Delegation: Warum es sich lohnt zu delegieren und wie du damit Erfolg hast

«Alles selbst machen zu wollen, ist das Kennzeichen des Unbegabten.»

Richard Schaukal, österreichischer Schriftsteller

Das sind harte Worte. Dass da jedoch etwas dran ist und es sich auf jeden Fall und auf mehreren Ebenen lohnt, sich mit dem Delegieren anzufreunden, zeige ich dir in diesem Artikel.

Ich stelle dir vor, welche Chancen im Delegieren liegen und wie man es richtig macht. Zudem zeige ich dir, weshalb wir uns oft so schwer tun damit und welche Glaubenssätze uns dabei im Weg stehen können.

Was bedeutet Delegieren?

Bei Wikipedia findet man folgende Definition zur Delegation:

“Delegation ist ein Organisationskonzept, eine Form der vertikalen Arbeitsteilung. Ziel der Delegation in hierarchischen Organisationen sind einerseits die Entlastung Vorgesetzter oder übergeordneter Stellen, damit diese sich auf Strategieaufgaben konzentrieren können sowie andererseits die Erhöhung der Arbeitsmotivation der Mitarbeiter und die Ausschöpfung ihrer Fähigkeiten. Durch bewusstes Delegieren von Aufgaben mit höherem Anforderungs- als Fähigkeitsprofil des Mitarbeiters kann außerdem Personalentwicklung betrieben werden.”

“Entlastung der Führungskräfte, damit sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können”, “Erhöhung der Arbeitsmotivation der Mitarbeiter” und “Personalentwicklung”. Das klingt alles durchaus positiv. Das sind alles Dinge, die wir erreichen wollen, die wir uns wünschen. Und dennoch: Viele tun sich schwer damit, Aufgaben zu delegieren.

Warum lohnt es sich zu delegieren?

Delegation ist eine Chance und ein Gewinn für alle.

Du bist Führungskraft. Deine Kernkompetenz liegt darin, die Unternehmensziele zu erreichen und, wie der Name schon sagt, deine Mitarbeiter zu führen, sie bei ihrer Arbeit zu unterstützen. Die Führungsverantwortung liegt bei dir, die Handlungsverantwortung aber kannst du getrost an deine Mitarbeiter delegieren. Damit wirst du entlastet und gleichzeitig motivierst du deine Mitarbeiter und förderst sie durch die übertragene Aufgabe.

Es ist nämlich unglaublich wichtig, den Mitarbeitern Verantwortung zu übertragen. Warum? Damit schenkst du ihnen Vertrauen und bindest sie im Unternehmen ein. Vertrauen und Kompetenzübertragung sind eine wichtige Basis für ein gut funktionierendes Unternehmen, weil es schlussendlich die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter erhöht, was sie zu loyalen Trägern des Unternehmens macht.

Delegation ist also ein Gewinn für beide Seiten:

  • Du als Führungskraft hast mehr Zeit für deine eigentlichen Aufgaben und kannst effektiver und speditiver arbeiten.
  • Deine Mitarbeiter wiederum bleiben dir lange erhalten, weil sie zufrieden im Job sind.

Fluktuation ist heute ein großes Problem für Unternehmen. Die Leute werden unzufrieden und ziehen weiter. Immer wieder neue Mitarbeiter zu suchen und einzuarbeiten kostet Geld, Zeit und Energie. Diese aber sollten besser in die Zielerreichung des Business gesteckt werden.

Auf den Punkt gebracht:

Delegation entlastet die Führungskräfte.

Delegation motiviert / fördert die Mitarbeiter.

Delegation bringt das Unternehmen weiter.

Und dennoch: Viele Führungskräfte haben Mühe damit zu delegieren. Entweder delegieren sie gar nicht oder nicht wirklich zufriedenstellend.

Wie kannst du nun vom Gewinnversprechen der Delegation profitieren?

Eigentlich ganz einfach:

  1. Du delegierst überhaupt.
  2. Du delegierst richtig.

Das sind die zwei Voraussetzungen für eine erfolgreiche Delegation.

Was hindert uns daran zu delegieren?

Warum haben viele derart Mühe mit dem Delegieren? Warum nehmen viele lieber Mehrarbeit in Kauf, als etwas abzugeben, wenn sie es doch könnten?

Zuerst einmal muss man schlicht und einfach bereit sein, etwas abzugeben, Verantwortung an andere zu übertragen.

Wir alle behalten gerne die Kontrolle über die Dinge. Wenn wir etwas selbst tun, dann haben wir die Fäden in der Hand und die Kontrolle über das, was überhaupt kontrollierbar ist. Das nun aus der Hand zu geben, bedeutet ein gewisses Maß an Unsicherheit.

Natürlich verlierst du nicht die totale Kontrolle. Dafür kannst du ja beim Mitarbeiter Feedbacks verlangen, wenn das nötig ist, und du bekommst am Schluss Ergebnisse. Nur den Weg dorthin bestimmst nicht mehr du. Damit haben die meisten Menschen Mühe.

Delegation ist eine Investition und damit meistens mit etwas Arbeit und Aufwand verbunden, je nach Größe der Aufgabe und Erfahrung der Mitarbeiter.

Hier kommen eine Reihe von Glaubenssätzen ins Spiel.

Wir sagen:

„Ich habe zu wenig Zeit zum Delegieren.“

Es gibt ein großes Paradoxon im Zeitmanagement: Ich muss zuerst Zeit investieren, um dann später Zeit zu sparen. Beim Delegieren ist das genauso. Zu Beginn kostet dich die Delegation mehr Zeit, als wenn du die Aufgabe selber erledigen würdest. Du musst die geeignete Person aussuchen und sie entsprechend instruieren. Vielleicht ist der Mitarbeiter auch noch nicht ganz so weit und braucht zu Beginn noch Unterstützung, die du ihm zukommen lassen musst. Das kostet dich Zeit, die dir kurzfristig fehlt. Aber dann, wenn er dir die Aufgabe abnimmt, kommt die “verlorene” Zeit mehrfach zurück.

Kommt hinzu, dass du wahrscheinlich nicht nur an eine Person delegierst. Dann sind mehrere Personen parallel für unterschiedliche Aufgaben zuständig, die du früher alle alleine erledigt hast. Damit potenziert sich die Zeitersparnis noch.

Wenn du den Mitarbeiter richtig ausgesucht hast und die Aufgabe genau seinen Stärken entspricht, wird er diese wohl sogar noch besser und/oder schneller erledigen können als du das konntest. Auch hier resultiert wieder eine Ersparnis. Womöglich macht sie ihm sogar noch Spaß. Er kann das ja und macht es gerne. Und Spaß bei und an der Arbeit ist ein extrem wichtiger Faktor.

„Ich mache es lieber selbst.“

Als Führungskraft ist es ein wichtiger Teil deiner Arbeit, dein Unternehmen vorwärts zu bringen. Je besser es dir gelingt, sich auf die wesentlichen Aufgaben in deinem Business zu fokussieren, desto eher wirst du deine Ziele und diejenigen des Unternehmens erreichen.

Im Umkehrschluss heißt das, alles zu delegieren, was nicht nur du kannst. Fokussiere dich lieber auf deine Stärken und die Dinge, die nur du gut kannst. Alles andere solltest du eliminieren, automatisieren oder eben delegieren.

Die Hauptaufgabe einer Führungskraft ist ja neben der Erreichung der Unternehmensziele gerade auch, seine Mitarbeiter zu führen und zu unterstützen.

Je mehr du hier investierst, umso zufriedener und motivierter sind deine Mitarbeiter, was dir und dem Business zugute kommt.

„Meine Mitarbeiter sind nicht kompetent/gut genug.“

Es könnte sein, dass du die falschen Leute ausgewählt hast. Doch wahrscheinlicher ist es, dass sie einfach nicht gut genug ausgebildet sind oder ihnen zu wenig zugetraut wird.

Häufig unterschätzen wir andere Menschen. Gibt man ihnen aber eine Chance und hilft ihnen, ihr Potential wirklich umzusetzen, dann geschehen plötzlich Dinge, die wir nicht für möglich gehalten haben.

Das gilt natürlich nicht immer und nicht für jeden, doch gib deinen Leuten trotzdem die Chance und hilf ihnen, sich weiterzuentwickeln und zu zeigen, was in ihnen steckt.

Unterschätze nie deine Mitarbeiter!

„Ich kann das selbst gut.“

Das mag richtig sein, ist aber noch lange kein Grund, etwas nicht zu delegieren.

Entscheidend ist nicht die Frage „Was kann ich selbst?“, sondern die drei folgenden Fragen:

  1. Was kann nur ich gut?
  2. Welches sind meine Stärken?
  3. Was ist Chefsache und sollte unbedingt von mir erledigt werden?

Alles andere kann sonst jemand erledigen. Natürlich ist das nicht immer möglich, doch das ist das Ideal, das du anstreben solltest.

Wie delegieren wir richtig?

Was kannst du delegieren?

Delegieren kannst du

  • einzelne Aufgaben
  • Funktionen
  • ganze Projekte

Je anspruchsvoller diese sind, umso mehr förderst und motivierst du deine Mitarbeiter. Selbstverständlich solltest du dabei aber die Ausbildung, Interessen und Fähigkeiten deiner Mitarbeiter berücksichtigen.

Nicht delegieren kannst du deine Führungsverantwortung. Die obliegt dir und bleibt bei dir allein.

Die fünf Stufen der Delegation nach Bernd Geropp

Es genügt in der Regel nicht, einfach zu sagen “Mach mal!”. Das kann funktionieren, z.B. bei langjährigen Mitarbeitern, die genau wissen, worauf es ankommt und was du willst. In der Mehrheit der Fälle sollte die Delegation aber gut vorbereitet sein und glasklar kommuniziert werden. Damit ist eine gewisse Planung verbunden, die je nach Größe der Aufgabe, auch etwas aufwändiger ausfallen kann.

Bernd Geropp hat in diesem Zusammenhang die Delegation auf fünf Stufen aufgeteilt:

Die fünf Stufen der Delegation im Überblick

Je höher die Stufe, umso größer ist das Vertrauen der Führungskraft in den Mitarbeiter und umso größer ist die Erfahrung des Mitarbeiters. Bei der ersten Stufe ist der Aufwand der Führungskraft in die Delegation noch recht hoch, bei der fünften Stufe praktisch gar nicht mehr vorhanden.

Hier wird deutlich: Delegation ist eine Investition.

Dein Ziel wird es sein, deine Mitarbeiter richtig einzustufen und dann von Stufe zu Stufe weiterzubringen bis dein Aufwand zur Delegation bei Null angekommen ist.

Auf diese Fragen kommt es beim Delegieren an

Immer zu klären und klar zu kommunizieren ist die Frage:

Wer macht was bis wann in welcher Qualität?“

Je nach Komplexität der delegierten Aufgabe und je nach Delegationsempfänger (siehe die fünf Stufen der Delegation) sollte auch noch geklärt werden, wie vorgegangen werden muss, wo die notwendigen Unterlagen zu holen sind, warum der Auftrag überhaupt notwendig ist und eventuell auch, was danach kommt.


Wer macht’s?

Als Führungskraft kennst du deine Mitarbeiter, deren Stärken, Schwächen, Interessen und bisher gezeigten Fähigkeiten. Damit weißt du genau, wer für die zu delegierende Arbeit in Frage kommt. Du hast also die Mittel, die geeignete Person zu definieren.

Fordere deine Mitarbeiter so, dass diese gefördert werden und sich weiterentwickeln können, ohne den Spass und die Motivation dabei zu verlieren.

Teile eine Aufgabe nur einer Person zu. Diese ist dann dafür verantwortlich. Sie ist grundsätzlich frei, wie sie die Aufgabe erledigt, ob sie jemanden dazu holt oder die Aufgabe weiterdelegiert – außer es gäbe zu befolgende unternehmensinterne Regelungen.

Eigentlich selbstverständlich, aber in der Praxis manchmal trotzdem ein Problem: Spreche den Mitarbeiter direkt an und warte darauf, dass er bestätigt, dass er die Aufgabe übernimmt und dass keine Unklarheiten bestehen. Du kannst ihm auch mitteilen, warum du gerade ihn dafür ausgesucht hast.

Teile die Wahl unbedingt klar dem Team mit, damit jeder weiß, wer wofür verantwortlich ist. Damit gewährleistest du nicht nur, dass die mit der Aufgabe betrauten Personen auch vom Team unterstützt werden, sondern du verhinderst auch, dass nicht plötzlich du wieder in der Sache Ansprechperson bist und alles wieder an dich zurückfällt.


Was soll gemacht werden und in welcher Qualität?

Kommuniziere auch hier immer glasklar. Delegation ist Kommunikation. Der Mitarbeiter soll wissen, was genau er zu tun hat.

Gebe immer an, welches Ergebnis du erwartest, qualitativer und quantitativer Art.

Es ist auch von Vorteil, wenn dein Mitarbeiter weiß, warum er etwas tun soll, wie die Aufgabe im Verhältnis zum größeren Ganzen steht und vielleicht auch, was danach kommt. Zu wissen, warum etwas getan werden soll, erhöht die Motivation und das Engagement.

Der Delegationsempfänger sollte wissen, wie weit seine Befugnisse gehen. Darf er Entscheidungen eigenmächtig treffen oder muss er vorgängig mit jemandem Rücksprache nehmen? Wer muss über einzelne Schritte informiert werden? Hat jemand sonst ein Mitspracherecht?

Wenn du mit Schwierigkeiten rechnest, dann mache ihn auf heikle Punkte oder Phasen aufmerksam. Allenfalls kläre mit ihm auch die zur Verfügung stehenden Ressourcen und eine einzuhaltende Reihenfolge, wenn es eine solche geben soll. Immer unter der Berücksichtigung der fünf Stufen der Delegation.


Bis wann?

Gib immer ein Fälligkeitsdatum an. Vielleicht ist dir eine Aufgabe sehr wichtig und du willst das Ergebnis so bald wie möglich. Das kann der Mitarbeiter aber nicht wissen – außer du teilst es ihm mit.

Selbst wenn du keine Deadline einhalten musst, ist anzuraten, trotzdem eine Fälligkeit anzugeben. So kann der andere mit der Aufgabe besser umgehen und besser planen.

Achte darauf, dass die Zeitspanne nicht zu knapp, aber auch nicht zu lang ausfällt. Dein Mitarbeiter muss planen und die nötigen Schritte vornehmen können. Bei einer zu großzügigen Timeline besteht hingegen die Gefahr, dass die Angelegenheit aufgeschoben oder gar aus den Augen verloren wird.

Vermeide Mikro-Management

Du hast die Aufgabe abgegeben und klar definiert, was du bis wann erwartest. Der andere ist jetzt für das Ergebnis verantwortlich und soll es grundsätzlich so erarbeiten, wie er das will.

Dabei ist “gut” besser als “perfekt”. Die Arbeit deines Mitarbeiters soll kein Abbild deiner Arbeit sein. Vielleicht wird er die Sache etwas anders angehen, als du das tun würdest. Das ist auch gut so.

Du stehst dem Mitarbeiter als Berater zur Verfügung, wenn nötig, oder bei Rückfragen, doch sollte dich nur das Ergebnis und nicht der Prozess interessieren. Das kann eine gewisse Herausforderung für dich sein und das Verlangen, sich einzumischen, ist nachvollziehbar, aber es ist wichtig, dass du das nicht tust – für beide Seiten.

Fehler sind erlaubt. Ist der mit der Aufgabe betraute Mitarbeiter auf dem Gebiet noch nicht so erfahren, dann sind Fehler Teil des Lernprozesses. Du hast die Person ja sorgfältig ausgesucht und kannst kalkulieren, wie schwer allfällige Fehler ausfallen würden.

Delegierst du eine große Aufgabe oder ist der andere eben noch nicht so erfahren, kannst du natürlich Zwischenergebnisse abholen. Kommuniziere das am besten schon beim Delegieren der Aufgabe.

Verliere die delegierten Aufgaben nicht aus den Augen

Du musst also bis zu einem gewissen Grad loslassen können und trotzdem trägst du ja weiterhin die Verantwortung für die Aufgabe auf der Ergebnisebene.

Schreibe dir den Fälligkeitstermin auf und auch allfällig vereinbarte Zwischenstandsberichte, so dass du rechtzeitig darauf zurückkommen kannst, falls dies nötig ist.

Fazit

  • Delegation entlastet die Führungskräfte.
  • Delegation motiviert und fördert die Mitarbeiter.
  • Delegation bringt das Unternehmen weiter.

Deshalb solltest du

  • hinderliche Glaubenssätze entlarven und überwinden,
  • der Delegation eine Chance geben, und
  • richtig delegieren.

Ich kann dir dabei helfen!

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

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