Als Personal Trainer für neues Zeitmanagement habe ich mehr Tools getestet als gesund ist. :-) Schließlich will ich meinen Kunden auch helfen, das beste Tool für sie zu finden.

Ich selbst wechsle immer wieder mal mein Tool, um neue Erfahrungen zu sammeln und um zu erkennen, wie gut ein Tool im Alltag tatsächlich ist.

Es gibt nur zwei Konstanten – zwei Tools, bei denen ich immer wieder lande:

  • Apple Erinnerungen (weil sie so einfach und hübsch sind und wegen der Integration mit Siri)
  • Todoist (weil das meiner Meinung nach aktuell das beste Programm überhaupt ist.)

In diesem Artikel geht es um den Todoist. Ich möchte dir zeigen, welches meine drei Lieblingsfunktionen sind.

Zeitfresser
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1. Projekt-Vorlagen

Projekt-VorlagenEinige Projekte wiederholen sich oder sind sehr ähnlich. Wenn du z.B. Konferenzen organisiert, dann sind die Schritte immer dieselben.

Doch auch sonst gibt es viele Projekte, die ähnlich gelagert sind.

Für all diese Möglichkeiten brauchst du nur einmal zu überlegen, was du zu tun hast. Danach kannst du die Aufgaben einfach exportieren und später in ein neues Projekt importieren.

Die exportierten Aufgaben werden in eine normale Text-Datei gespeichert. D.h. man kann diese Datei auch außerhalb des Todoist lesen oder verändern.

So kann ich etwa die Fälligkeitsdaten aus dem Ursprungsprojekt in relative Daten umwandeln (z.B. eine Aufgabe wird 4 Tage nach dem Import fällig).

Mit dieser Funktion kann ich mir ein ganzes Set an Projekt-Vorlagen oder Muster-Projekten erstellen und dann bei Bedarf und auf Knopfdruck importieren.

Sehr praktisch, spart viel Zeit und Energie!


2. Karma

KarmaAuf den ersten Blick eine Spielerei, doch ich glaube, es steckt viel mehr in dieser Funktion.

Der Todoist zeigt dir immer schön an, wie produktiv du warst. Anhand einer Zahl und eines Symbols siehst du dein Karma.

Interessant ist: Man versucht automatisch mehr festzuhalten und zu erledigen, weil man ja das nächste Level erreichen will.

Karma2-minDer Todoist motiviert mich also sozusagen, eine saubere To-do-Liste zu führen und wirklich mit ihr zu arbeiten.

KarmaDoch das Ganze geht weiter. Ich kann mir nämlich ansehen, wie der Verlauf war. In schönen Grafiken sehe ich, an welchem Tag und an welchem Wochentag ich am Produktivsten war oder in welchem Projekt ich am meisten Aufgaben erledigt habe.

Die Liste mit den erledigten Aufgaben zeigt mir außerdem, wie toll ich arbeite und worauf ich stolz sein kann.


3. Unter-Projekte und -Aufgaben

Ich bin eigentlich nicht jemand, der gerne viele Verschachtelungen hat. So arbeite ich z.B. für meine Dateien und meine E-Mails mit nur ganz wenigen Ordnern und praktisch keinen Unterordern. Ich verlasse mich lieber auf die Suche.

Teil-AufgabenNicht so im Todoist. Hier finde ich es ganz praktisch, dass ich meine Projekte gruppieren kann. Der Todoist hilft mir mit Unterprojekten. D.h. jedes Projekt kann Unterprojekte haben. Insgesamt sind so vier Ebenen möglich.

Genauso bei den Aufgaben: Auch hier kann jede Aufgabe Teil-Aufgaben haben. Hier sind sogar fünf Ebenen möglich.

Vor dem Todoist habe ich nie mit Teilaufgaben gearbeitet, weil das in den meisten Programmen nicht möglich war oder umständlich ist.

Erst seit dem Todoist schätze ich diese Möglichkeit. Besonders auch in geteilten Projekten. So kann jemand anders für eine Teilaufgabe zuständig sein als für die Hauptaufgabe.


Die ersten beiden beschriebenen Funktionen sind nur in der Premium-Version verfügbar.

Der Todoist macht sehr vieles gut und richtig. Genau betrachtet sind es aber nicht einzelne Funktionen, die nur der Todoist kann. Mit Ausnahme des Karmas gibt es die drei hier beschriebenen Funktionen auch in vielen anderen Tools.

Ich glaube aber, dass es das Gesamtpaket ist, das den Todoist so genial macht.

Der Todoist ist minimalistisch und einfach aufgebaut, aber erlaubt trotzdem die Verwaltung auch komplexer Aufgabenlisten.

Diese beiden Aspekte unter einen Hut zu bringen, schaffen nicht viele andere Programme.

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