Einführung in GTD (Teil 6): Der vierte Schritt: Durchsicht und Pflege

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der „Erfinder“ von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.
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In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Sie sollten trotzdem das Buch lesen, um alle Details zu verstehen, oder eine Schulung bei einem zertifizierten GTD-Trainer besuchen. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

Bisher haben wir gelernt, wie man die losen Enden erfasst, durcharbeitet und organisiert. Wir haben verschiedene Aufgabenlisten je nach Kontext erstellt. Davon fallen drei auf: Die Listen „Agenda“ (mit den Dingen, die ich mit jemandem bei nächster Gelegenheit besprechen möchte), „Irgendwann/Vielleicht“ (der Parkplatz für die Ideen, die ich jetzt nicht weiter verfolgen oder umsetzen möchte/kann) und „Warten auf“ (wo ich auf jemanden oder etwas warten muss). Zusätzlich führen wir eine Projektliste, natürlich einen Kalender und vielleicht eine Wiedervorlage.

Der nächste Schritt im Prozess ist das Durchsehen und Pflegen all dieser Listen.

GTD schafft ein Erinnerungssystem ausserhalb Ihres Kopfes. Um so wichtiger ist es, dass dieses System immer aktuell ist, damit es Ihren Kopf auch tatsächlich entlastet. Nur wenn Sie dem System zu 100% vertrauen können, dass Sie nichts vergessen, werden die mentalen Unterbrechungen abnehmen oder sogar ganz aufhören. Deshalb müssen Sie Ihr System regelmässig durchsehen. Bewährt hat sich folgender Rhythmus:

  • Kalender: Den Kalender schauen Sie sich selbstverständlich mehrmals täglich an, damit Sie keine Termine vergessen.
  • Aufgabenlisten: Primär schauen Sie auf die Listen, wenn Sie eine Aufgabe beendet haben und kein Termin ansteht. Je nach Kontext nehmen Sie die entsprechende Liste hervor und wählen eine Aufgabe aus, die Sie nun erledigen wollen.

Zusätzlich – und das ist eine weitere Eigenheit von GTD – machen Sie einmal pro Woche reinen Tisch in einem Wochenrückblick (weekly review). Diesen Wochenrückblick können Sie sich wie das Aufräumen vor dem Urlaub vorstellen: Sie schauen, was Sie noch tun müssen, Sie legen Ihre Akten ab, Sie aktualisieren Ihre Aufgabenlisten usw. Der Wochenrückblick ist so zentral, dass David Allen, der „Erfinder“ von GTD, sogar sagt, dass wenn Sie keinen Wochenrückblick machen, Sie gar kein GTD machen.

Der Wochenrückblick

Schaffen Sie sich eine Routine, wann Sie den Wochenrückblick durchführen wollen. Sie können sich auch einen Termin fix reservieren und im Kalender eintragen. Bewährt hat sich der Wochenrückblick logischerweise am Freitag, wenn die Woche zu Ende ist. Doch natürlich eignet sich jeder andere Tag auch. Wählen Sie einen Zeitpunkt, der Ihnen am besten passt, und führen Sie dann konsequent jede Woche zu diesem Zeitpunkt den Wochenrückblick durch. Je nachdem, wie Sie während der Woche Ihr System pflegen, dauert der Rückblick zwischen 15 und 60 Minuten.

Gehen Sie nach folgendem Schema vor:

  1. Alle losen Dinge sammeln: Leeren Sie nochmals Ihren Kopf und notieren Sie sich alles, was Ihnen durch den Kopf schwirrt.
  2. Leeren Sie Ihren Eingangskorb: Idealerweise machen Sie das täglich. Meistens schafft man das aber nicht. Nehmen Sie sich deshalb jetzt die Zeit, Ihren Eingangskorb komplett durchzuarbeiten und zu leeren.
  3. Führen Sie die Ablage nach.
  4. Überprüfen Sie alle Aufgabenlisten: Sind die noch aktuell? Haben Sie vergessen, etwas abzuhaken? Haben sich bestimmte Aufgaben „von selbst“ erledigt? Fehlen Aufgaben?
  5. Überprüfen Sie die Projektlisten: Haben alle Projekte mindestens einen nächsten Schritt? Sind sie aktuell?
  6. Prüfen Sie die „Warten auf“-Liste: Müssen Sie bei jemandem nachhaken?
  7. Schauen Sie auch mal auf die „Irgendwann/Vielleicht“-Liste: Es kann sein, dass eine Aufgabe oder ein Projekt nun doch verfolgen möchten.
  8. Überprüfen Sie Ihren Kalender: Ergibt sich aus einem vergangenen Termin eine neue Aufgabe? Was steht in der nächsten Woche alles an? Ist der Kalender aktuell?

Vielleicht haben Sie noch andere Dinge, die sie wöchentlich durchsehen möchten, z.B. Ihre Ziele oder Ihr persönliches Leitbild. Bauen Sie das in Ihren persönlichen Rückblick ein. Vergessen Sie nicht: Das ist Ihr Rückblick. Führen Sie keinen Rückblick genau nach der Theorie durch, sondern passen Sie ihn auf Ihre Umstände an, denn dann gewinnen Sie am meisten.

In diesem Artikel haben Sie die Durchsicht und die Pflege Ihres System kennen gelernt. Im nächsten nächsten Teil, der gleichzeitig der fünfte und letzte Schritt in GTD ist, geht es um das Wichtigste: Um das Durchführen der Aufgaben.

Einführung in GTD: Übersicht

Einführung in GTD (Teil 5): Der dritte Schritt: Organisieren

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der „Erfinder“ von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.
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In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Sie sollten trotzdem das Buch lesen, um alle Details zu verstehen, oder eine Schulung bei einem zertifizierten GTD-Trainer besuchen. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

Im letzten Teil der GTD-Einführung ging es um das Durcharbeiten des Eingangskorbes. Entscheidend ist zunächst „Worum geht es?“ und dann „Ist etwas zu tun?“. Falls ja, stellt sich die Frage, ob es sich um ein Projekt oder einen einzelnen Handlungsschritt handelt. Je nachdem wird er sofort erledigt, delegiert oder auf eine Aufgabenliste verschoben. Falls nicht, kann man den Input weg werfen, archivieren oder warm halten, um eine Entwicklung abzuwarten. In diesem Teil geht es um das konkrete Organisieren dieser Alternativen, was der komplexeste Teil am ganzen GTD ist. Also, eigentlich hört es sich nur komplex an, sobald Sie besser in GTD drin sind, wird es Ihnen ganz „normal“ und einfach vorkommen. Die Art der Organisation unterscheidet sich je nach dem, ob Handlungsbedarf besteht oder nicht.

Handlungsbedarf

Wenn Handlungsbedarf besteht, gibt es drei Möglichkeiten, um was es sich da handelt.

1. Termine

Die erste Möglichkeit sind Termine. Das sind Aktionen, die von einem Tag oder einem Zeitpunkt abhängig sind. Darunter fallen alle Verabredungen, Sitzungen, aber auch Anrufe zu einem bestimmten Zeitpunkt (z.B. am Freitag zwischen 15 und 16 Uhr). Solche Handlungen kommen ganz normal in den Kalender oder die Agenda. Das kennen Sie ja aus Ihrer bisherigen Praxis. Was bei GTD vielleicht anders ist: Der Kalender ist ausschliesslich für Handlungen reserviert, die zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfinden oder nur dann erledigt werden können. Wenn Sie also jemanden anrufen möchten, um eine Information einzuholen, dann kommt diese Aufgabe nicht in den Kalender. Wenn Sie diese Person aber nur am Freitag Nachmittag erreichen können, dann tragen Sie das in den Kalender ein. Für alle „normale“ Aufgaben ist im Kalender kein Platz, diese kommen auf die Aufgabenlisten. Das Kriterium lautet also: Ist diese Aktion von einem bestimmten Zeitpunkt abhängig? Wenn ja, kommt sie in den Kalender, wenn nein auf die Aufgabenlisten.

2. Aufgaben

Die zweite Möglichkeit ist Ihr tägliches Hilfsmittel, die Dinge zu erledigen, nämlich die Aufgabenlisten. Erinnern Sie sich? Falls die Erledigung einer Aufgabe höchsten zwei Minuten benötigt, dann erledigen Sie sie sofort. Wenn nicht, kommt sie auf die Aufgabenlisten. Sie wird also sozusagen aufgeschoben – nicht aufgehoben. Ist Ihnen aufgefallen, dass ich immer von Aufgabenlisten (Plural) schreibe? Das hat mit einem Kerngedanken von GTD zu tun: GTD ordnet nämlich Aufgaben nicht nach Priorität, sondern nach Kontexten. Kontexte David Allen schlägt kontextbezogene Aufgabenlisten vor. Kontexte beziehen sich auf die Ressourcen, die Sie zum Erledigen einer Aufgabe benötigen. GTD löst sich damit von täglichen To-Do-Listen oder von Listen geordnet nach Prioritäten. Das ist einer der wichtigsten Unterschiede von GTD zu anderen Systemen. Typische Beispiele für Kontexte sind „Computer“, „Internet“, „Telefon“ oder „Einkäufe“. Nehmen wir ein Beispiel: Es ist Dienstag, 14.53 Uhr, und Sie haben soeben eine Aufgabe beendet. Was sollen Sie jetzt tun? Zuerst überlegen Sie sich, in welchem Kontext Sie sich befinden, also was Ihnen im Moment an Ressourcen zur Verfügung steht. Wenn Sie unterwegs sind, können Sie vielleicht den einen oder anderen Anruf erledigen. Deshalb nehmen Sie die „Telefon“-Liste hervor und rufen jemanden an. Vielleicht mögen Sie nicht, auf der Strasse zu telefonieren. Sie laufen aber gerade an einer Papeterie vorbei, ziehen deshalb die „Einkäufe“-Liste hervor und kaufen rasch neue Leuchtstifte. Der entsprechende Kontext, in dem Sie sich befinden, ist also das erste Kriterium, eine Aufgabe auszuwählen. Die anderen sind „verfügbare Zeit, „verfügbare Energie“, „Priorität“ – in dieser Reihenfolge (dazu in einem späteren Teil dann mehr). So hilft Ihnen GTD, Ihre Aufgaben zu erledigen. Man könnte also auch sagen, GTD ist ein intelligentes Lückenfüllen.

Falls Sie das noch nicht getan haben, dann nehmen Sie sich einen Moment Zeit, und notieren Sie zunächst alle Aufgaben, die Ihnen einfallen. Leeren Sie Ihren Kopf. Versuchen Sie, die Aufgaben als konkrete Handlungsschritte zu formulieren und ordnen Sie diese dann dem entsprechenden Kontext zu. Wenn Sie auf 20-30 Aufgaben kommen, dann lohnt sich eine Einteilung in Kontexte wahrscheinlich nicht. Das würde das System unnötig aufblähen. Wenn Sie aber mehr als 50 Aufgaben haben – und vergessen Sie nicht: auch eine komplizierte Mail zu schreiben oder einen Begriff zu googlen sind bereits einzelne Aufgaben -, dann teilen Sie sie in entsprechende Kontexte ein. Erstellen Sie für jeden Kontext eine eigene Aufgabenliste.

Welche Kontexte für Sie relevant sind, bleibt Ihnen überlassen. Falls Sie sowieso den ganzen Tag im Büro sitzen und ständig Zugriff auf den Computer, das Internet und ein Telefon haben, brauchen Sie wahrscheinlich keine feine Unterteilung. Suchen Sie sich die Kontexte, die Ihnen helfen. In meinem Fall ist die längste Kontextliste eindeutig „Computer“. Die habe ich nicht weiter unterteilt, das genügt mir. Konkret benutze ich folgende Kontexte:

  • Computer
  • Papier (für Aufgaben, die ich lieber auf Papier erledige, z.B. „Aufbau Seminar entwerfen“)
  • Telefon
  • Einkäufe/Besorgungen
  • Lesen
  • Agenda
  • Irgendwann/Vielleicht
  • Warten auf

Die meisten dieser Kontexte sind selbstsprechend. Drei fallen jedoch aus der Reihe: „Agenda“, „Irgendwann/Vielleicht“ und „Warten auf“. Auf der „Agenda“-Liste notiere ich mir die Dinge, die ich mit einer bestimmten Person bei nächster Gelegenheit besprechen möchte. Wenn ich also an einer Sitzung teilnehmen muss, werfe ich vorher einen Blick auf die „Agenda“-Liste, um zu sehen, ob ich gleich etwas mit einem der Teilnehmer klären kann. So muss ich keine lange To-Do-Liste absuchen, sondern es genügt ein Blick auf eine kurze Liste und schon habe ich die Informationen, die ich brauche. Wenn Sie viele Dinge mit anderen nebenbei zu besprechen haben oder sich regelmässig mit den selben Leuten treffen, können Sie auch pro Person eine Kontextliste anlegen. In meinem Bürojob habe ich eine Liste „Abteilungssitzung“, „Bereichssitzung“ und „Chef“, wo ich laufend die Dinge notieren, die ich an der entsprechenden Sitzung mitteilen oder besprechen möchte. Die „Irgendwann/Vielleicht“-Liste ist eine Art Parkplatz für Ideen oder Wünsche, also Dinge, die ich im Moment nicht erledigen kann oder will, aber trotzdem für einen späteren Zeitpunkt aufheben möchte. Diese Liste ist eine Ausnahme: Denn es besteht momentan kein Handlungsbedarf. Auf den anderen Aufgabenlisten stehen ausschliesslich konkrete Handlungsschritte, auf der „Irgendwann/Vielleicht“-Liste nicht. Momentan steht da bei mir beispielsweise „Podcast über Produktivität“ oder „Spanisch lernen“ drauf. Das sind zwei Ideen, für die ich mir im Moment keine Zeit nehmen will, aber die vielleicht einmal aktuell werden. Auf der „Warten auf“-Liste notiere ich die Dinge, wo ich auf jemanden oder etwas warten muss. Wenn mir jemand ein Mail verspricht, dann kommt das auf die „Warten auf“-Liste. Oder wenn ich auf eine Lieferung warte. Hier stehen also die Dinge drauf, wo jemand anderes aktiv werden muss und ich genau darauf warte. In GTD werden die Aufgabenlisten regelmässig durch gesehen (mindestens wöchentlich) und so natürlich auch die „Warten auf“-Liste. Dadurch sehe ich regelmässig, wo noch etwas offen ist, erkenne, ob es klemmt, und kann gegebenenfalls reagieren.

3. Projekte

Die dritte Möglichkeit bei Handlungsbedarf sind Projekte. GTD hat ein breiteres Verständnis von Projekten. Sobald eine Aufgabe mehrere Handlungsschritte benötigt, ist sie keine Aufgabe mehr, sondern bereits ein Projekt. Um Projekte in den Griff zu bekommen, schlägt David Allen zwei Listen vor:

  • Projektliste: Hier werden ganz einfach die Projekte unter einander notiert. Sie dient dazu, schnell einen Überblick über die Projekte zu gewinnen und ist damit nicht mehr als ein Inhaltsverzeichnis.
  • Liste zum Projekt: Zusätzlich wird pro Projekt eine Liste erstellt, wo mindestens die nächsten Handlungsschritte für das Projekt drauf stehen. Zusätzlich können Sie hier auch in einem kurzen Satz das Ziel notieren oder Ressourcen festhalten, die Sie benötigen. Wichtig ist, dass Sie immer den nächsten Schritt kennen, wenn Sie einen Schritt erledigt haben, damit das Projekt am Laufen bleibt.

Damit man nicht noch mehr Listen mit Aufgaben hat, wird der jeweils nächste Handlungsschritt pro Projekt auf die entsprechende Kontextliste übertragen. Das klingt komplizierter als es ist. Wenn Sie sich einmal daran gewöhnt haben, geht das recht schnell und Sie haben zwei grosse Vorteile:

  1. Sie haben einen Überblick über jedes Projekt und die notwendigen Schritte.
  2. Die jeweils aktuellen Handlungsschritte sind in Ihre normalen Kontextlisten eingebunden und gehen nicht vergessen.

Das sind die drei Möglichkeiten, die es gibt, wenn Handlungsbedarf besteht.

Kein Handlungsbedarf

Wenn zu einem Input kein Handlungsbedarf besteht, dann gibt es ebenfalls wieder drei Möglichkeiten

1. Müll

Die einfachste und – wie ich finde – eleganteste Möglichkeit: Werfen Sie es weg. Schätzen Sie ein, ob der Input noch von Nutzen für Sie sein kann. Falls nicht, dann zögern Sie nicht und werfen Sie es weg.

2. Entwicklung abwarten

Auf der „Irgendwann/Vielleicht“-Liste tragen Sie ja Dinge ein, die Sie später vielleicht einmal umsetzen möchten. Es kann aber auch sein, dass Sie jetzt zu etwas noch keine Entscheidung treffen möchten, aber später die Entscheidung treffen müssen. Für solche Fälle eignet sich eine Wiedervorlage. Die Wiedervorlage ist eine Art Terminkalender, wo Sie am entsprechenden Tag daran erinnert werden, die Entscheidung zu treffen. Sie können dazu eine eigene Wiedervolage, einen eigenen Kalender oder Ihren normalen Terminkalender benutzen. Wenn Sie eine eigene Wiedervorlage benutzen, können Sie dort auch Dokumente ablegen, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt brauchen (Tickets, Eintrittskarten etc.). Der Unterschied zwischen der „Irgendwann/Vielleicht“-Liste und der Wiedervorlage lässt sich am besten an einem Beispiel aufzeigen: Nehmen wir an, dass Sie einen Prospekt eines neuen Fitness-Centers erhalten, das Sie sehr anspricht:

  • Wenn Sie im Moment noch kein Training aufnehmen möchten, aber später vielleicht einmal, dann tragen Sie einfach einen Vermerk „Training im Fitness-Center X“ auf  die „Irgendwann/Vielleicht“-Liste ein und schon ist die Information gesichert. Den Prospekt können Sie dann wegwerfen oder ablegen.
  • Wenn in dem Prospekt eine Vergünstigung versprochen wird, wenn Sie bis Ende des nächsten Monats Mitglied werden, aber Sie sich noch nicht dazu entscheiden können, dann tragen Sie am 25. des nächsten Monats „Beitritt Fitness-Center?“ in Ihren Kalender ein oder legen Sie den Prospekt unter dem 25. in die Wiedervorlage.

3. Referenzmaterial

Daneben gibt es viele Informationen, auf die Sie Zugriff haben müssen. Sprich: Die Ablage. Wenn also kein Handlungsbedarf besteht, Sie keine Entwicklung abwarten möchten und wenn Sie es nicht wegwerfen möchten, dann legen Sie es sofort ab. Es gibt zwei Arten von Referenzmaterial:

  • Spezifische Archive: Beispielsweise grössere Projekte, wichtige Kunden, Rechnungen usw.
  • Allgemeines Archiv: Hier kommt alles andere hin.

David Allen schlägt vor, das Referenzmaterial ganz einfach alphabetisch zu ordnen. Der Prospekt des Fitness-Centers kann also unter entweder unter „Sport“ oder unter dem Namen des Centers eingeordnet werden. Wenn Sie den Prospekt einmal suchen, werden Sie höchstens an zwei oder drei Orten suchen müssen und ihn sehr schnell finden.

So, in diesem Artikel haben Sie einen Einblick in die Organisation von GTD erhalten. Das Thema ist recht komplex und umfangreich. Im letzten Artikel dieser Serie werde ich noch Praxisbeispiele zeigen, aber das macht erst Sinn, wenn Sie das ganze System komplett kennen gelernt haben. Im nächsten Teil geht es um das Durchsehen des System und dessen Pflege.

Einführung in GTD: Übersicht

Einführung in GTD (Teil 4): Der zweite Schritt: Durcharbeiten

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der „Erfinder“ von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.
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In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Sie sollten trotzdem das Buch lesen, um alle Details zu verstehen, oder eine Schulung bei einem zertifizierten GTD-Trainer besuchen. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

Im letzten Teil ging es um das Erfassen von losen Enden. Wichtigster Grundsatz: Leeren Sie Ihren Kopf und erfassen Sie alle losen Ende zu 100%. Wenn Sie das getan haben (analog oder digital), wandert die Notiz in Ihren Eingangskorb. Mindestens einmal pro Tag wird dann der Eingangskorb geleert. Um das Verfahren, wie man den Eingangskorb am besten leert, geht es in diesem Teil. Der Einfachheit halber gehe ich davon aus, dass Sie Ihre Notizen analog, also auf Papier, erfassen. Wenn Sie Ihre Notizen digital erfassen, ist das Verfahren natürlich entsprechend anwendbar.

Sie haben also Ihre losen Ende fleissig gesammelt und nun haben Sie einen mehr oder weniger vollen Eingangskorb. Dieser ist nun durch zu arbeiten. Dazu gibt es zwei Regeln:

  • Nehmen Sie jeden Zettel und jedes Dokument nacheinander einzeln in die Hand. Der Einfachheit halber beginnen Sie einfach oben. Die untersten Zettel können ja höchstens einen Tag alt sein, wenn Sie Ihren Eingangskorb tatsächlich täglich leeren.
  • Legen Sie nie einen Zettel zurück in den Eingangskorb, sondern treffen Sie sofort eine Entscheidung nach dem folgenden Schema.

Die erste Frage, die Sie sich zu dem Papier in Ihrer Hand stellen, lautet:

Worum geht es überhaupt?

Banal, nicht wahr? Aber Sie können sich kaum vorstellen, wie viele Leute sich diese Frage gar nicht stellen. Oftmals wird irgendetwas spontan gemacht, was vielleicht gar nicht nötig wäre. Fragen Sie sich deshalb lieber, um was es sich handelt. Ist es

  • eine Idee?
  • eine neue Aufgabe?
  • etwas, was Sie nur Durchlesen müssen?
  • eine Telefonnummer oder eine Adresse, die Sie in Ihre Kartei einarbeiten müssen?
  • eine Rechnung, die Sie bezahlen müssen?
  • oder etwas ganz anderes?

Überspringen Sie diese Frage nicht, denn nur so können Sie schnell eine passende Entscheidung treffen. Natürlich müssen Sie nicht gerade ein Brainstorming durchführen, aber seien Sie sich bewusst, um was es sich handelt.

Danach kommt die zweite Frage:

Ist etwas zu tun?

Auch hier wiederum: Oft verfällt man direkt in Aktivismus, obwohl man eigentlich gar nichts tun müsste. Nehmen Sie sich die Zeit für diese kurze Frage, es lohnt sich!

Antwort: Ja, es ist etwas zu tun.

Falls Sie damit wirklich etwas tun müssen, gibt es in GTD nur zwei Möglichkeiten: Entweder handelt es sich um ein neues Projekt oder es ergibt sich ein Handlungsschritt daraus.

Projekte

GTD versteht Projekte umfassender als üblich. Ein Projekt ist jede Aufgabe, die aus mindestes zwei Handlungsschritten besteht. Somit ist auch „Fahrradreifen flicken“ ein Projekt. Sie müssen nämlich zuerst einen neuen Schlauch kaufen, dann den Reifen reparieren und schlussendlich eine Probefahrt machen. Oder denken Sie an die Aufgabe „Projektkonzept erstellen“. Das beinhaltet zuerst die Recherche, dann vielleicht der Austausch mit Kollegen, dann das Schreiben des ersten Entwurfes, anschliessend holen Sie sich Feedback von Ihren Kollegen usw. Das klingt ein wenig nach Überplanung, aber spätestens im nächsten Teil werden Sie den Sinn darin erkennen.

Wenn es sich also um ein Projekt handelt, dann tragen Sie dieses auf einer speziellen Projektliste ein und überlegen sich den nächsten Schritt.

Handlungsschritt

Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die Sie in einem Schritt erledigen können, dann überlegen Sie sich Folgendes:

  • Was ist konkret der nächste Schritt?
  • Delegieren: Können Sie es delegieren? Vielleicht ist jemand anders besser für die Erledigung geeignet. Delegieren Sie es also direkt: Rufen Sie jemanden kurz an oder schreiben Sie eine Mail.
  • Erledigen: Dauert das Erledigen weniger als 2 Minuten? Falls ja, dann erledigen Sie es sofort. Es hat keinen Sinn, die Aufgabe zu verschieben oder auf die Aufgabenlisten aufzunehmen, das kostet mehr Zeit und Energie, als wenn Sie es direkt erledigen. Die 2 Minuten sind eine Hausnummer. Je nach Ihrer Arbeit und Gewohnheit können Sie sich auch die Limite von 5 oder 10 Minuten setzen. Mehr empfehle ich aber nicht.
  • Verschieben: Wenn das Erledigen länger als 2 Minuten dauert, dann verschieben Sie es. Aufschoben ist aber nicht aufgehoben. Hier geht es darum, den nächsten konkreten Schritt auf Ihre Aufgabenlisten zu übertragen.

Antwort: Nein, es ist nichts zu tun.

Einfach wird es natürlich, wenn Sie die Eingangsfrage („Ist etwas zu tun?“) mit Nein beantworten können. Dann gibt es nämlich nur drei Möglichkeiten:

  • Werfen Sie es weg.
  • Stellen Sie es zurück. Vielleicht möchten oder können Sie jetzt noch nichts damit tun, aber Sie wollen es aufheben für später oder müssen eine Entwicklung abwarten. Denken Sie an Ideen, die Sie gerne mal umsetzen würden („ich würde gerne mal…“), aber eben nicht jetzt. Oder an Dinge, die Sie jetzt noch gar nicht tun können (z.B. Karten für ein Konzert bestellen, wenn der Vorverkauf noch gar nicht begonnen hat).
  • Legen Sie es ab. Das sind Dinge, auf die Sie irgendwann Zugriff haben möchten oder die wichtig werden könnten, wie beispielsweise die Karte vom Pizza-Bestellservice oder der Jahresbericht einer Firma, den Sie zwar nicht lesen müssen, aber irgendwann mal vielleicht brauchen.

Mit diesen wenigen Möglichkeiten können Sie alles bearbeiten, was in Ihrem Eingangskorb landet. Der Übersicht halber finden Sie im Folgenden als Zusammenfassung eine kurze Übersicht über das Durcharbeiten des Eingangskorbes. Klicken Sie darauf, um es in voller Grösse zu betrachten.

Durcharbeiten in GTD als Flussdiagramm

Im nächsten Schritt geht es dann darum, wie die Aufgabenlisten organisiert und das Archiv aufgebaut ist.

Einführung in GTD: Übersicht

Einführung in GTD (Teil 3): Der erste Schritt: Erfassen

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der „Erfinder“ von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.
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In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Sie sollten trotzdem das Buch lesen, um alle Details zu verstehen, oder eine Schulung bei einem zertifizierten GTD-Trainer besuchen. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

In den ersten beiden Teilen der GTD-Einführung ging es allgemein um GTD und dessen Prozess. Es ist wichtig, den Prozess zu verstehen, bevor man in die Details geht. Hier nochmals der Prozess zusammen gefasst:

  1. Erfassen
  2. Durcharbeiten
  3. Organisieren
  4. Durchsicht/Pflege
  5. Durchführung

Die weiteren Artikel der GTD-Serie widmen sich je einem dieser Schritte. Heute geht es um das Erfassen.

Der Grundsatz und gleichzeitig der wichtigste Grundstein des ganzen GTD lautet:

Erfassen Sie alle losen Enden und zwar zu 100%.

Wir haben bereits über lose Enden gesprochen: Ein loses Ende ist etwas, was Sie noch weiter bearbeiten möchten oder müssen, was aber noch keinen Anschluss hat. Also Unerledigtes, Idee, Einfälle, Dinge zum Einkaufen, Telefonnummern, die sie noch nicht gespeichert haben usw.

Diese losen Enden müssen Sie alle aus Ihrem Kopf verbannen. Sie kennen die Situation: Ihnen fällt plötzlich etwas ein, was Sie ja nicht vergessen dürfen. Wenn Sie das nicht sofort aus dem Kopf verbannen, indem Sie es aufschreiben, wird es immer wieder auftauchen und Sie jedes Mal mental unterbrechen. Oder Sie vergessen es irgendwann. Weder das eine noch das andere klingt sehr angenehm, deshalb: Erfassen Sie alle losen Enden.

Logische Konsequenz aus dieser Botschaft („Erfassen Sie alle losen Enden“) ist, dass Sie immer etwas zum Schreiben bei sich haben müssen. Das „Was“ ist egal, aber das „Dass“ ist essentiell. Suchen Sie sich das Hilfsmittel, welches Ihnen am meisten behagt. Ich bevorzuge zum Notieren einen einfachen kleinen Notizblock und einen Stift. Vielleicht bevorzugen Sie aber einen PDA oder Ihr iPhone. Oder Sie benutzen ein Diktiergerät. Beachten Sie bei der Auswahl folgende fünf Punkte:

  • Benutzen Sie ein Hilfsmittel, welches Sie gerne benutzen und Ihnen Spass macht.
  • Das Hilfsmittel muss sofort einsatzbereit sein, wenn Ihnen etwas einfällt. Ein Laptop ist das in der Regel nicht, wenn Sie ihn zuerst noch hochfahren müssen. Ein PDA oder ein Notizblock hingegen schon.
  • Notieren Sie grosszügig. Eine Idee pro Notizzettel. So vermischen Sie nicht verschiedene Dinge mit einander.
  • Benutzen Sie so wenige Arten von Hilfsmittel wie möglich, am besten nur eins. Sobald man den einen Einfall auf eine alte Quittung notiert, den nächsten im Handy und den übernächsten im Computer, verliert man schnell die Übersicht und damit mit der Zeit auch interessante Ideen und Einfälle. Von meinen Notizblöcken habe ich einen ganzen Vorrat gekauft und sie überall dort verteilt, wo ich sie am häufigsten brauche. Ich benutze ausschliesslich diese Notizblöcke.
  • Sorgen Sie dafür, dass Sie immer und in jeder Situation etwas festhalten können. Das bedeutet, dass Sie entweder Ihr Hilfsmittel immer auf sich tragen oder dass Sie beispielsweise wie ich an allen möglichen Orten Notizblöcke verteilen. Wichtig ist, dass Sie auch im Bett, auf dem Sofa, unterwegs, im Büro oder in der Küche sofort etwas festhalten können.

Alle Dinge, die Sie so festhalten, kommen dann in einen Eingangskorb. Der Eingangskorb ist eigentlich nur ein Sammelbehälter. In der Regel haben Sie mehrere Eingangskörbe, im Optimalfall nur zwei: Einen elektronischen und einen für Papiere. Versuchen Sie, die Anzahl so klein wie möglich zu halten.

Der wichtigste digitale Eingangskorb ist der Posteingang des E-Mail-Programms. E-Mails im Posteingang sind nichts anderes als lose Enden: Sie müssen sie beantworten, weiterleiten oder es ergibt sich eine Aufgabe daraus. Spätestens wenn Sie eine Mail nicht mehr weiter bearbeiten müssen, entfernen Sie sie aus dem Posteingang. Das Ziel ist ein vollständig leerer Posteingang. Legen Sie sie ab oder löschen Sie sie. Wie Sie dabei am besten vorgehen, lesen Sie im nächsten Teil dieser Einführung. Wenn Sie aber bereits jetzt Hand anlegen wollen, dann bekommen Sie wertvolle Tipps im Artikel „Das LAHA-Prinzip für einen leeren Posteingang„.

Im analogen Eingangskorb für Papiere landen all Ihre losen Enden, die Sie sich notiert haben, aber auch Briefe, Memos, Dinge zum Lesen usw. Gleiches Prinzip: Was noch keinen Anschluss hat, landet im Eingangskorb, sobald es einen Anschluss gefunden hat, kommt es wieder heraus. Benutzen Sie als analogen Eingangskorb einfach eine Briefablage oder etwas ähnliches. Wenn Sie Ihre losen Enden digital erfassen, können Sie das Gerät auch in den Eingangskorb legen – sofern es hinein passt. So vergessen Sie nicht, die losen Enden regelmässig weiter zu bearbeiten.

Das ist der nächste entscheidende Schritt: Wie bekommen Sie Ihre Dinge wieder aus dem Eingangskorb heraus? Die Kurzantwort: Leeren Sie mindestens einmal täglich alle Ihre Eingangskörbe und arbeiten Sie den Inhalt der Reihe nach und einzeln durch. Der Eingangskorb ist nur eine Zwischenstation für die losen Enden. Er ist keine Ablage und keine ToDo-„Liste“.

Der nächste Teil beschäftigt sich mit dem Durcharbeiten Ihrer Eingangskörbe. Kurz gesagt geht es darum, heraus zu finden, um was es überhaupt geht und ob etwas zu tun ist. Falls ja, wird die Aufgabe direkt erledigt (wenn sie weniger als 2 Minuten dauert), delegiert oder kommt auf Ihre Aufgabenliste (in Form des nächsten Schrittes). Falls nicht, landet der Zettel oder das Dokument im Müll, wird abgelegt oder es wird vermerkt, dass Sie eine Entwicklung abwarten möchten.

Einführung in GTD: Übersicht

Einführung in GTD (Teil 2): Vom Kopf ins System und wieder zurück

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der „Erfinder“ von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.
Klicken Sie auf diesen Link und kaufen etwas ein, bekomme ich von Amazon eine Provision. Für Sie verändert sich der Preis nicht.

In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Sie sollten trotzdem das Buch lesen, um alle Details zu verstehen, oder eine Schulung bei einem zertifizierten GTD-Trainer besuchen. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

Im ersten Teil der GTD-Serie ging es um die Grundlagen von GTD:

Sie erfassen mit GTD alle diejenigen Gedanken, die in Ihrem Kopf umher schwirren und die noch keine Anschlusslösung gefunden haben, in ein externes System. Dieses System ist gekennzeichnet durch absolute Zuverlässigkeit, was aber nur dann garantiert ist, wenn Sie es regelmässig pflegen und durchsehen. Als kleinste Einheit benutzt dieses System den jeweils nächsten Schritt.

Bevor ich den Prozess beschreiben kann, müssen wir uns überlegen, was Sie aus Ihrem Kopf sinnvollerweise verbannen. Natürlich können und sollen Sie nicht jeden Gedanken auslagern, sondern nur zwei Kategorien:

  • Einfälle: Ideen, Geistesblitze, …
  • Aufgaben: zu erledigende Dinge, zu besorgende Dinge, …

Zu den Einfällen gehören alle Ideen und Geistesblitze, die Sie weiter verfolgen möchten. Aufgaben sind zu erledigende Dinge, Aufträge, aber auch Dinge, die Sie besorgen müssen. All das sind lose Enden, da Sie damit noch irgendetwas tun möchten oder müssen.

Der Prozess von GTD ist dreiteilig: Beteiligt sind Ihr Kopf, Ihr GTD-System und schliesslich nochmals Sie als handelnde Person.

Der Prozess von Getting Things Done (GTD)

Der Prozess geht von Ihrem Kopf aus („lose Enden“), erfasst die losen Enden in das System und bringt diese zu gegebener Zeit wiederum aus dem System zurück zu Ihnen, damit Sie handeln können. An den Schnittstellen befinden sich die Schritte, die GTD ausmachen.

Wie der Prozess an den Schnittstellen genau aussieht, soll nun im Folgenden kurz erläutert werden.

Vom Kopf ins System

Um Ihre Gedanken aus Ihrem Kopf in das System zu transferieren, sind zwei Schritte notwendig:

  • Lückenloses Erfassen der losen Enden.
  • Durcharbeiten der losen Enden und Übersetzung in nächste Schritte, damit sie ins System eingebunden werden können.

Das System von GTD

Das System von GTD selber ist mehr als ein Sammeltopf. Hier werden alle zu erledigende Dinge erfasst und übersichtlich dargestellt. Dazu sind zwei Schritte notwendig:

  • Organisieren der nächsten Schritte.
  • Regelmässige Durchsicht und Pflege des Systems.

Aus dem System zurück zu Ihnen als handelnde Person

GTD hilft dabei, Dinge zu erledigen. Dazu bietet GTD verschiedene Modelle an, was Sie wann ausführen. Es hilft Ihnen auszuwählen, welche Aufgabe Sie gerade jetzt sinnvollerweise durchführen. Deshalb ist der letzte Schritt im Prozess:

  • Durchführung

Zusammenfassung

In einem Prozess von fünf Schritten hilft Ihnen GTD, Ihre Dinge zu erledigen:

  1. Erfassen
  2. Durcharbeiten
  3. Organisieren
  4. Durchsicht/Pflege
  5. Durchführung

Ab dem nächsten Teil werden Nägel mit Köpfen gemacht: Jeder dieser fünf Schritte wird erklärt. Der Beginn macht das Erfassen der losen Enden.

Einführung in GTD: Übersicht

Wie verwaltet man seine Notizen am besten?

In meinen „7 Tipps für einen leeren Kopf“ habe ich versucht zu beschreiben, wie man seinen Kopf leeren kann. Notizen zu machen ist aber nur die eine Seite. Genauso wichtig ist es, ein System für sich selber zu finden, mit welchem man seine Notizen verwalten kann und Informationen schnell wieder findet. Ohne einen Glaubenskrieg entfachen zu wollen: Meine Anforderungen sprechen eher für eine analoge Lösung, die ich euch vorstellen möchte. Meine Anforderungen sind:

  • Ich muss Zugriff auf meine Notizen haben, auch wenn kein Computer in der Nähe ist.
  • Ich will meine wichtigsten und aktuellste Notizen auch im Bett oder in einem Café durchsehen können.
  • Ich will schnell etwas nachschauen können, ohne ein Programm zu starten, die Suche zu bedienen und dann die entsprechende Information zu finden.
  • Meine Notizen müssen noch in Jahren und Jahrzehnten lesbar sein. Ich möchte mich nicht auf ein Datenformat verlassen müssen, welches in Zukunft vielleicht nicht mehr lesbar ist. Das kann zwar umgangen werden, indem man ausschliesslich auf standardisierte und simple Formate setzt (z.B. ASCII-Dateien). Sobald man sich auf ein Programm verlässt, welches seine Daten in einem eigenen Format speichert, muss man damit rechnen, die Daten zu verlieren oder sie in ein neues Programm exportieren zu müssen, falls das Programm nicht mehr weiter entwickelt wird.

Das sind meine Anforderungen und zugleich eine Erklärung, weshalb ich so vorgehe, wie ich gleich beschreibe. Andere schreiben und verwalten ihre Notizen lieber digital, da sie sehr einfach gesichert werden können. Jede Variante hat halt ihre Vor- und Nachteile. Hauptsache es stimmt für einen selbst.

WeiterlesenWie verwaltet man seine Notizen am besten?

7 Tipps für einen leeren Kopf

Das System „Getting Things Done“ (GTD) hat einen wahren Siegeszug in der Welt der Produktivität angetreten. Besonders unter Bloggern ist GTD beliebt. Meiner Meinung nach liegt der Erfolg von GTD in zwei Dingen: im konsequenten Leeren des Kopfes und in den Kontextlisten. Besonders das Leeren des Kopfes hat mir die grösste Erleichterung gebracht. Für diejenigen, die GTD noch nicht kennen: David Allen, der Erfinder von GTD, schlägt vor, jeden Gedanken, jede Aufgabe, jede Idee, einfach alles, was einem durch den Kopf schwirrt, sofort festzuhalten, damit es nicht verloren geht. Ansonsten ist die Gefahr gross, dass es auf Nimmerwiedersehen verschwindet. Deshalb notiere ich alles, was mir einfällt. Doch bevor ich soweit war, musste ich ein paar Entscheidungen treffen. Was ich daraus gelernt habe, steht in den folgenden 7 Tipps:

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Mehr durch weniger (Teil II): Planen leicht gemacht!

Die Serie „Mehr durch weniger“ will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Planen kann so schön sein: Prioritäten setzen, farbig markieren, Stichworte hinzufügen, Streichen, neu Sortieren, dann das Ganze mal digital ausprobieren und dann doch wieder auf Papier usw. Aber leider vergisst man manchmal, dann auch tatsächlich tätig zu werden. Planen ist wichtig, sogar sehr wichtig, aber es darf nicht zu l’art pour l’art ausarten. Planen hilft einem zwar, aber erledigt keine Aufgaben. Nach verschiedenen Ausflügen zu allen möglichen Planungssystemen, bin ich auf die Kombination von zwei einfachen Techniken gekommen: GTD (Getting Things Done) und dessen Vereinfachung ZTD (Zen To Done).

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Wie ich organisiert bin

Dieser etwas ältere Artikel zeigt, wie ich vor ein paar Jahren organisiert bin. Mittlerweile bin ich komplett digital organisiert, doch finde ich das damalige System immer noch gut, zweckmäßig und nützlich.


Ich finde es immer ganz spannend, wenn Leute im Internet zeigen, wie sie organisiert sind. Vielleicht hat sich der eine oder die andere schon gewundert, wie ich das denn mache. Auf diese unausgesprochene Frage möchte ich mit dem heutigen Beitrag eine Antwort geben. Sozusagen nach dem Motto: Keiner fragt – Ivan antwortet. :-)

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