Papierloses Büro: Die Kombination der analogen und digitalen Ablage

Papierloses Büro: Die Kombination der analogen und digitalen Ablage
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Ein Leser von ivanblatter.com hat mir eine tolle E-Mail geschrieben. Kai Andreas Wolf, Geschäftsführer von Planix Media & Development, strebt nämlich auch zum papierlosen Büro. Trotzdem gibt es immer noch Dokumente, die man – z.B. aus rechtlichen Gründen – auf Papier ablegen oder archivieren muss.

Kai Andreas Wolf eine eine ebenso einfache, wie bestechende Lösung dafür gefunden. So gut, dass ich sie gerne hier vorstelle.



Als Beispiel nennt er Schreiben von Ämtern und Behörden, die gewissen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Dazu schreibt er:

Bis vor einem Jahr hatte ich jede Menge Ordner in Regalen stehen, unterschiedlich kategorisiert etc. – das kennen Sie sicherlich auch, aber für das papierlose Büro natürlich nicht gerade die beste Motivation. Seit dem Jahr 2013 setze ich nun einen sogenannten Paginierungsstempel ein. Eingangspost wird mit diesem paginiert und dann gescannt.
(Nebenbei: Ein Paginierungsstempel stempelt eine fortlaufende Nummer und schaltet automatisch eine Zahl weiter. I.B.)

Die digitale Kopie verwalte ich mit der Software »DEVONthink« … aber interessanter ist die Verwaltung des Papiers. Diese werden nun alle in einem einzigen Ordner abgeheftet – egal ob Rechnung oder Behördenbrief etc. Somit habe ich nur noch einen einzigen Ordner im Büro stehen.

Wenn dieser voll ist, erhält er ein Etikett mit der Nummer, die auf dem ersten Blatt in dem Ordner steht, und der Nummer auf dem letzten Blatt und dann wandert der Ordner in den Keller.

Sollte ich in seltenen Fällen doch einmal ein Original benötigen, kann ich an Hand der digitalen Kopie die Nummer des selbigen herausfinden. Benötigt wird z.B. eine Rechnung, welche die gestempelte Nummer »000123« hat. Diese werde ich in dem Ordner »000000 – 000216« finden – kann diese entnehmen und an die entsprechende Stelle weitergeben. So konnte ich aus ca. 15 Ordnern im Regal für den Alltagsbetrieb, einen einzigen machen.

(Hervorhebungen von Ivan Blatter)

Lieber Herr Wolf, das ist eine großartige Möglichkeit, die Vorteile der digitalen Ablage mit der erforderlichen Papierablage zu kombinieren. Vielen Dank für diesen Tipp!

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

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Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

5 Gedanken zu “Papierloses Büro: Die Kombination der analogen und digitalen Ablage”

  1. Fast genauso mache ich das auch seit Jahren. Ich verwende nur keinen Ordner sondern Hängemappen (die finde ich flexibler) und: ich wusste nicht, dass es Stempel gibt, die automatisch weiterschalten, ich mache das von Hand.

  2. Diese einfache chronologische Ablage hat auch den Vorteil, dass man nach zehn Jahren komplette Ordner unbesehen durch den Reisswolf jagen kann. Kleine und mittlere Unternehmen legen mit einer ‚thematischen‘ Ablage entweder alte und neue Unterlagen in einem Ordner ab oder schaffen die oben genannte Menge an Ablage-Ordnern.

    Passend dazu: http://www.akademie.de/wissen/aufbewahrungsfristen

    – Hans Steup, Berlin

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