Wie ich organisiert bin

Dieser etwas ältere Artikel zeigt, wie ich vor ein paar Jahren organisiert bin. Mittlerweile bin ich komplett digital organisiert, doch finde ich das damalige System immer noch gut, zweckmäßig und nützlich.


Ich finde es immer ganz spannend, wenn Leute im Internet zeigen, wie sie organisiert sind. Vielleicht hat sich der eine oder die andere schon gewundert, wie ich das denn mache. Auf diese unausgesprochene Frage möchte ich mit dem heutigen Beitrag eine Antwort geben. Sozusagen nach dem Motto: Keiner fragt – Ivan antwortet. :-)


Was ich praktiziere, ist GTD vermischt mit etwas ZTD und je nach Stimmung kommt auch noch ein wenig Covey (Klicken Sie auf diesen Link und kaufen etwas ein, bekomme ich von Amazon eine Provision. Für Sie verändert sich der Preis nicht.) hinzu. Mein wichtigstes Instrument ist meine kleine Tasche:

Hier habe ich immer alles bei mir, was ich benötige. Ich gehe nie irgendwohin ohne meine Tasche. Da ich dort auch mein Geld habe, nehme ich sie automatisch mit. Darin befinden sich folgende Dinge:

Das wichtigste sind meine drei Moleskine-Hefte. Moleskines sind zwar relativ teuer, aber jeden Franken wert. Ich liebe sie! Das grosse (oben links) ist mein Notizbuch, wo ich bei Besprechungen mit schreibe, Dinge zusammen fasse, Brainstorme usw. Die beiden anderen sind meine Agenda und mein „kleines“ Notizbuch. Auf die drei gehe ich gleich noch ein. Sonst trage ich halt die Dinge mit, die ich immer verfügbar haben will. Zweite Reihe (von links nach rechts): Portemonnaie, (Kredit-)Karten-Etui, Headset fürs Handy. Erste Reihe: farbige Stifte, USB-Stick, Handy, iPod. Das alles muss ich immer bei mir haben. Interessant sind aber die Notizbücher. Die Agenda ist klar:

Das tolle an dieser Agenda ist die rechte Seite: Hier habe ich Platz, um zusätzliche Infos zu einen Termin festzuhalten. Das tue ich zwar selten, aber ich war schon froh, die Möglichkeit zu haben. Im anderen kleinen Notizbuch halte ich meine Einfälle oder Dinge, an die ich mich erinnern muss (Aufgaben, Telefonnummer etc.), fest:

Das ist meine Art, GTD-mässig meinen Kopf leer zu behalten. Während einer Besprechung halte ich so beispielsweise die nächsten Schritte fest. Die kommen dann (evtl. umformuliert) auf meine ToDo-Liste. Oder ich notiere mir Ideen. Diese kommen dann in ein Google Text & Tabellen Dokument. Sobald ich die Einträge in meinem System weiter verarbeitet habe, streiche ich die Seite durch und nehme eine neue. Nicht sehr ökonomisch, aber übersichtlich. Das Bild zeigt übrigens mein Notizbuch von hinten her aufgeschlagen. Denn wenn man es vorne aufschlägt, sieht man folgendes:

Das ist mein Planer für jeweils einen Tag. Ich nehme mir pro Tag die drei wichtigsten Aufgaben (MIT – Most Important Tasks) vor und versuche sie, zu erledigen. Diese Methode habe ich auf zenhabits kennen gelernt und sie bewährt sich für mich. Aber darüber werde ich ein anderes Mal schreiben. Die drei MIT stehen oben unter dem Datum mit einer kleinen Box zum Ankreuzen, wenn sie erledigt sind. Unten auf der Seite schreibe ich mir kleine Dinge auf, die ich „so nebenbei“ oder in einem Rutsch erledigen kann (z.B. Mails, Telefonate usw.).

Die MIT nehme ich von meiner zentralen ToDo-Liste, die sich im grossen Notizbuch befindet. Diese ToDo-Liste ist nach GTD-Prinzipien erstellt. Aber seht selbst:

Man kann vielleicht (hoffentlich!) oben die Kontexte erkennen: @NEXT, @MAIL, @PHONE, @WAIT etc. Unten dran kleben kleine Post-Its mit den nächsten Schritten. Wenn einer erledigt ist, bekommt er ein Häkchen in sein Kästchen. Wenn das Post-It voll oder fast voll ist, übertrage ich die restlichen Schritte auf ein neues und klebe das ein. Glücklicherweise habe ich gute Augen und kann recht klein schreiben. So habe ich auf einer nicht mal A5-Seite all meine Aufgaben im Blick. Ich finde das sehr übersichtlich.

Vorne im grossen Notizbuch notiere ich mir Dinge, die zusammen gehören. Am besten zeige ich euch ein Beispiel:

Das ist ein MindMap als Vorbereitung auf eine Sitzung. Es gibt aber auch Seiten, wo ich z.B. einen interessanten Blogbeitrag zusammengefasst habe oder wo ich ein Brainstorming mache. Ich arbeite – fast – ausschliesslich mit MindMaps. Naja, nicht hundertprozentig, da ich wenig Bildchen zeichne und oft auch nicht verschiedene Farben benutze, aber das ist schliesslich nur ein Entwurfs-Notizbuch: Entweder benötige ich die Maps nur für kurze Zeit (Besprechungen) oder ich verarbeite sie weiter.

Mit diesen drei Notizbücher kann ich meinen ganzen Alltag und meine Arbeit organisieren. Natürlich ginge das alles auch elektronisch. Das habe ich zu Beginn auch ausprobiert, denn ich bin ein grosser Gadget-Freak. Aber um meine Dinge zu regeln, ist mir Papier sympathischer. Damit bin ich schneller, kreativer, weniger eingeschränkt und habe einen besseren Überblick. Doch das ist Geschmackssache. Trotzdem benutze ich für gewisse Aufgaben digitale Hilfsmittel. In erster Linie ist das Google Text & Tabellen, damit ich immer, wo ich einen Computer mit Internetanschluss zur Verfügung habe, auf meine Dokumente Zugriff habe. Hier habe ich eine Liste mit möglichen Themen, über die ich schreiben möchte. Oder ich habe ein Dokument mit verschiedensten Ideen, wo ich noch nicht weiss, ob und wie ich sie umsetze. Oder mit einem Art selbst gemachtem Kalender plane ich meine Blogeinträge und kann den Status des jeweiligen Artikels prüfen (Entwurf, wartet auf Review, veröffentlicht). Das sind nur einige Beispiele.

Wenn ich meine Tasche nicht in Griffnähe habe, dann befindet sich in meiner Nähe garantiert ein kleiner Notizbuch mit Bleistift. So was habe ich in der ganzen Wohnung verteilt. Fällt mir etwas ein, kann ich es schnell notieren, ohne zuerst meine Tasche zu holen und das kleine Notizbuch heraus zu nehmen. Diese Notizzettel kommen dann – genauso wie Quittungen, unerledigte Post, Dokumente zu ablegen usw. – in meinen Eingangskorb:

Diesen versuche ich natürlich so oft wie möglich zu leeren. Im Büro mache ich das täglich, zu Hause – wie hier abgebildet – etwas weniger häufig.

Alles in allem mag mein System kompliziert scheinen, ist es aber nicht. Es ist ein gewachsenes System und auf mich angepasst. Angefangen hat alles mit GTD. Wer also GTD kennt, findet sich in meinem System wieder. Hinter dem Ganzen stehen nur zwei Grundsätze:

  • Verliere nie eine Idee!
  • Verschaffe Dir einen Überblick!

Seit ich meine Dinge so organisiere, habe ich endlich das Gefühl, diese beiden Grundsätze umsetzen zu können. Und das ist doch sehr beruhigend.

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

14 Gedanken zu “Wie ich organisiert bin”

  1. durch die feste bindung der notizbücher ist m.m nach das system zu statisch man sollte das ganze mal auf einzelblättern versuchen da hat man mehr ablage möglichkeiten

  2. Ich bin immer wieder auf der Suche nach Inspiration und finde dein A5 Reporters Moleskine mit den Post-Its ziemlich interessant. Mit Klebezetteln wäre für mich das heute nichts, aber vielleicht ja später mal? Bin nämlich ein Riesenfan von Klebezetteln, nutze die aber viel zu selten, weil mir Anwendungsmöglichkeiten fehlen; vielleicht regelt sich das im Studium demnächst.

    Lese gespannt den Classei-Artikel, weil ich auch noch eine Ablagemöglichkeit suche. Auch dauerhafte Notizen sind bei mir so ein blöder Mangelpunkt …

  3. @Christian: Ich habe mich so organisiert, weil ich alle Aufgaben auf einen Blick und immer bei mir haben wollte. Hat sich eigentlich bewährt, bis ich einfach zu viele Aufgaben hatte und sie nicht mehr alle Platz auf diesen kleinen Zetteln hatten. Seit der iPod touch und das iPhone auch Nicht-Apple-Anwendungen zulassen, bin ich auf digital umgestiegen (ich benutze Things für Mac).

    Notizen verwalte ich mittlerweile auch digital mit Evernote. So habe ich von jedem Computer mit Internet-Anschluss, auf meinem iPhone sowie auch offline von meinem Computer jeder Zeit Zugriff darauf.

    Ideen sammle ich nach wie vor auf kleinen Notizzetteln. Das geht einfach viel schneller als wenn ich sie in mein iPhone eintippe. Die Zettel landen ja so oder so im Eingangskorb, von wo ich sie in mein System einarbeite. Notizen aus Sitzungen o.ä. mache ich auch auf Papier, die dann in der entsprechenden Mappe landen.

  4. Danke für die Einblicke in Deine ausgefeilte Organisation. So ähnlich funktioniert das auch bei mir. Ich tue mir aber noch ein bisschen schwer, meine on- und offline Notizen sinnvoll abzustimmen. Mindmaps und andere Konzeptzeichnungen funktionieren für mich nur auf Papier, aber alles andere versuche ich nach und nach dann zu „digitalisieren“, dh auch in Bestehendes einzufügen.

    Zweitens, off-topic und wirklich nur gut gemeint: Du kannst überlegen, ob Du an Deinem Schriftbild arbeiten möchtest. Ich hatte sehr große Probleme mit meiner Schrift gehabt, aber jetzt in den vergangenen 1-2 Jahren intensiv daran gearbeitet und sie verbessert. Es lohnt sich. Und nochmal: Das ist nur als Empowerment gemeint. Du hast ein tolles Blog mit interessanten Beiträgen und wirst auch ohne schönes Schriftbild Erfolg haben. Aber vielleicht hülfe Dir eine lesbarere, stilvolle Handschrift. Die täglichen Notizen (viel schreiben wir ja nicht mehr von Hand) sind die perfekte Übung dafür.

  5. @Felix Herzbach: Danke für den Kommentar.
    Danke auch für Deinen Tipp zum Schriftbild. Ich fürchte allerdings, dass da Hopfen und Malz verloren sind. :-)

  6. Hallo Ivan,

    die Idee mit den Post-its als Listen gefällt mir sehr gut! Ich probiere es auch gerade aus.

    Nur mit Deinem Kontext „@Next“ habe ich so meine Probleme. Denn es soll ja gerade nicht nur eine „Next action list“ geben, sondern mehrere mit unterschiedlichen Kontexten.

    Siehe auch hier:
    http://gtd.marvelz.com/blog/2007/02/26/10-simple-tips-to-start-getting-things-done/
    siehe Beispiel im 2 Kommentar. Das müsste sowohl in Papierform als auch mit dem Computer funktionieren.

    Außerdem ist hier ein interessanter Artikel zu Kontexten:
    http://www.evomend.net/de/was-ist-k-ein-gtd-kontext

    Was meinst Du?

    Viele Grüße und noch schöne Weihnachten,
    Carsten

    • Hallo Carsten,

      ich habe durchaus verschiedene Kontextlisten. In dem Beispiel oben etwa “Phone”, “Mail”, “Wait”, “Irgendwann”, “Agenda” usw.

      David Allen hat natürlich viele Kontexte mehr, was daran liegt, dass er sehr oft unterwegs ist. Ich arbeite aber nur an zwei Orten: Vor meinem Computer (und da kann ich alles machen) oder unterwegs zu einem Kunden/Seminar (wo ich dank Laptop auch fast alle machen kann).
      Deshalb mache ich nicht so eine starke Unterteilung wie David Allen.

      Die Unterteilung nach Kontexten macht ausserdem nur dann Sinn, wenn man wirklich viele Aufgabe zu verwalten hat (mehr als 25-50).

      Liebe Grüsse
      Ivan

  7. Hallo Ivan,

    danke für Deine Antwort. Ich glaube, ich habe mich unklar ausgedrückt:

    Deine Kontextlisten “Phone”, “Mail”, “Wait”, “Irgendwann”, “Agenda” usw. sind doch alles „Next Actions“. Warum also noch eine Liste mit „@Next“? So könntest bzw. müßtest Du ja einen geplanten Telefonanruf u. U. auf „@Next“ setzen, als auf „@Phone“. Oder wozu noch „@Next“?

    Vielleicht habe ich ja auch das Prinzip von GTD noch nicht ganz verstanden, aber für mich gibt es keine Liste mit „@Next“, sondern das ist der Überbegriff aller Kontextlisten.

    Viele Grüße und ein frohes neues Jahr,
    Carsten

    • Ach so, jetzt verstehe ich Dich!

      Bei mir ist die Liste „Next“ einfach ein Sammeltopf für die Aufgaben, die in keine anderen Kategorien passen. Wie gesagt habe ich gar nicht so viele Kontexte und auch nicht so viele Aufgaben, dass sich eine weitere Unterteilung lohnen würde (z.B. „Computer“, „Büro“, „Papier“ oder was auch immer).

      Du hast schon recht: In GTD ist das so nicht vorgesehen. Doch wie jedes System muss auch GTD auf den individuellen Fall angepasst werden. Ich habe gemerkt, dass mir eine zu feine Einteilung in Kontexte keinen Nutzen bringt.

      Ebenfalls ein munteres neues Jahr!
      Ivan

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