Einführung in GTD (Teil 3): Der erste Schritt: Erfassen

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der „Erfinder“ von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.
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In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Sie sollten trotzdem das Buch lesen, um alle Details zu verstehen, oder eine Schulung bei einem zertifizierten GTD-Trainer besuchen. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

In den ersten beiden Teilen der GTD-Einführung ging es allgemein um GTD und dessen Prozess. Es ist wichtig, den Prozess zu verstehen, bevor man in die Details geht. Hier nochmals der Prozess zusammen gefasst:

  1. Erfassen
  2. Durcharbeiten
  3. Organisieren
  4. Durchsicht/Pflege
  5. Durchführung

Die weiteren Artikel der GTD-Serie widmen sich je einem dieser Schritte. Heute geht es um das Erfassen.

Der Grundsatz und gleichzeitig der wichtigste Grundstein des ganzen GTD lautet:

Erfassen Sie alle losen Enden und zwar zu 100%.

Wir haben bereits über lose Enden gesprochen: Ein loses Ende ist etwas, was Sie noch weiter bearbeiten möchten oder müssen, was aber noch keinen Anschluss hat. Also Unerledigtes, Idee, Einfälle, Dinge zum Einkaufen, Telefonnummern, die sie noch nicht gespeichert haben usw.

Diese losen Enden müssen Sie alle aus Ihrem Kopf verbannen. Sie kennen die Situation: Ihnen fällt plötzlich etwas ein, was Sie ja nicht vergessen dürfen. Wenn Sie das nicht sofort aus dem Kopf verbannen, indem Sie es aufschreiben, wird es immer wieder auftauchen und Sie jedes Mal mental unterbrechen. Oder Sie vergessen es irgendwann. Weder das eine noch das andere klingt sehr angenehm, deshalb: Erfassen Sie alle losen Enden.

Logische Konsequenz aus dieser Botschaft („Erfassen Sie alle losen Enden“) ist, dass Sie immer etwas zum Schreiben bei sich haben müssen. Das „Was“ ist egal, aber das „Dass“ ist essentiell. Suchen Sie sich das Hilfsmittel, welches Ihnen am meisten behagt. Ich bevorzuge zum Notieren einen einfachen kleinen Notizblock und einen Stift. Vielleicht bevorzugen Sie aber einen PDA oder Ihr iPhone. Oder Sie benutzen ein Diktiergerät. Beachten Sie bei der Auswahl folgende fünf Punkte:

  • Benutzen Sie ein Hilfsmittel, welches Sie gerne benutzen und Ihnen Spass macht.
  • Das Hilfsmittel muss sofort einsatzbereit sein, wenn Ihnen etwas einfällt. Ein Laptop ist das in der Regel nicht, wenn Sie ihn zuerst noch hochfahren müssen. Ein PDA oder ein Notizblock hingegen schon.
  • Notieren Sie grosszügig. Eine Idee pro Notizzettel. So vermischen Sie nicht verschiedene Dinge mit einander.
  • Benutzen Sie so wenige Arten von Hilfsmittel wie möglich, am besten nur eins. Sobald man den einen Einfall auf eine alte Quittung notiert, den nächsten im Handy und den übernächsten im Computer, verliert man schnell die Übersicht und damit mit der Zeit auch interessante Ideen und Einfälle. Von meinen Notizblöcken habe ich einen ganzen Vorrat gekauft und sie überall dort verteilt, wo ich sie am häufigsten brauche. Ich benutze ausschliesslich diese Notizblöcke.
  • Sorgen Sie dafür, dass Sie immer und in jeder Situation etwas festhalten können. Das bedeutet, dass Sie entweder Ihr Hilfsmittel immer auf sich tragen oder dass Sie beispielsweise wie ich an allen möglichen Orten Notizblöcke verteilen. Wichtig ist, dass Sie auch im Bett, auf dem Sofa, unterwegs, im Büro oder in der Küche sofort etwas festhalten können.

Alle Dinge, die Sie so festhalten, kommen dann in einen Eingangskorb. Der Eingangskorb ist eigentlich nur ein Sammelbehälter. In der Regel haben Sie mehrere Eingangskörbe, im Optimalfall nur zwei: Einen elektronischen und einen für Papiere. Versuchen Sie, die Anzahl so klein wie möglich zu halten.

Der wichtigste digitale Eingangskorb ist der Posteingang des E-Mail-Programms. E-Mails im Posteingang sind nichts anderes als lose Enden: Sie müssen sie beantworten, weiterleiten oder es ergibt sich eine Aufgabe daraus. Spätestens wenn Sie eine Mail nicht mehr weiter bearbeiten müssen, entfernen Sie sie aus dem Posteingang. Das Ziel ist ein vollständig leerer Posteingang. Legen Sie sie ab oder löschen Sie sie. Wie Sie dabei am besten vorgehen, lesen Sie im nächsten Teil dieser Einführung. Wenn Sie aber bereits jetzt Hand anlegen wollen, dann bekommen Sie wertvolle Tipps im Artikel „Das LAHA-Prinzip für einen leeren Posteingang„.

Im analogen Eingangskorb für Papiere landen all Ihre losen Enden, die Sie sich notiert haben, aber auch Briefe, Memos, Dinge zum Lesen usw. Gleiches Prinzip: Was noch keinen Anschluss hat, landet im Eingangskorb, sobald es einen Anschluss gefunden hat, kommt es wieder heraus. Benutzen Sie als analogen Eingangskorb einfach eine Briefablage oder etwas ähnliches. Wenn Sie Ihre losen Enden digital erfassen, können Sie das Gerät auch in den Eingangskorb legen – sofern es hinein passt. So vergessen Sie nicht, die losen Enden regelmässig weiter zu bearbeiten.

Das ist der nächste entscheidende Schritt: Wie bekommen Sie Ihre Dinge wieder aus dem Eingangskorb heraus? Die Kurzantwort: Leeren Sie mindestens einmal täglich alle Ihre Eingangskörbe und arbeiten Sie den Inhalt der Reihe nach und einzeln durch. Der Eingangskorb ist nur eine Zwischenstation für die losen Enden. Er ist keine Ablage und keine ToDo-„Liste“.

Der nächste Teil beschäftigt sich mit dem Durcharbeiten Ihrer Eingangskörbe. Kurz gesagt geht es darum, heraus zu finden, um was es überhaupt geht und ob etwas zu tun ist. Falls ja, wird die Aufgabe direkt erledigt (wenn sie weniger als 2 Minuten dauert), delegiert oder kommt auf Ihre Aufgabenliste (in Form des nächsten Schrittes). Falls nicht, landet der Zettel oder das Dokument im Müll, wird abgelegt oder es wird vermerkt, dass Sie eine Entwicklung abwarten möchten.

Einführung in GTD: Übersicht

Wie verwaltet man seine Notizen am besten?

In meinen „7 Tipps für einen leeren Kopf“ habe ich versucht zu beschreiben, wie man seinen Kopf leeren kann. Notizen zu machen ist aber nur die eine Seite. Genauso wichtig ist es, ein System für sich selber zu finden, mit welchem man seine Notizen verwalten kann und Informationen schnell wieder findet. Ohne einen Glaubenskrieg entfachen zu wollen: Meine Anforderungen sprechen eher für eine analoge Lösung, die ich euch vorstellen möchte. Meine Anforderungen sind:

  • Ich muss Zugriff auf meine Notizen haben, auch wenn kein Computer in der Nähe ist.
  • Ich will meine wichtigsten und aktuellste Notizen auch im Bett oder in einem Café durchsehen können.
  • Ich will schnell etwas nachschauen können, ohne ein Programm zu starten, die Suche zu bedienen und dann die entsprechende Information zu finden.
  • Meine Notizen müssen noch in Jahren und Jahrzehnten lesbar sein. Ich möchte mich nicht auf ein Datenformat verlassen müssen, welches in Zukunft vielleicht nicht mehr lesbar ist. Das kann zwar umgangen werden, indem man ausschliesslich auf standardisierte und simple Formate setzt (z.B. ASCII-Dateien). Sobald man sich auf ein Programm verlässt, welches seine Daten in einem eigenen Format speichert, muss man damit rechnen, die Daten zu verlieren oder sie in ein neues Programm exportieren zu müssen, falls das Programm nicht mehr weiter entwickelt wird.

Das sind meine Anforderungen und zugleich eine Erklärung, weshalb ich so vorgehe, wie ich gleich beschreibe. Andere schreiben und verwalten ihre Notizen lieber digital, da sie sehr einfach gesichert werden können. Jede Variante hat halt ihre Vor- und Nachteile. Hauptsache es stimmt für einen selbst.

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7 Tipps für einen leeren Kopf

Das System „Getting Things Done“ (GTD) hat einen wahren Siegeszug in der Welt der Produktivität angetreten. Besonders unter Bloggern ist GTD beliebt. Meiner Meinung nach liegt der Erfolg von GTD in zwei Dingen: im konsequenten Leeren des Kopfes und in den Kontextlisten. Besonders das Leeren des Kopfes hat mir die grösste Erleichterung gebracht. Für diejenigen, die GTD noch nicht kennen: David Allen, der Erfinder von GTD, schlägt vor, jeden Gedanken, jede Aufgabe, jede Idee, einfach alles, was einem durch den Kopf schwirrt, sofort festzuhalten, damit es nicht verloren geht. Ansonsten ist die Gefahr gross, dass es auf Nimmerwiedersehen verschwindet. Deshalb notiere ich alles, was mir einfällt. Doch bevor ich soweit war, musste ich ein paar Entscheidungen treffen. Was ich daraus gelernt habe, steht in den folgenden 7 Tipps:

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5 Schritte, das Optimum aus einem Buch heraus zu holen

Eigentlich lese ich sehr gerne. Nur leider nehme ich mir zu wenig Zeit dafür. Ich dachte auch immer, dass ich ein Hirn wie ein Sieb hätte. Denn kaum war das Buch fertig, hatte ich schon wieder vieles vergessen. Ganz zu schweigen nach ein paar Wochen oder Monaten. Doch heute weiss ich, dass einfach mein System verkehrt war. Man kann nicht einfach ein Buch durchlesen und dann erwarten, dass man es grad im Hirn speichert. Das Gedächtnis arbeitet wenig mit Wörtern, sondern viel lieber mit Bildern, Gerüchen, Geschmack, Tönen usw. Die Herausforderung besteht also darin, das Gelesene hirngerecht aufzubereiten. Das ist da eine. Die andere Frage, die mich immer beschäftigt, ist: Wie kann ich das Optimum aus einem Buch heraus holen? Manchmal langweilt man sich ja beim Lesen, weil man etwas schon weiss oder weil es einen einfach nicht interessiert. Man bleibt dann trotzdem dran, weil man gelernt hat, ein Buch von vorne bis hinten, Buchstabe für Buchtstabe zu lesen. Es gibt aber bessere Wege. Einen Weg möchte ich heute vorstellen. Es ist eine Mischung zwischen den Tipps von Tony Buzan aus seinem MindMap-Buch (Klicken Sie auf diesen Link und kaufen etwas ein, bekomme ich von Amazon eine Provision. Für Sie verändert sich der Preis nicht.) und einem interessanten Artikel von Donald Latumahina. Aus diesem Mix ergibt sich keine Schnelllese-Methode, sondern eine zielgerichtete, einfache Methode, das Wichtigste aus einem Buch zu holen. Der „Trick“ besteht darin, wie in einer Spirale vom Allgemeinen zu Speziellen vorzustossen. Als Ergebnis hat man dann ein MindMap vor sich, welches einem alle Fragen beantwortet, die man hatte, als man das Buch kaufte. Doch schön der Reihe nach.

  1. Überfliegen (10 Minuten): Im ersten Schritt nimmt man sich das Buch und blättert es einfach durch. Man versucht, die Themen des Buchs herauszufinden. Eigentlich ist es genau so, wie man es in der Buchhandlung schon macht: Man liest den hinteren Umschlagtext, das Inhaltverzeichnis und blättert ein wenig herum. Anschliessend erstellt man die Grundstruktur des MindMaps: das Zentralbild und vielleicht schon die Hauptäste. Die können den einzelnen Kapiteln entsprechen, müssen aber nicht.
  2. Ziel/Zweck (5 Minuten): Im zweiten Schritt überlegt man sich, was man sich von dem Buch erhofft. Welche Antworten will ich aus dem Buch? Wo liegen meine Interessen an dem Buch? Weshalb lese ich es? Die Antworten kann man in einem kleinen separaten MindMap notieren.
  3. Planen (5 Minuten): Wie lange will ich mich mit dem Buch beschäftigen? Ein Zeitrahmen verhindert, dass man umhertrödelt oder sich in Details verliert. So kann man beschliessen, in den nächsten zwei Stunden die ersten vier Kapitel durch zu arbeiten. Zur Planung gehört aber auch die Frage: Welches Material ziehe ich bei? Vielleicht lege ich ein Nachschlagewerk dazu, wo ich dann bei Bedarf was nachlesen kann. Oder ich beschliesse, mich nur dem Inhalt des Buches zu widmen ohne zusätzliches Material.

    Bis hierher haben wir eigentlich noch gar nichts gelesen. Vielmehr haben wir uns aber auf das Material vorbereitet, so dass wir jetzt starten können zu lesen.

  4. Lesen: Das Lesen geht in verschiedenen Schritten vor sich. Je nach Planung nimmt man sich Kapitel für Kapitel oder vielleicht Seitenpäckchen (z.B. 20 Seiten) vor und zwar nach der Spiralmethoden. Das heisst, dass man die entsprechenden Seiten mehrmals durchgeht, aber immer mit einem anderen Fokus:
    • Zuerst verschafft man sich einen Überblick, indem man die Seiten zuerst mal durchblättert und schaut, was einen erwartet.
    • Dann geht man mehr ins Detail und schaut sich die Grafiken oder Zeichnugen an, liest vielleicht jeweils den ersten und letzten Satz eines Abschnitts. Dort stehen nämlich in der Regel die wichtigsten Informationen.
    • Nun geht man noch mehr ins Detail und liest auch die dazwischen liegenen Sätze.
    • Zum Schluss sucht man dann noch nach bestimmten Antworten auf die Fragen, die aufgetaucht sind oder klärt die Dinge, die man nicht verstanden hat.

    Das ganze Lesen geht zielgerichtet vor sich: Man sucht sich die Informationen, die dem Ziel dienen, welches man sich notiert hat. Das können ganz allgemeine Ziele sein wie zum Beispiel: Ich will einen allgemein Überblick über das Thema gewinnen, aber Details interessieren mich nicht. Oder auch spezielle Ziele: Wie war der genau Ablauf des 30jährigen Kriegs? Welche politischen Kräfte waren massgebend. Je nach Ziel benötigt man mehr oder weniger Zeit, was man aber schon im Schritt 3 festgelegt hat. Wichtig ist, dass man sich seine Erkenntnisse festhält. Es ist nicht immer einfach, die Ideen direkt in das MindMap zu übertragen, weil es den Lesefluss unterbricht. Wenn einem das nicht liegt, kann man die Ideen im Buch einfach markieren und dann am Schluss in das MindMap übertragen.
    Nachbereitung: Ideal ist, wenn sich aus dem Buch direkt nächste Schritte ergeben. Das Lesen sollte also nicht mit dem Schliessen des Buchs beendet sein. Vielleicht ergeben sich Idee wie: „Ich will mit mit dem Thema näher beschäftigen. Deshalb gehe ich als nächster Schritt in die Buchhandlung und hole mir ein neues Buch darüber.“ Oder: „Darüber will ich bloggen.“ Oder: „Diesen oder jenen Tipp zum Vereinfachen von meinem Leben will ich umsetzen.“ Das kann man dann alles auf seine ToDo-Listen schreiben. Dieser Schritt ist also die Umsetzung der gewonnen Ideen und Einsichten in sein eigenes Leben.

Diese Methode eignet sich natürlich nur für Sachbücher und nicht für Romane. Sie garantiert aber, die für sich selbst relevanten Informationen heraus zu schälen. Und mit Hilfe des MindMaps kann man sich den Inhalt auch nach Monaten schnell wieder in Erinnerung rufen. Es braucht ein wenig Training, die Methoden umzusetzen und es ist auch zeitaufwändiger, das Buch so zu bearbeiten, aber dafür holt man ein Maximum heraus. Denn: Wer will schon ein Buch lesen, um den Inhalt in kürzester Zeit wieder zu vergessen?