Meine drei Lieblingsfunktionen im Todoist

Als Personal Trainer für neues Zeitmanagement habe ich mehr Tools getestet als gesund ist. :-) Schließlich will ich meinen Kunden auch helfen, das beste Tool für sie zu finden.

Ich selbst wechsle immer wieder mal mein Tool, um neue Erfahrungen zu sammeln und um zu erkennen, wie gut ein Tool im Alltag tatsächlich ist.

Es gibt nur zwei Konstanten – zwei Tools, bei denen ich immer wieder lande:

  • Apple Erinnerungen (weil sie so einfach und hübsch sind und wegen der Integration mit Siri)
  • Todoist (weil das meiner Meinung nach aktuell das beste Programm überhaupt ist.)

In diesem Artikel geht es um den Todoist. Ich möchte dir zeigen, welches meine drei Lieblingsfunktionen sind.

Zeitfresser
© Depositphotos.com / peshkova

1. Projekt-Vorlagen

Projekt-VorlagenEinige Projekte wiederholen sich oder sind sehr ähnlich. Wenn du z.B. Konferenzen organisiert, dann sind die Schritte immer dieselben.

Doch auch sonst gibt es viele Projekte, die ähnlich gelagert sind.

Für all diese Möglichkeiten brauchst du nur einmal zu überlegen, was du zu tun hast. Danach kannst du die Aufgaben einfach exportieren und später in ein neues Projekt importieren.

Die exportierten Aufgaben werden in eine normale Text-Datei gespeichert. D.h. man kann diese Datei auch außerhalb des Todoist lesen oder verändern.

So kann ich etwa die Fälligkeitsdaten aus dem Ursprungsprojekt in relative Daten umwandeln (z.B. eine Aufgabe wird 4 Tage nach dem Import fällig).

Mit dieser Funktion kann ich mir ein ganzes Set an Projekt-Vorlagen oder Muster-Projekten erstellen und dann bei Bedarf und auf Knopfdruck importieren.

Sehr praktisch, spart viel Zeit und Energie!


2. Karma

KarmaAuf den ersten Blick eine Spielerei, doch ich glaube, es steckt viel mehr in dieser Funktion.

Der Todoist zeigt dir immer schön an, wie produktiv du warst. Anhand einer Zahl und eines Symbols siehst du dein Karma.

Interessant ist: Man versucht automatisch mehr festzuhalten und zu erledigen, weil man ja das nächste Level erreichen will.

Karma2-minDer Todoist motiviert mich also sozusagen, eine saubere To-do-Liste zu führen und wirklich mit ihr zu arbeiten.

KarmaDoch das Ganze geht weiter. Ich kann mir nämlich ansehen, wie der Verlauf war. In schönen Grafiken sehe ich, an welchem Tag und an welchem Wochentag ich am produktivsten war oder in welchem Projekt ich am meisten Aufgaben erledigt habe.

Die Liste mit den erledigten Aufgaben zeigt mir außerdem, wie toll ich arbeite und worauf ich stolz sein kann.


3. Unter-Projekte und -Aufgaben

Ich bin eigentlich nicht jemand, der gerne viele Verschachtelungen hat. So arbeite ich z.B. für meine Dateien und meine E-Mails mit nur ganz wenigen Ordnern und praktisch keinen Unterordern. Ich verlasse mich lieber auf die Suche.

Teil-AufgabenNicht so im Todoist. Hier finde ich es ganz praktisch, dass ich meine Projekte gruppieren kann. Der Todoist hilft mir mit Unterprojekten. D.h. jedes Projekt kann Unterprojekte haben. Insgesamt sind so vier Ebenen möglich.

Genauso bei den Aufgaben: Auch hier kann jede Aufgabe Teil-Aufgaben haben. Hier sind sogar fünf Ebenen möglich.

Vor dem Todoist habe ich nie mit Teilaufgaben gearbeitet, weil das in den meisten Programmen nicht möglich war oder umständlich ist.

Erst seit dem Todoist schätze ich diese Möglichkeit. Besonders auch in geteilten Projekten. So kann jemand anders für eine Teilaufgabe zuständig sein als für die Hauptaufgabe.


Die ersten beiden beschriebenen Funktionen sind nur in der Premium-Version verfügbar.

Der Todoist macht sehr vieles gut und richtig. Genau betrachtet sind es aber nicht einzelne Funktionen, die nur der Todoist kann. Mit Ausnahme des Karmas gibt es die drei hier beschriebenen Funktionen auch in vielen anderen Tools.

Ich glaube aber, dass es das Gesamtpaket ist, das den Todoist so genial macht.

Der Todoist ist minimalistisch und einfach aufgebaut, aber erlaubt trotzdem die Verwaltung auch komplexer Aufgabenlisten.

Diese beiden Aspekte unter einen Hut zu bringen, schaffen nicht viele andere Programme.

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

20 Gedanken zu „Meine drei Lieblingsfunktionen im Todoist“

  1. Hallo,
    ToDoist ist wirklich hervorragend, ich nutze es schon länger in der Free-Version und bin sehr zufrieden.

    Die Funktion mit den Unteraufgaben kannte ich noch nicht – vielen Dank dafür!

  2. @ Ivan
    Wenn ich Unteraufgaben und die Hauptaufgabe auf den gleichen Tag (zum Beispiel heute) setze, dann werden mir sowohl die aufklappbare Hauptaufgabe wie auch die einzelnen Unteraufgaben in der ersten Hierarchie angezeigt. Da geht – für mich – die Übersicht sofort verloren. Kann man das irgendwo ändern?

    • Ich weiss, was du meinst. Das kannst du aber nicht ändern.

      Für mich macht das Sinn:

      • Ist die Hauptaufgabe heute fällig, sind es ja auch alle Unteraufgaben. Deshalb muss ich bei den Unteraufgaben kein Datum angeben.
      • Ist nur eine Unteraufgabe fällig, dann macht es Sinn, dass nur sie im Heute steht. Vielleicht ist das nur eine von 10 Unteraufgaben und so finde ich es eigentlich übersichtlicher.

      Ideal wäre natürlich, wenn neben der Unteraufgabe auch die Hauptaufgabe angegeben wäre.

      P.S.: Ich habe deine Rechtschreibfehler korrigiert. :-)

      • Danke für die Antwort (und fürs Korrigieren), Ivan!

        Wenn heute 1 Hauptaufgabe und davon 9 Unteraufgaben, zudem aber noch 3 Prio-1-Aufgaben fällig sind, dann fände ich’s für die Übersichtlichkeit (bei der Tagesplanung oder -kontrolle) praktisch, wenn ich die Hauptaufgabe zuklappen und damit die Unteraufgaben ausblenden könne.

  3. (Eine „Bearbeiten“-Funktion für eigene Kommentare wäre ganz schön praktisch, um die eigenen Tipp- und Satzfehler ausbügeln zu können :-D)

  4. ToDoist ist wirklich genial. Ich habe nur, als nicht Mac-User, einen Wehrmutstropfen; es fehlt einfach eine einfache Möglichkeit die Zeit pro Task zu messen.

    Ich nutze jetzt Toggl, aber da ich auf der Arbeit kein Chrome nutzen kann, kann ich es nicht kombinieren. Auch Zapier funktioniert hier leider nicht, weil ich Toggl nicht als Premiumversion brauche, bzw da die Kosten-Nutzen Verhältnisse nicht stimmen.

    Ansonsten halte ich Todoist für perfekt und für eine lang gesuchte Lösung.

    Ich nutze die Etiketten übrigens nicht im Sinne von GTD als Umgebung, wo man etwas dann erledigt, sondern als Marker. Meine Etiketten sind „MIT“, „BIGROCK“ und „Warten. auf“.. über den Filter kann man sich dann zB NUR die MITs anzeigen lassen, was sehr befreiend ist, weil alle anderen Aufgaben ausgeblendet werden. Dann kann man die zuerst erledigen und sich danach um alles andere kümmern. Wirlich top!

  5. Lieber Herr Blatter,
    vielen Dank für die Inspiration, ich werde mir die Free Version jetzt herunterladen und mal ausprobieren. Bei mir dauert es immer etwas länger, bis ich bereit für die neueste Technik bin.

    Herzliche Grüße aus Düsseldorf

    Helena Schlüter

  6. Für mich ist ToDoist das perfekte Tool für meine Planung: sehr übersichtlich, einfach anzupassen und läuft auf allen Geräten (selbstverständlich auch mit Outlook).
    Meine dringende Empfehlung an alle Anwender: Buchen Sie in jedem Fall den dazugehörigen Videokurs von Ivan Blatter. Er ist jeden Euro wert. Sie verschwenden ansonsten leicht ihre kostbare Zeit mit intensiven Recherchen im Internet!
    Mit frischen Grüßen von der Nordseeküste

  7. Hallo Ivan,
    vielen Dank für deinen Beitrag. Ich nutze ToDoist auch seit einer Weile und möchte mir auch gern Projektvorlagen erstellen. Den Ansatz mit den relativen Daten ab Projektimport finde ich höchst interessant und nützlich. Leider bekomme ich es nicht wirklich hin.

    Beispiel:
    Ich möchte gerne einstellen, dass meine Unteraufgabe „Termin + Location klären“ 5 Tage nach Import fällig wird. Nun habe ich schon etwas rumprobiert. Bei mir endet es meist, dass entweder immer der 5 des nächsten Monats gewählt wird oder „alle 5 Tage“ bei rauskommt. Die Aufgabe soll aber nur einmal 5 Tage nach dem Import anfallen.

    Kannst du mir bitte verraten, wie genau der Text in der Textdatei aussehen muss?
    …Termin + Location klären [[>>was muss in diesen Klammern stehen<<]]

    Ich hoffe, du kannst mir helfen. Vielen Dank im Voraus.

    Beste Grüße,
    Klaus

    P.S.: Du schreibst tolle Beiträge. Danke & weiter so!

    • Hallo Klaus

      Ich habe mich auch lange an verschiedenen Terminierungs-Spezifikationen versucht. Ganz im Griff habe ich es aber noch nicht. Was ich aber festgestellt habe: ToDoist versteht Anweisungen zu relativen und/oder wiederkehrenden Aufgaben in Englisch besser als in Deutsch.

  8. Hallo Ivan.

    Für Todo-Listen kenne ich kein besseres Tool. Wie du schon sagst, das Gesamtpaket ist es, was Todoist so toll macht.
    Evernote war für mich in diesem Punkt etwas zu aufgeblasen. Aber vor allem als iOS App ziemlich lästig. Mich würde in diesem Zuge mal interessieren, wie und wofür du parallel Evernote nutzt.

    • Evernote eignet sich meiner Meinung nach nicht für eine To-do-Liste – oder höchstens für eine sehr einfache.

      Evernote eignet sich hingegen ganz gut zum Festhalten von Notizen. So nutze ich Evernote für zwei Fälle:
      – Notizbuch (v.a. für Webseiten etc.)
      – Geteilte Notizbücher (geteilt mit Kunden, mit Kollegen oder mit meiner Frau)

      Für Gesprächsnotizen nutze ich allerdings wieder Apple Notizen, weil das Programm so einfach und minimalistisch ist.

  9. Hallo Ivan,
    erst einmal vielen Dank für Deine interessanten Artikel.

    Auch ich habe mir schon einige Tools angeschaut und ausprobiert, um meinen Alltag besser in den Griff zubekommen, angefangen mit Outlook, und dem Mozilla-Aufgabentool (ist schon lang her) über diverse andere wie die Mac Erinnerungen, Trello, Wunderlist, ToodleDo, Todo, Omnifocus und und und. Bin einfach immer wieder neugierig. Wobei ein großer Teil des Erfolges natürlich die Konsequenz beim Nutzen ist, die man aber auf der anderen Seite ganz gerne sausen lässt, wenn einem etwas am Tool nicht taugt.
    Ich habe in der Arbeit Trello und ansonsten die Erinnerungen und Omnifocus (nicht die neue Version). Letzteres ist wirklich toll von den Möglichkeiten unter anderem nutze ich gerne „send-to-omnifocus“, aber irgendwie verliere ich die Übersicht,
    Auch wenn ich ganz darin bin, mir so ein Programm/eine App selbst zu erarbeiten, interessiert mich Dein Kurs. Daher würde ich ganz gern wissen, worin Du denn die Vorteile vom Todoist gegen über Omnifocus siehst? Und – warum arbeitest Du noch zusätzlich mit den Erinnerungen?

    Herzliche Grüße,
    Petra

    • Von den Features her sind alle „Großen“ vergleichbar (egal ob Omnifocus, Things, Nozbe, Wunderliste, Todoist usw.). Schlussendlich sind es die Kleinigkeiten, die einem ein Programm sympathisch machen – oder nicht.

      Mit Omnifocus kannst du sehr komplexe Aufgabenlisten verwalten, was aber auf Kosten der Bedienung und der Übersicht geht. Obwohl Omnifocus hier sehr gute Lösungen bietet, ist es trotzdem ein eher großes und schwer bedienbare Problem im Vergleich z.B. zum Todoist.

      Vorschlag: Du kannst meinen Todoist-Kurs einfach erwerben. Wenn es nichts für dich ist, macht du von der Geld-zurück-Garantie Gebrauch und alles ist gut. :-)

      P.S.: Ich habe es nicht so klar formuliert, aber ich nutze immer nur einen Aufgabenmanager. Meistens ist das der Todoist oder Apple Erinnerungen. Ich nutze aber nicht beide parallel.

  10. Hi Ivan,

    ich habe mich heute das erste Mal richtig mit Todoist beschäftig und bin ebenso begeistert. Hatte vorher auch alle möglichen Varianten – von Notizbuch bis Wunderlist. Die Probleme bei diesen „Tools“: Papier ist geduldig und bei Tools wie Wunderlist fehlt es mir dann doch an Übersicht und Funktionalität. Von Todoist war ich hingegen ebenso sofort überzeugt und habe direkt auch die PremiumVersion gebucht.
    Mirko muss ich Recht geben. Richtig gut wäre noch eine „Zeit pro Task“ Funktion. Einerseits, um einen geplantes Zeitfenster für den Task festzulegen und im Nachhinein auch die tatsächlich genutzte Zeit festzuhalten. Ebenso perfekt ist die Projektvorlagen-Option. Da ich häufig sehr ähnliche Projekte betreue, einfach nur genial und spart unendlich viel Zeit.

    VG
    Jasmina

  11. Hallo Ivan,
    vielen Dank für die Infos. Ich habe mir die Premium Version gekauft, weil ich viele wiederkehrende Projekte habe, die ich als Vorlagen, wie von Dir beschrieben, ex & importieren möchte. Leider geht das bei meiner Version (Windows Desktop & Android) nicht. Mache ich was falsch? Ist das „Killlerfeature“ weggefallen?

    Gruß
    Johannes

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