Filter im Todoist: So steigt deine Übersicht

Ich bin ja bekennender Fan des Todoist. Das Programm ist minimalistisch, blitzschnell, überall verfügbar und man kann komplexe Aufgabenlisten damit abbilden.

Eine der besten Funktionen sind die Filter. Leider erkennen nur wenige Nutzer das Potential, das in dieser Funktion steckt.

Hier sind ein paar Beispiele, was man damit alles anstellen kann.


Todoist-Filter

Die Filterfunktion im Todoist

Für die Funktion der individuelle Filter braucht man die Premium-Version, die jährlich keine 30 Euro kostet. Das ist in jedem Fall eine sinnvolle und sehr kleine Investition!

Was sind Filter genau? Filter sind eigentlich nichts anderes als angepasste Ansicht. Ich kann also genau bestimmen, welche Aufgaben ich sehen möchte.

Von Hause aus bringt der Todoist bereits ein paar simple Filter mit (z.B. „Zugeteilt an mich“ oder „Keine Frist“). Doch richtig interessant wird das Ganze natürlich mit eigenen Filtern.

Videokurs Todoist
Möchtest du den Todoist richtig kennen lernen? Möchtest du wissen, wie du ihn richtig einsetzt?
Dann informier dich jetzt über meinen Videokurs zum Todoist.
Hier erkläre ich dir Schritt für Schritt, wie’s geht.
Zur Infoseite wechseln…

Grundlegende Beispiele

Filter im Todoist
Die Filter-Ansicht im Todoist

In einer Filterabfrage kann ich sämtliche Ordnungsmöglichkeiten, die der Todoist bietet, kombinieren (also: Datum, Projekt, Priorität usw.). Hier sind drei Beispiele:

  • heute & @telefon – Einfach und selbsterklärend. Mit dem &-Zeichen wird eine UND-Verknüpfung gemacht. Das @-Zeichen leitet ein Etikett (=Kategorie) ein. Hier also: Alle Anrufe, die ich heute tun muss.
  • p1 | heute | überfällig – Das |-Zeichen ist eine ODER-Verknüpfung. Mit dieser Abfrage sehe ich also alle wichtigen Aufgaben (p1=Priorität 1), alle Aufgaben, die heute fällig sind, und alle Aufgaben, die überfällig sind. Hätte ich sie gerne nach p1, heute und überfällig gruppiert, dann nutze ich ein Komma statt des |-Zeichens.
  • (überfällig, heute) & (p1,p2) & p:Produkte – Diese Abfrage zeigt mir alle Aufgaben, die überfällig ODER heute fällig sind UND die Priorität 1 ODER Priorität 2 haben UND die zum Projekt „Produkte“ gehören. Mit anderen Worten: Alle dringenden und wichtige Aufgaben dieses Projektes.

Man kann also sehr schnell auch etwas komplexere Filter erstellen, sobald man in der Sprache „drin“ ist.

Eisenhower-Prinzip

Arbeitest du nach dem Eisenhower-Prinzip, dann kannst du dir auch dafür Filter erstellen.

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

Entweder nutzt du die vier Etiketten @dringend, @nicht-dringend, @wichtig, @nicht-wichtig und kombinierst dann (z.B. „@dringend & @wichtig“ oder „@nicht-dringend & @wichtig“)

Oder du nutzt die Prioritäten des Todoist. Dann lauten die vier Filter so:

  • Quadrant 1 (dringend und wichtig): (überfällig, heute) & (p1,p2)
  • Quadrant 2 (nicht dringend und wichtig): kein Datum & (p1,p2)
  • Quadrant 3 (dringend, aber nicht wichtig): (überfällig, heute) & (p3,p4)
  • Quadrant 4 (weder dringend noch wichtig): kein Datum & (p3,p4)

Es stellt sich lediglich die Frage, weshalb du Aufgaben auf deiner Liste hast, die nicht wichtig sind (Quadrant 3 und 4). Quadrant 4 gehört definitiv eliminiert, Quadrant 3 entweder delegiert, automatisiert oder auch eliminiert.

Nebenbei: Dank der tollen Teamfunktion kannst du Aufgaben problemlos delegieren und siehst dann mithilfe des voreingestellten Filters „Zugeteilt an andere“, was bei wem liegt.

Filter nach Power

Unser Leben ist durch unzählige Rhythmen bestimmt. Tagsüber erleben wir in ca. 90minütigen Abständen einen Wechsel von Energie-Hochs und -Tiefs.

Wer sich den Tag frei einteilen kann, ist gut beraten, diesen Energiezyklus zu berücksichtigen. Dazu brauchen wir nur drei Etiketten: @High, @Normal, @Low.

Dann kommen die Filter ins Spiel, beispielsweise so:

  • (überfällig, 3 Tage) & @High
  • (überfällig, 3 Tage) & @Normal
  • (überfällig, 3 Tage) & @Low

Ich nehme hier die überfälligen Aufgaben und die Aufgaben, die in den nächsten drei Tagen (=heute, morgen und übermorgen) fällig sind, mit hinein. Denn das sind die Aufgaben, um die ich mich jetzt kümmern muss oder will.

Natürlich kann man beliebig kombinieren. Nehmen wir an, ich warte auf die Strassenbahn. Ich möchte nun meine Einkaufsliste sehen und in der Bahn ein paar einfache Mails schreiben. Kein Problem:

  • @Einkäufe | (@E-Mail & @Low)

Diese Abfragen muss man übrigens nicht in einem festen Filter speichern, sondern kann man auch ins Suchfeld eingeben. Filter sind also nur gespeicherte Suche.

Videokurs Todoist
In meinem Videokurs über den Todoist zeige ich dir ganz genau, wie die Filter-Funktion funktioniert. Und natürlich auch alle anderen Funktionen.
Wechsle jetzt zur Infoseite über den Kurs…

Bildnachweis Artikelbild: © Depositphotos.com / albertyurolaits

Ähnliche Beiträge

Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

5 Gedanken zu “Filter im Todoist: So steigt deine Übersicht”

  1. Hallo Ivan,

    mal wieder ein super Hinweis. Die Filter habe ich nie genutzt. Jetzt habe ich die Anregungen genutzt, Filter eingerichtet und gleich auch einige wichtige & dringliche Aufgaben für meinen morgigen Arbeitstag gefunden :-)

    Ich habe vorher ausschließlich mit den Etiketten gearbeitet. So ist es viel einfacher – Danke für den guten Hinweis.

    Allerdings finde muss es „I“ dieser Strich sein oder kann es auch“/“ sein??
    Gibt es eine Shortcut Liste für die Befehle beim Todoisten?

    Herzliche Grüße

    Frank

    • Es muss leider der |-Strich sein.
      Einzige Alternative ist das Komma: Dann werden die Ergebnisse allerdings gruppiert angezeigt.

      Alle Möglichkeiten findest du in der Todoist-Hilfe oder in meinem Videokurs. :-)

  2. Mir persönlich gefällt PocketInformat von WebIS sehr viel besser, weil ich dort Termine UND Aufgaben in einem einzigen Kalender sehe:
    meine Zeit- und Aufgabenplanung wird dadurch erheblich realistischer.

    Weitere Vorteile: schier unendliche Möglichkeiten, eigene Filter zu erstellen, Projektmanagement, Einbindung meiner Kontakte und meiner Notizen, Evernote-Integration, eine Vielzahl von Kalenderansichten und vieles mehr.

    Vor allem GTD-Freunde lieben es.

    Inzwischen gibt es auch schon eine Version für den Mac, die sich bereits im Publik-Beta Stadium befindet: DesktopInformant.

    Ich nütze es als Gemeindepfarrer seit nun schon bald 15 Jahren.

    Vielleicht werfen Sie ja mal einen Blick darauf ;-)

    Herzliche Grüße
    Hartmuth Stamm

  3. Lieber Ivan,

    vielen Dank für Deine immer tollen, meistens grandiosen Tipps.

    Eine Frage bleibt für mich offen: Wie setzt man die richtigen Prioritäten, also, woher weiß ich, ob etwas p1 oder p2 oder vielleicht sogar p3 ist?

    Beste Grüße
    Christian

    • Das ist sehr subjektiv und schlussendlich deine Entscheidung.

      Häufig meint man, wichtig/unwichtig oder sogar dringend/nicht-dringend wären objektive Kategorien. Das ist aber nicht oder nicht immer so.

      Du erkennst nur an deinen Zielen, an deiner Vision und sogar an deinen Werten, was wirklich p1, p2 oder p3 ist.

      Laut Stephen Covey hilft dir auch die Frage: „Welche Tätigkeit macht langfristig den größten Unterschied?“

Kommentare sind geschlossen.