Am 1.1.2015 habe ich meinen Lesern das "Du" angeboten.
In den älteren Artikeln sieze ich noch, wir bleiben aber natürlich gerne beim "Du". :-)

Am Montag schrieb ich über die To-do-Liste und die beiden wichtigsten Grundsätze, damit eine To-do-Liste überhaupt funktionieren kann.

Was in dem Artikel steht, gilt aber natürlich für alle Werkzeuge und Hilfsmittel, die wir für unsere Arbeitsorganisation und unser Zeitmanagement einsetzen.

In der Regel nutzen wir nämlich viel zu viele Instrumente und Hilfsmittel, was schlussendlich zu einem schlechteren Zeitmanagement führt.

Wir nutzen zu viele Tools, was letztlich zu einem schlechteren Zeitmanagement führt.
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Häufig beobachte ich eine der beiden Varianten, mit Zeitmanagement-Tools umzugehen:

  1. Die einen nutzen, was halt grad so da ist. Die eine Aufgabe steht dann in Outlook, die Telefonnummer des Kunden auf einem Notizzettel, die geniale Idee auf der Serviette.
  2. Die anderen nutzen (zu) viele Werkzeuge. Ich habe Kunden, die kennen mehr Tools und Apps als ich. Leider nutzen sie sie auch. “Leider”, denn sie verzetteln sich heillos. Die eine Aufgabe steht in der App, die Idee im MindMapping-Programm, die andere Idee aber in der Datenbank, die nächste Aufgabe wiederum in Outlook.

Bei beiden Varianten ist das Ergebnis: Verzettelung.

Und beide Varianten haben etwas mit einem wichtigen Prinzip des Anti-Zeitmanagements zu tun: Entscheiden.

Während sich die Ersteren gar nicht entscheiden, sondern treiben lassen, sind die Letzteren ständig auf der Suche nach einer noch besseren App, noch besseren Möglichkeiten, noch besseren Methoden.

Dabei gilt: Treffen Sie Entscheidungen so schnell wie möglich und angebracht.

Gerade auch im Zeitmanagement: Entscheiden Sie immer im entsprechendem Tempo, aber in jedem Fall so rasch wie möglich.

Treffen Sie Entscheidungen so schnell wie möglich und angebracht.
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Tools und Hilfsmittel: Weniger ist mehr

Es ist richtig und gut, das eigene Zeitmanagement zu verbessern, wenn man Schwächen ausmacht. Doch auch hier gilt das Pareto-Prinzip (80/20-Regel): Der Aufwand, um Perfektion zu erreichen, ist unverhältnismäßig hoch. Oder: Lassen Sie es auch mal gut sein.

Schließlich müssen wir bei jeder Veränderung ja zuerst mal Erfahrungen damit sammeln können und schauen, ob wir das überhaupt brauchen.

So kenne ich Leute, die könnten von den Tools her locker ein Millionenprojekt managen, brauchen das aber nie, da ihr Projektteam meistens aus einer Person besteht: Sich selbst.

Genauso im Zeitmanagement: Nutzen Sie

  • so wenige Tools und Hilfsmittel wie möglich und
  • so einfache Tools und Hilfsmittel wie möglich.

Der erste Hinweis leuchtet ein. Mit dem zweiten Hinweis ist ein Problem angesprochen, das noch auf uns zukommt: Zukunftssicherheit.

Was nützt Ihnen die geniale Software, mit der Sie all Ihre Notizen erfassen, deren Hersteller aber die Entwicklung plötzlich einstellt? Sind Sie sicher, dass Sie alle Inhalte daraus exportieren und in einem anderen Programm importieren können?

Zeitmanagement funktioniert nur, wenn es einfach ist.
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Deshalb nutze und empfehle ich fast ausschließlich Standard-Programme oder Programme, die die Dateien in einem Standard-Format speichern können.

Dieser Gedanke zieht sich übrigens durch das gesamte Anti-Zeitmanagement:
Auch bei den Methoden empfehle meinen Kunden immer nur eine kleine Anzahl (Do It Tomorrow, Master Your Workday Now oder Getting Things Done light) und zeige Ihnen nur die Grundlagen davon. Anschließend ist ihr Auftrag, sich sofort für eine Methode zu entscheiden und damit während ein paar Wochen Erfahrungen zu sammeln.

Ich zeige nur die Grundlagen, weil ich überzeugt bin: Eine Methode, Aufgaben zu organisieren, muss auf einer A4-Seite vollständig erklärt werden können, sonst ist sie zu komplex.

Eine Methode, Aufgaben zu organisieren, muss auf einer A4-Seite erklärt werden können, sonst ist sie zu komplex.
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Mein Tipp

Der Tipp ist ganz einfach: 1 ist die Zauberzahl.

1 ist die Zauberzahl.
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Nutzen Sie für jeden Bereich des Zeitmanagements genau ein Tool oder Hilfsmittel:

  • Ein Kalender
  • Eine To-do-Liste
  • Ein Notizbuch (oder eine Notiz-App)
  • Ein Adressbuch

Falls Sie nicht gerade im Urlaub sind, dann nutzen Sie die ruhigen Sommertage dazu, Ihr Zeitmanagement-System durchzugehen:

  • Wo nutzen Sie mehrere Hilfsmittel?
  • Welche Apps oder sonstigen Hilfsmittel können Sie weglassen?

 

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