Wie du ganz einfach und ohne Stress schneller arbeiten kannst

Noch ahnst du es nicht, aber dieses Mittel kennst du schon lange und wendest es täglich an. Nur vielleicht zu wenig häufig.

Denk nur daran, wie viele Aufgaben sich ähneln oder sogar gleich sind.

Wir müssen häufig eine Sache immer wieder tun. Normalerweise überlegen wir uns jedes Mal den ersten Schritt, dann den zweiten usw.

Das kostet Energie in Form von Gehirnschmalz und natürlich Zeit.

Dabei gilt der einfache Grundsatz:

Alles, was wir mehr als einmal tun müssen, lässt sich standardisieren.
Diesen Satz twittern...

Hier ist eine einfache Methode, wie du diesen Grundsatz mit Hilfe von Vorlagen umsetzen kannst.


vorlagen

So standardisierst du deine Aufgaben

Aufgaben, die sich wiederholen, lassen sich so gut wie immer in Vorlagen, Checklisten oder Textbausteine münzen. Diese Dinge sparen Gehirnschmalz und Energie: Wir müssen nicht mehr überlegen, was wir als nächstes zu tun haben, sondern können direkt loslegen.

Du kennst natürlich die Briefvorlagen auf deinem Computer. Doch grundsätzlich kannst du jedes Dokument und jeden konkreten Inhalt, den du mehr als einmal benötigst, als Vorlage speichern.

Sobald du einen Brief, einen Text, einen Abschnitt oder eine E-Mail mehr als einmal brauchst, solltest du eine Vorlage einrichten.

Zwar kostet es zunächst etwas Zeit, alle Vorlagen einzurichten (besonders bei Serienbriefen), doch es lohnt sich. Die Zeit kommt mehrfach zurück.

Hier sind zwei Möglichkeiten, um Vorlagen einzurichten:

1. Nutze die Vorlagenfunktion deiner Software.

Klassisch: Briefvorlagen in Word.

Kennst du dich nicht so gut aus, dann besuch unbedingt einen Computerkurs oder such im Internet nach „Vorlagen erstellen Word“ (oder welches Programm du nutzen möchtest: Excel, Powerpoint, Pages, Numbers, Keynote,…).

2. Erstelle „manuelle“ Vorlagen.

Nicht alle Programme kennen eine Vorlagenfunktion oder sie ist zu umständlich (z.B. in Outlook). Dann gibt es vier Möglichkeiten:

  1. Du kopierst eine alte Datei, die ungefähr dem entspricht, was du brauchst. Dann passt du sie an.
  2. Du speicherst verschiedene Vorlagen einfach als normale Texte in einem bestimmten Ordner auf der Festplatte und kopierst sie dann bei Bedarf in das entsprechende Programm. Beispiel: Du hast die Produktinformationen in einem Word-Dokument oder in einer Text-Datei gespeichert. Fragt ein Kunde per E-Mail danach, kopierst du den entsprechenden Absatz in die E-Mail.
  3. Du hast deine Vorlagen in deinem Notizprogramm gespeichert (z.B. in Evernote oder OneNote) und kopierst sie bei Bedarf.
  4. Der Königsweg: Du nutzt Textbausteine. Textbausteine können durchaus auch mehrere Abschnitte oder sogar Seiten lang sein. Oder du kombinierst verschiedene Textbausteine. Um Textbausteine in jedem Programm einsetzen zu können, gibt es verschiedene Programme.

Beispiele für Vorlagen aus meiner Welt

  • Mein USP liegt als Notiz in Evernote. Die beiden Sätze kopiere ich dann bei Bedarf in einen Gastartikel oder in eine E-Mail.
  • Anfragen, bei mir einen Gastartikel zu schreiben, muss ich meistens ablehnen. Dafür habe ich einen Textbaustein mit dem fertigen E-Mail.
  • Verschicke ich eine Rechnung, ist der Einleitungssatz immer genau gleich. Der steht natürlich in einem Textbaustein.
  • Meine Blog-Artikel folgen einem gewissen Schema. Schreibe ich einen neuen Artikel, füge ich das Schema als erstes in mein Schreibprogramm ein und fülle es sozusagen dann aus.
  • Führe ich mit einem Interessenten ein Erstgespräch, dann habe ich eine Reihe Fragen an ihn. Diese Fragen stehen in einer Vorlage.
  • Ich bin nebenbei Präsident eines Fotoclubs. Interessiert sich jemand für den Club, bekommt er eine sehr nette Mail-Antwort – aufgrund einer Vorlage natürlich. :-)

Bildnachweis: © deathtothestockphoto.com

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

11 Gedanken zu “Wie du ganz einfach und ohne Stress schneller arbeiten kannst”

  1. Tolle Idee!
    Ich hab damit schon mal angefangen und es wieder vergessen. Werd es jetzt wieder intensiver nutzen.
    Was ist ein USP?
    Leider funktioniert der Download Link nicht.

    Gute Woche dir
    Meike

    • USP=Unique Selling Point -> Was zeichnet mein Business bzw. meine Dienstleistung aus? Was kann ich anders/besser als die Kollegen?

      Was klappt denn nicht beim Download-Link? Ich hab’s jetzt in vier Browsern in zwei Betriebssystemen probiert und alles läuft.
      Soll ich dir das PDF einfach per Mail schicken?

      • Hallo Ivan,

        danke so ein USP muss ich mir auch überlegen :)

        Wenn ich auf den Link zum Download klicke, dann springt er an den Anfang der Webseite. Echt komisch – ich nutze Firefox.
        Wäre toll, wenn du es mir per Email zukommen läßt.
        Danke und Gruss Meike

  2. Ich „darf“ dienstlich mit Outlook arbeiten und die Vorlagefunktion hat sich mir noch nicht erschlossen.

    Habe hier meine eigene Lösung. Die Email-Vorlagen habe ich komplett als Signatur gespeichert. Wenn ich nun eine leere neue email habe, brauch ich nur die Signatur einfügen ggf. anpassen, fertig.

    VG
    Thomas

    • Hallo Thomas,

      Genauso mache ich es auch – das spart richtig viel Zeit und Mühe :-)

      VG,
      Sabine

    • Ja, das ist die eine Möglichkeit. Leider funktioniert die Rechtschreibprüfung von Outlook in den Signaturen nicht. Lies also deine Signaturen doppelt gut durch.

      Die Alternative sind die Schnellbausteine in Outlook: Mit einem Klick ganze E-Mails schreiben.

  3. Hallo Ivan,

    ich nutze zum standartisierten Verfassen von Mails das Programm „Phrase Express“ – klappt wunderbar, und einmal eingegeben spart es sehr viel Zeit. Sogar bei Mails, die ich wöchentlich verschicke und bei denen Kleinigkeiten verändert werden müssen, nutze ich das Programm und füge diese „Kleinigkeiten“ manuell ein. Das geht ruckzuck und sieht professionell aus.

    Um nicht immer die Kürzel in der Programmliste nachschauen zu müssen, habe ich einen Spickzettel am Computer. Ich schaue also auf meinem Spickzettel nach, gebe das Kürzel ein und der komplette Textbaustein bzw. die komplette Mail, sogar mit Grußformel fügt sich automatisch ein.

    Herzliche Grüße
    Christine

  4. Ist ja schon sehr ehrlich zu uns, der Blatter.
    Aber ein bisschen bin ich schon enttäuscht, dass dass warmherzige „dein Speaker und Coach…“ und das „Danke dafür“ aus der Retorte und nicht aus dem Herzen kommt :.)

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