Als Produktivitätstrainer wird man natürlich an strengen Maßstäben gemessen. Das ist auch richtig so.
Deshalb achte ich sehr darauf, dass ich unerledigte Dinge sofort notiere – egal, wo ich gerade bin und was ich tue.
Wie ich das tue, zeige ich Ihnen in diesem Artikel.
Was es bringt, Unerledigtes zu notieren
Als ich noch angestellt war und mich auf meine Selbstständigkeit vorbereitete, fand das jemand aus der Firma sehr spannend. Wir sprachen über meine Arbeit und er schloss mit der allgemein üblichen, unverbindlichen Aussage: „Wir könnten dann mal etwas zusammen machen.“
Solche Aussagen bleiben bei einem Produktivitätstrainer nie ohne Folgen: Ich notierte mir das nämlich und schickte ihm eine Woche später einen Terminvorschlag für ein gemeinsames Gespräch mit klarem Zeitrahmen (30 Minuten) zusammen mit der Zusammenfassung unseres ersten Gesprächs und den möglichen Fragen, die wir zusammen klären sollten.
Das ist in der Art und Systematik nur möglich, wenn man sich Unerledigtes sofort notiert – eine Gewohnheit, die ich von Getting Things Done (GTD) übernahm.
Was Sie sich sofort notieren sollten
Etwas Unerledigtes am Schreibtisch zu notieren, ist keine Kunst.
Doch was ist, wenn man unterwegs ist? Hier wird es schon schwieriger.
Viele Dinge erreichen uns in Gesprächen, Sitzungen, per Handy oder einfach auf dem Bürogang.
Hier ein paar Dinge, die Sie sich immer und sofort notieren sollten:
- Neue Aufgaben
- Neue Ideen, Einfälle
- Referenzen (z.B. Restaurant-Tipps, Öffnungszeiten von Läden etc.)
- Kurze Notizen, Gedankenstützen
5 Tipps, Dinge unterwegs festzuhalten
- Nutzen Sie nur wenige Instrumente – sonst verzetteln Sie sich.
- Achten Sie darauf, dass Sie Ihr Instrument immer dabei haben.
- Wählen Sie ein Instrument, mit dem Sie sehr schnell etwas notieren können.
- Wählen Sie ein Instrument, das Sie gerne nutzen.
- Arbeiten Sie die Notizen regelmäßig ab.
Nutzen Sie nur wenige Instrumente – sonst verzetteln Sie sich.
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Welches Instrument ist das beste?
Ganz einfach: Das Instrument, das Sie wirklich nutzen, ist das beste.
- Notizbüchlein: Papier und Stift sind – was die Geschwindigkeit angeht – jedem anderen Mittel um Klassen überlegen.
- Handy/Smartphone: Ihr Handy oder Smartphone ist bestimmt immer dabei. Also kann man es gut nutzen. Suchen Sie eine App, die wirklich schnell ist.
- Kamera: Notizen im Sinne von Referenzen (z.B. Öffnungszeiten, Restaurants etc.) kann man gut mit der Kamera festhalten. Weshalb lange abschreiben? Einfach abfotografieren geht auch wunderbar.
- Diktiergerät: Wir können natürlich Unerledigtes auch mündlich festhalten. Nutzen Sie dazu ein Diktiergerät oder die Diktierfunktion in Ihrem Handy.
Das Instrument, das Sie wirklich nutzen, ist das beste.
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Meine Lösung, unterwegs Notizen festzuhalten
Hier sind die Instrumente, die ich – in dieser Reihenfolge – nutze:
- Erste Wahl: Die App Drafts auf meinem iPhone. Die ist blitzschnell und ich kann die Notiz auf „Knopfdruck“ per Mail an mich schicken, in Evernote (damit verwalte ich meine Notizen) importieren oder zu Things (meine App für To-do-Listen) schicken. Meistens schicke ich sie mir per Mail und arbeite sie dann später beim Abarbeiten meiner Mailbox ab. Alle anderen Apps, die ich ausprobierte, sind zu langsam oder ich muss zu viele Knöpfchen drücken, bis ich schreiben kann.
- Kann ich im Moment nicht schreiben (z.B. weil ich laufe), dann nutze ich Siri auf meinem iPhone und sage beispielsweise: „Denke daran: Mail an Maja schreiben“. Damit wird eine Erinnerung ohne Termin erstellt. Dazu muss ich mein Handy nicht mal entsperren (muss also den Code nicht eingeben): Einfach auf dem Home-Button drücken, dann das iPhone ans Ohr halten und los geht’s. Diese Erinnerungen werden automatisch in meine To-do-App importiert (in den Eingangskorb).
- In Gesprächen oder komplexere Dinge notiere ich nach wie vor auf Papier. Ich nehme dazu die Rückseite meiner Visitenkarten. Ich habe immer (wirklich immer!) etwas zu schreiben bei mir: Von Kaweco einen Liliput-Kugelschreiber und eine Liliput-Feder (je nur 10cm lang in einem kleinen Etui). Auch Visitenkarten habe ich immer dabei. Visitenkarten sind perfekt für Notizen geeignet: Klein, festes Papier und billig.
Zu 80% nutze ich die erste Möglichkeit (Drafts). Etwa 15% meiner Notizen landen gesprochen im iPhone. Und für die restlichen, wenigen Fälle greife ich zu Stift und Visitenkarte.
Für mich bewährt sich dieses System hervorragend.
Wie machen Sie sich unterwegs Notizen?
