Weniger ist mehr: Weshalb ein gutes Zeitmanagement hilft, weniger zu machen – und nicht mehr

Zeitmanagement wird häufig falsch verstanden. Viele meinen…

  • mit einem guten Zeitmanagement würde man Zeit sparen;
  • mit einem guten Zeitmanagement könne man mehr erledigen;
  • mit einem guten Zeitmanagement könne man noch mehr in den Tag pressen.

Ja, es kann sein, dass mit einem guten Zeitmanagement plötzlich mehr Zeit zur Verfügung steht. Es kann auch gut sein, dass du plötzlich mehr Aufgaben erledigt bekommst.

Doch diese Einstellung geht am eigentlich wichtigen Punkt vorbei.

Was ein gutes Zeitmanagement tut, weshalb das häufig auch heißt, weniger zu tun, und wie du das erreichen kannst, erfährst du hier.

Weniger ist mehrEin gutes Zeitmanagement tut nur eines:

Es hilft dir, mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu haben und dein Potential endlich abrufen zu können.

Nebenbei: Die wirklich wichtigen Dinge sitzen häufig nicht auf deinem Schreibtisch oder in deinem Computer.

Wer Zeitmanagement mit “mehr, mehr, mehr” verwechselt, der ist wie der, der die Zitrone immer weiter auspresst. Das Ergebnis: Irgendwann ist die Zitrone ausgelaugt, leer, hinüber.

Wenn wir Menschen versuchen, immer mehr in den Tag zu pressen, immer mehr zu erledigen, uns immer mehr aufzuladen, geht es uns irgendwann wie der Zitrone. Wir fühlen uns leer. Bei uns Menschen heißt das dann: Stress, Hektik, Erschöpfung, Erschöpfungsdepression, Burnout.

Deshalb heißt ein erfolgreiches Zeitmanagement häufig auch: Weniger ist mehr!

Hier sind fünf Fragen, die dir helfen, das wirklich Wichtige zu Erkennen.


1. Welche Commitments kannst du loswerden?

Im Laufe der Jahre bist du verschiedene Commitments eingegangen.

Setz dich mal hin und mach eine Auslegeordnung (wie wir hier in der Schweiz sagen): Schreib auf, welche Commitments (=Verpflichtungen) du eingegangen bist – auch dir selbst gegenüber.

Dann geh ganz nüchtern durch die Liste und entscheide: Welche Commitments kannst du loswerden?

Das kann ein schmerzhafter Prozess sein, doch lieber wenige Commitments, die du wirklich erfüllst, also viele, die du nur halbpatzig erfüllen kannst.


2. Welche Ziele und welche Projekte sind dir wirklich wichtig?

Ich weiß, als Solopreneur nimmst du deine Kunden sehr wichtig. Und das ist gut so. Trotzdem hast du dir vielleicht ein paar Projekte zu viel aufgehalst.

Setz dich auch hier hin und schreib auf, welche Ziele und Projekte du hast. Dann überleg dir wiederum, welche dir wirklich wichtig sind.

Diesen Zielen und Projekten solltest du die allerhöchste Priorität geben. Alle anderen solltest du loswerden.

Das ist natürlich nicht in jedem Fall möglich. Dann solltest du ihnen auch eine tiefere Priorität zuweisen.

Nicht alles ist gleich wichtig für dich. Akzeptiere da und handle entsprechend.


3. Welches sind deine High-Value-Activities?

Wir machen viele, viele Dinge in unserem Alltag. Doch nur ganz wenige sind High-Value-Activites.

High-Value-Activites sind die Aktivitäten, die dir einen riesigen Wert bringen.

In meinem Fall als Solopreneur, der sein Geld vor allem online verdient, sind es zwei: Produkte herstellen und Marketing.

Ich versuche, soviel Zeit wie möglich mit High-Value-Activites zu verbringen, weil sie mich und mein Business am meisten weiterbringen.

Welches sind deine High-Value-Activites? Weißt du das?


4. Was kannst du delegieren?

Alles, was nicht zu deinen Stärken gehört, gehört eliminiert, automatisiert oder delegiert.

Auch als Solopreneur kannst du viele Aufgaben delegieren – hier heißt es dann eher outsourcen. Das gilt vor allem für viele Aufgaben, die eben keine High-Value-Activites sind.

Erstell eine Liste mit Aufgaben, die nicht unbedingt du erledigen musst. Falls du keine Ahnung hast, dann schreib mal ein paar Tage auf, was du alles macht. Am Ende kannst du auf dieser Liste ziemlich genau identifizieren, was du nicht selbst zu erledigen brauchst.


5. Wie kannst du mehr Pause machen?

Ich komme immer mehr zu Schluss, dass nicht derjenige produktiver ist, der viel tut, sondern derjenige, der eine perfekte Mischung zwischen Arbeit und Erholung hat.

Jede Minute echte Pause kommt nachher um ein Vielfaches in Form von höherer Effizienz, Effektivität, Fokus, Konzentration und Produktivität zurück.

Welches ist also ein guter Arbeitsrhythmus, der deine Produktivität explodieren lässt? Vielleicht ist es die Pomodoro-Technik, die dir entspricht, vielleicht ist es ein anderer Rhythmus.

In jedem Fall brauchst du regelmäßige und gute Pausen.

Überleg dir vorher (warum nicht gerade jetzt?), was du in den Pausen tust? Ans offene Fenster stehen? Einen Powernap? Einen kurzen Spaziergang? Meditieren?

Entscheide dich vorher, was du dann tust. Wenn du im Moment entscheidest, landest du in den “Pausen” zu häufig im Posteingang, bei Facebook oder einer Online-Zeitung. Das sind aber keine Pausen.


Man kann es mit der Anstrengung, noch produktiver zu werden, übertreiben.

Häufig geht es nicht darum, mehr zu tun, sondern die richtigen Dinge zu tun und die richten Dinge abzulehnen.

Besonders der letzte Punkt mit den Pausen ist völlig kontra-intuitiv: Ich muss weniger arbeiten (d.h. mehr Pausen machen), um produktiver zu werden? Jawoll, genau das solltest du.

So tust du unter dem Strich vielleicht weniger, aber erreichst bedeutend mehr.

Bildnachweis: © deathtothestockphoto.com

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

10 Gedanken zu “Weniger ist mehr: Weshalb ein gutes Zeitmanagement hilft, weniger zu machen – und nicht mehr”

  1. Hallo Ivan,

    was für ein Zufall. Gerade heute morgen habe ich mir deinen Podcast #76 angehört. Der in dem du über deinen Werdegang sprichst und was Zeitmanagement für dich tut. Der heutige Artikel passt ja wunderbar dazu.
    Ich denke, die Identifikation der High-Value-Activities ist der Schlüssel dazu, langfristig produktiv zu arbeiten. Damit tun sich viele Menschen schwer, wahrscheinlich, weil man sich vorher seiner eigenen Ziele klar werden muss, bevor man definitiv sagen kann, was einen wirklich voran bringt.

    Vielen Dank für diesen Artikel, eine kleine Checkliste hilft meistens, um das eigene Zeitmanagement zu hinterfragen.

    Viele Grüße

    Marc

  2. Hallo Ivan,

    sehr gute Richtigstellung zum Thema Zeitmanagement! Ich finde am Ende fasst du es noch mal sehr schön zusammen: „Häufig geht es nicht darum, mehr zu tun, sondern die richtigen Dinge zu tun und die richten Dinge abzulehnen.“

    Ich würde sogar soweit gehen zu sagen: Umso erfolgreicher du wirst, desto mehr musst du lernen Nein zu Dingen zu sagen. Fokus ist so verdammt wichtig.

    Mich persönlich interessiert das Thema Delegierung zur Zeit sehr stark. Eine Sache die ich dabei schon gelernt habe: Du solltest nur Aufgaben delegieren, von denen du zumindest ein Grundverständnis hast. So kannst du ungefähr einschätzen welcher Arbeitsaufwand und welche Schritte nötig sein werden.

    Beste Grüße und produktives Arbeiten

    Stefan

    • „Nein“ sagen, ist eine Schlüsselkompetenz im Zeitmanagement.

      BTW: Zum Thema Delegieren kommt bald was – nämlich eine Doppelkick-Folge am 1.10.15 zusammen mit Bernd Geropp.. :-)

  3. Hallo Ivan,

    mit dem Artikel triffst du es auf den Punkt! Es geht darum, die richtigen Dinge zu tun. Meine High-Values-Activities definiere ich allerdings etwas anders als du. Für mich ist das alles, wofür ich direkt eine Rechnung schreiben kann und alles was später Rechnungen generiert. In erster Linie Weiterbildung und Networking. Nach vielen Jahren habe ich mich leichten Herzens von den klassischen Marketingaktivitäten getrennt und lebe seitdem ruhiger, habe mehr Zeit für meine Freizeit und am Ende des Jahres mehr Geld. Allerdings gebe ich zu, dass mein Geschäft nicht für das offene Publikum organisiert ist, wie bei dir und dass ich mit 19 Jahren Erfahrung im Markt auch schon ausreichend bekannt bin, dass Geschäft auch ohne aktives Zutun kommt.

    Liebe Grüße
    Wolfgang

    • Schlussendlich sind es bei mir auch die Aktivitäten, für die ich eine Rechnung schreiben kann. Ich muss (zum Glück) auch kein klassisches Marketing machen, sondern habe hier meine Seite. :-)

  4. Hallo Ivan,

    eine super Zusammenstellung. Ich kann alle Punkte voll unterschreiben.

    Eine der schwierigsten Übungen für mich ist, nicht zu viele Commitments einzugehen bzw. mich ggf. daraus wieder zu verabschieden. Seitdem ich mein Freedom Business Konzept entwickelt habe, gelingt es mir wesentlich besser, mich auf das zu fokussieren, was mir wirklich wichtig ist.

    Mein Maßstab dafür ist ein vierfacher:

    Dient es meinem Kunden?
    Dient es mir selbst, meinem Wunsch nach Wachstum und auch meinen Lebensstil-Vorstellungen?
    Dient es meinem Business, zum Beispiel in Form von mehr Profitabiltiät, zusätzlichen Einkommensquellen, einem stabileren Geschäftsmodell?
    Dient es der Verkaufsfähigkeit meines Unternehmens bzw. einem potenziellen Erwerber?

    Je besser ich alle vier Perspektiven miteinander in Einklang bringe, desto mehr erlebe ich mich auf der richtigen Spur.

    Es klappt nicht immer. Ich habe auch den einen oder anderen Rückfall erlebt in Situationen, wo ich zu viele Commitments eingegangen war bzw. solche, die ich besser von vornherein hätte ablehnen sollen. Doch gerade der Vergleich der Situationen macht mir deutlich, warum sich das Fokussieren lohnt und wo es noch mentale oder sonstige Hindernisse gab. Das sind dann immer spannende Erkenntnisse.

    Zu den High-Value-Activities zählt für mich u.a. das Schaffen von Systemen jeglicher Art. Dadurch bereite ich den Boden vor für gesteigerte Produktivität und Lebensqualität in Zukunft und stelle sicher, dass ich auf eine höhere Stufe gelange, statt immer die alten Muster zu wiederholen.

    In diesem Sinne produktive Grüße
    Monika

  5. Hi Ivan,

    gefällt mir, wie du mit dem Thema Zeitmanagement umgehst. Den High-Value Punkt kann man auch als das Pareto-Prinzip verstehen oder?

    Was ich noch für wichtig finde ist, dass man eine Art Routine entwickelt. Denn als Solorpreneur hat man selten einen geregelten Arbeitsablauf. Wenn man versucht etwas Ordnung da rein zu bringen, wird man schnell produktiver.

    Das ist jeden falls meine Erfahrung

    Grüße
    Dario

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