Unsere Welt ist geprägt von Umbruch. Das gilt natürlich auch für unsere Arbeit.

Doch was tut man eigentlich mit seinem Zeitmanagement, wenn sich irgendwie grad alles verändert?
Und vor allem: Wie findet man wieder ein gutes Zeitmanagement, wenn einem der Boden unter den Füßen weggezogen wird?

Genau zu diesen Fragen habe ich mich mit Stefan Jürgen Weiß unterhalten.

Stefan hat zu Beginn des Jahres 2017 verschiedene Umbrüche erlebt – natürlich alle auf einmal.

Er hatte plötzlich die einmalige (und unfreiwillige) Gelegenheit, alle Prozesse in seinem Job zu überarbeiten und sich ein komplett neues Zeitmanagement einzurichten.

Umbruch
© Ivan Blatter

Ein neues Zeitmanagement in Zeiten des Umbruchs

Ich habe den Stefan an der 2. Paperless Pioneers Conference im Mai 2016 kennengelernt.

Falls du es mit dem papierlosen Büro ernst meinst, kann ich die Konferenz nur empfehlen.
Die 3. Paperless Pioneers Conference (PPC3) findet am 9. Juni 2018 in Berlin statt und ist eine der seltenen Gelegenheiten, mich an einer öffentlichen Veranstaltung sprechen zu hören.

Du findest alle Infos zur PPC3 hier.

Ein paar Links zu dieser Folge

Stefan Jürgen Weiß
Stefan Jürgen Weiß

Stefan sprach einige Tools an. Hier sind die Links dazu:

Falls du GTD noch nicht kennst, kannst du hier meine Einführung dazu nachlesen.

Kürzlich war Stefan Gast bei meinem lieben Kollegen Lars Bobach. Die beiden haben sich über das papierlose Büro unterhalten. Hier kannst du das Gespräch anhören/lesen.

Das Gespräch zum Nachlesen

Ivan Blatter: Hallo Stefan, schön, bist du hier. Stell dich doch bitte selbst kurz vor.

Stefan Jürgen Weiß: Schönen guten Morgen Ivan. Ich bin 43 Jahre jung, bald 44. Ich bin verheiratet, wir haben vier Kinder, und wir wohnen im wunderschönen Hachenburger Westerwald. Das ist circa in der Mitte Deutschlands zwischen Frankfurt und Köln.

Ivan: Was machst du beruflich?

Stefan: Ich bin Unternehmer. Ich bin mittlerweile im zehnten Jahr selbständig, habe 2007 ganz klassisch gegründet, aus der Privatwohnung, und bin irgendwann ins eigene Büro gegangen. Mittlerweile sind wir ein kleines IT-System-Haus mit fünf Mitarbeitern.

Ivan: Wenn ich das richtig verstanden habe, ihr übernehmt alle IT-Arbeiten eurer Kunden, damit die eigentlich nichts mehr damit zu tun haben und sich auf den eigentlichen Inhalt konzentrieren können. Ist das richtig?

Stefan: Genau. Unser Anspruch ist, dass sich unser Kunde auf sein Geschäft konzentrieren kann, und er kann das, was er möchte, an uns delegieren. Wir versuchen aber auch, die Kunden weiter zu entwickeln, also sprich, es tut sich so viel in der IT, und davon ist manches sinnvoll und anderes nicht so sehr. Wir wollen einfach helfen, dass sie ihre IT besser ausnutzen. Deshalb schulen wir auch und überlegen, was macht Sinn für deren Geschäft, für deren Prozesse?

Ivan: Du hast Veränderungen in der IT angesprochen. In der Einführung habe ich schon angekündigt, dass du Anfang dieses Jahres, also beim Wechsel von 2016 zu 2017 durch einen größeren Umbruch gegangen bist und dass sich einiges verändert hat, auch in der Art, wie du dich organisierst.

Stefan: Ja, das kann man sagen! (Lacht)

Ivan: Kannst du uns kurz sagen, was da los ist und wie du damit umgegangen bist?

Stefan: Da muss ich ein bisschen zurückgehen. Wir waren 2015 so langsam an den Grenzen unseres damaligen Büros. Wachstum in Richtung Mitarbeiter, Schulungen, sanitäre Anlagen, das war alles nicht mehr optimal. Deshalb haben wir uns den nächsten Schritt überlegt, und zwar den Umzug mit der Firma. Wir haben auch etwas gefunden, und für den 1. Januar 2017, also für Anfang dieses Jahres, war dieser Umzug geplant. Es lief auch alles so, wie wir das wollten, aber dann hat uns im November ein Mitarbeiter verlassen, und in einem kleinen Team fehlt natürlich jeder, der geht. Das war zwar erst noch keine riesige Katastrophe, denn im Dezember ist es bei uns relativ ruhig, weil unsere Geschäftskunden Weihnachten feiern oder in Urlaub gehen. Aber da fing es bereits an. Dann haben wir irgendwann angefangen, Kisten zu packen, und Dinge, die jahrelang am selben Ort waren, Dokumentationen, Ordner, Formblätter, Werkzeug, waren auf einmal nicht mehr da. Plötzlich fehlten uns Strukturen.

Da fing es bereits an, spaßig zu werden. Den Umzug haben wir auch noch gut hinbekommen, und Ende des Jahres hatten wir die Chance, privat ebenfalls noch umzuziehen. Das war eigentlich ein vollkommener Irrsinn, aber es gibt einfach Gelegenheiten, die lässt man sich nicht entgehen. Und so kam es, dass wir vier Wochen nach diesem Umzug mit der Firma auch noch privat umgezogen sind. Und solle jemand von den Hörern einen ähnlichen Plan haben, dann kann ich nur davor warnen. Das ist nicht gut!

Ivan: Das ist eigentlich schon viel, aber dann geschah noch etwas mit deiner Schulter, nicht wahr?

Stefan: Ja, ganz genau. Vier Tage vor dem privaten Umzug bin ich vor dem Büro auf Glatteis ausgerutscht und auf meine Schulter gefallen. Zwei Tage Krankenhaus! Und dann stand ich am Tag des Umzugs mit dem Arm in der Schlinge und habe mir die Arbeit quasi einhändig angesehen. Das war dann schon cool. Dann konnte ich mir anhören, „du weißt, wie man sich vor so etwas drückt!“ Die Aktion selbst haben wir gut hinbekommen, aber die Folgezeit wurde immer katastrophaler. Ich musste zu Untersuchungen, ich musste zur Krankengymnastik. Durch den Umzug mussten wir zwei unserer Kinder zur Schule beziehungsweise zur Ausbildung fahren. Uns fehlte ein Mitarbeiter. Und dadurch, dass wir auch so schnell umswitchen mussten, sprich, wir waren mit der Firma umgezogen, und dann mussten wir sofort die privaten Kisten packen, hatte ich auch nicht die Zeit, mich voll darauf zu konzentrieren, die Strukturen wiederherzustellen.

Es fehlte überall, es herrschte ein gewisses Chaos. Ich will nicht sagen, dass das Chaos bei uns in der Firma herrschte, aber es passierten Fehler. Und die Fehler, die begannen schon bei mir. Ein Kunde rief mich an, „dies und jenes muss noch gemacht werden“, ich war aber gerade unterwegs im Auto, und dann habe ich es vergessen. Oder es wurden Dinge nicht erledigt, du kennst das sicher, „TEAM – Toll, ein anderer macht’s“, und jemand dachte, es macht der Kollege, und dann hat es keiner gemacht. Und es wurde einfach immer schwieriger. Ich war zu dieser Zeit sehr auf das Büro fokussiert, und kommen wir wieder zum Ausgangspunkt deiner Frage, ich habe meine Arbeiten in der Regel in meinem Büro an meinem PC gemacht. Ich habe natürlich auch schon einen Laptop gehabt, den habe ich dann hochgefahren, VPN und so weiter, das ist jetzt alles nichts, was man mal eben schnell macht. Und ich bin einfach an einen Punkt gekommen, wo ich gemerkt habe, so geht’s nicht mehr weiter. Ich habe bereits ernste Warnschüsse bekommen, „ihr müsst wieder zuverlässig werden, wir können nicht so lange warten“. Dadurch, dass alles plötzlich nicht mehr effektiv war, wurden die Durchlaufzeiten größer, und es wurde immer schlimmer.

Und irgendwann bin ich rausgegangen, also aus der Situation raus und bin einfach mal ein Wochenende weggefahren und habe überlegt, was ist gerade das Problem und wie kann ich es lösen? Meine Gesundheit ist übrigens auch jetzt noch nicht komplett wiederhergestellt, und das wusste ich auch, dass das keine kurzfristige Sache war. Und dann habe ich nach den Engpässen gesucht. Und einer dieser Engpässe war, dass ich zu bürozentriert gearbeitet habe. Ich habe dann für mich selbst festgelegt, dass ich mobil arbeiten möchte. Ich habe mir ein iPad geholt, was ich vorher noch nicht hatte und habe nach und nach meine Prozesse, mit denen ich persönlich unsere Geschäfte führe, umgestellt. Das heißt, ich habe erst einmal die Technik bereitgestellt. Von Microsoft gibt es diesen Spruch, „Cloud first, mobile first“, und so ähnlich ist auch der Gedanke. Alle Anwendungen, mit denen ich arbeite, mit denen die Firma arbeitet, die habe ich umgestellt. Wir sind in die Cloud gegangen beziehungsweise in zwei verschiedene Clouds. Für die sensiblen Kundendaten haben wir eine eigene Cloud auf unserem Server, und wir benutzen auch noch eine öffentliche Cloud, um mit anderen zusammenzuarbeiten.

Dann die Programme, die wir nutzen, zum Beispiel die Zeiterfassung. Wir haben ein Ticketsystem, mit dem wir uns im IT-Bereich organisieren. Auch das Rechnungswesen habe ich komplett auf Cloud-Anwendungen umgestellt. Wir benutzen jetzt das Ticket-System „Zendesk„, das ist sehr einfach und immer verfügbar. Es gibt Apps für die Geräte. Wir tragen unsere Zeiten in „Clockodo“ ein, davon gibt es auch eine App für das Smartphone. Ich muss also keine Excel-Tabellen oder Blätter ausfüllen, sondern ich habe es immer bei mir und kann immer hineinschauen. Und die Rechnungen schreibe ich mittlerweile in Billomat, das ist auch eine Cloud-Anwendung, die ich von überall bedienen kann. Ich kann jederzeit in die Anwendung hinein und kann schauen, wenn ein Kunde anruft, wo bleibt es denn, was ist da los? Oder ich möchte ein Angebot oder eine schnelle Rechnung schreiben, weil es eine größere Position ist, dann kann ich das von überall tun. Und das war ein Riesenschritt nach vorne.

Ivan: Du warst in dieser großen Umbruchsituation und hast wahrscheinlich zunächst versucht, dich durchzubeißen, einfach mal drauflos zu schwimmen und drauflos zu rennen. Häufig ist es so, je größer die Hektik oder die wahrgenommene Hektik rundherum ist, desto hektischer wird man. Und dadurch landet man unweigerlich im Hamsterrad. Und dann hast du dir gesagt, „nein, Moment, ich muss aus dieser Situation raus“ und bist dann eben mal ein Wochenende weggefahren und hast deine ganzen beruflichen Prozesse neu überdacht. Aber wie ist das eigentlich? Als Unternehmer konntest du natürlich selbst viel bestimmen, aber du hast ja noch deine Mitarbeiter. Haben die mitgezogen, hast du die einbezogen oder wie lief das?

Stefan: Grundsätzlich bin ich der Meinung, dass der Spruch „der Fisch stinkt vom Kopf“ zutrifft. Ich habe in der Zeit, wo es nicht rund lief, selbst nicht gut funktioniert. Ich hatte keinen Überblick und war damit auch kein gutes Vorbild. Deswegen bin ich im ersten Schritt an mich selbst rangegangen. Aber diese ganzen Dinge, die ich genannt habe, die umfassten die ganze Firma. Und das wurde schon relativ gut aufgenommen, weil die Verbesserungen sofort spürbar waren. Du sagtest es gerade, „Hamsterrad & Co.“, in dieser Zeit war ich unruhig und einfach nicht gelassen. Und das hat mir auch gefehlt. Und ich wollte wieder zu diesem Zustand zurück, der vorher da war. Ich hatte ja mal soweit alles am Laufen, und ich wollte jetzt wieder ein System haben, das Veränderungen gegenüber robuster ist. Veränderungen wird es immer geben, und auch die Zukunft wird uns soll Veränderung bringen. Ich habe einfach gemerkt, dass mein System nicht mehr zeitgemäß war, und das musste ich ändern. Ich habe immer versucht, mache es auch jetzt und versuche auch in Zukunft, dass ich meine Mitarbeiter mit hineinzunehme, um von deren Feedback zu profitieren.

Ivan: Genau, ich denke, das ist schon wichtig. Du hast das Glück, in einer Branche zu arbeiten, wo die Veränderung quasi Teil des Jobs ist. Gerade in der IT-Branche kommt ständig etwas Neues, und ihr müsst euch ständig anpassen können, nicht zuletzt auch für die Kunden. Und da ist wahrscheinlich die Veränderungsbereitschaft, wenn es um neue Prozesse, neue Tools und so weiter geht, größer als in anderen Branchen, die vielleicht etwas träger sind.

Stefan: Das mag sein, ja.

Ivan: Hast du dir mit deinem Team die Prozesse genau angeschaut und hast deine Mitarbeiter gefragt, „wie seht ihr das, habt ihr Verbesserungsvorschläge?“ Oder kam das eher so Top-down vom „stinkenden Fisch“? (Lacht)

Stefan: (Lacht) Ja, genau, der Fisch hat sich gehäutet. Es war zunächst mein eigener Ansatz, aber immer, wenn ich Dinge verändere, die Auswirkungen haben, dann nehme ich die Leute mit hinein. Das mache ich auf jeden Fall. Ich habe dann auch gemerkt, dass die Technik nicht alles ist. Seitdem ich das umgestellt habe, konnte ich natürlich sofort von den Vorteilen profitieren. Aber was es uns ermöglicht hat, wieder viel besser zu funktionieren, das war das Etablieren von Gewohnheiten. Zum Beispiel gehe ich jeden Abend nach Möglichkeit, es gibt natürlich Ausnahmen, erst aus dem Büro, wenn ich den Tag für mich abgeschlossen habe. Das bedeutet, in meinem E-Mail-Postfach ist keine Mail mehr, von den Tickets, die mir im Ticketsystem zugeordnet sind, ist keines mehr offen. Und in meinem Task Manager, mit dem ich persönlich meine kleinen Aufgaben verwalte, ist ebenfalls keine Mail mehr, zumindest keine berufliche. Und das ist einfach eine ganz neue Qualität von Feierabend.

Und ich habe noch mehr solche Gewohnheiten, beispielsweise den Tagesstart, wo ich meine Zeiten plane, wo ich bewusst Zeit einplane für gewisse Tätigkeiten. Das gibt mir eine unheimliche Sicherheit, denn wenn jemand kommt, dann kann ich sagen, „nein, du bist heute nicht dran“ oder aber „du bekommst dann und dann eine Antwort“. Und das kann auch mal überraschend spät sein. Natürlich nicht bei einem Kunden, der ein Riesenproblem hat, aber beispielsweise, wenn eine Rechnung geändert werden muss. Ich mache die Buchhaltung in der Regel am Samstag zum Wochenabschluss, das ist auch eine Gewohnheit, und dann sage ich die Korrektur dieser Rechnung für den Samstag zu. Und dann kommt sie tatsächlich auch. Das klingt jetzt erst einmal negativ und statisch, aber diese Verlässlichkeit, die dahintersteht und auch die Planbarkeit für mich selbst, die haben mir unheimlich geholfen. Diese Gewohnheiten und Rituale, wie ich arbeite, die haben mich unheimlich weitergebracht, und das Ganze brachte auch die neue Struktur hinein. Und damit kann ich jetzt die Technik optimal nutzen.

Ivan: Ich glaube, du hast ein entscheidendes Wort genannt, nämlich die Zuverlässigkeit. Sowohl bei mir selbst als auch bei meinen Kunden mache ich genau dieselbe Erfahrung. Die Leute kommen zwar, und vieles scheint dringend zu sein, aber vieles ist es nicht. Und wenn man mit den Menschen spricht und ihnen sagt, „im Moment geht es nicht, aber am Samstag bekommst du die korrigierte Rechnung“, und die kommt dann auch wie versprochen, dann sind meist alle völlig damit einverstanden. Sie realisieren doch auch, dass nicht alles sofort sein muss oder nicht sofort sein kann. Und man erweckt auch ein bisschen einen falschen Eindruck. Wenn ich immer sofort alles erledige, dann kann auch der Eindruck entstehen, „hat der eigentlich nichts zu tun, wartet er auf eine E-Mail, damit er sie sofort beantworten kann? Oder wenn er an einem wichtigen Projekt arbeitet und ein Kunde kommt, lässt er dann alles stehen und liegen? Wie ist das dann mit meinen Projekten, arbeitet er dann auch so?“ Und so weiter und so fort. Und ich stelle immer wieder fest, dass offene Kommunikation, Transparenz und Zuverlässigkeit in den letzten Jahren an Wert gewinnt.

Stefan: Ja, auch meine Erfahrungen sind so, das war nie negativ. Es ist manchmal überraschend, wenn ein Rückruf gefordert ist und ich sage, dass dieser Rückruf morgen um 09:30 Uhr erfolgen wird, weil ich weiß, dass ich dann im Auto bin und anrufen kann. Was du gerade sagst, ist sehr richtig, denn ich weiß aus eigener Erfahrung, wenn ich immer sofort auf das nächste Pferd hüpfe, das vorbeigaloppiert, dann bleiben die anderen stehen. Und ich steige eventuell wieder ab von dem, auf dem ich gerade drauf saß. Es ist ganz genauso wie du sagst. Und das ist auch bei jedem so, keiner hat zu wenig Arbeit. Wir müssen uns strukturieren.

Und das bringt mich noch zu einem anderen Punkt. Wenn ich das in Stufen betrachte, dann war das erste die technische Stufe. Dann die Gewohnheit, um dem Ganzen eine Struktur zu geben. Aber für mich gibt es mindestens noch eine weitere Stufe, und das ist dein Bereich, nämlich wie manage ich mich selbst und meine Zeit? Und dabei habe ich den Ansatz „Getting Things Done“ nochmal hervorgeholt. Den kannte ich schon seit Jahren und habe versucht, ihn umzusetzen. Das ist aber auch keine Sache, die man an einem Tag lernt. Das ist ein Prozess. Ich behaupte mal, ich bin jetzt in der Hälfte, aber wahrscheinlich würden erfahrene GTDler sagen, dass ich erst bei einem Viertel bin. Ich merke ganz oft, wo ich noch Potenzial habe und freue mich über Verbesserung, wenn ich wieder mal etwas verstehe. Da steht ganz viel hinter dieser Zeitmanagement-Methode, und das versuche ich, umzusetzen.

Ivan: Ich glaube, GTD ist für mich der Prototyp eines gewohnheitsbasierten Systems. GTD besteht aus lauter neuen Gewohnheiten, egal, ob es darum geht, sich alles zu notieren, den Eingangskorb täglich abzuarbeiten oder den Wochenabschluss zu machen, der häufig ein bisschen vergessen oder ignoriert wird. Aber das sind alles viele kleine Gewohnheiten, die man sich aneignen darf, um eben mehr Struktur zu bekommen. Und das geht natürlich nicht von heute auf morgen, denn häufig vergisst man auch gewisse Gewohnheiten. Wenn ich auf einen Schlag fünf Gewohnheiten neu lernen will, dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass ich dann einiges vergesse. Nicht aus bösem Willen, sondern einfach, weil es mir nicht mehr einfällt. Jedes Zeitmanagement besteht aus vielen Gewohnheiten, und man ist eingeladen, eine nach der anderen zu ändern. Ein gutes Zeitmanagement hat man nicht, sondern das ist etwas, was wir uns täglich neu erarbeiten dürfen, weil es eben ein Prozess ist. Aber man spürt dann auch relativ schnell die Verbesserung. Und plötzlich hat man eine bessere Struktur, und plötzlich hat man die Zeit besser im Griff, und man hat die Fäden wieder in der Hand. Und das ist natürlich dann auch ein äußerst schönes Gefühl.

Stefan: Ja, das ist wunderbar, das kann ich nicht anders sagen. Genau.

Ivan: Du hast vorhin gesagt, „Cloud first, mobile first“, heißt das, dein Hauptgerät ist jetzt dein iPad Pro?

Stefan: Wenn ich unterwegs bin, dann ja, und dann steht es auch dabei, weil ich einige Funktionalitäten wie zum Beispiel die Inbox Zero habe, damit ich abends keine unbearbeiteten E-Mail habe, und dazu nutze ich Spark. Das ist eine E-Mail, die gibt es nur da. Deswegen steht es auch immer dabei, als Third Screen, denn ich habe schon zwei Bildschirme. Aber im Büro arbeite ich am PC, weil es einfach besser funktioniert und schneller und effektiver ist. Unterwegs mache ich alles nur noch mit dem iPad und kann von mir selbst behaupten, dass ich wirklich weitgehend papierlos arbeite.

Ivan: Sehr schön, ja. Zwei Ergänzungen: „Spark“, das ist eine E-Mail-App für IOS, also für iPhone, iPad und MAC. Das heißt, das gibt es nicht für Windows. Ich nehme an, du arbeitest mit Windows?

Stefan: Ja.

Ivan: Und das andere, papierlos, genau. Du warst kürzlich bei Lars Bobach eingeladen zu einem Interview, in dem ihr euch ausführlicher über das papierlose Büro unterhalten habt, was das für dich bedeutet und wie du vorgehst. Euch Hörern kann ich empfehlen, diese Folge anzuhören. Ich werde in den Show Notes auf diese Podcastfolge bei Lars Bobach gerne hinweisen. Wenn wir schon bei Apps sind und das Ganze so runterbrechen, du hast vorhin deinen Task-Manager angesprochen. Welchen nutzt du?

Stefan: Im Moment nutze ich einen Test von Todoist, ich bin aber der Meinung, dass das Tun wichtiger ist als das Tool. Ich könnte das auch mit jedem anderen funktionellen Tool nutzen. Ich habe es vorher mit der App „TaskTask“ gemacht, die ist aber lange nicht so schön. Funktioniert hat es damit aber grundsätzlich auch.

Ivan: Und es lässt sich mit den Outlook-Aufgaben synchronisieren.

Stefan: Ganz genau. Das war der Grund, warum ich das geliebt habe. Ich weiß noch nicht, wo ich lande, aber letztendlich ist es auch egal. Hauptsache, ich habe so etwas und benutze es richtig.

Ivan: Da hast du absolut Recht. Es geht immer um den Umgang mit dem Tool, und man braucht das Wissen beziehungsweise, man muss wissen, wie setze ich das gut ein, nutze ich GTD, nutze ich eine eigene Methode oder was auch immer? Schlussendlich ist es vielleicht auch ein Stückweit Geschmacksache, welches Tool man nutzt. Dem einen gefällt Todoist besser, dem anderen gefällt MeisterTask, und dem Dritten gefällt sonst irgendwas. Und das ist alles völlig richtig und okay. Gut ist ja, was für dich funktioniert.

Stefan: Genau. Noch einen Satz dazu: Es gibt eine Falle, in die ich früher oft hineingelaufen bin, nicht in den letzten Monaten, sondern in den letzten Jahren. Man hat ein Problem, erkennt aber nicht, dass des nicht das Tool selbst ist, sondern dass es davor gelagert ist, im Prozess und in meinem Umgang damit. Man sucht sich Tools, probiert die nächste Software aus, freut sich und muss dann erkennen, nachdem man viel Zeit darin investiert hat, „nein, das ist es doch nicht, denn mein Problem ist nicht gelöst“. Dieses Testen und Ausprobieren, das sollte man machen, man sollte immer offen sein, aber auch nur begrenzt. Man muss auch mal sehen, dass man irgendwann ein laufendes System hat.

Ivan: Absolut! In meinen Eins-zu-ein-Coachings oder Personal Trainings, wie ich sie nenne, beginne ich nur in seltenen Fällen mit den Tools, sondern ich beginne mit dem Drumherum. Was ist eigentlich eine gute Aufgabenliste, wie führt man sie, und wie hält man Ideen fest? Mit der Zeit schauen wir dann schon, welches Tool das beste für diesen speziellen Kunden ist, aber wir beginnen immer mit den Grundsätzen, mit dem Umgang und mit der Zeit. Ich frage gerne, „welches sind die drei Hauptaufgaben in deinem Job?“, und dann stöhnen die Leute auf, weil sie es nicht auf drei Aufgaben reduzieren können. Natürlich hat jeder viel mehr zu tun, aber es gibt gewisse Dinge, die absolut wichtig für den Job sind, und die kann man meist auf drei Aufgaben reduzieren. Viele stellen sich jedoch diese Frage nicht, sondern sie sind dann direkt beim Tool, aber das ist meiner Meinung nach der völlig falsche Ansatz.

Bei GTD ist es so, dass man sehr viel aufschreibt, nicht zuletzt auch, weil man jede Aufgabe auf die einzelnen Handlungsschritte herunterbricht. Und dann gibt es das System der „Kontexte“, das sind die Kategorien im GTD. In welchem Kontext befinde ich mich, und was kann ich genau jetzt tun? Beim Autofahren kannst du vielleicht telefonieren, aber keine Rechnung schreiben. Arbeitest du mit diesen Kontexten?

Stefan: Ja. Das ist ein wunderschönes Stichwort für mich, denn das hat mich auch unheimlich weitergebracht. Zum Beispiel, dass ich mir nicht mehr Hunderte von Deadlines setze, und dass ich morgens sehe, dass ich 30, 40 Aufgaben zu allem anderen habe, und ich weiß schon morgens, ich kann das alles gar nicht schaffen. Ich arbeite deshalb kontextbezogen, das heißt, ich arbeite die Sachen effektiv ab, so weit, wie ich komme. Und wie du vorhin bereits sagtest, das Dringliche, wo es wirklich brennt und was heute noch erledigt werden muss, das ist zum Glück sehr, sehr wenig. Und wenn man selbst diesen Anspruch nicht hat und das Ding dreht, dann kann man viel effektiver und ruhiger arbeiten. Und was ich wirklich ganz wertvoll finde, das ist, Aufgaben nach Energie aufzuteilen. Ich denke, jeder von uns kennt das, auch unsere Hörer, irgendwann kommt ein Tiefpunkt. Wo man am Computer sitzt und noch genug wichtige Aufgaben zu erledigen hat, die dringend sind, aber man merkt, dass man den Popo nicht hochbekommt. Dann bin ich manchmal so, dass ich mir denke, „ich schaue mal bei Facebook rein“. Ich mache etwas, um ein bisschen abzutauchen. Zum Beispiel habe ich früher gerne die App des Nachrichtensenders NTV angesehen. Erst einmal habe die vom Smartphone runtergeschmissen, um einfach die Versuchung nicht zu haben. Übrigens habe ich auch Facebook und E-Mail nicht mehr am Smartphone, um fokussierter zu sein. In dem Moment ist meine Rettung, andere Aufgaben anzugehen, die ich je nach meinem Energielevel noch gut erledigen kann. Zunächst nutze ich die Zeit, anstatt sie wertlos zu verschleudern, und zum anderen habe ich die Erfahrung gemacht, dass man dabei wieder neue Energie tankt. Und manchmal packe ich eine halbe Stunde später dann doch noch diese große Aufgabe an.

Ivan: Es gibt auch eine gewisse Befriedigung, wenn man einfach Dinge abarbeiten kann. Und diese kleinen Dinge, für die man Energie braucht, die sind trotzdem da, und sie müssen gemacht werden. Und wenn du mal keine Energie hast und dich dann darum kümmerst, gibt dir das auch neuen Schwung für die großen, wichtigen Aufgaben. Das kann ich gut nachvollziehen. Hast du einen speziellen Kontext, „Low Energy“ oder so etwas, „Batterie leer“?

Stefan: Genau, so müsste ich es eigentlich nennen, „Low Energy“. Ich habe es ganz plastisch „nachrangige Aufgaben“ genannt, wo einfach alles reinwandert, was wirklich nicht wichtig und nicht dringend ist, was aber „nice to have“ und irgendwann einmal zu machen ist. Oder was mir auch sehr viel Sicherheit, Struktur und Ruhe bringt, das ist, wenn ich mit einem Mitarbeiter etwas zu besprechen habe. Man denkt oft, „das muss ich noch klären, und jenes muss ich noch klären“, auch da ist der Kontext „Mitarbeiter“. Oder auch die wichtigen Partner, die sind dort alle drin. Dann zücke ich mein Smartphone, und mit einem Klick gehe ich auf den Kontext und habe alles, was ich mit demjenigen zu besprechen habe. Das gibt ein super Gefühl, eine super Sicherheit. Ich kann spontan in jedes Gespräch hineingehen und bin vorbereitet. Das ist echt toll.

Ivan: Du hast die Dinge plötzlich im Griff und nicht mehr die Dinge dich.

Stefan: Genau.

Ivan: Du hast vorhin, als du über deine Gewohnheiten gesprochen hast, von deinem Tagesstart erzählt und wie du bewusst Zeiten für gewisse Tätigkeiten einplanst. Das ist eigentlich im GTD nicht vorgesehen. Das spielt aber keine Rolle, wenn es funktioniert, ist es trotzdem gut. Aber mich würde interessieren, wie das Zusammenspiel von diesen Zeiten, die du dir blockierst und den Kontexten ist. Widerspricht sich das oder nutzt du diese Termine für dich selbst und nur für die wichtigsten Sachen? Wie ist das?

Stefan: Grundsätzlich muss ich sagen, dringende Sachen und wichtigen Sachen, das ist oft ein Widerspruch. Gerade diese vielen kleinen dringenden Sachen hindern mich daran, die wichtigen Sachen anzugehen. Und aus dieser Erfahrung heraus versuche ich, mir Freiräume zu schaffen, um diese wichtigen Dinge weiterzutreiben. Wir können im IT-Support nicht sagen, dass wir erst um 12:00 Uhr die Mails lesen, denn das verlangen unsere Kunden. Aber ich will einfach eine Struktur schaffen. Ganz egal, was bei unserem Kunden gerade brennt, es soll nicht bei uns zum Brand führen, sondern wir wollen es professionell abarbeiten. Ich mache auch das Kundenmanagement und den Vertrieb, ich kümmere mich also um den Kontakt mit den Kunden und habe auch noch ein paar andere Spezialaufgaben, und dafür muss ich mir als Geschäftsführer einfach die Zeiten schaffen, damit sie auch in schwierigen, stürmischen Zeiten sicher durchgeführt werden können. Und dann blocke ich mir einfach Zeiträume und, ganz wichtig, verteidige sie auch. Wenn ein Mitarbeiter dort steht und ein Problem hat, der darf da stehen, wenn er ein wirkliches Problem hat, aber ansonsten sage ich, „wir machen das in einer Stunde“. Und das verteidige ich auch nach außen hin. Das ist ganz wichtig.

Ich arbeite einfach so. Von anderen habe ich schon oft gehört, dass sie das nicht brauchen, weil sie eins nach dem anderen abarbeiten, aber mir bringt es ganz viel Ruhe, wenn ich weiß, am Dienstagmorgen habe ich mir zwei oder drei Stunden für den Vertrieb freigehalten, wo ich Kundenanfragen beantworte, wo ich Angebote schreibe. Und dann ist man in einem Flow drin. Beim einen Angebot kann ich vielleicht noch etwas ins nächste übernehmen, und ich bin einfach im Thema drin. Ich muss mich nicht doppelt anmelden und so weiter und so fort.

Und du fragst nach dem Kontext. Ja, die Aufgaben, die in diesen Kontext passen, die lege ich entsprechend ab. Und das bringt auch die Sicherheit. Das sagt auch der Erfinder David Allen, die Ruhe kommt dadurch, dass dein Kopf weiß, dass die Aufgabe erledigt wird. Das muss das System schaffen in der Summe, und dann ist es egal, wie es das schafft. Ich weiß, dass ich beispielsweise am Dienstag mir dafür Zeit geblockt habe, und dann werde ich ruhig. Und wenn dann eine Anfrage vom Kunden kommt, dann kann ich sagen, „dann und dann bekommst du es. Reicht es dir, reicht es dir nicht?“ Da kann man natürlich noch spielen. Versteh mich nicht falsch, ich bin dadurch nicht so unflexibel, dass ich nicht auch mal schnell etwas raushaue, aber wir haben festgestellt, dass die ganz dringenden Sachen oft gar nicht so dringend sind. Für mich ist das Dringende immer ein Zeichen dafür, dass vorher etwas nicht funktioniert hat. Wir sind alle nur Menschen und machen Fehler, und Dinge werden vergessen, das passiert, aber in unserem Haus versuchen wir, das zu vermeiden. Und wir werden auch jeden Tag besser darin.

Ivan: Sehr schön. Das war ein sehr schöner Überblick über einerseits deinen Umbruch, was sich alles verändert hat, wie du darauf reagiert hast, wie du jetzt besser organisiert bist und dadurch die Zeit besser im Griff hast. Besonders gefallen hat mir der Schluss, als du gesagt hast, dass du dir Zeit schaffst und sie dann auch verteidigst. Ich glaube, es braucht eben beide Schritte. Zeit oder Zeitblöcke bekommt man nicht einfach so, sondern die muss man sich selbst bewusst setzen und dann vor allem auch verteidigen. Man muss auch mal sagen, dass man keine Zeit hat, weil man eben eine andere Verpflichtung hat. Man muss nicht sagen, dass man dann seine Buchhaltung macht, denn darauf reagiert der Kunde auch ein bisschen düpiert, aber „ich habe dann eine andere Verpflichtung, aber stattdessen könnten wir uns dann und dann treffen“.

Lieber Stefan, möchtest du noch etwas ergänzen, habe ich etwas vergessen, zu fragen, was du unbedingt noch loswerden möchtest?

Stefan: Nein, eigentlich haben wir recht ganzheitlich über alles gesprochen. Mein Learning ist, dass man es erstmal machen muss, man muss anfangen, auch wenn man im Chaos drinsteckt. Und ich steckte wirklich im Chaos drin, das kann ich nur immer wieder betonen. Jeder Schritt in die richtige Richtung führt dich raus. Gehe einfach den Weg immer weiter. Schaff dir deinen Weg. Ich glaube, dass es nicht das perfekte Werkzeug gibt, und ich bin auch immer misstrauisch, wenn ich im Internet von diesen perfekten, schlüsselfertigen Lösungen höre. Man muss für sich den eigenen Weg finden. Hab den Anspruch, schnell damit zu starten, ohne perfekt sein zu wollen. Das ist auch ein solches Learning. Perfekt ist nie! Hab den Mut, mit dem, was du jetzt hast, rauszugehen, und beweg dich von der Stelle.

Ivan: Wunderbar, das lass ich jetzt einfach als Schlusswort so stehen. Lieber Stefan, ich danke dir sehr, dass du dir Zeit für dieses Interview genommen hast und wünsche dir weiterhin alles Gute. Vielen Dank.

Stefan: Ich danke dir, Ivan. Hat wirklich viel Spaß gemacht.

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