Wie verwaltet man seine Notizen am besten?

In meinen „7 Tipps für einen leeren Kopf“ habe ich versucht zu beschreiben, wie man seinen Kopf leeren kann. Notizen zu machen ist aber nur die eine Seite. Genauso wichtig ist es, ein System für sich selber zu finden, mit welchem man seine Notizen verwalten kann und Informationen schnell wieder findet. Ohne einen Glaubenskrieg entfachen zu wollen: Meine Anforderungen sprechen eher für eine analoge Lösung, die ich euch vorstellen möchte. Meine Anforderungen sind:

  • Ich muss Zugriff auf meine Notizen haben, auch wenn kein Computer in der Nähe ist.
  • Ich will meine wichtigsten und aktuellste Notizen auch im Bett oder in einem Café durchsehen können.
  • Ich will schnell etwas nachschauen können, ohne ein Programm zu starten, die Suche zu bedienen und dann die entsprechende Information zu finden.
  • Meine Notizen müssen noch in Jahren und Jahrzehnten lesbar sein. Ich möchte mich nicht auf ein Datenformat verlassen müssen, welches in Zukunft vielleicht nicht mehr lesbar ist. Das kann zwar umgangen werden, indem man ausschliesslich auf standardisierte und simple Formate setzt (z.B. ASCII-Dateien). Sobald man sich auf ein Programm verlässt, welches seine Daten in einem eigenen Format speichert, muss man damit rechnen, die Daten zu verlieren oder sie in ein neues Programm exportieren zu müssen, falls das Programm nicht mehr weiter entwickelt wird.

Das sind meine Anforderungen und zugleich eine Erklärung, weshalb ich so vorgehe, wie ich gleich beschreibe. Andere schreiben und verwalten ihre Notizen lieber digital, da sie sehr einfach gesichert werden können. Jede Variante hat halt ihre Vor- und Nachteile. Hauptsache es stimmt für einen selbst.

Notizen verwalten

Mein Denkfehler bisher war, dass ich für alle Arten von Notizen ein System benutzen wollte. Doch das ist gar nicht nötig. Die vier wichtigsten Arten von Notizen sind:

  1. Ideen und Gedanken
  2. Termine
  3. Mitschriften/Protokolle/Zusammenfassungen
  4. „Temporäre“ Notizen (Aufgaben, Adressen, Telefonnummern usw.)

Damit dürften die meisten Notizen abgedeckt sein. Je nach dem, um was es sich handelt, verwaltet man eine Notiz auch anders.

Das Ideenheft für Ideen und Gedanken

Wenn ich mir Notizen mache, ist das meistens nur ein Ausschnitt aus all den Informationen, die ich erhalte. Selten mache ich eine Zusammenfassung von einem Buch oder einem Artikel, um ihn danach vollständig (aber gekürzt) wiedergeben zu können. In der Regel weiss ich, was ich brauche, und nehme nur das aus den Informationen. Oder ich bekomme eine Anregung oder eine Idee, die ich festhalte. In diesen Fällen benutze ich mein Ideenheft, genauso wie wenn ich selber Ideen entwickle und festhalten möchte.

Ich lasse viel Platz auf den Seiten in meinem Heft, damit ich allenfalls Dinge später noch ergänzen kann. Bisher hatte ich nur ein Problem: Oft habe ich vergessen, was schon alles in meinem Ideenheft drin steht und ich habe mir Gedanken zu etwas erneut notiert, obwohl ich das schon längst getan habe. Ich hatte keine Übersicht. Doch jetzt habe ich bei Tim Ferriss eine Lösung gefunden: Er legt am Anfang seiner Ideenhefte einen Index an. Sobald er eine Seite im Heft voll hat, nimmt er die Seitennummer in den Index auf und beschreibt mir ein paar Stichworten den Inhalt. Der Index muss nicht sortiert sein, da man die Stichworte schnell erfassen kann. Wenn er erneut zu dem Thema Notizen macht, dann kommt einfach eine weitere Seitennummer zum Stichwort in den Index. So kann man sehr schnell die relevanten Seiten im Ideenheft durchsehen und ein Thema wieder erfassen.

Die Ideenhefte werden natürlich archiviert. Eventuell lohnt es sich sogar, einen Gesamtindex am PC anzulegen, damit man weiss, zu welchem Thema in welchen Heft etwas steht.

Für mich ist es wichtig, kein Durcheinander zu bekommen. Deshalb notiere ich in meinem Ideenheft nur Ideen und Gedanken von mir oder von anderen Menschen. Alles andere wird auf andere Weise verwaltet.

Termine

Grundsatz: Termine gehören in die Agenda oder den elektronischen Kalender. In den Kalender gehören ausschliesslich Termine.

Für Aufgaben, Telefonnummern oder Notizen ist im Kalender kein Platz, ausser wenn es sich um nähere Angaben zum Termin handelt (wie Ort oder Kontakt).

Mitschriften/Protokolle/Zusammenfassungen

Hier empfehle ich, Notizen auf einem separaten Blatt (und nicht in ein Heft) zu machen, falls die Notizen einem Projekt zuordnet werden können. Dann kann man nämlich dieses Blatt in der Ablage zum Projekt ablegen. Notizen aus Sitzungen, Protkolle oder Zusammenfassungen eines Berichtes kommen so direkt zu den restlichen Unterlagen des Projektes. So hat man alle relevanten Dokumente und Papiere zu einem Projekt am selben Ort.

Auch die Notizen zu Büchern kann man auf einem Blatt festhalten und dieses dann ins Buch legen (sofern man es besitzt…). Oder man hält die Notizen im Ideenheft fest. Hier kommt es darauf an, was man lieber hat: Im ersten Fall hat man alle Ideen in einem Heft, in zweiten Fall hat man alle Unterlagen (Notizen, Rezensionen etc.) am selben Ort.

„Temporäre“ Notizen

Das sind Dinge, die ich erledigen muss und mir plötzlich einfallen. Oder das sind Infomationen, die ich weiter verarbeiten muss.

Klassisches Beispiel: Ich schaue fern und plötzlich fällt mir ein, X anzurufen. Also schreibe ich das schnell auf einen Notizblock, der neben meinem Sessel liegt. Oder ich sehe eine Internetadresse auf einem Plakat, die ich abschreibe. Oder jemand gibt mir seine Visitenkarte. Diese Kategorie entspricht am ehsten dem, über was ich in „7 Tipps für einen leeren Kopf“ geschrieben habe. Diese Notizen kommen ganz GTD-like in den Eingangskorb, von wo aus ich sie täglich weiterverarbeite: Aufgaben kommen auf die Aufgabenliste, Telefonnummern in meine Kontaktdatenbank usw.

Abschluss

Das Wichtigste war für mich, zu realisieren, dass ich nicht mit nur einem Instrument alle Notizen verwalten kann: Es macht keinen Sinn, in meinem Ideenheft Aufgaben festzuhalten, welche sich aus einer Sitzung ergeben. Auch Telefonnummern habe darin nichts verloren.

Wichtig ist auch, seine Hilfsmittel so einfach wie möglich zu gestalten und nur die nötigsten zu haben. Ob die Notizen dann analog oder digital verwaltet werden, spielt keine Rolle. Kritisch wird es dann, wenn man plötzlich einen Teil seiner Ideen in Google Notebooks speichert, einen anderen Teil vielleicht in einem eigenen Wiki verwaltet und einen dritten Teil in ein Notizbuch notiert. Dann ist das Chaos vorprogrammiert.

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

8 Gedanken zu „Wie verwaltet man seine Notizen am besten?“

  1. Hallo Ivan, hattest Du statt eines Index am Anfang des Ideenhefts schon mal Notizen im Cornell-Stil probiert (d.h., mit einem kleinen Abschnitt an der Unterkante, für einen „Seitenindex“ und einer schmalen Spalte am äußeren Seitenrand, für Stichworte)?

  2. @Rolf: Nein, habe ich noch nicht. :-) Ich kannte das Prinzip nicht. Für alle Ebenfalls-Nicht-Wissenden: Cornell Notetaking Method. Die Methode hilft auf überzeugende Art, schnell zu sehen, was auf einer Seite steht.

    Mein Problem ist allerdings, schnell alle Ideen und Gedanken z.B. zum Thema „Produktivität“ durchschauen zu können. Deshalb der Index. Ich kann mir aber durchaus eine Kombination zwischen Index und Cornell-Stil vorstellen, falls das nicht zu einem Overkill an „Notizen über Notizen“ führt.

  3. Hallo Ivan, Deine Artikel sind immer wieder spannend und herausfordernd an die philosophische Gehirnhälfte.

    Hmmm, jetzt versuchen wir seit bald 20 Jahren, alles und jedes im und am Computer zu realisieren, ja beinahe Bleistifte mit dem Computer zu spitzen, und nun dieser neu/alte Denkansatz??? Ich kann Deine Überlegungen nachvollziehen. Trotzdem wäre das ein Rückschritt in die Steinzeit: Kein Sortieren, kein rasches Suchen nach Stichworten, keine Datensicherung (Papier brennt, vermodert, bleicht aus, wird von Bücherwürmern gefressen usw), kein Exportieren/Kopieren/Speichern unter…, etc.

    IMHO müsste es irgendwie ein Miteinander von Analog und Digital geben, wobei ich Dir beipflichte, dass die Investition in ein Datenformat geschützt sein müsste. Immerhin kann ich Worddokumente von 1992 immer noch problemlos lesen, ebenso Excel 4-Dateien öffnen. Da liegen ja auch schon ein paar Jährchen dazwischen.

    Auf jeden Fall ist es ein interessanter Gedanke! Ich bin gespannt auf Deine weiteren Berichte und Verfeinerungen zum Thema.

    Gruss aus dem Berner Oberland
    – Martin

  4. @Martin: Danke schön!
    Meine Botschaft ist: Man soll sich bewusst sein, auf was man sich einlässt (sowohl bei Papier wie auch beim Computer).
    Ich habe schon Daten beim Umzug auf einen neuen Computer verloren, weil ich nicht daran gedacht, dass ein Programm die Daten eben nicht unter „Eigene Dateien“ speichert, sondern irgendwo sonst in einem Ordner. Als ich es gemerkt habe, war der alte Computer schon längst weg. Da kann der Computer nichts dafür, sondern der Datenverlust habe ich meiner Dummheit zu zu schreiben. :) Aber man muss sich bewusst sein, dass es viele solcher Stolpersteine gibt.
    Trotzdem arbeite ich sehr gerne mit dem Computer, bin sogar ein kleiner Freak, aber meine Notizen verwalte ich lieber auf Papier.

  5. benutze nur einen block mit loseblättern ,die art der notizen werden im moment dr anwendung generiert nähmlich mit dem hinweis im kopf des blattes
    z.b.
    dat immer.
    memo oder todo oder job nach wahl
    projekt nummer immer
    priorität immer
    fertig bis immer
    das eigentliche passiert beim ablegen in meiner sammelmappe
    so kann ich beliebige sachen notieren und erst beim ablegen bzw. Speichern in meiner sammelmappe entsteht projektbezogen der zusammen hang
    zentral dazu führe ich einen projektübergreifenden terminkalender über den die verknüpfungen abgelegt werden

  6. habe mich auch immer mit diesen Gedanken , wie es am besten machen kann , herumgeschlagen . das Ergebnis ist das programm ,
    in dem ich diese Richtlinien miteinbezogen . für mich mit sehr gutem
    Zeit-Leistung Verhältniss

  7. Hallo!

    Sehr interessanter Artikel! Ich schreibe oft abends noch Notizen auf ein Blatt Papier, welches ich auf dem Nachttisch liegen habe – sonst fühle ich mich den ganzen Abend gestresst, dass ich die Idee nicht vergesse.

    „Mein Denkfehler bisher war, dass ich für alle Arten von Notizen ein System benutzen wollte. Doch das ist gar nicht nötig.“

    Genau so! Deshalb verwende ich parallel zu den nicht-digitalen einen selbst entwickelten Service, mit welchem ich im Internet gefundene Informationen schnell notieren kann. Diesen Dienst nutze ich auschliesslich um Notizen von im Internet gefundenen Informationen zu machen.
    [Habe den Werbelink entfernt; I.B.]

    Gruss,
    [asterix]

  8. Ich versuche verzweifelt für die Koordination meiner Truppe eine gute Struktur zu finden.
    Meine Truppe besteht aus ca. 10 Soldaten, wovon sich im Halbtagesrhythmus die Zusammensetzung ändert (Wachdienst, Putzdienst, Krankheit, Urlaub, etc.)
    Täglich finden mehrere Sitzungen statt, bei denen ähnliche Themen behandelt werden und überall Aufgaben und Termine, die von 5min bis 2 Wochen in der Zukunft liegen, gestreut werden.
    Zwischen diesen Sitzungen muss ich meine Leute koordinieren, bei denen ebenfalls Termine und Aufgaben anfallen sowie Ideen, Lösungsansätze und Befehle.
    Durch die Umweltbedingungen bin ich an 1 Notizheft gebunden und durch wörtliche Auftragswiederholungen kann ich die Notizen nicht auf verschiedene Seiten verteilen.
    An den meisten Tagen habe ich auch kein Zeitfenster mehr, Notizen neu zu ordnen, daher muss alles von Anfang an stimmen.
    Trotzdem sollte ich die Informationen aus den verschiedenen Sitzungen jederzeit gezielt abrufen können.

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