Meine erste Coaching-Kundin litt unter völliger Verzettelung.

Ein Beispiel: Sie hatte drei Kalender für ihre Termine: Einen privaten, einen fürs Geschäft und noch einen Familienkalender am Kühlschrank.

Es war sehr schwierig, mit ihr überhaupt einen Termin abzumachen, da sie immer den falschen Kalender dabei hatte.

Natürlich war eine der ersten Massnahmen, nur einen einzigen Kalender einzurichten.

Wenn ich diese Geschichte in meinen Seminaren erzähle, können sich viele ein wohlwollendes Lächeln nicht verkneifen und verstehen sofort, dass das so nicht geht. Das war ein sehr offensichtlicher Fall von Verzettelung.

Doch bei den meisten meiner Kunden entdecke ich ähnliche Fälle von Verzettelung. Nur sieht man selbst sie kaum, ist man doch etwas betriebsblind geworden.

Verzettelung

Von Michael Sliwinski, dem Gründer der To-do-Listen-App „Nozbe“, ist bekannt, dass er sein Büro zuhause jedes Jahr neu organisiert. Er schreibt jedes Jahr darüber in seinem Blog.

Der Grund: Er will sich nicht verzetteln und überprüft jährlich seinen Workflow sowie seine Arbeitsorganisation. Keine schlechte Idee.

Denn schaut man genau hin, entdeckt man viele Möglichkeiten, sich zu verzetteln:

  • To-dos: Ein paar Aufgaben sind in E-Mails im Posteingang versteckt, andere stecken in irgendeinem Sitzungsprotokoll, wieder andere im Notizbuch und dann gibt es noch ein paar Zettel, die auf dem Tisch verstreut sind.
  • Notizen: Während der Sitzung macht man sich Notizen auf Papier, das Telefonat hält man am Computer fest und die Ergebnisse aus dem Gespräch mit dem Chef sind nur im Kopf. Ach ja: Und ein paar Dinge stehen im Mobiltelefon.
  • Adressen: Die meisten Kontakte sind in Outlook, für gewisse Zwecke führt man aber noch Listen in Excel (z.B. für die Mitglieder einer Arbeitsgruppe oder eines Gremiums). Selbstverständlich sind die Einträge nie identisch und aktuell.
  • Schreibtisch: Die wörtliche Verzettelung: Man weiss schon gar nicht mehr, wie die Tischplatte aussieht, da der Schreibtisch so überfüllt ist. Michael Hyatt hat vor einiger Zeit entdeckt, dass sich unter seinen Stapeln noch ein Schreibtisch befindet. :-)
  • Ordnerstruktur: Ordner auf der Festplatte werden nach Tageslaune und Zufall angelegt. Wo ein Dokument abgelegt wird, entscheidet ebenfalls die Laune und der Zufall. In jedem Fall nicht dort, wo man es später sucht.

Hinter all diesen Beispielen steht nur eines: Es gibt kein einheitliches System.

Und dahinter steht auch nur eines:

Man nimmt sich nie die Zeit zu überlegen, wie man sich am besten organisiert.
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Das ist das Paradoxon des Zeitmanagements:

Um Zeit zu sparen, müssen wir zuerst Zeit investieren.
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Und diese Zeit haben wir ja nicht. Oder besser gesagt: Wir nehmen sie uns nicht.

Wir haben keine Zeit aufzuräumen, aber unendlich Zeit zum Suchen.
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„Woher soll ich mir denn die Zeit nehmen?“

Nutz doch einfach das Investitionsprinzip:

  • Du legst ja auch jetzt Geld zur Seite, um dir später etwas leisten zu können.
  • Du treibst auch jetzt Sport, um später fit und gesund zu sein/bleiben.
  • Du verzichtest heute aufs Dessert, um morgen weniger zu wiegen.
  • Du planst heute, um morgen bei der Ausführung Zeit zu sparen.

Die Zeit, um der Verzettelung den Garaus zu machen, hast du ganz eindeutig. Sie ist ja schon da, aber du nutzt sie falsch. Wärst du nämlich weniger verzettelt, würdest du Stunden einsparen.

Weshalb also diese Stunden nicht jetzt schon nutzen – nämlich fürs Aufräumen?

Es gibt zwei Ansätze, wenn du etwas ändern möchtest:

  • Hauruck: Du nimmst dir einmal einen halben oder sogar ganzen Tag Zeit, um deine Verzettelung zu beseitigen. Prüf deinen Workflow und deine gesamte Arbeitsorganisation in einem Rutsch.
  • Stück für Stück: Steter Tropfen höhlt den Stein auch. Du nimmst dir also jeden Tag 15 Minuten Zeit für deine Arbeitsorganisation. Nach einigen Wochen bist du dann auch top-organisiert.

Ich bin eher der Hauruck-Typ, wenn es ums Aufräumen oder die Neu-Organisation geht. Das bin aber nur ich. Du funktionierst vielleicht anders.

  • Bist du auch der Hauruck-Typ, dann schaufle dir jetzt die Zeit für die Aktion frei. Blockiere einen halben oder ganzen Tag im Kalender. Wenn’s nicht anders geht, dann opfere dafür einen Samstag – es lohnt sich.
  • Bist du eher der Stück-für-Stück-Typ, dann beginn einfach – und zwar morgen früh als Erstes. Sobald die Tageshektik begonnen hat, wirst du dir wahrscheinlich die Zeit dafür nicht mehr nehmen.
Zeit hat man nicht, Zeit nimmt man sich.
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Bildnachweis: © Depositphotos.com / kjekol

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