Wie machen Sie sich unterwegs Notizen?

Als Produktivitätstrainer wird man natürlich an strengen Maßstäben gemessen. Das ist auch richtig so.

Deshalb achte ich sehr darauf, dass ich unerledigte Dinge sofort notiere – egal, wo ich gerade bin und was ich tue.

Wie ich das tue, zeige ich Ihnen in diesem Artikel.

Was es bringt, Unerledigtes zu notieren

Als ich noch angestellt war und mich auf meine Selbstständigkeit vorbereitete, fand das jemand aus der Firma sehr spannend. Wir sprachen über meine Arbeit und er schloss mit der allgemein üblichen, unverbindlichen Aussage: „Wir könnten dann mal etwas zusammen machen.“

Solche Aussagen bleiben bei einem Produktivitätstrainer nie ohne Folgen: Ich notierte mir das nämlich und schickte ihm eine Woche später einen Terminvorschlag für ein gemeinsames Gespräch mit klarem Zeitrahmen (30 Minuten) zusammen mit der Zusammenfassung unseres ersten Gesprächs und den möglichen Fragen, die wir zusammen klären sollten.

Das ist in der Art und Systematik nur möglich, wenn man sich Unerledigtes sofort notiert – eine Gewohnheit, die ich von Getting Things Done (GTD) übernahm.

Was Sie sich sofort notieren sollten

Etwas Unerledigtes am Schreibtisch zu notieren, ist keine Kunst.

Doch was ist, wenn man unterwegs ist? Hier wird es schon schwieriger.

Viele Dinge erreichen uns in Gesprächen, Sitzungen, per Handy oder einfach auf dem Bürogang.

Hier ein paar Dinge, die Sie sich immer und sofort notieren sollten:

  • Neue Aufgaben
  • Neue Ideen, Einfälle
  • Referenzen (z.B. Restaurant-Tipps, Öffnungszeiten von Läden etc.)
  • Kurze Notizen, Gedankenstützen

5 Tipps, Dinge unterwegs festzuhalten

  1. Nutzen Sie nur wenige Instrumente – sonst verzetteln Sie sich.
  2. Achten Sie darauf, dass Sie Ihr Instrument immer dabei haben.
  3. Wählen Sie ein Instrument, mit dem Sie sehr schnell etwas notieren können.
  4. Wählen Sie ein Instrument, das Sie gerne nutzen.
  5. Arbeiten Sie die Notizen regelmäßig ab.
Nutzen Sie nur wenige Instrumente – sonst verzetteln Sie sich.
Diesen Satz twittern...

Welches Instrument ist das beste?

Ganz einfach: Das Instrument, das Sie wirklich nutzen, ist das beste.

  • Notizbüchlein: Papier und Stift sind – was die Geschwindigkeit angeht – jedem anderen Mittel um Klassen überlegen.
  • Handy/Smartphone: Ihr Handy oder Smartphone ist bestimmt immer dabei. Also kann man es gut nutzen. Suchen Sie eine App, die wirklich schnell ist.
  • Kamera: Notizen im Sinne von Referenzen (z.B. Öffnungszeiten, Restaurants etc.) kann man gut mit der Kamera festhalten. Weshalb lange abschreiben? Einfach abfotografieren geht auch wunderbar.
  • Diktiergerät: Wir können natürlich Unerledigtes auch mündlich festhalten. Nutzen Sie dazu ein Diktiergerät oder die Diktierfunktion in Ihrem Handy.
Das Instrument, das Sie wirklich nutzen, ist das beste.
Diesen Satz twittern...

Meine Lösung, unterwegs Notizen festzuhalten

Hier sind die Instrumente, die ich – in dieser Reihenfolge – nutze:

  1. Erste Wahl: Die App Drafts auf meinem iPhone. Die ist blitzschnell und ich kann die Notiz auf „Knopfdruck“ per Mail an mich schicken, in Evernote (damit verwalte ich meine Notizen) importieren oder zu Things (meine App für To-do-Listen) schicken. Meistens schicke ich sie mir per Mail und arbeite sie dann später beim Abarbeiten meiner Mailbox ab. Alle anderen Apps, die ich ausprobierte, sind zu langsam oder ich muss zu viele Knöpfchen drücken, bis ich schreiben kann.
  2. Kann ich im Moment nicht schreiben (z.B. weil ich laufe), dann nutze ich Siri auf meinem iPhone und sage beispielsweise: „Denke daran: Mail an Maja schreiben“. Damit wird eine Erinnerung ohne Termin erstellt. Dazu muss ich mein Handy nicht mal entsperren (muss also den Code nicht eingeben): Einfach auf dem Home-Button drücken, dann das iPhone ans Ohr halten und los geht’s. Diese Erinnerungen werden automatisch in meine To-do-App importiert (in den Eingangskorb).
  3. In Gesprächen oder komplexere Dinge notiere ich nach wie vor auf Papier. Ich nehme dazu die Rückseite meiner Visitenkarten. Ich habe immer (wirklich immer!) etwas zu schreiben bei mir: Von Kaweco einen Liliput-Kugelschreiber und eine Liliput-Feder (je nur 10cm lang in einem kleinen Etui). Auch Visitenkarten habe ich immer dabei. Visitenkarten sind perfekt für Notizen geeignet: Klein, festes Papier und billig.

Zu 80% nutze ich die erste Möglichkeit (Drafts). Etwa 15% meiner Notizen landen gesprochen im iPhone. Und für die restlichen, wenigen Fälle greife ich zu Stift und Visitenkarte.

Für mich bewährt sich dieses System hervorragend.

Wie machen Sie sich unterwegs Notizen?

Ähnliche Beiträge

Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

15 Gedanken zu „Wie machen Sie sich unterwegs Notizen?“

  1. Unterwegs mache ich meine Notizen eigentlich immer mit dem iPhone und Evernote. Das schöne an Evernote ist die Geo-Information, die bei jeder Notiz mitgespeichert wird. Bei einem zeitgleichen Termin, wird dieser automatisch als Betreff für die Notiz gewählt.
    So kann ich relativ leicht eine Notiz anlegen und diese auch schnell wieder finden.

  2. Ja danke, spannend. allerdings, wenn ich dann mal im Büro bin, habe ich soviel abzuarbeiten, dass ich bei konsequenter Anwendung dieser Tipps überhaupt nie mehr zum arbeiten käme (arbeiten gleich Kundenprojekte verrechenbar bearbeiten). So schreibe ich mir nur das allerwichtigste auf und gehe beim Rest davon aus, dass mein Gedächtnis mir das richtige ausfiltern und mich an die Dinge erinnert, wo am meisten Potential drinliegt (ich gebe meinem Gedächtnis das so in Auftrag). my two cents :-)

    • Ich glaube, das ist ein Trugschluss: Der Kopf ist eine sehr schlechte externe Festplatte. Meistens führt das – und hier bin ich bei GTD – zu Vergessen, Stress und mentalen Unterbrechungen.

      Der Kopf erinnert Sie vielleicht schon an die wichtigen Dinge, aber meist zu einem ungünstigen Zeitpunkt.

      Richtig angewendet geht das Abarbeiten sehr schnell und ich brauche keine Zeit zum Suchen.

  3. Ich habe unterwegs immer den von Merlin Mann entwickelten Hipster PDA (*) dabei, mit A8-Kärtchen und einer farbigen Trennkarte. Das geht so schnell, da kommt auch kein iPhone mit. Abends schlägt dann die Stunde der Ablage. Notiert werden dann meist nur Stichworte. Auch praktisch: Ich kann jemandem etwas aufschreiben und mitgeben. Noch ein Vorteil: eine Aufgabe oder Notiz = 1 Zettel.

    Elektronisch nutze ich unterwegs meist DRAFTS, da ist das wesentliche schon geschrieben. Mit der Möglichkeit, eine Notiz an diverse Anwendungen weiterzureichen, ist die App einfach großartig. Beim iPad bietet sie zudem noch eine erweiterte Tastatur.

    @Silvia Hagen: Ja / Nein :-) Beim GTD kommt es anfangs häufig zum Über-Sammeln, jedes Ding wird aufgeschrieben, und abends hat man 100 neue ToDos oder Projekte. Dagegen hilft eine wesentliche GTD-Komponente: Vorher Projekte oder Aufgaben erst in Frage zu stellen, und – wenn sie sich nicht vermeiden lassen – dann zuerst überlegen, was genau man erreichen möchte und was man dazu tun muß.
    Ich weiß nicht genau, was Sie sich merken wollen, statt es gleich aufzuschreiben. Dinge wie „XY wg. Projekt Z um 17:00 anrufen“ schreibe ich mir jedenfalls lieber auf – oder stelle mit einen „Alarm“. Dann muß ich nicht unnötig das Gedächtnis im Erinner-Modus halten und kann den Anruf ruhig vergessen, denn der Wecker erinnert mich genau zur richtigen Zeit daran.

    (*) http://www.43folders.com/2004/09/03/introducing-the-hipster-pda

    • Genau, sehe ich auch so!

      Apropos Alarm: Das ist ein klassisches Beispiel, wo ich zu Siri greife und die Erinnerung diktiere. Es gibt nichts Schnelleres.

  4. Ich habe immer mein Ideenbuch dabei. Lange Zeit dachte ich, ich müsste alles digital machen, weil halt alle um mich herum mit Smartphone und Pc arbeiten. Bis ich gemerkt habe, dass ich wesentich besser arbeite, wenn ich Papier und Stift in der Hand habe – die Haptik ist einfach nicht zu unterschätzen. Seit diesem Moment ziehe ich fröhlich meinen Papierkalender aus der Tasche, in dem auch mein Ideenbuch integriert ist, zücke meinen Stift und habe alles dabei und ein gutes Gefühl dazu!

    • dito. sogar weg vom smartphone (liegt Zuhause in der Schublade) hin zum „Telefon“. In meinem 3-Kalenderbuch 9×13 cm (Projekte/Auslastung, Privatjahresplan und Tages-/Wochenablauf) mit Ideen-Merk-Aufgabenheft, Visitenkarten inkl. Jahresziele bis hin zu Glückwunschtextideen über Öffnungszeiten, Ruhetage, Empfehlungen… passt in jede Hosentasche und ist in ‚jeder Hütte‘ auf einen Blick bereit. Besprechungen führe ich mit einem Kundendatenblatt. Zuhause habe ich einen Monats-„Familien“-Kalender, mehrspaltig, (Privattermine, Urlaub, eventuelle Unternehmungs-Reise-Ideen, Geburtstage, Geschenkideen, zeitweise mit was-koche-ich) inkl. 1x im Monat MyDay (Ideen spinnen, Privat-Finanz-check und Wellness, ein Buch lesen, malen…). Aber: mein Büro habe ich heut im Panorama-Stil fotografiert und ausgedruckte Bilder mit Datum an die Wand gepostet mit Ziel auf Besserung und Wandlung !

  5. Ich brenne für das Thema. Für Besprechungen nutze ich das Superbuch. Schwierig finde ich persönlich den Aufbau des Notizenmanagement. Ich arbeite in der Finanzbuchhaltung mit Unterbau von knapp 20 Kostenstellen also vielen Schnittstellen, Unterschiedlichkeiten. Daneben gibt es Kalkulationsanfragen, Neues ect. Mir später im Kopf wieder grössere Bündel zu schnüren, finde ich schwierig. Derzeit versuche ich Transparenz zu schaffen zwischen regelmässigen Arbeiten, saisonalen, einmaligen – Änderungsbedarf usw. Hieraus erhoffe ich mir dann auch eine gute Basis im Austausch mit den Vorgesetzten und eine bessere Führung meines Arbeitskalenders! Danke Herr Blatter für das Beschäftigen mit diesen Themen!

  6. Ein sehr interessanter Bericht. Ich persönlich bin eher der klassische Typ um Notizen bzw. neue Ideen festzuhalten.

    Wie oben im Beitrag schön erwähnt ist das Notizbüchlein mein bester Freund. Einen Kugelschreiber hab ich sowieso immer in der Tasche, deshalb werde ich immer bei dieser Methode bleiben, egal wie weit die Technik noch fortschreitet.

    Außerdem kann ich mir sicher sein, das Datenverluste kein Problem darstellen, da ich für Notizen ja kein modernes Instrument benötige, sondern mein Notizbüchlein, wo alles schwarz auf weiß steht. Ein weiterer Vorteil ist, ich hab alles schnell und immer (jederzeit) zur Hand und brauche dafür kein Akku oder Batterie.

    • Der Datenverlust kann höchstens daher kommen, dass man das Notizbüchlein verliert oder es einmal ins Wasser fällt oder sowas. Ein Backup von Notizen ist kaum möglich – ausser kopieren/einscannen, aber wer macht das schon?

Kommentare sind geschlossen.