Funktioniert ein Zeitmanagement-Seminar heute noch?

Die Frage ist: Bringen Zeitmanagement-Seminare überhaupt Erfolg? Ich bin überzeugt: Ja, wenn die Form stimmt.

Ein gutes klassisches Seminar inspiriert und verändert. Sind die Seminarziele sauber definiert und sind die Teilnehmer engagiert, dann kann man in kurzer Zeit eine echte Veränderung hinbekommen. Leider sieht es in der Praxis jedoch häufig ganz anders aus – besonders bei einem Zeitmanagement-Seminar.

Bei einem Thema, bei dem es vor allem auf Fachwissen bzw. Wissensvermittlung ankommt (z.B. Software-Kurse), ist ein Tages-Seminar ein gutes Mittel. Geht es jedoch um eine Verhaltensänderung oder sogar um das Verändern von Einstellungen und Glaubenssätzen (wie eben auch in einem Zeitmanagement-Seminar), ist eine längere Begleitung erfolgsversprechender. Hier kann ein klassisches Seminar kaum mithalten.

Ein gutes Zeitmanagement durch erfolgreiche Gewohnheiten

Ein gutes Zeitmanagement ist zu mindestens 80% eine Sache erfolgreicher Gewohnheiten. Ein gut gemachtes Präsenz-Seminar kann entscheidende Impulse geben. Doch nach der Veranstaltung sind die Teilnehmer auf sich alleine gestellt. Der Zeitdruck ist generell hoch, die Teilnehmer sind sofort wieder vom Arbeitsalltag absorbiert und müssen den Seminartag „aufholen“. 

Selbst wenn die Teilnehmer inspiriert aus dem Seminar kommen, verpufft diese Inspiration in der Regel recht schnell, weil sie die Seminarinhalte nicht richtig verankern können. Es braucht dann schon sehr viel Wille und Disziplin, Repetition und – bei firmeninternen Workshops – auch gegenseitige Unterstützung, um das Gelernte umzusetzen und das Zeitmanagement tatsächlich zu verbessern. 

Da sich nun aber aufgrund des Seminartages weitere Arbeit angesammelt hat, bleibt die Umsetzung des Inhaltes des Seminars häufig und schon fast zwangsläufig auf der Strecke.

Dazu kommt, dass bei firmeninternen klassischen Zeitmanagement-Seminaren – und wohl auch bei anderen Themen rund um Selbstmanagement – die Veränderungsbereitschaft ehrlicherweise nicht bei allen gleich hoch ist. Ich erlebe es immer wieder, dass Teilnehmer halt „da“ sind, weil das Seminar obligatorisch ist. Häufig strahlen sie das auch aus und ich kann relativ treffsicher sagen, wer im Anschluss an das Seminar überhaupt Chancen hat, etwas zu verändern, und wer nicht. 

Ein klassisches Seminar kommt mit relativ wenig Zeitaufwand über die Runden – so meint man. Aber der Schein trügt. Es ist nicht billig, das ganze Unternehmen, eine Abteilung oder Team einen Tag lang von der Arbeit abzuziehen. Zeit und Geld sind dann gut investiert, wenn die Mitarbeiter nach der Weiterbildung auch tatsächlich eine Veränderung hinbekommen. In unserem Falle heißt das, die Effizienz und die Effektivität steigen, der Stress nimmt ab.

Wie gelingt Veränderung im Zeitmanagement?

Um eine solche Veränderung des eigenen Zeitmanagements durchzuführen, ist es deshalb viel geschickter, einen begleiteten „Change“-Prozess durchzuführen. Denn es geht ja darum, die Arbeitsweise zu verändern – und das macht man am besten bei der Arbeit. Oder anders gesagt: Dieser Prozess muss so gestaltet sein, dass die notwendigen Veränderungen neben dem Alltagsgeschäft Platz haben und auch tatsächlich Fuß fassen.

Das ist viel einfacher und vor allem erfolgsversprechender, denn so werden die neuen Arbeitstechniken Schritt für Schritt in den Alltag implementiert. 

Beim Zeitmanagement geht es ja nicht um schlichtes Wissen oder gar Fachwissen. Sondern es geht eigentlich um ein besseres Selbstmanagement. Denn Zeit kann ich nicht managen – mich selbst aber schon. So sind ein gutes Zeit- und Selbstmanagement kein Hexenwerk und man braucht nur ein paar Grundprinzipien verstanden zu haben.

Wissen ist kein Problem mehr

Machen wir uns nichts vor: Wissen ist heutzutage kein Problem mehr. Auch nicht, wenn es um Arbeitsmethodik oder Arbeitstechnik geht. Wissen steht uns leicht zugänglich und zu einem großen Teil sogar kostenlos zur Verfügung. Der Knackpunkt ist immer die Umsetzung dieses Wissens, da es ja darum geht, sein Verhalten zu ändern. 

Sein Zeitmanagement zu verbessern heißt, die Übersicht zu gewinnen und zu halten, Prioritäten richtig zu setzen und einen hohen Fokus zu haben. Dies geht nur über die Einübung neuer Verhaltensweisen.

Wer ein gutes Zeitmanagement erlernen will, sollte deshalb den Inhalt so präsentiert bekommen, dass er sich diese individuell aneignen kann. Diese Wissensvermittlung muss nicht „live“ im Rahmen eines klassischen Seminars erfolgen. Es ist sogar viel effizienter und sinnvoller, wenn jeder lernt, wann und wo er will – egal ob am Computer, Tablet oder sogar auf dem Smartphone, egal ob im Büro, Zuhause oder beispielsweise im Zug. 

Wissen kann so viel besser aufgenommen und verarbeitet werden. Die Umsetzung geht im Zuge dieser Wissensvermittlung dann ebenfalls schrittweise vor sich. Dazu braucht es klare Handlungsanweisungen. So ist eine echte, nachhaltige Veränderung möglich.

Der ganze Prozess geht sogar noch effizienter und effektiver vonstatten, wenn neben diesem individuellen Lernen eine Begleitung vorgesehen ist. Durch den regelmäßigen Austausch mit dem Coach und den anderen Teilnehmern eines solchen Workshop-Programms, werden Probleme gelöst und Stolpersteine aus dem Weg geräumt. Jeder profitiert von den Erfahrungen der anderen. Gleichzeitig hilft der Austausch, die Motivation hoch zu halten, am Ball zu bleiben und das Gelernte tatsächlich umzusetzen. 

Im Gegensatz zu einem klassischen Seminar, ist ein solches Programm individuell, aber ohne die Vorteile des Synergieeffekts in einer Gruppe zu verpassen. 

„Blended Learning“ ist heute in aller Munde. Es ist eine Lernform, die sämtliche Vorteile aus zwei Welten miteinander verknüpft: traditionelle Präsenzveranstaltungen (auch online) und moderne Formen von E-Learning. Dadurch wird die Effektivität und Flexibilität von elektronischen Lernformen mit den sozialen Aspekten der Face-to-Face-Kommunikation verbunden. Das funktioniert gerade bei Themen wie dem Zeitmanagement hervorragend.

Die Zauberformel lautet also:

Ein Praxis-Beispiel: In sechs Wochen zu einem guten Zeitmanagement

Nachdem ich jahrelang klassische Seminare mit Vor-Ort-Präsenz angeboten und immer wieder die Erfahrung gemacht habe, dass die Wirksamkeit sehr stark von der Veränderungsbereitschaft der Einzelnen abhängt, wollte ich einen neuen Weg gehen. 

So habe ich ein Konzept ausgearbeitet, das das Beste aus beiden Welten – individuelles, schrittweises Lernen sowie Begleitung durch mich und Austausch in der Gruppe – miteinander verbindet. Schrittweise Vermittlung von Methoden und Begleitung in der Umsetzung waren die Ziele. Natürlich während der Arbeitszeit, aber ohne die Arbeitsabläufe für 1-2 Tage zu unterbrechen. So wird die normale Leistung erbracht und gleichzeitig die Selbstorganisation verbessert.

Dieses Workshop-Programm biete ich als offene Online-Workshops an, aber auch als firmeninternes Programm, jeweils über sechs Wochen.

Der Online-Workshop „Arbeite klüger – nicht härter“ Standard

In einem dreistündigen Kickoff (online und in der Gruppe) wird der Grundstein gelegt. Dort lernen die Teilnehmer die wichtigsten Grundlagen eines erfolgreichen Zeitmanagements kennen. Es geht darum, zu erkennen, wo jeder steht und welches die ersten, wichtigen Schritte sind.

In den folgenden sechs Wochen bekommt jeder Teilnehmer jede Woche ein Video-Tutorial mit konkreten Aufgaben zu einem Schwerpunktthema, die er in der jeweiligen Woche bearbeitet. Hier werden die konkreten Methoden vermittelt, die zu einer besseren Arbeitsorganisation führen. Wann die Teilnehmer die Aufgaben umsetzen, bleibt ihnen überlassen, so dass sie sie gut im Arbeitsalltag neben dem Tagesgeschäft meistern können. Das ist dann eine Frage der eigenen Zeitplanung, die die Teilnehmer natürlich auch im Workshop lernen.

Jede zweite Woche treffe ich mich mit den Teilnehmern wieder online zu einem Live-Check-in. Dort gehen wir auf ihre Ergebnisse und Erfahrungen mit den Umsetzungsaufgaben ein, ich beantworte Fragen und helfe, Schwierigkeiten zu überwinden.

Beim offenen Workshop haben die Teilnehmer Zugang zu einem Forum, wo sie sich mit mir und untereinander austauschen können und von ihren wöchentlichen Fortschritten berichten. Auch das unterstützt nochmals die Verbindlichkeit und hilft den Teilnehmern dabei, am Ball zu bleiben und tatsächlich umzusetzen und zu verändern.

Der Online-Workshop „Arbeite klüger – nicht härter“ in der Übersicht:

Die Erfahrungen mit diesem Workshop-Konzept sind durchwegs positiv und bestätigen meine Ausführungen zum klassischen Zeitmanagement-Seminar.

Auch ist er weit mehr als ein einfacher Online-Kurs, wo die Teilnehmer viel mehr sich selbst überlassen sind.

Auf diese Weise gelingt nämlich eine echte Veränderung des eigenen Zeitmanagements und der Arbeitstechnik.

Die Umsetzung, der Knackpunkt schlechthin, beginnt hier ab der ersten Minute. Das eigentliche Wissen, die wichtigsten Methoden vermittle ich in den Video-Tutorials. Das ist sozusagen die Basis der gesamten Entwicklung. Anschließend geht es in erster Linie um die Umsetzung des Gelernten und die Anwendung der Methoden. 

Am Schluss haben die Teilnehmer

• einen guten Überblick über ihre Arbeit,
• sie lernen, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu fokussieren,
• setzen bessere Prioritäten,
• schaffen sich Zeit für die wichtigsten Aufgaben,
• entwickeln ihre eigene, persönliche Lösung unter meiner Anleitung,
• verändern ihre Gewohnheiten und Verhaltensweisen nachhaltig,
• verringern den Stress bei der Arbeit,
• lernen und setzen das Gelernte dort um, wo sie es auch brauchen: bei der Arbeit,
• und im Falle des firmeninternen Workshops erkennen sie im Austausch mit den anderen Kollegen eine Best Practice für ihre Arbeit.

Also gar kein klassisches Zeitmanagement-Seminar mehr?

Es kommt darauf an, was du erwartest und welches deine Ziele sind. 

Das Zeitmanagement der Teilnehmer mit einem klassischen Seminar verbessern zu wollen, kann nicht über eine leichte Optimierung der Arbeitsorganisation hinausgehen.

Geht es lediglich darum, Impulse zu geben, Dinge in einem neuen Licht zu sehen, Aha-Momente herzustellen und Bestehendes zu verbessern, ist ein klassisches Seminar oder eine Keynote eine Möglichkeit.

Eine solche Optimierung und Anstoß zu neuen Wegen und Sichtweisen kann durchaus in der begrenzten Zeit eines halben oder ganzen Tages stattfinden.

Soll das Seminar jedoch das Zeitmanagement der Teilnehmer fundiert und nachhaltig ändern, kann ein klassisches Seminar diesem Anspruch nicht gerecht werden, sondern die Prioritäten müssen anders gesetzt werden.

Hier braucht es entweder einen begleiteten „Change“-Prozess und nicht eine ganztägige Veranstaltung. Denn die Umsetzung und Veränderung des Verhaltens sind nun mal nicht in ein paar Stunden zu bewerkstelligen.

So haben beide Formen – das klassische Seminar und das begleitete Workshop-Programm – ihren Platz.

Leider wird aber zu häufig eine Veränderung erwartet und das klassische Zeitmanagement-Seminar gewählt. Das funktioniert bei vielen Teilnehmern aus den genannten Gründen leider nicht. Deshalb empfehle ich das skizzierte schrittweise Vorgehen über mehrere Wochen, wenn es darum geht, das Zeitmanagement und die Arbeitsorganisation tatsächlich und nachhaltig zu verbessern.