Welche Kriterien muss eine gute Ablage erfüllen?

Sind Sie mit Ihrer Ablage zufrieden? Nutzen Sie die letzten ruhigen Tage des Sommers noch, um Ihre Ablage auf Vordermann zu bringen.

Nachdem die digitale Ablage und besonders E-Mails die Papier-Ablage als Sorgenkind Nr. 1 abgelöst hat, entschwindet diese Ablage häufig auf dem Blickfeld. Trotzdem ist das papierlose Büro noch nicht ganz so nahe, wie wir gehofft haben.

Die Papier-Ablage ist sogar einer der Orte, die zu einem großen Zeitfresser werden können. Eine gute Ablage hingegen spart viel Zeit und auch bares Geld. Deshalb bleibt sie nach wie vor essentiell für ein erfolgreiches Zeitmanagement.

Erfahren Sie hier 10 allgemeine Tipps, wie eine optimale Ablage sein sollte.

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10 Tipps, damit Sie sich an Ihrem Schreibtisch wohl fühlen

Mein Schreibtisch
In meinen Seminaren zeige ich zu Beginn das Bild eines völlig chaotischen Schreibtisches und stelle es einem praktisch leeren Schreibtisch gegenüber. Die Frage lautet: „Was meinen Sie: Kann man an dem chaotischen Schreibtisch produktiv arbeiten?“

Zugegeben, die Frage ist unfair gestellt. Meine Antwort lautet nämlich: „Ja, man kann, auch wenn die Wahrscheinlichkeit nicht sehr hoch ist. Denn viel entscheidender sind folgende drei Fragen:

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Mehr durch weniger (Teil VI): Haiku Produktivität: Die Kunst, sich auf das Wesentliche zu beschränken

Die Serie „Mehr durch weniger“ will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Als ich vor ein paar Wochen meine Serie „Mehr durch weniger“ plante, nahm ich Kontakt mit Leo Babauta von zenhabits auf und fragte ihn, ob ich für die Serie als Schlusspunkt einen seiner Artikel, nämlich über „Haiku Productivity„, für meine Leser übersetzen dürfe. Er hat zugestimmt. Zwei Tage später hat er dann das Copyright auf all seine Artikel aufgehoben und alle Inhalte zur freien Weiterverwendung frei gegeben. Somit wurde aus meiner exklusiven Übersetzung eine Nullnummer, da sie nun halt nicht mehr so exklusiv ist… So ist das Leben. Aber ich halte an meiner Idee fest, da der Artikel einer meiner Lieblingsartikel ist. Der folgende Beitrag stammt also nicht aus meiner Feder, sondern ist meine Übersetzung des Artikel von Leo.

Haiku Produktivität: Die Kunst, sich auf das Wesentliche zu beschränken

von Leo Babauta

Ich habe eine Weile lang gewartet, bis ich diesen Beitrag über ein Experiment, welches ich durchführe, geschrieben habe. Denn seit ein paar Monaten schränke ich mich absichtlich ein.

Nicht um mich selber zu lähmen, sondern als ein Weg, mich auf wenige, aber wichtige Dinge zu fokussieren. Ein Weg, der mir erlaubt, mehr in weniger Zeit zu erledigen.

Ich bin sicher, ihr habt vom Pareto Prinzip gehört, auch bekannt als 80/20-Regel. Ich denke nicht, dass die Prozentanteile dieser Regel exakt sind, aber das Prinzip stimmt: Man sollte sich auf die wenigen Dinge fokussieren, die einem den grössten Nutzen bringen.

Doch während das als Prinzip nett klingt, wird es in der Praxis kaum durchgeführt. Wieso? Weil wir in zu viele Dinge auf einmal verstrickt und zu beschäftigt sind, mit all dem zu jonglieren, was an uns getragen wird. So nehmen wir uns kaum eine Minute Zeit und überlegen, was das Wesentliche ist, was uns den grössten Nutzen mit den kleinsten Aufwand bringt und auf was wir uns wirklich fokussieren sollten.

Es gibt keinen systematischen Weg, sich auf die wesentlichen Dinge zu fokussieren und den Rest wegzulassen.

Bis jetzt. Denn ich habe ein System entwickelt, welches ich Haiku Produktivität nenne, basierend auf einigen guten Ideen von anderen (ich kann gar nicht alle aufzählen, aber ich bin ihnen zu Dank verpflichtet). Der Schlüssel zur Haiku Produktivität ist es, euch selbst auf eine beliebige, aber kleine Zahl an Dingen zu beschränken, indem ihr euch zwingt, euch auf die wichtigen Sachen zu fokussieren und den ganzen Rest zu beseitigen.

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Mehr durch weniger (Teil I): Aufräumen leicht gemacht!

Die Serie „Mehr durch weniger“ will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Wie der Zufall so spielt: Ich wollte einen Artikel zu meiner neuen Serie „Mehr durch weniger“ schreiben und entdeckte, dass Leo genau heute einen Artikel zum Thema „The Four Laws of Simplicity, and Hot to Apply Them to Life“ geschrieben hat. Darauf kann ich wunderbar aufbauen, denn ich starte mit der Oberfläche, also mit den Dingen, die herum liegen.

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Ordnung im PC (Teil IV): Posteingang leeren

„Ordnung im PC“ ist eine Miniserie, welche sich mit der Organisation in und um den Computer beschäftigt. Genau so wie Zimmer, Schränke, und Schreibtische unaufgeräumt, unübersichtlich und chaotisch sein können, kann das der Computer auch sein. Der Vorteil ist aber, dass man das dem Computer nicht gleich ansieht. Trotzdem gelten die gleichen Prinzipien wie sonst auch. So steigen die Effizienz, die Motivation und auch die Zufriedenheit.

E-Mail: Eine der nützlichsten Erfindungen im Internet-Zeitalter und gleichzeitig einer der grössten Produktivitätskiller. Vieles geht heute einfacher, schneller und billiger. Aber wir lassen uns von Mails auch terrorisieren. Das nicht sein! Lasst uns zusammen anschauen, wie E-Mails wieder zu einem Segen und nicht mehr zu einem Fluch werden.

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Ordnung im PC (Teil II): Ran an die Innereien!

„Ordnung im PC“ ist eine Miniserie, welche sich mit der Organisation in und um den Computer beschäftigt. Genau so wie Zimmer, Schränke, und Schreibtische unaufgeräumt, unübersichtlich und chaotisch sein können, kann das der Computer auch sein. Der Vorteil ist aber, dass man das dem Computer nicht gleich ansieht. Trotzdem gelten die gleichen Prinzipien wie sonst auch. So steigen die Effizienz, die Motivation und auch die Zufriedenheit.

Im zweiten Teil meiner Miniserie „Ordnung im PC“ geht es ans Eingemachte: Desktop, Dateien, Ordner usw. Hier aufzuräumen erfordert etwas mehr Zeit. Und man muss aufpassen, die neu gefundene Ordnung auch durchzuhalten. Viele Menschen bemühen sich, ihren Schreibtisch und sonstigen Regale, Schränke und Ablageflächen einigermassen ordentlich zu halten: Da wird aufgeräumt, geputzt, neu eingeteilt usw. Genau so sieht in vielen Ablagen aus: Man bemüht sich, seine Rechnungen ordentlich abzulegen, in seinen Ordnern Ordnung zu halten, mal mit mehr mal mit weniger Erfolg. Interessanterweise vergessen aber viele Leute, ihre andere Ablage aufzuräumen: Den Desktop und die Ordner im Computer. Mir gehts da nicht besser: Zwar hatte ich immer alles schön in Ordnern und Unterordnern abgelegt, aber ich muss gestehen, ob ich einen Brief unter „Briefe“, „Verschiedenes“ oder unter einen thematischen Ordner („Privat“) speichere, hängt sehr von meiner Tagesform sowie von der Höhe des Meersspieles in Südindien ab :-)
Eines der Probleme liegt darin, dass heute Speicherplatz praktisch nichts mehr kostet. Ein anderes Problem ist, dass mit einer Ordnerstruktur schnell der Eindruck von Ordnung entstehen kann, die aber gar nicht existiert. Aber grundsätzlich gelten für den Computer die selben Regeln zum Aufräumen und zum Vereinfachen wie sonst auch:

  1. Was ist das Wichtigste? Was brauche ich wirklich? Was muss ich immer griffbereit haben?
  2. Streiche/lösche den Rest.

Nun habe ich aber mal meinen Computer aufgeräumt. Hier ein paar Tipps dazu:

  • Desktop aufräumen: Mittlerweile ist mein Desktop komplett leer. Jaaaaa, auch ohne Papierkorb. Ich habe einfach ein nettes Hintergrundbild und das wärs (siehe das Bild am Anfang dieses Blogeintrags). Ich weiss einfach nicht mehr, warum ich mein meinen Desktop mit Icons zumüllen muss, wenn ich nacher soweiso nichts mehr finde. Ich benutze auch die Schnellstartleiste nicht mehr, sondern nur noch Autohotkey. Damit habe ich die Anwendungen, die ich am meisten brauche, auf bestimmte Tastenkombinationen gelegt (z.B. Windows-F für Firefox, Windows-M für Mindmanager, Ctrl-F12 für meine Dokumente usw.). Damit starte ich meine Programme im Nu!
  • Programme entfernen: Von Zeit zu Zeit schaue ich in der Systemsteuerung nach, ob ich wirklich alle Programme benutze, die installiert sind. Ich bin jetzt sogar schon so weit, dass ich nur noch selten neue Programme ausprobiere. Der eine Grund liegt darin, dass ich so viel wie möglich mit Webanwendungen erledige (GMail, Google Docs, Moneytrackin‘, Online-Banking usw.). Natürlich gibt es nicht für jede Anwendung eine brauchbare(!) Web-Alternative (Photoshop, Lightrooom, MindManager usw.), aber einiges konnte ich schon ersetzen. Der zweite Grund, warum ich kaum mehr neue Programme installiere, liegt darin, dass Programme meist nicht wieder vollständig entfernt werden können. Ich habe bei mir sehr viele Programme ausprobiert und wieder deinstalliert. Und mein Computer wurde langsamer und schwerfälliger. Das war bei meinem Laptop nicht der Fall. Dort habe ich aber auch fast nie was neues installiert. Jetzt habe ich mein System wieder komplett neu aufgesetzt und nur die Prorgamme installiert, die ich wirklich benötige. Und das Ding huscht nur noch vor sich hin :-)
  • Dokumente: Hier gibt’s nur einen Tipp: Löschen. Ich habe mich irgendwann einmal gefragt, warum ich die Kündigung einer Zeitschrift aus dem Jahr 2003 unbedingt noch aufheben muss. Oder warum ich alle 2000 Fotos aus dem Urlaub speichern muss (ich bin Hobbyfotograf). Klar, man kann nicht alles löschen, aber zum Teil sind Dokumente sicherer auf Papier aufbewahrt. Genauso klar: Fotos lösche ich ungern, da ich für ein einigermassen neutrales Auge immer einen zeitlichen Abstand brauche, aber warum ich aus einer Serie alle Bilder behalten muss und warum ich die schlechten, unscharfen und langweilen behalten muss, weiss ich eigentlich auch nicht so genau. Obwohl Speicherplatz heute sehr günstig ist, bedeuten wenige Dateien auch weniger Aufwand beim Backup, weniger Stress bei einem allfälligen Verlust und ein Vielfaches mehr an Übersicht.
  • Ordnung halten: Regelmässiges Löschen des Browser-Caches, des Papierkorbs, der temporären Dateien sowie regelmässiges Defragmentieren beschleunigen den Rechner.
  • Mehrere Konten: Seit ich auf Windows Vista umgestiegen bin, habe ich zwei Konten: Ein User-Konto, auf dem ich immer arbeite, und ein Administrator-Konto. Natürlich bin ich beide gleichzeitig und kenne beide Passwörter (die identisch sind :-) ), aber es beruhigt mich, dass ich als normaler User nicht alles machen kann und damit auch nicht wichtige Daten aus Versehen löschen kann. Zudem ist es einfach auch sicherer. Wenn sich nämlich jemand bei mir einklinken kann, dann hat er nicht automatisch alle Rechte, sondern muss sich die zuerst auch noch „verdienen“ :-)
  • Ordnerstruktur: Hier habe ich zu einer recht radikalen Lösung gegriffen. Zuerst unterscheide ich nach Bildern, Musik und Dokumenten. Bei den Bildern habe ich eine etwas komplizierte Lösung, da ich Hobbyfotograf bin und die Bilder wieder finden muss. Den Musikordner verwaltet iTunes selbständig. So bleiben nur noch die Dokumente. Hier habe ich genau fünf Ordner:
    1 – Inbox: Hier kommt grundsätzlich alles rein, was meinen Computer „betritt“ (getreu den GTD-Prinzipien). Das ist mein Sammeltopf.
    2 – Action: Hier liegen die Dokumente, die ich im Moment bearbeite. Da hats also z.B. die Dokumente „Fotoclub Brief XY.doc“, „Werte-Ziele.mmap“, „Bewerbung XY.doc“ usw. Ich versuche, die Daten so zu benennen, dass es für mich einigermassen logisch ist. D.h. ich benenne die Datei nach Thema und allenfalls nach der Art des Dokuments („Brief“ usw.). That’s it!
    3 – Leseliste: Das sind Dokumente, die ich lesen will. Also meistens PDFs aus dem Internet.
    4 – Projekte: Wenn ich Projekte im Sinne von GTD habe, dann erstelle ich hier drin einen neuen Unterordner. Solange das Projekt noch nicht abgeschlossen ist, kommen dann da die Dokumente rein, die nicht mehr in Bearbeitung sind. Diesen Ordner werde ich wohl bald wieder löschen, da er mir keinen Zusatznutzen bringt und ich nicht so viele Projekte mit Dokumenten habe.
    5 – Archiv: Alle Dokumente, die ich nicht mehr bearbeite, landen hier. Sie müssen sich das allerdings verdienen: Wenn ich das entsprechende Dokument auf Papier nicht ablegen würde (wie z.B. die meisten meiner privaten Briefe), dann lösche ich es nach dem Ausdrucken. Deswegen habe ich gar nicht mehr so viele Dokumente. Die Dateien sind alphabetisch geordnet, so dass ich sie schnell finde. Wenn ich ein bestimmtes Dokument suche, muss ich höchstens bei zwei oder drei Buchstaben schauen und schon hab ich es. Ausserdem gibt es ja noch die (recht bequeme und schnelle) Suchfunktion von Vista. Zugegeben: Ganz konsequent bin ich in diesem Ordner noch nicht. Ich habe immer noch den einen oder anderen Unterordner im Archiv, wenn ich viele Dokumente zu einem Thema oder Projekt habe. Das ist für mich praktischer, als alle Dateien umzubenennen, so dass sie am Anfang den Namen des Projektes tragen. Aber das ist Geschmacksache.

Mehrmals wöchtentlich gehe ich in meinen Inbox-Ordner und verteile die Dokumente weiter: Wenn es was ist, was ich bearbeiten muss, dann kommt in den Action-Ordner, wenn es etwas zum Lesen ist, dann gehts in den Lesen-Ordner usw. Im Moment bin ich aber am Überlegen, ob es mir nicht reicht, nur einen Inbox und einen Archivordner zu haben. Das würde das System nochmals vereinfachen. An meinem beruflichen Arbeitsplatz benutze ich übrigens dasselbe System, ausser dass ich dort sehr zurückhaltend mit Löschen bin (wegen der Archivierungspflicht).

Ich musste zwar ein wenig Disziplin und Zeit investieren, den Computer richtig aufzuräumen, aber ich habe dadurch ein grosses Stück Qualität gewonnen. Jetzt habe ich die Dinge wieder im Griff und habe den Überblick.

Ordnung im PC (Teil I): Einmal Kabelsalat, bitte!

Ordnung im PC (Teil I): Einmal Kabelsalat, bitte!

„Ordnung im PC“ ist eine Miniserie, welche sich mit der Organisation in und um den Computer beschäftigt. Genau so wie Zimmer, Schränke, und Schreibtische unaufgeräumt, unübersichtlich und chaotisch sein können, kann das der Computer auch sein. Der Vorteil ist aber, dass man das dem Computer nicht gleich ansieht. Trotzdem gelten die gleichen Prinzipien wie sonst auch. So steigt die Effizienz, die Motivation und die Zufriedenheit.

Zum Beginn der Mini-Serie „Ordnung im PC“ fange ich vor bzw. hinter dem PC an, nämlich bei den Kabeln. Wer kennt das nicht: Hinter dem Computertisch siehts aus, als ob sich die Kabel schamlos fortgepflanzt hätten. Was mal mit zwei Stromkabeln (für den Computer und den Bildschirm) und ein paar wenigen Kabeln für den Bildschirm, die Tastatur und die Maus begonnen hat, ist mittlerweile ein völlig undurchschaubares Gewirr an verschiedensten Kabeln und Steckern geworden. Viele Geräte haben heute eine eigene Stromversorgung (bei mir z.B. die Lautsprecher, der Empfänger für die Maus und der für die Tastatur, die externe Festplatte, meine beiden Drucker, mein zweiter Bildschirm, mein USB-Hub). Doch dann sind die Geräte ja noch gar nicht mit dem Computer verbunden. Sie streiten sich dann um die wenigen USB-Anschlüsse.

Mein Büro ist so eingerichtet, dass man von der Tür direkt unter den Arbeitstisch sieht und ganz direkt den Kabelsalat „geniessen“ kann. Letztes Wochenende habe ich deshalb beschlossen, dem ein Ende zu setzen. Einige Kabel waren zwar einigermassen hinter dem PC oder dem Druckertischchen versteckt, aber es hingen trotzdem noch sechs Kabel von der Tischplatte runter auf den Boden. Nachdem ich das Kunstwerk genug lange betrachtet hatte, beschloss ich, alle Geräte loszustöpseln und die Kabel völlig neu zu verlegen. Alles, was ich brauchte, waren Kabelbinder, Kabelkanal, Steckleisten.

  1. Alle Kabel losstöpseln: Ich habe Kabel entdeckt, die überhaupt nicht eingesteckt waren (an keinem der beiden Enden…). Gleichzeitig habe ich mich auch gefragt, ob ich all die Geräte wirklich brauche: Was ich nie oder selten brauche, muss auch nicht immer mit dem PC verbunden sein.
  2. Genau überlegen, welches Gerät wo stehen muss und ob es mehr Steckdosen braucht. Falls nicht, kann man ein Verlängerungskabel ziehen.
  3. Kabel, welche den gleichen Weg zurück legen, kann man zusammen nehmen. Es gibt so schöne Kabelkanäle, in die man mehrere Kabel hinein tun kann. Ich habe so ein bewegliches, graues Rohr aus der Ikea gekauft, welches sich zuschneiden lässt. Dort habe ich die Kabel von der Tischplatte zur Steckdose bzw. zum PC hinein getan. Statt sechs Kabeln sieht man jetzt nur noch einen Kanal.
  4. Wenn Kabel zu lang sind, kann man sie zusammenbinden. Auch hier gilt, dass Kabel, welche den gleichen Weg zurück legen, zusammen gebunden werden können. So verteilen sich die Kabel nicht mehr auf dem Boden, sondern sie können zusammengebunden hinter dem PC oder sonst wo „versteckt“ werden.
  5. Müssen alle Geräte ständig am Strom angeschlossen sein? Ich habe zwei Steckleisten mit Kippschalter. An einem – der auch vor Stomschwankungen schützen soll – hängen die Geräte, die ich immer brauche, wenn ich am Computer sitze: PC, Bilschirme, Maus, Tastatur usw. An der anderen Steckleiste hängen die Geräte, die ich nur bei Bedarf benutze: Drucker, externe Festplatte usw. Das hat zwar den Nachteil, dass ich immer gleich mehrere Geräte einschalte, wenn ich z.B. was drucken will. Aber es hat gleichzeitig den Vorteil, dass die Geräte nur laufen, wenn ich sie wirklich benötige. Sie fressen sonst keinen Strom. Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn sich die Geräte gar nicht ganz abschalten lassen.

Diese Aktion dauert zwar ein Weilchen, war beschwerlich, weil ich immer unter dem Tisch umherkroch, aber es hat sich gelohnt. Wenn man jetzt in mein Büro rein kommt, sieht es nicht nur auf dem Tisch ordentlich aus, sondern auch unter dem Tisch.