Das papierlose Büro: Wie du mit weniger Papier mehr Zeit, Platz und Übersicht gewinnst

Wie häufig wurde uns das papierlose Büro schon versprochen. Und was ist passiert? Klar gibt es viele Unternehmen, die in Richtung papierloses Büro streben, doch wirklich erreicht hat es wohl nur eine Minderheit.

Kann denn das papierlose Büro wirklich zu 100% erreicht werden? Vermutlich nicht, einige Dokumente müssen halt immer noch auf Papier aufbewahrt werden bzw. wäre es wohl zu aufwändig, wirklich alles zu digitalisieren.

Wenn ich also von “papierlosem Büro” hier spreche, dann meine ich das “beinahe papierlose Büro”.

Das papierlose Büro: Wie du mit weniger Papier mehr Zeit, Platz und Übersicht gewinnst
© Sabine Vogt

Was meinst du, wie viel Papier verbraucht ein durchschnittlicher Büroangestellter pro Monat?

Officebroker ist genau dieser Frage nachgegangen und kam auf eine erschreckende Antwort (gefunden bei ecosio).

Möchtest du also deine Schätzung noch einmal ein wenig nach oben korrigieren?

OK, ich löse es auf.

Ein durchschnittlicher Büroangestellter verbraucht 833 Blatt Papier – pro Monat! Das sind fast 10’000 Blatt Papier pro Jahr! Das entspricht 20 Paketen mit 500 Blatt!

Neben den Kosten für die Umwelt (so braucht es 10 Liter Wasser, um ein DIN A4 Blatt herzustellen) sind das auch riesige Kosten für ein Unternehmen. Denn nicht nur das Papier kostet, sondern viele Blätter davon wollen auch aufgehoben werden, was wiederum Platz und damit Büroraum bzw. Miete kostet.

10 Liter Wasser für ein einziges Blatt Papier – und dann stellt man sich mal vor, wieviel doch gedankenlos ausgedruckt wird, um dann weggeschmissen zu werden, oder wieviel Tonnen Papier in Archiven lagert und nie mehr angesehen wird.

Die logische Folgerung von Officebroker: Wir brauchen das papierlose Büro.

Was sind die Vorteile eines papierlosen Büros?

Die Vorteile eines papierlosen Büros liegen auf der Hand:

  1. Weniger Platz und tiefere Kosten: Wenn du weniger Platz für all das Papier brauchst, brauchst du auch weniger Bürofläche. Die Kosten von Bürofläche bzw. die Einsparung von Bürofläche lässt sich ganz genau in Euro messen. Mit einem papierlosen Büro sparst du also Fixkosten – Monat für Monat.
  2. Höhere Konzentration: Liegen auf deinem Schreibtisch Stapel an Papier herum, wirst du ständig an unerledigte Dinge erinnert. Das erzeugt Stress – den du dir mit einem papierlosen Büro sparen kannst.
  3. Höhere Produktivität: Ist dein papierloses Büro einigermaßen gut durchdacht, brauchst du deutlich weniger Zeit, um Unterlagen zu finden. Beat Bühlmann, der Leiter des Evernote-Büros in Zürich und General Manager für Europa, den Nahen Osten und Afrika, verweist sogar auf Untersuchungen, die besagen, dass ein normaler Büroangestellter 2.5 Stunden seiner Zeit mit Suchen verbringt – und zwar pro Tag! In dieser Zeit ist natürlich nicht nur die Suche nach Papierunterlagen drin, doch ein großer Teil davon vermutlich schon.
  4. Optimierte Arbeitsabläufe: Du und deine Kollegen haben jederzeit Zugriff auf die Unterlagen, die gebraucht (und freigegeben) sind. Vorbei ist die Suche nach einem Dossier, das irgendwo auf einem Schreibtisch liegt, der Kollege aber grad im Urlaub ist.
  5. Umweltbewusstsein: Papier kostet die Umwelt einiges an Ressourcen. Obwohl Papier ja eine nachwachsende Ressource ist, kostet die Herstellung eben schon einiges. Verantwortungsvolle Unternehmen berücksichtigen dies.

Die Connox GmbH hat nach eigenen Angaben bereits 2008 begonnen, die Rechnungsabwicklung auf papierlos umzustellen und ging seither noch viel weiter. Sie schätzt, dass sie alleine dadurch pro 1’000 Belege EUR 6’000,- einspart. Beeindruckend!

Wie kann man Papier digitalisieren?

Zugegeben, das hier ist nicht mehr so atemberaubend wie vor wenigen Jahren. Die meisten kennen bereits verschiedene Möglichkeiten, Papier zu digitalisieren:

  1. Smartphone-App
  2. Multifunktionsgerät
  3. Scan-Aufsatz am Kopierer
  4. Dokumentenscanner
  5. Scannen lassen

Smartphone-App

Jeder von uns hat sein Smartphone immer dabei. Was liegt also näher, als das Smartphone auch zum Scannen zu nutzen?

Das funktioniert hervorragend – wenn es darum geht, mal einen Beleg oder ein Blatt Papier einzuscannen.

Sobald du viel scannen musst (d.h. mehrere Blätter pro Tag/Woche), dann ist das Smartphone nicht mehr dein bester Freund.

Als Ergänzung zu einem “richtigen” Scanner oder wenn du nur sehr wenig zu scannen hast, mag das aber durchaus genügen.

  • Ich persönlich nutze die App Scanbot (für iPhone/Android). Die kann deutlich mehr, als nur zu scannen, und bleibt doch einfach in der Bedienung.
  • Inzwischen können die “herkömmlichen” Notiz-Apps aber auch sehr gut einscannen. Falls du nachher dein Dokument ohnehin in einer dieser Apps ablegen möchtest, kannst du auch den Scanvorgang hier machen. Besonders gut funktionierten die Apps Apple Notizen (nur für iPhone/iPad) oder natürlich Evernote.
Fazit: Scannen mit dem Smartphone ja – solange es nur um wenige Scans geht.

Nebenbei:
Es gibt auch sehr mobile Dokumentenscanner, die per Akku laufen wie z.B. den ScanSnap iX100 von Fujitsu. Genau diesen habe ich mal auf einer Geschäftsreise nach Wien getestet. Der Testbericht ist ein wenig älter (2015), der Scanner funktioniert nach wie vor tadellos – nur die Software ist deutlich besser geworden – und ich nutze den Scanner ab und an noch.

Multifunktionsgerät

Im Consumer-Bereich können heutzutage Drucker ja nicht mehr nur drucken, sondern auch kopieren, scannen oder sogar faxen. Wenn du so ein Multifunktionsgerät bei dir herumstehen hast, kannst du damit natürlich auch dein Papier digitalisieren.

Das klappt auch recht gut, doch wie so häufig bei eierlegenden Wollmilchsäuen können solche Geräte zwar alles ganz passabel, aber nichts so richtig gut.

Hat dein Gerät keinen ADF-Einzug (Automatischer Dokumenten-Einzug), dann musst du für jedes Dokument die Klappe aufmachen, Dokument schön hinlegen, Klappe zu und dann scannen. Das geht gut bei wenigen Blättern, doch macht es keinen Spaß, wenn du viel zu scannen hast. Im Gegenzug kannst du so aber natürlich auch zusammengeheftete Unterlagen einscannen, was bei einem Dokumentenscanner nicht der Fall ist.

Selbst wenn dein Gerät einen ADF-Einzug hat, dauert der Scanvorgang meistens doch relativ lange.

Fazit: Auch hier gilt wieder: Multifunktionsgeräte sind in Ordnung, wenn du wenig zu scannen hast.

Scan-Aufsatz am Kopierer

Möglicherweise hast du bei dir im Büro oder Unternehmen auch einen richtigen Kopierer mit einem Mehrblatt-Einzug.

Solche Maschinen funktionieren schnell, gut und zuverlässig. Optimal für das papierlose Büro.

Es mag nur einen Nachteil geben: Steht der Kopierer ein paar Zimmer weiter weg oder sogar auf einer anderen Etage, stapelt sich das einzuscannende Papier bei dir auf dem Tisch. Je nachdem landen die Scans dann auch auf irgendeinem Server-Laufwerk, wo du sie zuerst wieder herunterziehen musst.

Fazit: Wenn du Zugriff auf einen Kopierer mit Scan-Aufsatz hast, dann ist das ein guter Start für das papierlose Büro. Musst du häufig etwas scannen, wäre ein Dokumentenscanner bei dir im Büro sicher die bessere Möglichkeit.

Dokumentenscanner

Wir haben nun die Königsklasse des papierlosen Büros erreicht. Meiner Meinung nach geht nichts über einen richtigen Dokumentenscanner in deinem Büro, wenn du häufig Papier in Dateien umwandeln willst.

Dokumentenscanner sind relativ kleine Geräte, die nur eines können: Dokumente scannen. Das dafür sehr schnell, komfortabel und zuverlässig.

Du brauchst nur all deine Dokumente in den Scanner einzulegen (häufig bis zu 50 Blatt auf einmal), eine Taste zu drücken und schon scannt das Gerät alles ein – und das mit einer Geschwindigkeit von 25 Seiten pro Minute. Ach ja, das tut er übrigens auch beidseitig.

Diese Zahlen sind die Merkmale des ScanSnap iX500* von Fujitsu. Der ScanSnap iX500 ist ein sehr beliebtes Gerät, wenn es um Dokumentenscanner geht.

Ich selbst habe nur Erfahrungen mit ScanSnaps, doch auch der Brother ADS-2800W oder der EPSON WorkForce DS-570W* werden häufig empfohlen.

*Affiliatelinks/Werbelinks: Die mit Sternchen (*) gekennzeichneten Links sind sogenannte Affiliate-Links. Wenn du auf so einen Affiliate-Link klickst und über diesen Link einkaufst, bekomme ich von dem betreffenden Online-Shop oder Anbieter eine Provision. Für dich verändert sich der Preis nicht.

Reine Dokumentenscanner sind vordergründig nicht billig, aber erst mit einem solchen Gerät ist das papierlose Büro überhaupt sinnvoll möglich.

Doch wenn du schon rechnest, dann rechne betriebswirtschaftlich: Schließlich sparst du Ablagematerial, Platz für die Ablage und das Archiv – und viel Zeit beim Suchen.

Fazit: Musst du regelmäßig einige Dokumente scannen und meinst du es wirklich ernst mit dem papierlosen Büro, kommst du nicht um einen reinen Dokumentenscanner herum.

Scannen lassen

Fast alles, was man selber tun kann, kann man auch outsourcen. So natürlich auch das Scannen.

Es gibt Scandienste, die Papier stapelweise digitalisieren. Das ist nützlich, wenn du mit dem papierlosen Büro startest und sehr viel zu scannen hast. Leider ist es auch etwas aufwändig und nicht ganz billig.

Doch auch “im laufenden Betrieb” kann es sinnvoll sein, dafür zu sorgen, dass dich das Papier gar nicht erreicht.

Zumindest für deine Briefpost ist das kein Problem. Hier gibt es Dienste, die deine Briefe öffnen und einscannen. Bekannt sind in Deutschland z.B. Dropscan, Caya oder E-Postscan der Deutschen Post. Mit allen habe ich keine Erfahrung, da ich überraschenderweise keine deutsche Adresse habe. ;-) In der Schweiz bietet die Schweizerische Post mit E-Post einen ähnlichen Service an. Auch damit habe ich allerdings keine Erfahrungen, da ich wenig Post auf Papier erhalte. Ich versuche, Papier gar nicht erst entstehen zu lassen und mir möglichst viel digital zusenden zu lassen.

Digitale Ablage: Es steht und fällt mit einer guten Ablage

Das ist wohl eines der schwierigeren Themen bei der Arbeitsorganisation, weil es kein “richtig” oder “falsch” gibt, sondern die Art der Ablage ist abhängig von der Größe des Teams, vom Unternehmen an sich und von der Art wie wir suchen. Das gilt immer im Zeitmanagement, doch hier besonders. So habe ich keine Lösung für alle, sondern erarbeite mit meinen Kunden immer sehr individuell die für sie optimale Ablage. Was hier folgt, sind ein paar allgemeine Überlegungen von mir.

Das Thema “Ablage” ist deshalb ein komplexes, weil viele verschiedene Aspekte berücksichtigt werden müssen:

  • Thema Datenschutz: Können Cloud-Dienste genutzt werden?
  • Thema Datensicherheit: Wie können Unterlagen so abgelegt werden, dass nur ich und mein Team Zugriff darauf haben?
  • Thema Zukunftssicherheit: Was geschieht, wenn ich mich für ein DMS (Dokumentmanagement-System) entscheide und das plötzlich nicht mehr weiterentwickelt wird?
  • Thema Rechtssicherheit: Wie müssen Unterlagen gesetzeskonform abgelegt werden?
  • Thema Sicherung: Welche ist die richtige, gute und sichere Backup-Strategie?
  • Thema Zugriff: Brauchen die Nutzer nur Zugriff im Büro oder auch unterwegs?
  • Thema Struktur: Wie sollen Dateien abgelegt werden, so dass man immer und sofort Zugriff darauf hat?

Ich will mich hier nur auf ein paar eher allgemeine Hinweise beschränken.

Erste Überlegung: Braucht es eine umfangreiche Struktur?

Kurze Antwort: Vielleicht nicht.

Selbst wenn du weiterhin ein papierreiches Büro hast, hast du tausende Dateien, die abgelegt werden müssen. Mit dem papierlosen Büro steigt die Datenmenge natürlich noch weiter an.

Heute leiden wir an einer dermaßen großen Datenmenge, so dass man sich fragen muss: Ist es überhaupt realistisch, all die Daten und Dateien schön fein säuberlich in Ordner abzulegen, so wie wir das gelernt haben?

Ich tendiere zu einem “Nein”. In meinem Fall ist es deshalb auch tatsächlich so, dass ich ohne Ordnerstruktur arbeite und meine Dateien suche – und fast immer blitzschnell finde.

Wenn du etwas im Internet suchst, hangelst du dich ja auch nicht durch endlose Verzeichnisse, sondern du googelst (oder “bingst” oder was auch immer). Findest du nicht das, was du brauchst, veränderst du deine Suche oder schränkst sie ein, z.B. auf einen bestimmten Zeitraum, Datentyp oder eine bestimmte Sprache (was Google meisterhaft  beherrscht).

Moderne Betriebssysteme und DMS können heutzutage auch unendliche Datenmengen blitzschnell durchsuchen – häufig sogar mit einer rudimentären Form von Intelligenz.

So hat beispielsweise Gmail von Beginn an auf Ordnerstrukturen verzichtet. Natürlich gibt es “Label” – also eine Art Schlagworte für E-Mails -, doch grundsätzlich kennt Gmail nur zwei Ordner: Posteingang und Archiv.

Die Lösung macht Sinn: Wir können selten unsere komplexe Welt auf eine eindimensionale Struktur herunterbrechen.

Was für E-Mails funktioniert, könnte auch für Dateien funktionieren. Wie oft hast du schon Dateien abgelegt, die eigentlich in mehrere Ordner passen würden – ganz einfach, weil es um mehrere Themen geht?

Das Prinzip von Gmail lässt sich auch auf Dateien aller Art übertragen. Wenn du beim Scannen darauf achtest, dass du die Texterkennung über die Dateien laufen lässt (etwas, was alle guten Scanner und Apps beherrschen), kannst du mit der Suche nicht nur den Dateinamen durchsuchen, sondern auch den Inhalt deiner Dateien.

Natürlich macht es trotzdem Sinn, die Dateien sinnvoll zu benennen, so dass du zusammengehörige Dateien auch rasch wieder findest. So tragen meine Texte für diesen Blog immer das Kürzel “IBT” für “Ivan Blatter Trainings” im Dateinamen oder “TPP” für meinen Team Performance Podcast, der inzwischen in meinem „normalen“ Podcast „einfach produktiv“ aufgegangen ist.

Herkömmliche Ordner machen eigentlich nur dann Sinn, wenn du den Zugriff auf Dateien regeln möchtest, also besonders in größeren Teams: Die Marketing-Abteilung hat damit nur Zugriff auf den Ordner “Marketing”, die Entwicklung auf “Entwicklung” und alle auf “Allgemein” oder so. Doch innerhalb dieser Ordner könntest du die Dateien ohne weitere Unterteilung ablegen.

Bei Bedarf kannst du eventuell noch mit Schlagworten oder Tags arbeiten. Moderne Betriebssysteme können das von Haus aus, doch leider gibt es keinen allgemeinen Standard, so dass die Schlagworte unter einem anderen Betriebssystem unter Umständen nicht angezeigt werden können.

Ich weiß, was ich hier vorschlage, mag verrückt klingen und tatsächlich nicht in allen Fällen funktionieren, doch ist es eine Überlegung wert.

Zweite Überlegung: Die Ordnerstruktur folgt den Prozessen

Willst du – oder musst du – trotzdem mit Ordnern arbeiten, dann sollte die Struktur der Ablage die Prozesse deines Business abbilden.

Häufig legen wir ja Ordner nach Lust und Tagesform an. Das führt zwangsläufig zu Chaos.

Eine gute Ordnerstruktur bildet mindestens die Struktur des Business ab, noch besser die Prozesse im Business.

Am besten erstellst du eine MindMap, die genau das abbildet. So kommst du vom Allgemeinen ins Spezifische.

Dritte Überlegung: Standardisierte Dateibenennung

Ob mit oder ohne Ordern ist es sinnvoll, die Dateien nach einem durchdachten Schema zu benennen.

Ich persönlich schreibe immer ein passendes Datum in den Dateinamen (z.B. das Datum des Dokuments) und zwar “umgekehrt”, also Jahr-Monat-Tag (z.B. 2018-03-01). So kann ich nach Dateinamen sortieren und bekomme automatisch eine chronologische Ordnung hin.

Dann ist es auch sinnvoll, die Dateien so zu benennen, dass man sofort weiß, was sich darin befindet. Also nicht “2018-03-01 Artikel”, sondern “2018-03-01 IBT Artikel Papierloses Büro”.

Je nach Komplexität deines Business können sich zusätzliche Infos wie die Version, der Dateibesitzer usw. lohnen.

Du solltest dich aber vom Grundsatz KISS (Keep it simple, stupid) leiten lassen. Denn schließlich solltest du sehr schnell und zu jeder Zeit wissen, wie du deine Dateien benennst, ohne vorher ein Handbuch zu studieren.

In einem früheren Job habe ich das tatsächlich erlebt. Dort wurde den Mitarbeitern ein System auferlegt, das erstens überhaupt nicht mit der Lebenswelt der Mitarbeiter zu tun hatte (und dadurch auch nie gelebt wurde oder werden konnte) und zweitens so komplex war, dass eigentlich nie jemand wusste, wie jetzt Dateien zu benennen sind. OK, das ist vielleicht ein wenig überspitzt dargestellt. Fakt ist, dass das System sich nie durchsetzen konnte.

So kannst du Papier vermeiden

Grundsätzlich gibt es zwei Schienen, wo Papier produziert wird:

  • Papier, das wir selbst erzeugen bzw. ausdrucken
  • Papier, das wir erhalten

Für beide Schienen brauchst du Lösungen.

Eigenes Papier

Das hier ist einfach: Drucke nur aus, wenn absolut notwendig.

In sehr vielen Bereichen kannst du ab sofort auf Papier verzichten. Hier ein paar Beispiele:

  • Rechnungen: Verschicke deine Rechnungen per E-Mail. Achte dabei aber unbedingt auf die gesetzlichen Vorgaben.
  • Unterlagen für ein Meeting: Hol dir ein gutes Tablet und nimm künftig die Unterlagen elektronisch zu Meetings mit. Das ist natürlich eine Umstellung, da du dann deine Unterlagen nicht mehr schön ausbreiten kannst. Probiere es trotzdem. Ich habe auf meinem iPad Pro (12.9”) links das Dokument und rechts mein Notizprogramm (Evernote) offen. So kann ich ins Dokument schauen und Notizen aus dem Meeting mit meinem Apple Pencil machen.
    Bei eigenen Meetings kannst du natürlich auch einen Link zu deinem Dokument schicken, an dem dann alle schon in der Vorbereitung arbeiten. Ich nutze hierfür Google Docs, doch mit Office 365 oder dem kostenlosen Dropbox Paper geht’s genauso. Einfach immer alle datenschutzrechtlichen Fragen im Vorhinein klären und dann passt das.
  • Briefe, Bestellungen, Unterlagen etc: Geht alles natürlich auch per E-Mail oder per geteilten Ordner (z.B. auf Dropbox, iCloud Drive oder OneDrive). Achte bei heiklen Informationen aber auf die Datensicherheit und den Datenschutz! E-Mails sind Postkarten und können auf dem Weg zum Empfänger problemlos von irgendwem gelesen werden.
  • Präsentationen: In meinen Seminaren gab’s noch nie ausgedruckte Handouts. Sondern es gibt einen Link auf meine Zusammenfassung oder Präsentation.
  • Faxe: Ja, es gibt noch Branchen, in denen die Faxnachricht eine Rolle spielt. Zum Glück gibt es auch hier inzwischen den elektronischen Fax-Eingang und -Ausgang.
  • Prospekte: Ich mag keine Prospekte, doch wenn schon, kann man ein Prospekt auch per PDF verschicken oder eine gute Webseite mit den Infos aufbereiten.

Ich persönlich fühle mich in meinem rein digitalen Workflow sehr wohl. Ich weiß aber gleichzeitig, dass das nicht allen so geht. Manche möchten z.B. lieber Unterlagen auf dem Tisch ausbreiten um einen besseren Überblick zu haben.

Das kann ich verstehen – sofern du wirklich mal ausprobiert hast, ob es nicht doch auch digital gehen würde. Meistens sitzen wir an einem großen Bildschirm und können problemlos mehrere Dokumente nebeneinander anzeigen. Falls nicht, kannst du mit Tastaturkürzeln blitzschnell von einem zum nächsten Dokument springen.

So habe ich jetzt Google Docs auf der linken Seite offen (hier schreibe ich diesen Artikel), rechts ist eine (digitale) Broschüre mit guten Anregungen zum papierlosen Büro offen. Meine Mindmap mit dem Outline dieses Artikels ist nur ein Tastaturkürzel weit weg (cmd-Tab) und brauche ich eine Info aus Evernote, bin ich auch blitzschnell dort. Das klappt wunderbar, da ich an meinem 27-Zoll iMac sitze, doch das klappt auch an meinem iPad Pro.

Papier, das wir erhalten

Hier ist es natürlich ein wenig schwieriger, da wir andere nicht immer davon abhalten können, uns etwas auf Papier zu schicken. Trotzdem kann man vieles versuchen:

  • Rechnungen: Sprich mit den Unternehmen und bestehe auf eine elektronische Rechnung. Das klappt häufig, aber nicht immer. So hat sich meine Krankenkasse lange geweigert, mir die Rechnung elektronisch zu schicken. Das war für mich der Hauptgrund, die Kasse zu wechseln. Jetzt bekomme ich alles digital.
  • Unterlagen für Meetings: Werden die heutzutage überhaupt noch per Post verschickt? Falls ja, dann lass sie dir elektronisch schicken. Meistens sitzt auf der anderen Seite ohnehin ein armer Mitarbeiter, der den ganzen Versand manuell vorbereiten muss. Der ist auch froh, wenn er dich dabei auslassen kann.
  • Prospekte, Handouts etc.: Verzichte darauf und lass sie dir elektronisch schicken. Schließlich gibt es mit Garantie eine elektronische Fassung davon.

So beginnst du mit dem papierlosen Büro

Man muss das Ganze nicht komplizierter machen als nötig. Willst du nur deine Unterlagen digitalisieren, ist das sehr einfach. Sobald aber ein Team oder sogar ein ganzes Unternehmen ins Spiel kommt, solltest du zuerst ein paar Überlegungen anstellen und strukturiert vorgehen. Am besten geht das in den drei klassischen Schritten Analyse-Konzept-Umsetzung.

Analyse

Bevor es richtig losgeht, lohnt es sich natürlich, zuerst mal zu schauen, was eigentlich ist, was geht und wer helfen kann.

  • Wo stehen wir jetzt? Gibt es im Unternehmen schon Bereiche, die papierlos oder mindestens papierarm arbeiten? Wo macht es Sinn, komplett auf Papier zu verzichten? Wo liegt das größte Potenzial im Unternehmen?
  • Was ist möglich? Das papierlose Büro berührt neben den technischen Voraussetzungen natürlich auch viele rechtliche Fragen, die ich in diesem Artikel komplett weggelassen habe, da ich kein Anwalt bin, sie sich immer wieder ändern und ohnehin von Land zu Land verschieden sein können. Trotzdem müssen sie natürlich im Vorfeld geklärt werden. Daneben bringt die Umstellung auf das papierlose Büro viele Veränderungen. So werden sich die internen Prozesse sicher verändern, doch auch die Zusammenarbeit mit Externen wie Dienstleister, Lieferanten und Kunden. Schließlich geht es auch um die Frage, ob eventuell ein DMS genutzt werden soll bzw. generell wie die ganzen digitalen Unterlagen abgelegt werden sollen inkl. aller Anschlussfragen nach Datenschutz, Datensicherheit, Backup usw.
  • Wer kann helfen? Je größer das Unternehmer, desto komplexer wird es. Mindestens die rechtlichen Fragen würde ich durch einen Profi klären lassen. Eventuell kann es jedoch sinnvoll sein, einen erfahrenen Berater hinzu zu ziehen. Geht es um das papierlose Büro in kleinen Unternehmen, könnte sich ein Gespräch mit mir lohnen. Bist du in einem großen Unternehmen, dann kann ich meine Freunde von der Paperless GmbH empfehlen.

Konzept

Mit der Analyse weißt du, wo sich das papierlose Büro am meisten lohnt, was in deinem Unternehmen überhaupt möglich ist und wer dir helfen könnte.

Jetzt geht es zurück an den Schreibtisch und darum, das ganze Vorhaben richtig aufzusetzen. Das Ganze ist ein Projekt – je nach Größe ein ganz schön kompliziertes – und sollte auch so geplant sein.

  • Wie gehst du vor? Mit welchem Team, mit welcher Abteilung wirst du beginnen? Was muss vorher geklärt werden?
  • Wie stellst du dir das zeitlich vor? Such dir nicht die hektischste Zeit des Jahres aus, aber auch nicht gerade die Sommerferien, weil dort Entscheider oder Schlüsselpersonen fehlen könnten.
  • Wie kannst du die Datensicherheit garantieren? Vergiss nicht: Ist dein Büro umgestellt, gibt es in vielen Bereichen keine Kopie auf Papier mehr. Die Datensicherheit muss deshalb gewährleistet sein. Hier gibt es gesetzliche Vorschriften. Spielentscheidend ist eine gute Backup-Lösung für alle Fälle. Ab und zu mal die Dokumente auf eine externe Festplatte zu kopieren, ist kein Backup, sondern ein schlechter Witz. Du musst sicher sein, dass du eine Lösung bei versehentlicher Änderung, Löschen oder “höhere Gewalt” (wie ein Wasserschaden oder Brand im Büro) hast. Neben einem guten Backup vor Ort, bedeutet das auch, eine möglichst aktuelle Kopie der Daten außerhalb des Büros zu haben. Bei Unterlagen auf Papier ist das fast nicht machbar, beim papierlosen Büro ist das ein Kinderspiel – man muss es halt einmal richtig einrichten.
  • Wie werden die Unterlagen abgelegt und wie ist der Workflow? Das ist die eigentliche Schlüsselfrage. Das papierlose Büro soll dir ja einige Vorteile bringen und einer der wichtigsten ist, dass im papierlosen Büro Informationen und Unterlagen blitzschnell gefunden und mit einem guten Workflow sogar auch abgelegt werden können. Je mehr Leute damit arbeiten sollen, desto eher darfst du damit rechnen, dass dein Konzept im Alltag vermutlich ein paar Anpassungen braucht. Das ist völlig in Ordnung, doch solltest du das einplanen.

Umsetzung

Wie bereits erwähnt, ist es am besten, wenn du klein anfängst. So siehst du schnell, was funktioniert und was nicht, wo die Stolpersteine sind und wie du alle gut einbeziehen kannst.

  • Wie hole ich meine Kollegen ins Boot? Entscheider und Schlüsselpersonen holst du natürlich so früh ins Boot wie möglich. Aber alle Kollegen sollten mitziehen, denn schließlich sollen ja alle später damit arbeiten und auch was davon haben. Hol sie also frühzeitig mit ins Boot, hör ihnen zu und sei offen für Feedback.
  • Wo steht, was wir da tun? Es ist ohnehin in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Die ist aber auch aus einem anderen Grund hilfreich: Hier können alle immer wieder nachschauen, wie’s geht, und auch neue Mitarbeiter können sich sehr schnell an das papierlose Büro gewöhnen. Selbst wenn du alleine oder in einem sehr kleinen Team arbeitest, würde ich den ganzen Workflow und die Ablage in einem Dokument erklären.
  • Wer muss noch informiert werden? Informiere all diejenigen, die von der Veränderung betroffen sind: Kunden, Lieferanten, Dienstleister usw. Bitte sie bei der Gelegenheit auch, ihre Dokumente, Rechnungen usw. elektronisch an dich zu schicken.

Bei diesem Kapitel hat mir der Leitfaden “10 erste Schritte in ein papierloses Büro” von connox sehr geholfen.

Fazit

Das papierlose Büro ist keine Hexerei und bringt massenweise Vorteile.

Trotzdem ist es natürlich eine ziemliche Umstellung. Es geht nicht nur darum, mal einen Brief einzuscannen, sondern es braucht neue Prozesse, gute Workflows und eine durchdachte Ablage.

Glücklicherweise ist die technische Entwicklung heute schon so weit fortgeschritten, dass wir einen ganzen Blumenstrauß an guten Möglichkeiten haben und nur die Blume herauspicken müssen, die uns wirklich gefällt.


Willst du noch mehr übers papierlose Büro wissen, dann schau dich doch mal in meinen älteren Blogartikeln um:

In einem dreiteiligen Artikel habe ich darüber geschrieben,

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

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