Ich bin ja bekennender Fan des Todoist. Das Programm ist minimalistisch, blitzschnell, überall verfügbar und man kann komplexe Aufgabenlisten damit abbilden.

Eine der besten Funktionen sind die Filter. Leider erkennen nur wenige Nutzer das Potential, das in dieser Funktion steckt.

Hier sind ein paar Beispiele, was man damit alles anstellen kann.


Todoist-Filter

Die Filterfunktion im Todoist

Für die Funktion der individuelle Filter braucht man die Premium-Version, die jährlich keine 30 Euro kostet. Das ist in jedem Fall eine sinnvolle und sehr kleine Investition!

Was sind Filter genau? Filter sind eigentlich nichts anderes als angepasste Ansicht. Ich kann also genau bestimmen, welche Aufgaben ich sehen möchte.

Von Hause aus bringt der Todoist bereits ein paar simple Filter mit (z.B. “Zugeteilt an mich” oder “Keine Frist”). Doch richtig interessant wird das Ganze natürlich mit eigenen Filtern.

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Grundlegende Beispiele

Filter im Todoist
Die Filter-Ansicht im Todoist
In einer Filterabfrage kann ich sämtliche Ordnungsmöglichkeiten, die der Todoist bietet, kombinieren (also: Datum, Projekt, Priorität usw.). Hier sind drei Beispiele:

  • heute & @telefon – Einfach und selbsterklärend. Mit dem &-Zeichen wird eine UND-Verknüpfung gemacht. Das @-Zeichen leitet ein Etikett (=Kategorie) ein. Hier also: Alle Anrufe, die ich heute tun muss.
  • p1 | heute | überfällig – Das |-Zeichen ist eine ODER-Verknüpfung. Mit dieser Abfrage sehe ich also alle wichtigen Aufgaben (p1=Priorität 1), alle Aufgaben, die heute fällig sind, und alle Aufgaben, die überfällig sind. Hätte ich sie gerne nach p1, heute und überfällig gruppiert, dann nutze ich ein Komma statt des |-Zeichens.
  • (überfällig, heute) & (p1,p2) & p:Produkte – Diese Abfrage zeigt mir alle Aufgaben, die überfällig ODER heute fällig sind UND die Priorität 1 ODER Priorität 2 haben UND die zum Projekt “Produkte” gehören. Mit anderen Worten: Alle dringenden und wichtige Aufgaben dieses Projektes.

Man kann also sehr schnell auch etwas komplexere Filter erstellen, sobald man in der Sprache “drin” ist.

Eisenhower-Prinzip

Arbeitest du nach dem Eisenhower-Prinzip, dann kannst du dir auch dafür Filter erstellen.

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

Entweder nutzt du die vier Etiketten @dringend, @nicht-dringend, @wichtig, @nicht-wichtig und kombinierst dann (z.B. “@dringend & @wichtig” oder “@nicht-dringend & @wichtig”)

Oder du nutzt die Prioritäten des Todoist. Dann lauten die vier Filter so:

  • Quadrant 1 (dringend und wichtig): (überfällig, heute) & (p1,p2)
  • Quadrant 2 (nicht dringend und wichtig): kein Datum & (p1,p2)
  • Quadrant 3 (dringend, aber nicht wichtig): (überfällig, heute) & (p3,p4)
  • Quadrant 4 (weder dringend noch wichtig): kein Datum & (p3,p4)

Es stellt sich lediglich die Frage, weshalb du Aufgaben auf deiner Liste hast, die nicht wichtig sind (Quadrant 3 und 4). Quadrant 4 gehört definitiv eliminiert, Quadrant 3 entweder delegiert, automatisiert oder auch eliminiert.

Nebenbei: Dank der tollen Teamfunktion kannst du Aufgaben problemlos delegieren und siehst dann mithilfe des voreingestellten Filters “Zugeteilt an andere”, was bei wem liegt.

Filter nach Power

Unser Leben ist durch unzählige Rhythmen bestimmt. Tagsüber erleben wir in ca. 90minütigen Abständen einen Wechsel von Energie-Hochs und -Tiefs.

Wer sich den Tag frei einteilen kann, ist gut beraten, diesen Energiezyklus zu berücksichtigen. Dazu brauchen wir nur drei Etiketten: @High, @Normal, @Low.

Dann kommen die Filter ins Spiel, beispielsweise so:

  • (überfällig, 3 Tage) & @High
  • (überfällig, 3 Tage) & @Normal
  • (überfällig, 3 Tage) & @Low

Ich nehme hier die überfälligen Aufgaben und die Aufgaben, die in den nächsten drei Tagen (=heute, morgen und übermorgen) fällig sind, mit hinein. Denn das sind die Aufgaben, um die ich mich jetzt kümmern muss oder will.

Natürlich kann man beliebig kombinieren. Nehmen wir an, ich warte auf die Strassenbahn. Ich möchte nun meine Einkaufsliste sehen und in der Bahn ein paar einfache Mails schreiben. Kein Problem:

  • @Einkäufe | (@E-Mail & @Low)

Diese Abfragen muss man übrigens nicht in einem festen Filter speichern, sondern kann man auch ins Suchfeld eingeben. Filter sind also nur gespeicherte Suche.

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Bildnachweis Artikelbild: © Depositphotos.com / albertyurolaits

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