Wahrscheinlich kennst du das Eisenhower-Prinzip oder die Eisenhower-Matrix – vielleicht nicht unter diesem Begriff, aber in Form der Unterscheidung von wichtig-unwichtig und dringend-nicht dringend.
Stopp – bevor du schon weg klickst: Ab und zu tut es gut, Altbekanntes nochmals von Grund auf durch zu denken und zu prüfen, was es wirklich nutzt. Genau das will ich hier tun. Außerdem habe ich ein alternatives Konzept zur Eisenhower-Matrix für dich.
Heute möchte ich dir etwas zum Thema “Prioritäten setzen” erzählen. Doch bevor wir in dieses doch recht komplexe Thema eintauchen, will ich mit dir eine kleine Übung durchführen:
Stell dir mal vor, du bekommst morgen früh EUR 86’400,– auf dein Konto überwiesen und zwar steuerfrei, einfach so. Du kannst mit diesem Geld alles machen, was du willst, mit zwei kleinen Einschränkungen – du kannst es nicht sparen und nicht auf ein anderes Konto überweisen. Das Geld steht dir genau 24 Stunden lang zum Ausgeben zur Verfügung. Um Mitternacht ist das, was übrig geblieben ist, dann weg. Doch am anderen Tag hast du exakt den gleichen Betrag wieder zur Verfügung, mit denselben Einschränkungen.
Was würdest du tun? Wofür würdest du das Geld verwenden? Wie würdest du es einsetzen?
In den letzten Jahren habe ich Todoist als meine Zentrale für meine Aufgaben intensiv genutzt und empfohlen. Ich war (und bin) so überzeugt von Todoist, dass ich sogar einen ausführlichen Videokurs dazu erstellt habe und eins-zu-eins Todoist Trainings für Einzelne und ganze Teams anbiete.
Und jetzt? Inzwischen habe ich den Todoist verlassen und verwalte alle Aufgaben in Asana. Was ist passiert? Mag ich den Todoist nicht mehr?
Doch, ich mag den Todoist nach wie vor sehr.
Die Frage ist eigentlich gar nicht “welches ist das beste Tool?”, sondern “welches ist das beste Tool für mich?”
Meine erste Coaching-Kundin litt unter völliger Verzettelung.
Ein Beispiel: Sie hatte drei Kalender für ihre Termine: Einen privaten, einen fürs Büro und noch einen Familienkalender am Kühlschrank.
Es war sehr schwierig, mit ihr überhaupt einen Termin abzumachen, da sie immer den falschen Kalender dabei hatte.
Natürlich war eine der ersten Maßnahmen, nur einen einzigen Kalender einzurichten.
Wenn ich diese Geschichte in meinen Seminaren erzähle, können sich viele ein wohlwollendes Lächeln nicht verkneifen und verstehen sofort, dass das so nicht geht. Das war ein sehr offensichtlicher Fall von Verzettelung.
Doch bei den meisten meiner Kunden entdecke ich ähnliche Fälle von Verzettelung. Nur sieht man selbst sie kaum, ist man doch etwas betriebsblind geworden.
Deshalb macht es durchaus Sinn, hin und wieder einen Schritt zur Seite zu machen und seine Art der Organisation und den Workflow zu reflektieren, selbst wenn man das Gefühl hat, eigentlich ganz gut aufgestellt zu sein.
Wir können sehr viel vom Sport auch für unser Zeitmanagement lernen.
Sportler müssen ja ihre beste Leistung punktgenau abrufen können – ähnlich wie wir auch. Dafür betreiben sie einen hohen Aufwand.
Gute Trainer sind auch echte Experten, wenn es um Transformation und Veränderung geht. Genau so einen Experten habe ich mir für das heutige Interview geholt.
Ich spreche nämlich mit Stefan Schlegel, der Personal Trainer ist, über Veränderung, wie man effizient, gesund und nachhaltig trainieren kann, wie du dir dein eigenes Hirnkino einrichten kannst und natürlich noch viel mehr.
Unsere Arbeitswelt ist heute eine völlig andere als noch vor einigen Jahren. Das wird besonders bei der Tagesplanung deutlich. Wir versuchen weiterhin, mit den Instrumenten von gestern die Herausforderungen von heute in den Griff zu bekommen.
Früher wurde die Korrespondenz mit Briefen erledigt. Diese wurden sorgfältig verfasst, am Abend zur Post gebracht. Mit der Antwort konnte man dann allerfrühestens in zwei Tagen rechnen, weil schon allein der Postversand seine Zeit in Anspruch nahm.
Heute in der Zeit der elektronischen Kommunikation geht alles fix. Und so wird eine Antwort innerhalb von 24 bis 48 Stunden erwartet, je nach Branche sogar innerhalb weniger Stunden.
Jede Mail stellt eine Unterbrechung dar, wenn die Benachrichtigung nicht ausgeschaltet ist. E-Mails sind auch Fremdsteuerung pur: Jemand will etwas von mir und ich muss reagieren.
Grundsätzlich gilt:
Ein gutes Zeitmanagement findet im Kopf statt. Wenn es hier nicht stimmt, hilft keine Methode und keine App.
Es gilt auch:
Methoden rund um ein gutes Zeitmanagement gibt es wie Sand am Meer und es kommen immer neue dazu. Es ist ratsam, die Methode für sich zu wählen, die für einen richtig ist. Der Hut muss zum Kopf passen, sozusagen.
Je nach deinem Typ, Umfeld und Herausforderung ist eine andere Methode angesagt. Manchmal braucht es ein ganzes System, manchmal braucht es aber auch gar nicht so viel, um deiner Performance einen zusätzlichen Schub zu geben. Manchmal reicht nämlich schon nur eine Inspiration aus einer Methode.
Genauso gehe ich übrigens auch vor. So habe ich für meinen Focus Booster die besten Tipps aus dutzenden Methoden zusammengesetzt, mit meiner Erfahrung aus vielen Seminaren, Webinaren und Personal Trainings gewürzt und dann in ein schlüssiges System gegossen.
Ich habe die gängigsten Methoden hier einmal zusammengefasst und zeige dir damit einen Weg durch den Methoden-Dschungel im Zeitmanagement.
Ich finde es immer spannend, im Rahmen meines Podcasts Gespräche mit anderen Menschen zu führen und so Einblick in ihren Alltag und ihre Gedankenwelt zu erhalten.
Für mich ist das eine schöne Bereicherung, zu erfahren, wie andere mit Fragen umgehen, die ich mir auch stelle – natürlich immer im Hinblick auf Zeit- und Selbstmanagement im engeren und weiteren Sinn.
Als nun Ende August mein Buch „Arbeite klüger – nicht härter„, mein Erstlingswerk, im Humboldt Verlag erschienen ist, habe ich mich gefreut, dass einige andere Podcaster, aber auch Berufsverbände mit Online-Portalen auf mich zugekommen sind und von mir wissen wollten, wie ich die Dinge sehe.
Es hat unglaublich Spaß gemacht und war sehr interessant, mal „auf der anderen Seite” zu sitzen und Gast zu sein. Vielen Dank allen, die mir diese Plattform geboten haben!
Hier möchte ich nun eine Auswahl präsentieren.
Unsere Welt ist geprägt von Umbruch. Das gilt natürlich auch für unsere Arbeit.
Doch was tut man eigentlich mit seinem Zeitmanagement, wenn sich irgendwie grad alles verändert?
Und vor allem: Wie findet man wieder ein gutes Zeitmanagement, wenn einem der Boden unter den Füßen weggezogen wird?
Genau zu diesen Fragen habe ich mich mit Stefan Jürgen Weiß unterhalten.
Stefan hat zu Beginn des Jahres 2017 verschiedene Umbrüche erlebt – natürlich alle auf einmal.
Er hatte plötzlich die einmalige (und unfreiwillige) Gelegenheit, alle Prozesse in seinem Job zu überarbeiten und sich ein komplett neues Zeitmanagement einzurichten.
Die meisten von uns haben keine Probleme, neue Ideen zu finden.
Aber die meisten von uns haben Mühe, diese neuen Ideen dann tatsächlich einmal in die Wirklichkeit umzusetzen.
Das hat mehrere Gründe. Richtig blöd ist aber, wenn wir zwar eine geniale Idee haben, sie danach mit der Zeit vergessen.
Damit dir das nicht passiert, gibt es die Ideenliste.
Ursprünglich habe ich diese Idee (sic!) bei „Getting Things Done“ (GTD) kennengelernt.
David Allen empfiehlt ja den Kontext „Irgendwann/Vielleicht“ (Someday/Maybe). Hier gehören alle Ideen hin.
Jede Woche (wichtig!) schaut man auf diese Liste und prüft, ob man nicht etwas davon umsetzen möchte.
Das ist aber nur die eine Funktion der Ideenliste: Dafür sorgen, dass wir keine Idee vergessen.
Es gibt noch weitere Vorteile, weshalb sich eine Ideenliste lohnt. Hier sind fünf davon.