Weniger ist mehr. Wenn ich zurückschaue, welche Veränderungen mein Zeitmanagement wirklich verbessert habe, fallen mir fünf ein. Einfache Hinweise, die mich aber wirklich produktiver gemacht haben.

Welche das sind und wie sie mein Zeitmanagement verbessert haben, liest du hier.




Fünf Veränderungen, die mein Zeitmanagement revolutionierten
© Depositphotos.com / Bogdan Zagan

1. Alles notieren

Fällt mir etwas ein, halte ich es sofort fest. So ist es aus meinem Kopf und ich kann mich darauf verlassen, dass ich es nicht vergessen kann. Das funktioniert aber nur, wenn man die Routine hat (siehe Punkt 3), die Notizen regelmäßig durchzusehen.

Gute Erfahrungen habe ich mit der App “Squarespace Note” gemacht: Die startet blitzschnell und ich kann mir via Geste die Notiz per Mail schicken lassen. Ich leere täglich meinen Posteingang komplett und verarbeite so meine Notiz automatisch.

Ebenfalls gute Erfahrungen mache ich mit der Notizen-App auf dem iPhone (Sorry Android-User: bin halt iOS-Nutzer…). Die startet blitzschnell, ist sehr einfach (siehe Punkt 4) und meine Notizen sind mit meinem Mac automatisch synchronisiert (Sorry Windows-User: bin halt ein Mac-Nutzer…).

Notiere alles, was dir einfällt. Das ist der erste Schritt zu einem erfolgreichen Zeitmanagement. Nutze möglichst einfache Mittel zum Notieren. Falls digital, dann nutze Mittel, die schnell und einfach sind.

Notiere alles, was dir einfällt. Nutze möglichst einfache Mittel zum Notieren.
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2. Heisse Kartoffel-Prinzip

Ich nehme alles nur einmal in die Hand und entscheide sofort, was damit zu geschehen hat.

Ja, alles: E-Mails, Post, Unerledigtes usw.

Einer der größten Zeitfresser ist, Unerledigtes mehrmals in die Hand zu nehmen. Wir nehmen etwas zur Hand, überfliegen es rasch. Ein paar Tage später nehmen wir es wieder in die Hand, erinnern uns, dass wir das schon gesehen haben, und legen es wieder weg. Zwei Tage später erledigen wir das endlich. Welch unnötiger Zeitverlust!

Beim Abarbeiten halte ich mich an die Vorschläge von Getting Things Done (GTD): Um was geht’s? Ist etwas zu tun?

Gewöhne dir an, Dinge nur einmal in die Hand zu nehmen und sofort zu entscheiden, was damit zu geschehen hat. Das gilt insbesondere und explizit für E-Mails! Sobald die Entscheidung gefallen ist, hat die E-Mail nichts mehr im Posteingang zu suchen.

Gewöhne dir an, Dinge einmal zur Hand zu nehmen und sofort zu entscheiden, was zu geschehen hat.
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3. Routinen/Morgenritual

Auch das ist Zeitmanagement: Alles, was mir gut tut, versuche ich, in eine Routine umzumünzen. Damit spare ich Zeit und Energie.

Routinen und Gewohnheiten laufen völlig automatisch ab und kostet uns daher weder Gehirnschmalz noch unnötig Energie. Das kann man ausnutzen.

So räume ich aus Gewohnheit meinen Schreibtisch auf, leere meinen Posteingang oder arbeite meine Notizen ab.

Oder als Paradebeispiel: In meinem Morgenritual tue ich genau diejenigen Dinge, die mir gut tun und mich stärken. So bin ich optimal auf den Tag vorbereitet.

Gib dir einen Rahmen über Routinen und Gewohnheiten. Das ist keine Einschränkung, sondern garantiert, dass die wirklich wichtigen Dinge zum Zug kommen. Zeitmanagement ist mehr als To-do-Listen oder Apps.

Gib dir einen Rahmen über Routinen und Gewohnheiten.
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4. Einfaches System

Als Produktivitätstrainer habe ich das Vergnügen und die Pflicht, alle Zeitmanagement-Apps dieser Welt auszuprobieren und zu testen. :-) Und doch komme ich immer wieder auf die einfachsten, simpelsten Apps, Methoden und Grundsätze des Zeitmanagements zurück.

Ich weiß nicht, wie es dir geht. Aber ich will arbeiten, Dinge kreieren, Menschen unterstützen und vieles mehr. Ich will keine umständliche Software bedienen, komplexe Zeitmanagement-Systeme pflegen und ellenlange Todo-Listen administrieren.

Bis vor wenigen Jahren haben selbst vielbeschäftigte Menschen mit hoher Verantwortung ihre Arbeit schlicht und einfach auf Papier organisiert. Heute meinen wir häufig, wir brauchen die perfekte App mit den ausgefeiltesten Funktionen, damit wir effizient und effektiv arbeiten können. Das ist Quatsch!

Triff rasch eine Entscheidung, nach welchem System und mit welchen Tools du arbeiten möchtest. Bevorzuge in jedem Fall Boardmittel (z.B. Outlook, iCal, Apple Erinnerungen usw.), denn diese kennst du schon gut, und nutze sie jeden Tag. Falls diese Mittel nicht ausreichen sollten, dann such etwas anderes. Definiere aber genau, was du brauchst, triff rasch eine Entscheidung und arbeite über längere Zeit damit, bevor du schon wieder wechselst.

Momentan ist der Todoist das beste Programm für deine Aufgabenliste. Ich bin so von dem Tool überzeugt, dass ich sogar einen ganzen Videokurs dazu erstellt habe. Hier geht’s zur Infoseite über den Kurs.

Triff rasch eine Entscheidung, nach welchem System und mit welchen Tools du arbeiten möchtest.
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5. Keine Ablenkungen

Ablenkungen und Unterbrechungen sind Gift für jedes Zeitmanagement und jede produktive Arbeit. In meiner Arbeit gibt es keine echten Dringlichkeiten oder Notfälle. Und falls doch, wissen diejenigen, die es wissen müssen, wie man mich jederzeit erreichen kann. Ich schaffe mir keine künstlichen Dringlichkeiten und schalte alle Ablenkungen aus.

Hier ein paar Beispiele:

  • Keine Unterbrechungen durch E-Mails
  • Keine Benachrichtigungen durch Apps
  • Keine Ablenkungen durch einen chaotischen Schreibtisch
  • Keine Ablenkungen durch andere, offene Programme durch die Nutzung von Vollbild-Programmen oder dem iPad

Klar: Was bei mir, für meine Arbeit und in meiner Branche funktioniert, mag bei dir nicht gehen. Aber lehne nie Erfahrungen anderer vorschnell ab, sondern reflektiere in aller Ruhe deine eigene Situation. Denn der Tipp ist klar:

Minimiere alle Unterbrechungen, wo möglich und sinnvoll.

Minimiere alle Unterbrechungen, wo möglich und sinnvoll.
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Du siehst: Zeitmanagement muss weder aufwändig noch kompliziert sein. Häufig sind es sogar die kleinen Veränderungen und Gewohnheiten, die uns besser, effizienter und effektiver werden lassen.

Mein Tipp: Beginn heute noch, eine kleine Veränderung in deinem Arbeitsalltag zu implementieren und sammle Erfahrungen damit.

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