GTD abgespeckt: Weshalb ich keinen (physischen) Eingangskorb mehr nutze

Eines der wichtigsten Instrument bei GTD (Getting Things Done) ist der Eingangskorb. Bei diesem geht es darum, die möglichen Eingänge und Zugänge zu Ihrer Arbeitswelt möglichst zu minimieren.

In diesem Artikel erkläre ich Ihnen, weshalb ich keinen eigentlichen Eingangskorb mehr nutze, weshalb ich jedoch die Idee dahinter nach wie vor überzeugend finde.

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Einführung in GTD (Teil 3): Der erste Schritt: Erfassen

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der „Erfinder“ von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.
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In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Sie sollten trotzdem das Buch lesen, um alle Details zu verstehen, oder eine Schulung bei einem zertifizierten GTD-Trainer besuchen. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

In den ersten beiden Teilen der GTD-Einführung ging es allgemein um GTD und dessen Prozess. Es ist wichtig, den Prozess zu verstehen, bevor man in die Details geht. Hier nochmals der Prozess zusammen gefasst:

  1. Erfassen
  2. Durcharbeiten
  3. Organisieren
  4. Durchsicht/Pflege
  5. Durchführung

Die weiteren Artikel der GTD-Serie widmen sich je einem dieser Schritte. Heute geht es um das Erfassen.

Der Grundsatz und gleichzeitig der wichtigste Grundstein des ganzen GTD lautet:

Erfassen Sie alle losen Enden und zwar zu 100%.

Wir haben bereits über lose Enden gesprochen: Ein loses Ende ist etwas, was Sie noch weiter bearbeiten möchten oder müssen, was aber noch keinen Anschluss hat. Also Unerledigtes, Idee, Einfälle, Dinge zum Einkaufen, Telefonnummern, die sie noch nicht gespeichert haben usw.

Diese losen Enden müssen Sie alle aus Ihrem Kopf verbannen. Sie kennen die Situation: Ihnen fällt plötzlich etwas ein, was Sie ja nicht vergessen dürfen. Wenn Sie das nicht sofort aus dem Kopf verbannen, indem Sie es aufschreiben, wird es immer wieder auftauchen und Sie jedes Mal mental unterbrechen. Oder Sie vergessen es irgendwann. Weder das eine noch das andere klingt sehr angenehm, deshalb: Erfassen Sie alle losen Enden.

Logische Konsequenz aus dieser Botschaft („Erfassen Sie alle losen Enden“) ist, dass Sie immer etwas zum Schreiben bei sich haben müssen. Das „Was“ ist egal, aber das „Dass“ ist essentiell. Suchen Sie sich das Hilfsmittel, welches Ihnen am meisten behagt. Ich bevorzuge zum Notieren einen einfachen kleinen Notizblock und einen Stift. Vielleicht bevorzugen Sie aber einen PDA oder Ihr iPhone. Oder Sie benutzen ein Diktiergerät. Beachten Sie bei der Auswahl folgende fünf Punkte:

  • Benutzen Sie ein Hilfsmittel, welches Sie gerne benutzen und Ihnen Spass macht.
  • Das Hilfsmittel muss sofort einsatzbereit sein, wenn Ihnen etwas einfällt. Ein Laptop ist das in der Regel nicht, wenn Sie ihn zuerst noch hochfahren müssen. Ein PDA oder ein Notizblock hingegen schon.
  • Notieren Sie grosszügig. Eine Idee pro Notizzettel. So vermischen Sie nicht verschiedene Dinge mit einander.
  • Benutzen Sie so wenige Arten von Hilfsmittel wie möglich, am besten nur eins. Sobald man den einen Einfall auf eine alte Quittung notiert, den nächsten im Handy und den übernächsten im Computer, verliert man schnell die Übersicht und damit mit der Zeit auch interessante Ideen und Einfälle. Von meinen Notizblöcken habe ich einen ganzen Vorrat gekauft und sie überall dort verteilt, wo ich sie am häufigsten brauche. Ich benutze ausschliesslich diese Notizblöcke.
  • Sorgen Sie dafür, dass Sie immer und in jeder Situation etwas festhalten können. Das bedeutet, dass Sie entweder Ihr Hilfsmittel immer auf sich tragen oder dass Sie beispielsweise wie ich an allen möglichen Orten Notizblöcke verteilen. Wichtig ist, dass Sie auch im Bett, auf dem Sofa, unterwegs, im Büro oder in der Küche sofort etwas festhalten können.

Alle Dinge, die Sie so festhalten, kommen dann in einen Eingangskorb. Der Eingangskorb ist eigentlich nur ein Sammelbehälter. In der Regel haben Sie mehrere Eingangskörbe, im Optimalfall nur zwei: Einen elektronischen und einen für Papiere. Versuchen Sie, die Anzahl so klein wie möglich zu halten.

Der wichtigste digitale Eingangskorb ist der Posteingang des E-Mail-Programms. E-Mails im Posteingang sind nichts anderes als lose Enden: Sie müssen sie beantworten, weiterleiten oder es ergibt sich eine Aufgabe daraus. Spätestens wenn Sie eine Mail nicht mehr weiter bearbeiten müssen, entfernen Sie sie aus dem Posteingang. Das Ziel ist ein vollständig leerer Posteingang. Legen Sie sie ab oder löschen Sie sie. Wie Sie dabei am besten vorgehen, lesen Sie im nächsten Teil dieser Einführung. Wenn Sie aber bereits jetzt Hand anlegen wollen, dann bekommen Sie wertvolle Tipps im Artikel „Das LAHA-Prinzip für einen leeren Posteingang„.

Im analogen Eingangskorb für Papiere landen all Ihre losen Enden, die Sie sich notiert haben, aber auch Briefe, Memos, Dinge zum Lesen usw. Gleiches Prinzip: Was noch keinen Anschluss hat, landet im Eingangskorb, sobald es einen Anschluss gefunden hat, kommt es wieder heraus. Benutzen Sie als analogen Eingangskorb einfach eine Briefablage oder etwas ähnliches. Wenn Sie Ihre losen Enden digital erfassen, können Sie das Gerät auch in den Eingangskorb legen – sofern es hinein passt. So vergessen Sie nicht, die losen Enden regelmässig weiter zu bearbeiten.

Das ist der nächste entscheidende Schritt: Wie bekommen Sie Ihre Dinge wieder aus dem Eingangskorb heraus? Die Kurzantwort: Leeren Sie mindestens einmal täglich alle Ihre Eingangskörbe und arbeiten Sie den Inhalt der Reihe nach und einzeln durch. Der Eingangskorb ist nur eine Zwischenstation für die losen Enden. Er ist keine Ablage und keine ToDo-„Liste“.

Der nächste Teil beschäftigt sich mit dem Durcharbeiten Ihrer Eingangskörbe. Kurz gesagt geht es darum, heraus zu finden, um was es überhaupt geht und ob etwas zu tun ist. Falls ja, wird die Aufgabe direkt erledigt (wenn sie weniger als 2 Minuten dauert), delegiert oder kommt auf Ihre Aufgabenliste (in Form des nächsten Schrittes). Falls nicht, landet der Zettel oder das Dokument im Müll, wird abgelegt oder es wird vermerkt, dass Sie eine Entwicklung abwarten möchten.

Einführung in GTD: Übersicht

Einfach produktiv mit (trotz) Mails

Einer der grössten Feinde der Produktivität sind ständige Unterbrechungen. Forscher am renommierten King’s College in London haben Blackberries und Outlook gegen Marihuana antreten lassen. Dazu haben Sie drei Gruppen einen IQ-Test machen lassen: Die erste Gruppe konnte den Test ganz normal ausfüllen. Die zweite Gruppe wurde durch eingehende E-Mails und SMS unterbrochen. Die dritte Gruppe hatte zuvor Marihuana geraucht. Nicht sehr überraschend: Die erste Gruppe schnitt gegenüber den anderen beiden Gruppen um durchschnittlich 10 IQ-Punkte besser ab. Aber – und jetzt bitte aufpassen -: Die Gruppe, die durch eingehende E-Mails und SMS unterbrochen wurde, schnitt durchschnittlich 6 IQ-Punkte schlechter ab als die Gruppe unter Drogeneinfluss!

Es gibt aber einen Trick, mit dem man augenblicklich und nachhaltig die Produktivität erhöhen kann. Das ist kein grosses Geheimnis, ich habe schon öfters darüber geschrieben, aber man kann es nicht oft genug wiederholen:

  • Schaltet jede Mailbeachrichtigung aus.
  • Ruft eure Mails nur noch zweimal täglich ab.

Dazu könnt ihr entweder euer Mail-Programm ausserhalb der beiden Mail-Zeiten geschlossen lassen oder einfach den automatischen Empfang von Mails ausschalten. So oder so: Hauptsache, ihr verhindert, dass ihr ständig von eingehenden Mail abgelenkt werdet.

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Wie verwaltet man seine Notizen am besten?

In meinen „7 Tipps für einen leeren Kopf“ habe ich versucht zu beschreiben, wie man seinen Kopf leeren kann. Notizen zu machen ist aber nur die eine Seite. Genauso wichtig ist es, ein System für sich selber zu finden, mit welchem man seine Notizen verwalten kann und Informationen schnell wieder findet. Ohne einen Glaubenskrieg entfachen zu wollen: Meine Anforderungen sprechen eher für eine analoge Lösung, die ich euch vorstellen möchte. Meine Anforderungen sind:

  • Ich muss Zugriff auf meine Notizen haben, auch wenn kein Computer in der Nähe ist.
  • Ich will meine wichtigsten und aktuellste Notizen auch im Bett oder in einem Café durchsehen können.
  • Ich will schnell etwas nachschauen können, ohne ein Programm zu starten, die Suche zu bedienen und dann die entsprechende Information zu finden.
  • Meine Notizen müssen noch in Jahren und Jahrzehnten lesbar sein. Ich möchte mich nicht auf ein Datenformat verlassen müssen, welches in Zukunft vielleicht nicht mehr lesbar ist. Das kann zwar umgangen werden, indem man ausschliesslich auf standardisierte und simple Formate setzt (z.B. ASCII-Dateien). Sobald man sich auf ein Programm verlässt, welches seine Daten in einem eigenen Format speichert, muss man damit rechnen, die Daten zu verlieren oder sie in ein neues Programm exportieren zu müssen, falls das Programm nicht mehr weiter entwickelt wird.

Das sind meine Anforderungen und zugleich eine Erklärung, weshalb ich so vorgehe, wie ich gleich beschreibe. Andere schreiben und verwalten ihre Notizen lieber digital, da sie sehr einfach gesichert werden können. Jede Variante hat halt ihre Vor- und Nachteile. Hauptsache es stimmt für einen selbst.

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Mehr durch weniger (Teil II): Planen leicht gemacht!

Die Serie „Mehr durch weniger“ will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Planen kann so schön sein: Prioritäten setzen, farbig markieren, Stichworte hinzufügen, Streichen, neu Sortieren, dann das Ganze mal digital ausprobieren und dann doch wieder auf Papier usw. Aber leider vergisst man manchmal, dann auch tatsächlich tätig zu werden. Planen ist wichtig, sogar sehr wichtig, aber es darf nicht zu l’art pour l’art ausarten. Planen hilft einem zwar, aber erledigt keine Aufgaben. Nach verschiedenen Ausflügen zu allen möglichen Planungssystemen, bin ich auf die Kombination von zwei einfachen Techniken gekommen: GTD (Getting Things Done) und dessen Vereinfachung ZTD (Zen To Done).

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Wie ich organisiert bin

Dieser etwas ältere Artikel zeigt, wie ich vor ein paar Jahren organisiert bin. Mittlerweile bin ich komplett digital organisiert, doch finde ich das damalige System immer noch gut, zweckmäßig und nützlich.


Ich finde es immer ganz spannend, wenn Leute im Internet zeigen, wie sie organisiert sind. Vielleicht hat sich der eine oder die andere schon gewundert, wie ich das denn mache. Auf diese unausgesprochene Frage möchte ich mit dem heutigen Beitrag eine Antwort geben. Sozusagen nach dem Motto: Keiner fragt – Ivan antwortet. :-)

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Ordnung im PC (Teil IV): Posteingang leeren

„Ordnung im PC“ ist eine Miniserie, welche sich mit der Organisation in und um den Computer beschäftigt. Genau so wie Zimmer, Schränke, und Schreibtische unaufgeräumt, unübersichtlich und chaotisch sein können, kann das der Computer auch sein. Der Vorteil ist aber, dass man das dem Computer nicht gleich ansieht. Trotzdem gelten die gleichen Prinzipien wie sonst auch. So steigen die Effizienz, die Motivation und auch die Zufriedenheit.

E-Mail: Eine der nützlichsten Erfindungen im Internet-Zeitalter und gleichzeitig einer der grössten Produktivitätskiller. Vieles geht heute einfacher, schneller und billiger. Aber wir lassen uns von Mails auch terrorisieren. Das nicht sein! Lasst uns zusammen anschauen, wie E-Mails wieder zu einem Segen und nicht mehr zu einem Fluch werden.

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3 Schritte zu einem leeren Schreibtisch

Bei meinem ersten Job nach dem Studium habe ich versucht, möglichst viele Dokumente auf meinen Schreibtisch zu verteilen. So habe ich mich wichtig und beschäftigt gefühlt. Selbstverständlich fand ich (fast) immer alles sofort… Schliesslich war das ja nur ein kreatives Chaos und Ordnung nur für die, die zu faul zum Suchen sind. Heute sehe ich das genau anders herum: Mir ist es wichtig, so wenig wie möglich auf dem Schreibtisch zu haben. Ich versuche, mögliche Ablenkungen zu minimieren. Das braucht ein klein wenig Disziplin oder – noch besser – Gewohnheiten und Routinen. Und natürlich ein Ordnungssystem, welches sich auch wirklich bewährt. Meines ist sehr eng an das GTD-System von David Allen angelehnt. Der Anfang ist sogar genau GTD-gemäss. Ganz wesentlich und sozusagen der Eingang ins ganze System ist dabei der Eingangskorb. Hier kommt alles rein, was meine Welt betreten will. Was dort landet, wird dann in einem kleinen Prozess weiter geschickt oder bearbeitet. Deshalb hat es an meinem Arbeitsplatz fast nichts mehr auf dem Schreibtisch: alles, was zum Computer gehört (Bildschirm, Tastatur usw.) – Telefon – Notizblock – Bleistift – zwei Briefablagen -fertig. Die eine Briefablage ist mein Eingangskorb, in die andere kommt das hinein, was ich noch lesen will/muss. Das System geht dann so:

  1. Eingangskorb: Wie gesagt: Alles, was meine Welt betreten will, kommt hier hinein: Briefe, Aufträge, sonstige Dokumente zum Bearbeiten, meine Ideen auf Notizzetteln, Notizen, Rechnungen usw. Hier ist der Sammelort für all die Dinge, die ich in irgendeiner Form weiter bearbeiten muss.
  2. Eingangskorb leeren: Mindestens täglich wird der Eingangskorb geleert. Dabei nehme ich jedes Papier, welches darin ist, einzeln von oben nach unten in die Hand und überlege, was damit zu tun ist. Wenn es etwas ist, was ich in weniger als zwei Minuten erledigen kann (z.B. ein Dokument ablegen oder eine kurze Mail schreiben), dann tue ich das. Wenn nicht gibts drei Möglichkeiten: a. Weitergeben oder Aufgabe delegieren – meine Lieblingsmöglichkeit :-). b. In die Rundablage ablegen (=wegschmeissen). c. Einen Eintrag auf meine ToDo-Liste machen. Anschliessend wird das Papier unter dem entsprechenden Projekt oder Thema abgelegt.
    Wichtig ist, keine Zeit beim Leeren zu verlieren: Einfach jedes Papier von oben nach unten abarbeiten.  Es geht nur ums Weiterprozessieren, nicht ums Erledigen. Auch wichtig: Nichts kommt zurück in den Eingangskorb. Das ist streng tabu!
  3. Routine zum Aufräumen: Ich räume meinen Schreibtisch täglich auf. Da er ja bereits morgens praktisch leer ist, kann sich während des Tages gar nicht so viel anhäufen. Deshalb geht das ruckzuck . Ich habe es mir zur Gewohnheit gemacht, jedes Mal vor dem Nach-Hause-Gehen den Tisch aufzuräumen. Wenn das man länger als 3 Minuten dauert, dann ist das schon sehr lange.

Der Eingangskorb ist also nur eine Durchgangsstation. Sobald ich etwas auf meinen ToDo-Listen eingetragen habe, kann ich hundertprozentig sicher sein, dass ich es nicht mehr vergessen (aber leider nicht, dass ich es erledige…). Deshalb kann ich das entsprechende Papier guten Gewissens ausser Sichtweite ablegen, bei mir in einer Sichtmappe zum entsprechenden Thema. Diese kommt dann in meine Schublade. Wenn ich dann die Aufgabe erledigen will, habe ich das Papier schnell wieder vor mir.
In den Eingangskorb kommen nicht nur „richtige“ Dokumente, sondern auch Post-Its, oder Telefonnummer auf einer Serviette usw. Die zwei entscheidenden Schritte sind: 1. Den Eingangskorb regelmässig zu leeren. 2. Den Schreibtisch täglich aufzuräumen. Das dauert einen Moment, bis man diese Routinen entwickelt hat, aber wenn man es geschafft hat, ist man viel weniger abgelenkt von Dingen auf dem Schreibtisch. Ansonsten wird man nur ständig daran erinnert, was man noch alles erledigen muss. Das lenkt ab, stresst und wirkt nicht motivierend. Nun muss ich nur noch meine Kollegen davon überzeugen, dass ein leerer Schreibtisch nicht heisst, dass ich nichts zu tun hätte…