Zeitmanagement in Zeiten des Umbruchs

Unsere Welt ist geprägt von Umbruch. Das gilt natürlich auch für unsere Arbeit.

Doch was tut man eigentlich mit seinem Zeitmanagement, wenn sich irgendwie grad alles verändert?
Und vor allem: Wie findet man wieder ein gutes Zeitmanagement, wenn einem der Boden unter den Füßen weggezogen wird?

Genau zu diesen Fragen habe ich mich mit Stefan Jürgen Weiß unterhalten.

Stefan hat zu Beginn des Jahres 2017 verschiedene Umbrüche erlebt – natürlich alle auf einmal.

Er hatte plötzlich die einmalige (und unfreiwillige) Gelegenheit, alle Prozesse in seinem Job zu überarbeiten und sich ein komplett neues Zeitmanagement einzurichten.

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Mein Buch ist da! 10 Tage Bonuspaket und Gewinnspiel

Bevor es losgeht, noch ein kleiner Hinweis:
*Affiliatelinks/Werbelinks: Ich verlinke auf mein Buch bei Amazon. Die Links sind sogenannte Affiliate-Links. Wenn du auf so einen Affiliate-Link klickst und über diesen Link einkaufst, bekomme ich von Amazon eine Provision. Für dich verändert sich der Preis nicht.


Es ist endlich soweit! Nach vielen, vielen Stunden Arbeit und einigen Monaten, wo mich ein Thema immer wieder beschäftigt hat:

​Mein Buch „Arbeite klüger – nicht härter“ ist erschienen! Viele Vorbesteller haben es sogar schon erhalten.

Zum Launch habe ich mir eine spezielle 10-Tage-Aktion ausgedacht, um mich bei allen zu bedanken, die das Buch vorbestellt haben oder jetzt kaufen.

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Wird dir bei deinem Kalender schwindelig?

Wie sieht dein Kalender aus? Ist er von Montag früh bis Freitag spät voller Termine?

Dann hast du ein Problem.

Denn: Wann willst du eigentlich arbeiten? Wann willst du all deine Termine vor- und nachbereiten?

Sitzungen sind Mittel zum Zweck. In Sitzungen zu sitzen, ist keine Arbeit.

Produkte erstellen, Dienstleistungen erbringen: Das ist Arbeit. Sitzungen sollten dabei helfen.

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Fünf Bücher rund um Zeitmanagement, die du (vielleicht) noch nicht kennst, aber unbedingt lesen solltest

Hast du vielleicht bald Urlaub, ein paar Freitage oder demnächst ein Wochenende ohne jegliche Pläne? Viele lesen dann gerne das eine oder andere Buch.

Ich selbst lese gerne, viel und gerne viel. Inzwischen kenne ich hunderte Bücher rund um Zeitmanagement.

Hier sind fünf meiner aktuellen Lieblinge, die du vielleicht noch gar nicht kennst.

Leider sind nicht alle auf deutsch erhältlich, aber wenn du bloß ein wenig Englisch lesen kannst, dann lies sie unbedingt.

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Lass es, wenn es nicht auf einer Liste steht

Die Links aus dem Podcast:

Du arbeitest konzentriert an einer Aufgabe. Dann fällt dir etwas ein oder du wirst unterbrochen. Du lässt deine Aufgabe liegen und kümmerst dich sofort darum. Sieben E-Mails und fünfzehn Webseiten später hast du dann vergessen, was du ursprünglich erledigen wolltest…

Kennst du das? Das ist Fremdsteuerung pur! Eigentlich genau das Gegenteil eines erfolgreichen Zeitmanagements. Denn ein gutes Zeitmanagement hilft, weg von der Fremdsteuerung hin zu mehr Eigenverantwortung und Freiheit zu kommen.

Klar: Nicht immer können wir unsere Zeit komplett frei einteilen. Doch häufig sind wir selbst Schuld und lassen uns zu sehr treiben.

Damit das nicht mehr passiert, gibt es ein einfaches Instrument: Listen.

Lies hier ein paar Gedanken, wie uns Listen wirklich helfen können.

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Zeit sparen durch Delegation: So delegierst du richtig

Ein gutes Zeitmanagement heißt auch, Dinge und Aufgaben delegieren zu können.

Wir sind nämlich da am besten, wo unsere Stärken liegen. Alles andere können andere Menschen besser (und tun es vielleicht auch lieber). Deshalb lohnt es sich in jedem Fall, soviel zu delegieren wie möglich.

Damit die Delegation auch wirklich klappt, müssen wir auch in unserem Kopf bereit dazu sein.

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So nutzt du Wartezeiten produktiver

Früher habe ich Wartezeiten und Schlangen gehasst. Ich versuche, meine Zeit gut zu nutzen – denn sie kommt ja nie wieder :-) -, und Wartezeiten waren für mich einfach unnötiger Zeitverlust.

Inzwischen liebe ich solche Wartezeiten zwar nicht gerade, aber ich weiß jetzt, wie ich sie gut nutzen kann.

Jeden Tag entstehen kleine Lücken im Ablauf, die wir häufig ungenutzt verstreichen lassen. Natürlich geht es weder darum, aus jeder Sekunde auch noch das letzte Quäntchen Produktivität zu pressen oder zu funktionieren wie Maschinen.

Anstatt sich aber über die Lücke zu ärgern, kann man das Beste daraus machen.

In diesem Artikel gebe ich dir ein paar Ideen, was du mit kurzen Wartezeiten anfangen kannst und weshalb wir es nicht übertreiben sollten mit der Optimierung der Zeit.

Es geht hier nicht darum, jede Minute effizient und produktiv wie Maschinen zu sein. Doch wie oft jammern wir, wir hätten keine Zeit und lassen gleichzeitig diese Lücken ungenutzt verstreichen?

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Pünktlich kann jeder: Weshalb es sich lohnt, frühzeitig da zu sein

Möchtest du ohne Aufwand Zeit sparen und mehr erledigen?

Natürlich möchtest du das, wer will das nicht. Ein gutes Zeitmanagement hilft dir definitiv dabei, allerdings braucht es einen gewissen Aufwand. Schließlich bist du eingeladen, neue Gewohnheiten zu lernen und umzusetzen.

Ohne Aufwand geht aber auch: denn häufig ist es eine Frage von Einstellungen und nicht von Methoden, Apps und Tipps.

Ein kleines Beispiel: seit der flächendeckenden Verbreitung von Handys hat sich eine neue Unart breit gemacht. Viele Leute sind nicht mehr pünktlich. Sie bemühen sich nicht einmal mehr. Man kann ja schnell die Verspätung mitteilen.

Meistens wird gar nicht mehr nach einer Ausrede gesucht, sondern es heisst nur:

„Ich hatte grad so viel zu tun.“

Kleine Nebenbemerkung: Weißt du, wie du heutzutage Menschen verblüffen kannst? Ganz einfach: über Pünktlichkeit. Als Trainer für neues Zeitmanagement kann ich es mir ohnehin nicht leisten, unpünktlich zu sein. Dann würde ich meine Glaubwürdigkeit verlieren.

Das ist für mich auch kein Problem, ich bin gerne pünktlich, denn ich habe großen Respekt vor der Zeit anderer Menschen. Haben wir also einen Telefontermin um 15:00 Uhr, dann klingelt bei dir auch um Punkt 15:00 Uhr das Telefon. Ganz einfach.

Häufig werde ich dann mit einem Lächeln begrüßt und viele Menschen staunen darüber, dass ich tatsächlich um Punkt 15:00 Uhr anrufe. Wieso eigentlich? Das hatten wir ja so ausgemacht.

Mit Pünktlichkeit kannst du also ganz einfach deine Kunden verblüffen und dich (leider) von vielen Konkurrenten abheben. So einfach ist manchmal die Welt.

Pünktlichkeit ist das eine – für mich eine Selbstverständlichkeit aus Respekt vor der Zeit des anderen. Es gibt aber darüber hinaus ein paar gute Gründe, sogar zu früh zu sein.

Meine These: Bist du zu früh, sparst du Zeit und kannst mehr erledigen.

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So bremst dich die Angst, etwas zu verpassen, aus

Die meisten Probleme im Zeitmanagement brocken wir uns selbst ein.

Wenn wir schlecht organisiert sind, sollten wir nicht mit dem Finger auf den Chef, die Kunden, die Kollegen oder die Wirtschaft zeigen.

Vergiss nicht: Wenn wir mit dem Finger auf jemanden zeigen, zeigen ziemlich viele unserer anderen Finger auf uns selbst.

Das Gute daran: Wir können hier und jetzt die Entscheidung treffen, unser Zeitmanagement zu verbessern. Die Fäden für eine höhere Produktivität und eine bessere Arbeitsorganisation liegen in unserer Hand!

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