Erledigen und dokumentieren: So lösen Sie Probleme nicht zweimal

Haben Sie schon mal eine Aufgabe erledigt und dachten dabei: Das habe ich doch schon letzte Woche gemacht?

Oder haben Sie schon mal eine Telefonnummer gesucht, die Sie kürzlich auch schon gesucht haben? Oder die Projektzahlen, die Sie schon mal brauchten?

Das sind klassische Zeitfresser.

Zeitfresser sind die Handlungen, die einfach nur unnötig Zeit kosten. Wie etwa E-Mails oder Unterlagen mehrfach “zur Hand” nehmen (anstatt sie sofort abzuarbeiten), Fehler korrigieren (weil man mehrere Dinge gleichzeitig machte) oder zu langes Suchen von Unterlagen (anstatt eine gute, funktionierende Ablage zu pflegen).

Bei Zeitfressern handelt es sich also um unnötigen Ressourcenverschleiß – und sonst nichts.

Wie viel Zeit könnten Sie wohl sparen, wenn Sie diese Zeitfresser eliminieren könnten und nicht zweimal dasselbe tun müssen? Anti-Zeitmanagement ist schließlich auch das Vermeiden von Zeitfressern

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Aufschieberitis im Griff: Die Ruhe vor dem Sturm

Hektik hilft dem inneren Schweinehund. Er kann sich schön dahinter verstecken und sagen: „Ich hatte noch keine Zeit, es ist so stressig im Moment.“

Natürlich stimmt das manchmal, aber der innere Schweinehund ist clever. Er ist gut getarnt und trickst Sie und Ihr Umfeld auf schlaue Weise aus.

Hektik lässt den Fokus verlieren, was einen weiteren Schubs in Richtung Aufschieberitis geben kann. Ein Leser von mir hat eine gute Gegenstrategie für sich gefunden.

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Einfach, aber nicht leicht: Zeitmanagement ohne Abkürzung

Jochen Mai drüben auf der Karrierebibel lästert zurecht über den vielgehörten Spruch [Link funktioniert leider nicht mehr; IB]: „Mache, was Du liebst – und das Geld wird dir folgen!“ Der Spruch stimmt zwar, ist aber leicht verkürzt. Vollständig lautet er:

Mache, was Du liebst, arbeite hart, sehr hart, sei leidenschaftlich, sei zielstrebig, sei offen für Neues, engagiere Dich, mehr als verlangt, sei diszipliniert, hartnäckig, halte durch und arbeite wirklich hart, sogar noch ein wenig härter – und das Geld wird dir folgen!

Deshalb gehe ich mit Jochen einig, wenn er schreibt [Link funktioniert leider nicht mehr; IB]: „Die meisten Erfolgsgeheimnisse sind keine.“

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Dinge, die ich mir nicht mehr merke

Ein englisches Sprichwort sagt:

A short pencil is better than a long memory. („Ein kurzer Bleistift ist besser als ein gutes Gedächtnis.“)

Auch David Allen mit seinem „Getting Things Done“ (GTD) ist ein grosser Fürsprecher, alles zu notieren, was einem durch den Kopf schwirrt, besonders die mentalen Unterbrechungen („Oh, ich muss noch unbedingt…“ oder „oje, ich darf morgen nicht vergessen…“).

Der Hintergrund: Der Kopf ist zum Denken da und keine externe Festplatte. Das heisst: Eigentlich schon, aber eine sehr unzuverlässige. Deshalb versuche ich, so viele Dinge wie möglich – und sinnvoll! – aus meinem Kopf zu verbannen.

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Eine kurze Frage zur Wochenmitte

Nicht erst und schon gar nicht nur in Wirtschaftskrisen scheint mir eine Frage besonders wichtig zu sein, gerade auch in Bezug auf die eigene Arbeit und das eigene Zeitmanagement.

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Sind Sie ein guter oder ein schlechter Zeit-Manager?

Im Video mit meinen Lieblingszitaten taucht auch ein Zitat von Mark Forster (nicht der Regisseur, sondern der Trainer) auf:

Good time-managers are decisive; poor time-managers are impulsive.

„Gute Zeit-Manager sind entscheidungsfreudig, schlechte Zeit-Manager sind impulsiv.“

Soweit Mark Forster in „Get Everything Done“ (S.12). 

Kleiner Hinweis: Der Link zum Buch ist ein sogenannter Affiliate-Link. Klicken Sie auf diesen Link und kaufen etwas ein, bekomme ich von Amazon eine Provision. Für Sie verändert sich der Preis nicht.

Was hat es mit dem Zitat auf sich? Lassen Sie uns darüber nachdenken.

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Planen Sie noch oder tun Sie schon?

Ein beliebter Tipp im Zeitmanagement ist, Ziele zu setzen und diese dann genau durchzuplanen. Also zu fragen: Was muss ich tun, um mein Ziel zu erreichen? Welche Aktionen sind nötig?

Daneben gibt es ja noch die ganzen Ansätze zur Zielerreichung wie SMART, PURE, CLEAR und viele mehr. Auch diese sagen: Mach einen Plan, um Dein Ziel zu erreichen. Auch auf meiner Seite finden Sie diesen Tipp an der einen oder anderen Stelle.

Doch ist dem wirklich so? Ist Planen wirklich so wichtig, um Ziel zu erreichen? Es gibt Indizien dafür, dass die Planung auch eher das Gegenteil bewirken kann.

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