Weshalb Ihre Aufgabenliste nicht funktioniert

Die grosse Hassliebe im Zeitmanagement: Die Aufgabenliste. Was haben wir nicht schon geflucht über sie. Wir haben sie ignoriert, gequält, dann wieder einen Neuanfang versucht. Und wissen doch: Ohne sie geht es eben doch nicht ganz.

Ab und fragen wir uns sogar: Sollen wir sie verlassen? Wäre das Leben ohne sie nicht einfacher und schöner? Was ist falsch mit ihr? Oder was ist falsch mit mir?

Lesen Sie hier, weshalb Ihre Aufgabenliste nicht funktioniert.

Weshalb Ihre Aufgabenliste nicht funktioniert

  • Nicht sichtbar: Sichtbarkeit führt zum Handeln. Ist Ihre Aufgabenliste “irgendwo” oder in einem Programm, das nicht ständig läuft, existiert die Liste nicht. Doch Vorsicht: Haftzettel am Computerbildschirm sind das andere Extrem und lenken nur unnötig ab. Die Kunst ist der Mittelweg: Sichtbar, ohne dass sie ständig ablenkt und ein schlechtes Gewissen hervorruft.
  • Mühsam: Fällt Ihnen eine neue Aufgabe ein, müssen Sie sie sofort eintragen können. Ist das Programm zu langsam oder zu umständlich, ist das tolle Notizbuch irgendwo (aber nicht bei Ihnen), hilft alles nichts.
  • Tot: Aufgabenlisten leben nur dann, wenn sie gebraucht werden. Eine Liste voll Ladenhüter und völlig überholt bewirkt nur eines: Sie demotiviert.
  • Unklar: Wissen Sie nicht auf Anhieb, was sich hinter eine Aufgabe verbirgt, nützt Ihnen die schönste Liste gar nichts.
  • Unvollständig: Eines der Hauptprobleme: Ist die Liste nicht vollständig, verlassen wir uns nicht auf sie und nehmen sie nicht ernst. Damit meine ich nicht (im Gegensatz zu GTD), dass jede Aufgabe auf die Liste gehört. Meine Aufgabenliste muss beispielsweise nur garantieren können, dass ich die Dinge nicht vergesse, die ich normalerweise vergesse. Aber die Vorbereitung für das morgige Webinar muss ich auf keine Liste schreiben. Das steht in meinem Kalender und die Vorbereitung erledige ich via Wochen- und Zeitplanung. Trotzdem muss meine Aufgabenliste absolut vollständig sein – mit den Dingen, für die ich sie nutze.
  • Zu komplex: Aufgabenlisten müssen schnell überschaubar sein. Haben die Aufgaben noch unzählige Notizen und Links und Hinweise, werden sie zu komplex.
  • Zu kompliziert: Prioritäten, Startdatum, Fälligkeitsdatum, Kategorie, Schlagworte, Orte usw. Bei vielen Programmen können Sie zu jeder Aufgabe unendlich viele Zusatzinfos angeben. Das ist hier der falsche Platz. Das Vorbild sollte die Einkaufsliste sein: Einfach, übersichtlich, völlig klar und verständlich.
  • Zu lang: Je länger, desto unmotivierter wird man. Aufgabenlisten werden eh nie kürzer, eine sehr lange nimmt jeden Schub aus dem Alltag. GTD in Ehren, aber mich haben diese elend langen Listen immer fertig gemacht.
  • Zu viele Kategorien: Kategorien machen zwar ab etwa 25 Aufgaben Sinn. Doch wenn dann pro Kategorie nur noch ein paar wenigen Aufgaben drin stehen, führt das wieder zu Verzettelung.

Wenige Instrumente im Zeitmanagement sind so individuell wie die Aufgabenliste. Sie müssen Ihre Form finden, sonst wird Ihre Liste nie funktionieren.

Grundsätzlich plädiere ich für Einfachheit, schlage jedoch je nach Menge an Aufgaben eine andere Methode vor. So ist Ihre Aufgabenliste garantiert eine andere als meine und als diejenige von David Allen oder Lothar Seiwert. Und das ist auch gut so.

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

4 Gedanken zu „Weshalb Ihre Aufgabenliste nicht funktioniert“

  1. Eine meiner zentralen Erkenntnisse war die Berücksichtigung von Abhängigkeiten: Aufgaben eines Projekts im GTD-Sinne haben eine Reihenfolge. Ich muss erst Schritt 1 tun und dann Schritt 2. Eine Aufgabenliste, die nicht nur die nächsten Schritte enthält ist zu voll, lässt man die anderen Schritte aber weg, dann tritt ein gefährlicher Effekt ein: Ich habe etwas erledigt, habe aber nicht im Fokus, was als nächstes in diesem Projekt zu tun ist. Das ist meine größte Prokrastinationsfalle. Denn bis es mir bewusst wird, vergehen Tage.
    Deshalb funktioniert mein Workflow wie folgt: Ich mache für ein Projekt, also auch kleine Todos, ein Brainstorming, in denen ich die zu erledigenden Teilschritte rausschreibe. Jetzt bestimme ich die Abhängigkeiten und notiere mir die Aufgaben in fünf (oder mehr) verschiedenen Listen: Liste 1, die Dinge, die ich sofort erledigen kann, dann Liste 2 mit den Dingen, die nur von den ersten abhängen usw. Wichtig ist, dass man direkt notiert, was von einer bestimmten Aufgabe abhängt, damit man es sofort von Liste 2 auf Liste 1 setzen kann. Wenn man es nicht direkt oder zeitnah nachhält, funktioniert es nicht.
    Ich mache das noch analog mit fünf einzelnen Blättern und jede Aufgabe kriegt einen Buchstaben. Ich weiß dann, dass 2k, 2l, 2x und 3b von 1e abhängen. 3b hängt auch noch von 2d ab, weshalb es auf Liste 3 steht.
    Ich nutze für größere Projekte Milestone-Listen, die ich ähnlich organisiere. Milestone 1d, Projektentwurf schreiben, ist die Basis für Milestone 2a, Präsentation machen.
    Jeder Milestone hat dann eine eigene Projektliste, so dass ich auch selten mehr als 5 Listen brauche.
    Zudem nutze ich gerade Kontextlisten, wo alle nächsten Schritte im entsprechenden Kontext (Arbeitsplatz, Internet, Zuhause und Unterwegs) einsortiert werden. Das ist für mich die perfekte Organisation, weil nie mehr eine Lücke entsteht, man hat A erledigt, es vergehen aber Tage bis man sich bewusst wird, dass man jetzt B erledigen kann und es tut.
    Leider ist die analoge Variante aufwendiger, weil erledigte Sachen nicht automatisch durch die Abhängigkeiten ersetzt werden, sondern ich das nachhalten und auch zusätzlich noch auf die Kontextlisten setzen muss. Falls es hier also einen App-Entwickler gibt, dann wäre ich hocherfreut, wenn dieses Konzept sich mal in einem Programm wiederfindet, sodass man eine Aufgabe nur einmal eingeben muss.

    • Danke für den ausführlichen Kommentar und den Einblick in Ihre Arbeitsorganisation!

      Ich meine, dass Omnifocus genau das kann. Dort kann man Aufgaben in einem Projekt als Sequenz definieren (Zuerst Aufgabe A, dann Aufgabe B etc.) und so einstellen, dass Aufgabe B erst erscheint, wenn Aufgabe A erledigt ist. Ganz sicher bin ich nicht, doch sollte es auf der Webseite herauszufinden sein: http://www.omnigroup.com

      Omnifocus gibt es als iPhone-/iPad-Version und als Mac-Programm. Man kann aber auch nur die iOS-Version nutzen.

  2. Vor rund einem Jahr habe ich GTD von David Allen gelesen und umgesetzt. Gleichzeitig verwarf ich alle elektronischen Tools und kaufte mir eine X17 Agenda: zuerst im Format A6, jetzt aber A5. Meine Projekte und Next Steps kommen wie die Wellen am Meer, mal mehr, mal weniger. Das System bewährt sich recht gut – sofern ich die Disziplin aufbringe, regelmässig alles Wesentliche zu verarbeiten.

    Nur die Projektliste ist etwas zu einfach geraten mit einer Zeile. Ich muss im Notizteil ab und zu die Projektschritte aufschreiben und habe noch nicht ganz im Griff, nach Erledigung eines Teilschrittes den nächsten Teilschritt in der entsprechenden Next Step-Liste festzuhalten. Wahrscheinlich, weil ich keinen Code habe der mir sagt, dass danach ein nächster Schritt folgen muss.

    Da regt mich der Beitrag von Nils an, mal über eine „Milestone-Codierung“ nachzudenken. Danke!

    • Danke für den Erfahrungsbericht! Das ist die größte Herausforderung von GTD: Die Disziplin, alles richtig zu verarbeiten. Gelingt das, ist GTD ein hervorragendes System. Gelingt dies nicht, hilft es nicht mehr so viel und bringt nur ein schlechtes Gewissen.

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