Am 1.1.2015 habe ich meinen Lesern das "Du" angeboten.
In den älteren Artikeln sieze ich noch, wir bleiben aber natürlich gerne beim "Du". :-)

Dieser etwas ältere Artikel zeigt, wie ich vor ein paar Jahren organisiert bin. Mittlerweile bin ich komplett digital organisiert, doch finde ich das damalige System immer noch gut, zweckmäßig und nützlich.


Ich finde es immer ganz spannend, wenn Leute im Internet zeigen, wie sie organisiert sind. Vielleicht hat sich der eine oder die andere schon gewundert, wie ich das denn mache. Auf diese unausgesprochene Frage möchte ich mit dem heutigen Beitrag eine Antwort geben. Sozusagen nach dem Motto: Keiner fragt – Ivan antwortet. :-)


Was ich praktiziere, ist GTD vermischt mit etwas ZTD und je nach Stimmung kommt auch noch ein wenig Covey hinzu. Mein wichtigstes Instrument ist meine kleine Tasche:

Hier habe ich immer alles bei mir, was ich benötige. Ich gehe nie irgendwohin ohne meine Tasche. Da ich dort auch mein Geld habe, nehme ich sie automatisch mit. Darin befinden sich folgende Dinge:

Das wichtigste sind meine drei Moleskine-Hefte. Moleskines sind zwar relativ teuer, aber jeden Franken wert. Ich liebe sie! Das grosse (oben links) ist mein Notizbuch, wo ich bei Besprechungen mit schreibe, Dinge zusammen fasse, Brainstorme usw. Die beiden anderen sind meine Agenda und mein “kleines” Notizbuch. Auf die drei gehe ich gleich noch ein. Sonst trage ich halt die Dinge mit, die ich immer verfügbar haben will. Zweite Reihe (von links nach rechts): Portemonnaie, (Kredit-)Karten-Etui, Headset fürs Handy. Erste Reihe: farbige Stifte, USB-Stick, Handy, iPod. Das alles muss ich immer bei mir haben. Interessant sind aber die Notizbücher. Die Agenda ist klar:

Das tolle an dieser Agenda ist die rechte Seite: Hier habe ich Platz, um zusätzliche Infos zu einen Termin festzuhalten. Das tue ich zwar selten, aber ich war schon froh, die Möglichkeit zu haben. Im anderen kleinen Notizbuch halte ich meine Einfälle oder Dinge, an die ich mich erinnern muss (Aufgaben, Telefonnummer etc.), fest:

Das ist meine Art, GTD-mässig meinen Kopf leer zu behalten. Während einer Besprechung halte ich so beispielsweise die nächsten Schritte fest. Die kommen dann (evtl. umformuliert) auf meine ToDo-Liste. Oder ich notiere mir Ideen. Diese kommen dann in ein Google Text & Tabellen Dokument. Sobald ich die Einträge in meinem System weiter verarbeitet habe, streiche ich die Seite durch und nehme eine neue. Nicht sehr ökonomisch, aber übersichtlich. Das Bild zeigt übrigens mein Notizbuch von hinten her aufgeschlagen. Denn wenn man es vorne aufschlägt, sieht man folgendes:

Das ist mein Planer für jeweils einen Tag. Ich nehme mir pro Tag die drei wichtigsten Aufgaben (MIT – Most Important Tasks) vor und versuche sie, zu erledigen. Diese Methode habe ich auf zenhabits kennen gelernt und sie bewährt sich für mich. Aber darüber werde ich ein anderes Mal schreiben. Die drei MIT stehen oben unter dem Datum mit einer kleinen Box zum Ankreuzen, wenn sie erledigt sind. Unten auf der Seite schreibe ich mir kleine Dinge auf, die ich “so nebenbei” oder in einem Rutsch erledigen kann (z.B. Mails, Telefonate usw.).

Die MIT nehme ich von meiner zentralen ToDo-Liste, die sich im grossen Notizbuch befindet. Diese ToDo-Liste ist nach GTD-Prinzipien erstellt. Aber seht selbst:

Man kann vielleicht (hoffentlich!) oben die Kontexte erkennen: @NEXT, @MAIL, @PHONE, @WAIT etc. Unten dran kleben kleine Post-Its mit den nächsten Schritten. Wenn einer erledigt ist, bekommt er ein Häkchen in sein Kästchen. Wenn das Post-It voll oder fast voll ist, übertrage ich die restlichen Schritte auf ein neues und klebe das ein. Glücklicherweise habe ich gute Augen und kann recht klein schreiben. So habe ich auf einer nicht mal A5-Seite all meine Aufgaben im Blick. Ich finde das sehr übersichtlich.

Vorne im grossen Notizbuch notiere ich mir Dinge, die zusammen gehören. Am besten zeige ich euch ein Beispiel:

Das ist ein MindMap als Vorbereitung auf eine Sitzung. Es gibt aber auch Seiten, wo ich z.B. einen interessanten Blogbeitrag zusammengefasst habe oder wo ich ein Brainstorming mache. Ich arbeite – fast – ausschliesslich mit MindMaps. Naja, nicht hundertprozentig, da ich wenig Bildchen zeichne und oft auch nicht verschiedene Farben benutze, aber das ist schliesslich nur ein Entwurfs-Notizbuch: Entweder benötige ich die Maps nur für kurze Zeit (Besprechungen) oder ich verarbeite sie weiter.

Mit diesen drei Notizbücher kann ich meinen ganzen Alltag und meine Arbeit organisieren. Natürlich ginge das alles auch elektronisch. Das habe ich zu Beginn auch ausprobiert, denn ich bin ein grosser Gadget-Freak. Aber um meine Dinge zu regeln, ist mir Papier sympathischer. Damit bin ich schneller, kreativer, weniger eingeschränkt und habe einen besseren Überblick. Doch das ist Geschmackssache. Trotzdem benutze ich für gewisse Aufgaben digitale Hilfsmittel. In erster Linie ist das Google Text & Tabellen, damit ich immer, wo ich einen Computer mit Internetanschluss zur Verfügung habe, auf meine Dokumente Zugriff habe. Hier habe ich eine Liste mit möglichen Themen, über die ich schreiben möchte. Oder ich habe ein Dokument mit verschiedensten Ideen, wo ich noch nicht weiss, ob und wie ich sie umsetze. Oder mit einem Art selbst gemachtem Kalender plane ich meine Blogeinträge und kann den Status des jeweiligen Artikels prüfen (Entwurf, wartet auf Review, veröffentlicht). Das sind nur einige Beispiele.

Wenn ich meine Tasche nicht in Griffnähe habe, dann befindet sich in meiner Nähe garantiert ein kleiner Notizbuch mit Bleistift. So was habe ich in der ganzen Wohnung verteilt. Fällt mir etwas ein, kann ich es schnell notieren, ohne zuerst meine Tasche zu holen und das kleine Notizbuch heraus zu nehmen. Diese Notizzettel kommen dann – genauso wie Quittungen, unerledigte Post, Dokumente zu ablegen usw. – in meinen Eingangskorb:

Diesen versuche ich natürlich so oft wie möglich zu leeren. Im Büro mache ich das täglich, zu Hause – wie hier abgebildet – etwas weniger häufig.

Alles in allem mag mein System kompliziert scheinen, ist es aber nicht. Es ist ein gewachsenes System und auf mich angepasst. Angefangen hat alles mit GTD. Wer also GTD kennt, findet sich in meinem System wieder. Hinter dem Ganzen stehen nur zwei Grundsätze:

  • Verliere nie eine Idee!
  • Verschaffe Dir einen Überblick!

Seit ich meine Dinge so organisiere, habe ich endlich das Gefühl, diese beiden Grundsätze umsetzen zu können. Und das ist doch sehr beruhigend.

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