So nutzt du Wartezeiten produktiver

Früher habe ich Wartezeiten und Schlangen gehasst. Ich versuche, meine Zeit gut zu nutzen – denn sie kommt ja nie wieder :-) -, und Wartezeiten waren für mich einfach unnötiger Zeitverlust.

Inzwischen liebe ich solche Wartezeiten zwar nicht gerade, aber ich weiß jetzt, wie ich sie gut nutzen kann.

Jeden Tag entstehen kleine Lücken im Ablauf, die wir häufig ungenutzt verstreichen lassen. Natürlich geht es weder darum, aus jeder Sekunde auch noch das letzte Quäntchen Produktivität zu pressen oder zu funktionieren wie Maschinen.

Anstatt sich aber über die Lücke zu ärgern, kann man das Beste daraus machen.

In diesem Artikel gebe ich dir ein paar Ideen, was du mit kurzen Wartezeiten anfangen kannst und weshalb wir es nicht übertreiben sollten mit der Optimierung der Zeit.

Es geht hier nicht darum, jede Minute effizient und produktiv wie Maschinen zu sein. Doch wie oft jammern wir, wir hätten keine Zeit und lassen gleichzeitig diese Lücken ungenutzt verstreichen?

So nutzt du Wartezeiten

Du sitzt beim Arzt und musst zehn Minuten warten. Eine ganz normale Alltagssituation (außer bei meinem Zahnarzt – der ist pünktlich wie ein Zeitmanagement-Trainer :-) ). Was kannst du dann tun?

Wir sind heute so mobil aufgestellt, dass wir alleine mit dem Smartphone bereits sehr viele Aufgaben erledigen können. Das Smartphone ist immer mit dabei, also können wir das nützen.

In nur zehn Minuten kannst etwas von dieser Liste tun:

• Beantworte fünf E-Mails: Vielleicht schaffst du sogar 10 Stück. Bei E-Mails ist es völlig OK, sich kurz und knapp zu fassen. Achte aber trotzdem darauf, dass du keine Rechtschreibfehler drin hast und dass du höflich bleibst (=anständige Anrede, kein Kasernenton usw.).
• Arbeite deinen Posteingang ab: Das ist nicht dasselbe wie der erste Tipp. Da ging es um das Beantworten von E-Mails, hier geht es um das Abarbeiten des Posteingangs: Du liest jede E-Mail konzentriert durch und entscheidest sofort, was damit zu geschehen hat. Die Möglichkeiten sind überschaubar. Du findest sie hier.
• Mach drei Anrufe: Nutze die Zeit und kläre drei Dinge ab. Viele Dinge lassen sich telefonisch viel besser, schneller und effizienter klären als per E-Mail. Die Wartezeit ist perfekt dafür, sofern du offen sprechen kannst.
• Lies zehn Seiten: Geh deine Newsletter durch, lies einen Bericht oder irgendein Buch. Liest du E-Books, kannst du bestimmt sogar auf deinem Smartphone ein paar Seiten lesen. Oder geh die Artikel durch, die du irgendwann mal lesen wolltest. Ich nutze dafür die normale Leseliste in Safari auf meinem iPhone.
• Schreib etwas: Einen Brief, ein Memo, einen Bericht, einen Artikel. Die begrenzte Zeitdauer hilft dir, dich wirklich zu fokussieren. Ziemlich sicher kommst du weiter, als du erwartest.
• Organisiere deine Arbeit: Geh wieder mal durch deine Aufgabenliste und schau, ob sie aktuell ist, was du einplanen musst usw. Zehn Minuten sind genug Zeit für diesen Schritt.
• Leere deinen Kopf: Unser Kopf ist ein sehr schlechtes Speichermedium. Halte in den zehn Minuten alles fest, was du nicht vergessen solltest oder was noch offen und nur in deinem Kopf gespeichert ist.
• Geh deine Notizen durch: Wir halten in unseren Notizen alles Mögliche fest. Häufig geschieht dann damit überhaupt nichts mehr. Die Folge: wir vergessen Aufgaben aus Gespräch oder einfach gute Ideen. Nutzt die Wartezeit, um jetzt durch deine Notizen zu gehen.
• Mach ein Brainstorming: Die Wahrscheinlichkeit, dass wir eine neue Idee überhaupt umsetzen, sinkt auf weniger als 5 Prozent, wenn wir nicht innerhalb der ersten 72 Stunden „etwas“ dazu unternehmen. Das ist das 72-Stunden-Gesetz. Mach also ein kurzes Brainstorming zu einer deiner neuesten Ideen. Halte einfach fest, was dir dazu einfällt. Das genügt häufig schon, um dem Gesetz Genüge zu tun.
• Pflege gute Beziehungen: Musst du auf einen Geschäftstermin warten, dann hock nicht einfach herum, Sondern sprich mit den Leuten, die da sind. Geh ruhig in ein Büro und sprich jemanden an. Nebenbei: Assistentinnen und Sekretäre sind meistens diejenigen, die ganz genau wissen, was gerade läuft und was nicht. Von Ihnen kannst du unglaublich viel Interessantes erfahren. Es geht nicht darum, jemanden auszuhorchen, sondern darum ein Gespür für das Unternehmen und dessen Kultur zu bekommen.
• Denk nach: Weshalb müssen wir eigentlich immer etwas tun? Du könntest die Wartezeit auch ganz einfach zum Nachdenken nutzen: Was lief heute bisher gut? Was schlecht? Was lernst du daraus für morgen?
• Mach mal Pause: Tue gar nichts. Nutze die Wartezeit für eine richtige Pause. Geh an die frische Luft oder beweg dich ein wenig. Dehne dich, gähne so richtig, trink ein Glas Wasser oder mach ein paar Liegestütze (außer du sitzt im Wartezimmer oder so :-) ).

Wartezeiten gegen Zerstückelung des Alltags

Eine unserer größten Herausforderungen beim Zeitmanagement ist, sich längere Zeit auf eine Aufgabe fokussieren zu können.

Häufig arbeiten wir den ganzen Tag und haben den Eindruck, doch nichts erreicht zu haben. Wir verlieren uns in vielen kleinen Aufgaben, die zweifellos erledigt werden müssen, aber deren Wirkung nicht hoch oder spürbar ist.

Um dieser Zerstückelung entgegen zu wirken, versuche ich viele dieser kleinen Aufgaben in den Wartezeiten zu erledigen. So kann ich die Zeit im Büro wirklich für die großen und wichtigen Aufgaben nützen. Auch und gerade das gehört zu einem erfolgreichen Zeitmanagement.

Vorsicht vor der Überoptimierung!

Ich bin davon überzeugt, dass ein gutes Zeitmanagement dein Leben verbessert und dass dadurch deine Zufriedenheit steigt. Wäre komisch, wenn ich davon nicht überzeugt wäre…

Trotzdem sollten wir uns vor Überoptimierung schützen. Wir sind keine Maschinen und müssen es auch nicht sein.

Wie bei jedem Thema kann man sich auch hier verrennen. So kenne ich viele Menschen, die unglaublich viel Zeit darin investieren, noch ein kleines bisschen produktiver zu werden. Sie suchen nach einer noch besseren Methode oder noch besseren App. Diese Suche hört häufig nie auf.

Das ist meistens nicht mehr besonders effektiv. Wir können und dürfen auch mal unproduktiv sein. Ich glaube, das gehört zu uns Menschen einfach dazu.

Wir können uns sogar auch zu sehr um ein besseres Zeitmanagement kümmern und erreichen dann genau das Gegenteil:

• Dein Stresslevel kann steigen. Dadurch, dass du dich selbst unter Druck setzt, ständig produktiv sein zu müssen, steigt dein Stress. Doch eigentlich ist ein gutes Zeitmanagement ein geschickter Wechsel von Anspannung und Entspannung. Wir müssen nicht immer arbeiten, wir müssen nicht einmal immer produktiv sein. Das können wir ja sowieso nicht.
• Du nimmst die falsche Perspektive ein. Eigentlich geht es gar nicht so sehr um höhere Effizienz oder Produktivität. Auch – doch das ist eher ein Nebeneffekt. Eigentlich geht es nur darum, dass du deine selbstgewählten Ziele erreichst und abends so richtig zufrieden mit dir bist. So kann ich beispielsweise unglaublich effizient meinen Facebook-Stream schnelllesen – doch das ist weder produktiv noch effektiv. Produktiver wäre es, diesen Artikel hier fertig zu schreiben, ein neues Webinar anzukündigen oder eine Aufgabe zu erledigen, die mich wirklich zu meinem Ziel bringt.
• Du vergisst die Arbeit. Wir werden dafür bezahlt, unsere Aufgaben zu erledigen und nicht dafür, sie perfekt zu organisieren und zu verwalten. Die Zeit, in der ich mich um mein Zeitmanagement kümmere, kann ich nicht für meine Aufgaben nutzen. Vor lauter Optimierungswahn verlieren wir das eigentlich Wichtige aus den Augen: Produkte herzustellen, Dienstleistungen zu erbringen, sich um die Kunden zu kümmern und vieles mehr.
• Du entwickelst ein falsches Mindset. Wenn es nur noch darum geht, keine einzige Sekunde zu verschwenden, kannst du plötzlich unproduktive Zeit (wie Pausen, Erholung und Freizeit) nicht mehr zulassen. Natürlich ist es manchmal geschickt, Wartezeiten zu nutzen. Doch genauso schlau ist es, auch mal unproduktive Zeiten zuzulassen.

Widersprechen diese Zeilen nicht all dem, was ich weiter oben geschrieben habe?

Nein, ich glaube nicht. Es geht um eine gute Balance zwischen beiden: Produktiv zu arbeiten, sich gut zu organisieren auf der einen Seite und unproduktive Zeit zuzulassen auf der anderen Seite.

Wenn dich diese Balance etwas ratlos zurücklässt, dann stell dir diese vier Fragen:

1. Was ist für dich ein gutes Zeitmanagement und produktives Arbeiten? Welchen Stellenwert hat das für dich? Ein gutes Zeitmanagement heißt nicht, möglichst viel in den Tag hineinzupressen, sondern alle Seiten des Lebens zu berücksichtigen. So bringt es dir häufig mehr für deine Produktivität, 20 Minuten einfach nur die Katze zu streicheln oder eine Stunde mit den Kindern zu spielen. Das gibt dir neue Kraft und Zeit für andere, wichtige Dinge.
2. Wie erholst du dich? Nimmst du dir bewusst Zeit für Erholung, Auftanken und Pausen? Oder sind besonders Pausen für dich Zeitverschwendung? Falls ja, dann mach trotzdem Pausen. :-) Du wirst in wenigen Tagen merken, wie das deiner Produktivität neuen Schwung gibt.
3. Wann lässt du los? Wann bist du einfach nur und tust gar nichts? Solche Zeiten kannst du bewusst einplanen. So kannst du deinen Arbeitsweg z.B. einfach nur dafür nutzen, aus dem Fenster zu schauen und die Landschaft zu genießen. Oder um bewusst zu fahren, ohne Radio, Podcast oder sonstige Ablenkung.
4. Was macht dir so richtig Spaß? Welche Aktivitäten oder Hobbys möchtest oder solltest du mehr pflegen? Plane diese Aktivitäten auch bewusst ein. Du kannst sie sogar in deinen Kalender schreiben, um die Verbindlichkeit noch etwas zu erhöhen.

Wir dürfen – oder sollen sogar – auch unproduktiv sein. Das müssen wir aber auch zulassen. Kannst du das?