Noch ahnst du es nicht, aber dieses Mittel kennst du schon lange und wendest es täglich an. Nur vielleicht zu wenig häufig.

Denk nur daran, wie viele Aufgaben sich ähneln oder sogar gleich sind.

Wir müssen häufig eine Sache immer wieder tun. Normalerweise überlegen wir uns jedes Mal den ersten Schritt, dann den zweiten usw.

Das kostet Energie in Form von Gehirnschmalz und natürlich Zeit.

Dabei gilt der einfache Grundsatz:

Alles, was wir mehr als einmal tun müssen, lässt sich standardisieren.
Diesen Satz twittern...

Hier ist eine einfache Methode, wie du diesen Grundsatz mit Hilfe von Vorlagen umsetzen kannst.

Am Ende des Artikels kannst du auch ein PDF herunterladen, das die Textbausteine genauer erklärt.


vorlagen

So standardisierst du deine Aufgaben

Aufgaben, die sich wiederholen, lassen sich so gut wie immer in Vorlagen, Checklisten oder Textbausteine münzen. Diese Dinge sparen Gehirnschmalz und Energie: Wir müssen nicht mehr überlegen, was wir als nächstes zu tun haben, sondern können direkt loslegen.

Du kennst natürlich die Briefvorlagen auf deinem Computer. Doch grundsätzlich kannst du jedes Dokument und jeden konkreten Inhalt, den du mehr als einmal benötigst, als Vorlage speichern.

Sobald du einen Brief, einen Text, einen Abschnitt oder eine E-Mail mehr als einmal brauchst, solltest du eine Vorlage einrichten.

Zwar kostet es zunächst etwas Zeit, alle Vorlagen einzurichten (besonders bei Serienbriefen), doch es lohnt sich. Die Zeit kommt mehrfach zurück.

Hier sind zwei Möglichkeiten, um Vorlagen einzurichten:

1. Nutze die Vorlagenfunktion deiner Software.

Klassisch: Briefvorlagen in Word.

Kennst du dich nicht so gut aus, dann besuch unbedingt einen Computerkurs oder such im Internet nach „Vorlagen erstellen Word“ (oder welches Programm du nutzen möchtest: Excel, Powerpoint, Pages, Numbers, Keynote,…).

2. Erstelle „manuelle“ Vorlagen.

Nicht alle Programme kennen eine Vorlagenfunktion oder sie ist zu umständlich (z.B. in Outlook). Dann gibt es vier Möglichkeiten:

  1. Du kopierst eine alte Datei, die ungefähr dem entspricht, was du brauchst. Dann passt du sie an.
  2. Du speicherst verschiedene Vorlagen einfach als normale Texte in einem bestimmten Ordner auf der Festplatte und kopierst sie dann bei Bedarf in das entsprechende Programm. Beispiel: Du hast die Produktinformationen in einem Word-Dokument oder in einer Text-Datei gespeichert. Fragt ein Kunde per E-Mail danach, kopierst du den entsprechenden Absatz in die E-Mail.
  3. Du hast deine Vorlagen in deinem Notizprogramm gespeichert (z.B. in Evernote oder OneNote) und kopierst sie bei Bedarf.
  4. Der Königsweg: Du nutzt Textbausteine. Textbausteine können durchaus auch mehrere Abschnitte oder sogar Seiten lang sein. Oder du kombinierst verschiedene Textbausteine. Um Textbausteine in jedem Programm einsetzen zu können, gibt es verschiedene Programme.
Ich habe extra ein PDF vorbereitet, in dem ich dir viele Beispiele für Textbausteine gebe und die besten Programme für Textbausteine empfehle.

Hier klicken, um das PDF anzufordern.


Beispiele für Vorlagen aus meiner Welt

  • Mein USP liegt als Notiz in Evernote. Die beiden Sätze kopiere ich dann bei Bedarf in einen Gastartikel oder in eine E-Mail.
  • Anfragen, bei mir einen Gastartikel zu schreiben, muss ich meistens ablehnen. Dafür habe ich einen Textbaustein mit dem fertigen E-Mail.
  • Verschicke ich eine Rechnung, ist der Einleitungssatz immer genau gleich. Der steht natürlich in einem Textbaustein.
  • Meine Blog-Artikel folgen einem gewissen Schema. Schreibe ich einen neuen Artikel, füge ich das Schema als erstes in mein Schreibprogramm ein und fülle es sozusagen dann aus.
  • Führe ich mit einem Interessenten ein Erstgespräch, dann habe ich eine Reihe Fragen an ihn. Diese Fragen stehen in einer Vorlage.
  • Ich bin nebenbei Präsident eines Fotoclubs. Interessiert sich jemand für den Club, bekommt er eine sehr nette Mail-Antwort – aufgrund einer Vorlage natürlich. :-)

Ich habe extra ein PDF vorbereitet, in dem ich dir viele Beispiele für Textbausteine gebe und die besten Programme für Textbausteine empfehle.

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Bildnachweis: © deathtothestockphoto.com

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