Weshalb Ihre Aufgabenliste nicht funktioniert

Die grosse Hassliebe im Zeitmanagement: Die Aufgabenliste. Was haben wir nicht schon geflucht über sie. Wir haben sie ignoriert, gequält, dann wieder einen Neuanfang versucht. Und wissen doch: Ohne sie geht es eben doch nicht ganz.

Ab und fragen wir uns sogar: Sollen wir sie verlassen? Wäre das Leben ohne sie nicht einfacher und schöner? Was ist falsch mit ihr? Oder was ist falsch mit mir?

Lesen Sie hier, weshalb Ihre Aufgabenliste nicht funktioniert.

Weshalb Ihre Aufgabenliste nicht funktioniert

  • Nicht sichtbar: Sichtbarkeit führt zum Handeln. Ist Ihre Aufgabenliste “irgendwo” oder in einem Programm, das nicht ständig läuft, existiert die Liste nicht. Doch Vorsicht: Haftzettel am Computerbildschirm sind das andere Extrem und lenken nur unnötig ab. Die Kunst ist der Mittelweg: Sichtbar, ohne dass sie ständig ablenkt und ein schlechtes Gewissen hervorruft.
  • Mühsam: Fällt Ihnen eine neue Aufgabe ein, müssen Sie sie sofort eintragen können. Ist das Programm zu langsam oder zu umständlich, ist das tolle Notizbuch irgendwo (aber nicht bei Ihnen), hilft alles nichts.
  • Tot: Aufgabenlisten leben nur dann, wenn sie gebraucht werden. Eine Liste voll Ladenhüter und völlig überholt bewirkt nur eines: Sie demotiviert.
  • Unklar: Wissen Sie nicht auf Anhieb, was sich hinter eine Aufgabe verbirgt, nützt Ihnen die schönste Liste gar nichts.
  • Unvollständig: Eines der Hauptprobleme: Ist die Liste nicht vollständig, verlassen wir uns nicht auf sie und nehmen sie nicht ernst. Damit meine ich nicht (im Gegensatz zu GTD), dass jede Aufgabe auf die Liste gehört. Meine Aufgabenliste muss beispielsweise nur garantieren können, dass ich die Dinge nicht vergesse, die ich normalerweise vergesse. Aber die Vorbereitung für das morgige Webinar muss ich auf keine Liste schreiben. Das steht in meinem Kalender und die Vorbereitung erledige ich via Wochen- und Zeitplanung. Trotzdem muss meine Aufgabenliste absolut vollständig sein – mit den Dingen, für die ich sie nutze.
  • Zu komplex: Aufgabenlisten müssen schnell überschaubar sein. Haben die Aufgaben noch unzählige Notizen und Links und Hinweise, werden sie zu komplex.
  • Zu kompliziert: Prioritäten, Startdatum, Fälligkeitsdatum, Kategorie, Schlagworte, Orte usw. Bei vielen Programmen können Sie zu jeder Aufgabe unendlich viele Zusatzinfos angeben. Das ist hier der falsche Platz. Das Vorbild sollte die Einkaufsliste sein: Einfach, übersichtlich, völlig klar und verständlich.
  • Zu lang: Je länger, desto unmotivierter wird man. Aufgabenlisten werden eh nie kürzer, eine sehr lange nimmt jeden Schub aus dem Alltag. GTD in Ehren, aber mich haben diese elend langen Listen immer fertig gemacht.
  • Zu viele Kategorien: Kategorien machen zwar ab etwa 25 Aufgaben Sinn. Doch wenn dann pro Kategorie nur noch ein paar wenigen Aufgaben drin stehen, führt das wieder zu Verzettelung.

Wenige Instrumente im Zeitmanagement sind so individuell wie die Aufgabenliste. Sie müssen Ihre Form finden, sonst wird Ihre Liste nie funktionieren.

Grundsätzlich plädiere ich für Einfachheit, schlage jedoch je nach Menge an Aufgaben eine andere Methode vor. So ist Ihre Aufgabenliste garantiert eine andere als meine und als diejenige von David Allen oder Lothar Seiwert. Und das ist auch gut so.

ÜBER IVAN BLATTER

Ivan Blatter
Ivan Blatter

Ich bin seit 2008 Produktivitätscoach und führe meine Kunden zu mehr Selbstbestimmung und Freiheit in ihrem Business.

  • Ich helfe einerseits Solopreneuren, Selbstständigen und Unternehmern, ihr Zeit- und Selbstmanagement in den Griff zu bekommen, so dass sie mehr Freiraum haben.
  • Andererseits helfe ich meinen Kunden, über sich hinauszuwachsen, damit sie das erreichen, was sie wirklich wollen.

Mit meinem umfangreichen Blog, meinem erfolgreichen Podcast und meinem Buch "Arbeite klüger – nicht härter" habe ich schon tausenden Menschen weiterhelfen können.

Daneben helfe ich aber auch Menschen, die schnell und gezielt vorwärts kommen wollen, mit meinen Angeboten.

Immer getreu meinem Motto: Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder.