Reviews: Ein Blick zurück

Im Rahmen von GTD habe ich den wöchentlichen Rückblick (oder „weekly review“) entdeckt und lieben gelernt. Schnell habe ich begriffen, dass Ziele setzen sehr wichtig ist, aber dass es genauso wichtig ist, immer wieder einmal zurück zu blicken und zu überprüfen, ob man auf Kurs ist. Ansonsten läuft man in Gefahr, in die falsche Richtung zu fahren. Deshalb widmet ich dem Rückblick einen eigenen Eintrag.

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Ordnung im PC (Teil IV): Posteingang leeren

„Ordnung im PC“ ist eine Miniserie, welche sich mit der Organisation in und um den Computer beschäftigt. Genau so wie Zimmer, Schränke, und Schreibtische unaufgeräumt, unübersichtlich und chaotisch sein können, kann das der Computer auch sein. Der Vorteil ist aber, dass man das dem Computer nicht gleich ansieht. Trotzdem gelten die gleichen Prinzipien wie sonst auch. So steigen die Effizienz, die Motivation und auch die Zufriedenheit.

E-Mail: Eine der nützlichsten Erfindungen im Internet-Zeitalter und gleichzeitig einer der grössten Produktivitätskiller. Vieles geht heute einfacher, schneller und billiger. Aber wir lassen uns von Mails auch terrorisieren. Das nicht sein! Lasst uns zusammen anschauen, wie E-Mails wieder zu einem Segen und nicht mehr zu einem Fluch werden.

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3 Schritte zu einem leeren Schreibtisch

Bei meinem ersten Job nach dem Studium habe ich versucht, möglichst viele Dokumente auf meinen Schreibtisch zu verteilen. So habe ich mich wichtig und beschäftigt gefühlt. Selbstverständlich fand ich (fast) immer alles sofort… Schliesslich war das ja nur ein kreatives Chaos und Ordnung nur für die, die zu faul zum Suchen sind. Heute sehe ich das genau anders herum: Mir ist es wichtig, so wenig wie möglich auf dem Schreibtisch zu haben. Ich versuche, mögliche Ablenkungen zu minimieren. Das braucht ein klein wenig Disziplin oder – noch besser – Gewohnheiten und Routinen. Und natürlich ein Ordnungssystem, welches sich auch wirklich bewährt. Meines ist sehr eng an das GTD-System von David Allen angelehnt. Der Anfang ist sogar genau GTD-gemäss. Ganz wesentlich und sozusagen der Eingang ins ganze System ist dabei der Eingangskorb. Hier kommt alles rein, was meine Welt betreten will. Was dort landet, wird dann in einem kleinen Prozess weiter geschickt oder bearbeitet. Deshalb hat es an meinem Arbeitsplatz fast nichts mehr auf dem Schreibtisch: alles, was zum Computer gehört (Bildschirm, Tastatur usw.) – Telefon – Notizblock – Bleistift – zwei Briefablagen -fertig. Die eine Briefablage ist mein Eingangskorb, in die andere kommt das hinein, was ich noch lesen will/muss. Das System geht dann so:

  1. Eingangskorb: Wie gesagt: Alles, was meine Welt betreten will, kommt hier hinein: Briefe, Aufträge, sonstige Dokumente zum Bearbeiten, meine Ideen auf Notizzetteln, Notizen, Rechnungen usw. Hier ist der Sammelort für all die Dinge, die ich in irgendeiner Form weiter bearbeiten muss.
  2. Eingangskorb leeren: Mindestens täglich wird der Eingangskorb geleert. Dabei nehme ich jedes Papier, welches darin ist, einzeln von oben nach unten in die Hand und überlege, was damit zu tun ist. Wenn es etwas ist, was ich in weniger als zwei Minuten erledigen kann (z.B. ein Dokument ablegen oder eine kurze Mail schreiben), dann tue ich das. Wenn nicht gibts drei Möglichkeiten: a. Weitergeben oder Aufgabe delegieren – meine Lieblingsmöglichkeit :-). b. In die Rundablage ablegen (=wegschmeissen). c. Einen Eintrag auf meine ToDo-Liste machen. Anschliessend wird das Papier unter dem entsprechenden Projekt oder Thema abgelegt.
    Wichtig ist, keine Zeit beim Leeren zu verlieren: Einfach jedes Papier von oben nach unten abarbeiten.  Es geht nur ums Weiterprozessieren, nicht ums Erledigen. Auch wichtig: Nichts kommt zurück in den Eingangskorb. Das ist streng tabu!
  3. Routine zum Aufräumen: Ich räume meinen Schreibtisch täglich auf. Da er ja bereits morgens praktisch leer ist, kann sich während des Tages gar nicht so viel anhäufen. Deshalb geht das ruckzuck . Ich habe es mir zur Gewohnheit gemacht, jedes Mal vor dem Nach-Hause-Gehen den Tisch aufzuräumen. Wenn das man länger als 3 Minuten dauert, dann ist das schon sehr lange.

Der Eingangskorb ist also nur eine Durchgangsstation. Sobald ich etwas auf meinen ToDo-Listen eingetragen habe, kann ich hundertprozentig sicher sein, dass ich es nicht mehr vergessen (aber leider nicht, dass ich es erledige…). Deshalb kann ich das entsprechende Papier guten Gewissens ausser Sichtweite ablegen, bei mir in einer Sichtmappe zum entsprechenden Thema. Diese kommt dann in meine Schublade. Wenn ich dann die Aufgabe erledigen will, habe ich das Papier schnell wieder vor mir.
In den Eingangskorb kommen nicht nur „richtige“ Dokumente, sondern auch Post-Its, oder Telefonnummer auf einer Serviette usw. Die zwei entscheidenden Schritte sind: 1. Den Eingangskorb regelmässig zu leeren. 2. Den Schreibtisch täglich aufzuräumen. Das dauert einen Moment, bis man diese Routinen entwickelt hat, aber wenn man es geschafft hat, ist man viel weniger abgelenkt von Dingen auf dem Schreibtisch. Ansonsten wird man nur ständig daran erinnert, was man noch alles erledigen muss. Das lenkt ab, stresst und wirkt nicht motivierend. Nun muss ich nur noch meine Kollegen davon überzeugen, dass ein leerer Schreibtisch nicht heisst, dass ich nichts zu tun hätte…