst wenn man von etwas begeistert ist, hat man manchmal schwache Phasen. Problematisch wird es erst dann, wenn man über längere Zeit in diesem Zustand verharrt. Doch es gibt eine einfache Technik, die hilft: Time Boxing.

WeiterlesenMehr durch weniger (Teil III): Zeit in der Box. Oder: Wie man durch Einschränkungen mehr erreicht

Ordnung im PC (Teil IV): Posteingang leeren

„Ordnung im PC“ ist eine Miniserie, welche sich mit der Organisation in und um den Computer beschäftigt. Genau so wie Zimmer, Schränke, und Schreibtische unaufgeräumt, unübersichtlich und chaotisch sein können, kann das der Computer auch sein. Der Vorteil ist aber, dass man das dem Computer nicht gleich ansieht. Trotzdem gelten die gleichen Prinzipien wie sonst auch. So steigen die Effizienz, die Motivation und auch die Zufriedenheit.

E-Mail: Eine der nützlichsten Erfindungen im Internet-Zeitalter und gleichzeitig einer der grössten Produktivitätskiller. Vieles geht heute einfacher, schneller und billiger. Aber wir lassen uns von Mails auch terrorisieren. Das nicht sein! Lasst uns zusammen anschauen, wie E-Mails wieder zu einem Segen und nicht mehr zu einem Fluch werden.

WeiterlesenOrdnung im PC (Teil IV): Posteingang leeren

Ordnung im PC (Teil II): Ran an die Innereien!

„Ordnung im PC“ ist eine Miniserie, welche sich mit der Organisation in und um den Computer beschäftigt. Genau so wie Zimmer, Schränke, und Schreibtische unaufgeräumt, unübersichtlich und chaotisch sein können, kann das der Computer auch sein. Der Vorteil ist aber, dass man das dem Computer nicht gleich ansieht. Trotzdem gelten die gleichen Prinzipien wie sonst auch. So steigen die Effizienz, die Motivation und auch die Zufriedenheit.

Im zweiten Teil meiner Miniserie „Ordnung im PC“ geht es ans Eingemachte: Desktop, Dateien, Ordner usw. Hier aufzuräumen erfordert etwas mehr Zeit. Und man muss aufpassen, die neu gefundene Ordnung auch durchzuhalten. Viele Menschen bemühen sich, ihren Schreibtisch und sonstigen Regale, Schränke und Ablageflächen einigermassen ordentlich zu halten: Da wird aufgeräumt, geputzt, neu eingeteilt usw. Genau so sieht in vielen Ablagen aus: Man bemüht sich, seine Rechnungen ordentlich abzulegen, in seinen Ordnern Ordnung zu halten, mal mit mehr mal mit weniger Erfolg. Interessanterweise vergessen aber viele Leute, ihre andere Ablage aufzuräumen: Den Desktop und die Ordner im Computer. Mir gehts da nicht besser: Zwar hatte ich immer alles schön in Ordnern und Unterordnern abgelegt, aber ich muss gestehen, ob ich einen Brief unter „Briefe“, „Verschiedenes“ oder unter einen thematischen Ordner („Privat“) speichere, hängt sehr von meiner Tagesform sowie von der Höhe des Meersspieles in Südindien ab :-)
Eines der Probleme liegt darin, dass heute Speicherplatz praktisch nichts mehr kostet. Ein anderes Problem ist, dass mit einer Ordnerstruktur schnell der Eindruck von Ordnung entstehen kann, die aber gar nicht existiert. Aber grundsätzlich gelten für den Computer die selben Regeln zum Aufräumen und zum Vereinfachen wie sonst auch:

  1. Was ist das Wichtigste? Was brauche ich wirklich? Was muss ich immer griffbereit haben?
  2. Streiche/lösche den Rest.

Nun habe ich aber mal meinen Computer aufgeräumt. Hier ein paar Tipps dazu:

  • Desktop aufräumen: Mittlerweile ist mein Desktop komplett leer. Jaaaaa, auch ohne Papierkorb. Ich habe einfach ein nettes Hintergrundbild und das wärs (siehe das Bild am Anfang dieses Blogeintrags). Ich weiss einfach nicht mehr, warum ich mein meinen Desktop mit Icons zumüllen muss, wenn ich nacher soweiso nichts mehr finde. Ich benutze auch die Schnellstartleiste nicht mehr, sondern nur noch Autohotkey. Damit habe ich die Anwendungen, die ich am meisten brauche, auf bestimmte Tastenkombinationen gelegt (z.B. Windows-F für Firefox, Windows-M für Mindmanager, Ctrl-F12 für meine Dokumente usw.). Damit starte ich meine Programme im Nu!
  • Programme entfernen: Von Zeit zu Zeit schaue ich in der Systemsteuerung nach, ob ich wirklich alle Programme benutze, die installiert sind. Ich bin jetzt sogar schon so weit, dass ich nur noch selten neue Programme ausprobiere. Der eine Grund liegt darin, dass ich so viel wie möglich mit Webanwendungen erledige (GMail, Google Docs, Moneytrackin‘, Online-Banking usw.). Natürlich gibt es nicht für jede Anwendung eine brauchbare(!) Web-Alternative (Photoshop, Lightrooom, MindManager usw.), aber einiges konnte ich schon ersetzen. Der zweite Grund, warum ich kaum mehr neue Programme installiere, liegt darin, dass Programme meist nicht wieder vollständig entfernt werden können. Ich habe bei mir sehr viele Programme ausprobiert und wieder deinstalliert. Und mein Computer wurde langsamer und schwerfälliger. Das war bei meinem Laptop nicht der Fall. Dort habe ich aber auch fast nie was neues installiert. Jetzt habe ich mein System wieder komplett neu aufgesetzt und nur die Prorgamme installiert, die ich wirklich benötige. Und das Ding huscht nur noch vor sich hin :-)
  • Dokumente: Hier gibt’s nur einen Tipp: Löschen. Ich habe mich irgendwann einmal gefragt, warum ich die Kündigung einer Zeitschrift aus dem Jahr 2003 unbedingt noch aufheben muss. Oder warum ich alle 2000 Fotos aus dem Urlaub speichern muss (ich bin Hobbyfotograf). Klar, man kann nicht alles löschen, aber zum Teil sind Dokumente sicherer auf Papier aufbewahrt. Genauso klar: Fotos lösche ich ungern, da ich für ein einigermassen neutrales Auge immer einen zeitlichen Abstand brauche, aber warum ich aus einer Serie alle Bilder behalten muss und warum ich die schlechten, unscharfen und langweilen behalten muss, weiss ich eigentlich auch nicht so genau. Obwohl Speicherplatz heute sehr günstig ist, bedeuten wenige Dateien auch weniger Aufwand beim Backup, weniger Stress bei einem allfälligen Verlust und ein Vielfaches mehr an Übersicht.
  • Ordnung halten: Regelmässiges Löschen des Browser-Caches, des Papierkorbs, der temporären Dateien sowie regelmässiges Defragmentieren beschleunigen den Rechner.
  • Mehrere Konten: Seit ich auf Windows Vista umgestiegen bin, habe ich zwei Konten: Ein User-Konto, auf dem ich immer arbeite, und ein Administrator-Konto. Natürlich bin ich beide gleichzeitig und kenne beide Passwörter (die identisch sind :-) ), aber es beruhigt mich, dass ich als normaler User nicht alles machen kann und damit auch nicht wichtige Daten aus Versehen löschen kann. Zudem ist es einfach auch sicherer. Wenn sich nämlich jemand bei mir einklinken kann, dann hat er nicht automatisch alle Rechte, sondern muss sich die zuerst auch noch „verdienen“ :-)
  • Ordnerstruktur: Hier habe ich zu einer recht radikalen Lösung gegriffen. Zuerst unterscheide ich nach Bildern, Musik und Dokumenten. Bei den Bildern habe ich eine etwas komplizierte Lösung, da ich Hobbyfotograf bin und die Bilder wieder finden muss. Den Musikordner verwaltet iTunes selbständig. So bleiben nur noch die Dokumente. Hier habe ich genau fünf Ordner:
    1 – Inbox: Hier kommt grundsätzlich alles rein, was meinen Computer „betritt“ (getreu den GTD-Prinzipien). Das ist mein Sammeltopf.
    2 – Action: Hier liegen die Dokumente, die ich im Moment bearbeite. Da hats also z.B. die Dokumente „Fotoclub Brief XY.doc“, „Werte-Ziele.mmap“, „Bewerbung XY.doc“ usw. Ich versuche, die Daten so zu benennen, dass es für mich einigermassen logisch ist. D.h. ich benenne die Datei nach Thema und allenfalls nach der Art des Dokuments („Brief“ usw.). That’s it!
    3 – Leseliste: Das sind Dokumente, die ich lesen will. Also meistens PDFs aus dem Internet.
    4 – Projekte: Wenn ich Projekte im Sinne von GTD habe, dann erstelle ich hier drin einen neuen Unterordner. Solange das Projekt noch nicht abgeschlossen ist, kommen dann da die Dokumente rein, die nicht mehr in Bearbeitung sind. Diesen Ordner werde ich wohl bald wieder löschen, da er mir keinen Zusatznutzen bringt und ich nicht so viele Projekte mit Dokumenten habe.
    5 – Archiv: Alle Dokumente, die ich nicht mehr bearbeite, landen hier. Sie müssen sich das allerdings verdienen: Wenn ich das entsprechende Dokument auf Papier nicht ablegen würde (wie z.B. die meisten meiner privaten Briefe), dann lösche ich es nach dem Ausdrucken. Deswegen habe ich gar nicht mehr so viele Dokumente. Die Dateien sind alphabetisch geordnet, so dass ich sie schnell finde. Wenn ich ein bestimmtes Dokument suche, muss ich höchstens bei zwei oder drei Buchstaben schauen und schon hab ich es. Ausserdem gibt es ja noch die (recht bequeme und schnelle) Suchfunktion von Vista. Zugegeben: Ganz konsequent bin ich in diesem Ordner noch nicht. Ich habe immer noch den einen oder anderen Unterordner im Archiv, wenn ich viele Dokumente zu einem Thema oder Projekt habe. Das ist für mich praktischer, als alle Dateien umzubenennen, so dass sie am Anfang den Namen des Projektes tragen. Aber das ist Geschmacksache.

Mehrmals wöchtentlich gehe ich in meinen Inbox-Ordner und verteile die Dokumente weiter: Wenn es was ist, was ich bearbeiten muss, dann kommt in den Action-Ordner, wenn es etwas zum Lesen ist, dann gehts in den Lesen-Ordner usw. Im Moment bin ich aber am Überlegen, ob es mir nicht reicht, nur einen Inbox und einen Archivordner zu haben. Das würde das System nochmals vereinfachen. An meinem beruflichen Arbeitsplatz benutze ich übrigens dasselbe System, ausser dass ich dort sehr zurückhaltend mit Löschen bin (wegen der Archivierungspflicht).

Ich musste zwar ein wenig Disziplin und Zeit investieren, den Computer richtig aufzuräumen, aber ich habe dadurch ein grosses Stück Qualität gewonnen. Jetzt habe ich die Dinge wieder im Griff und habe den Überblick.

Ordnung im PC (Teil I): Einmal Kabelsalat, bitte!

OLOs? Hallo? Ausserirdische?

Seid ihr auch schon mal euren OLOs begegnet? Was nach Ausserirdischen klingt, ist in Wahrheit die Abkürzung von „Open Loops“. Gehört habe ich diese Abkürzung bei Hans-Jürgen Walter, in einem seiner witzigen und lehrreichen Podcasts. Eine sehr wichtige Rolle spielen die Open Loops oder eben OLOs auch in der Selbstmanagement-Methode GTD von David Allen, welche auch ich umzusetzen versuche. Dort werden sie auch „loose ends“ genannt.

OLOs sind Aufgaben oder Prozesse, die wir noch nicht abgeschlossen haben. Sie fressen unsere Energie und stressen uns, weil wir immer wieder aufschrecken und an sie denken („Oh, das muss ich dann auch noch erledigen“).

Deshalb: Raus aus dem Kopf mit ihnen! Aber wie?

  • Kopf leeren: Setzt euch einfach einmal hin und überlegt euch: Was habe ich alles noch offen? Was ist noch nicht erledigt? Schreibt eine Liste mit euren OLOs.
  • Nächster Schritt: Zu jedem OLO überlegt ihr euch dann, was der nächste konkrete Schritt ist.

Banal? Stimmt. Aber die Umsetzung ist – wie immer – gar nicht mehr so einfach. Entscheidend ist, dass ihr einmal den Kopf richtig leert. Klassisch: Am Ende des Jahres: Was schleppe ich noch mit ins neue Jahr? Was konnte ich noch nicht abschliessen? Und dann ist entscheidend, dass ihr euch einen konkreten nächsten Schritt überlegt. Konkret! Das kann natürlich auch sein, dass ihr beschliesst, etwas nicht mehr zu tun. Ein Beispiel: Euer Fahrrad ist kaputt und ihr wollt es schon seit Wochen zur Reparatur bringen. Vielleicht entscheidet ihr euch aber jetzt, es nicht mehr zu reparieren, da ihr es eh fast nie benutzt. Oder ihr legt konkret fest: Nächsten Mittwoch, wenn ich früher Feierabend habe, bringe ich es in die Werkstatt XY. Je konkreter desto besser.

Ich mache diese Übung regelmässig. Es ist bei mir keine OLO-Übung, sondern Teil des GTDs. Als ich mit der Umsetzung von GTD begonnen habe, bestand der erste Schritt genau darin, all die Aufgaben und Pflichten, die in meinem Kopf sind, heraus zu lassen und auf Papier zu bringen. Dann habe ich zu jeder Aufgabe ganz genau überlegt, was wohl der erste Schritt ist, sie zu erledigen. Diese nächsten Schritte kommen dann auf Listen. Der Auftrag „Bericht für Chef schreiben“ wird dann zu den nächsten Schritten „Brainstorming zum Bericht machen“, „XY anrufen“, „Konzept entwerfen“ usw. Da ich genau weiss, dass all meine Aufgaben auf meinen Listen sind, muss ich nicht mehr an sie denken. Ich weiss nämlich, dass ich die Listen regelmässig (mehrmals täglich) auschaue und ich keine Aufgaben vergessen kann. Das ist sehr beruhigend. Wenn mir irgendwann irgendetwas einfällt, dann weiss ich auch, dass ich etwas zu schreiben bei mir habe. Es empfiehlt sich, immer ein Notizbuch oder was ähnliches bei sich zu haben. Auf oder in was ihr notiert, ist egal (Blatt Papier, PDA, Handy, Notizbuch etc.), aber man sollte immer die Möglichkeit haben, Ideen und Gedanken notieren zu können. Ich habe beispielsweise billigst Notizblöcke gekauft. Sie haben die Grösse A6 und ich habe immer eins in meiner Tasche. Wenn ich eine Idee habe, dann notiere ich es schnell und lege den Zettel zur Weiterverarbeitung in meine Inbox („Eingangskorb“). Ausserdem habe ich an all den Plätzen, wo ich mich oft aufhalte, ebenfalls ein Blöckchen und etwas zu schreiben: Am Esstisch, am Arbeitstisch, im Nachttisch usw. Ich habe schon viele Einfälle verloren, weil ich grad nichts zu schreiben hatte oder zu faul war, aufzustehen. Jetzt passiert mir das nicht mehr.