Manchmal will ich Feierabend machen und doch hat es noch unerledigte Aufgaben in meinem Todoist. Es kommt sogar vor, dass ich überfällige Aufgaben im Todoist habe.

OK, kein Drama, doch mich stört es gewaltig. Wenn ich dann morgens mit der Arbeit beginne, sehe ich Aufgaben, die ich schon längst hätte tun sollen.

Was machen dann die Fälligkeitsdaten überhaupt für einen Sinn? Offenbar waren die Aufgaben doch nicht für heute fällig, sonst hätte ich sie ja tun müssen oder direkt löschen können?

Überhaupt: was macht dann die Aufgabenliste noch für einen Sinn? Die Aufgabenliste muss mir doch helfen, die Übersicht zu wahren und mich dabei unterstützten, Aufgaben in der Planung zu priorisieren.

Smartplanung Todoist

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Ich hatte mal einen Kunden im Coaching, der auch mit dem Todoist arbeitet (gute Entscheidung!). Als ich anfing, mit ihm zusammenzuarbeiten, hatte er viele, viele längst überfällige Aufgaben in seinem Todoist stehen. Die Oberste war seit fast fünfzig Tagen fällig!

In einem ersten Schritt habe ich ihm also geraten, all die überfälligen Aufgaben entweder direkt zu streichen oder wenigstens das Fälligkeitsdatum rauszunehmen.

Denn ganz ehrlich: Wenn du jemandem eine Aufgabe versprichst oder nachhaken willst (z.B. nachdem du ein Angebot verschickt hast), glaubst du, der wartet fast fünfzig Tage darauf? Nein, der hat längst aufgegeben oder ist zur Konkurrenz gegangen.

Falls nicht, dann war die Aufgabe auch für ihn nicht so wichtig und du kannst sie direkt löschen.

Ein gutes Zeitmanagement hat viel mit Einstellungen, Glaubenssätzen und Mindset zu tun. Wichtiger Grundsatz dabei ist: Wie wir den Tag anfangen, so wird er auch verlaufen.

Stell dir nur vor, du beginnst mit der Arbeit und siehst zuerst mal ein Dutzend überfällige Aufgaben. Nicht nur Dinge, die du halt gestern nicht geschafft hast, sondern die klassischen Oh-das-muss-ich-jetzt-mal-endlich-auch-angehen-Aufgaben. Wirst du dich danach fröhlich an die Arbeit machen oder doch eher schon leicht gestresst und unmotiviert zuerst mal einen Kaffee holen?

In Aufgabenmanagern wie Todoist kann man (zu?) einfach die Fälligkeit verschieben. Schaffen wir etwas nicht, schieben wir es meistens einfach auf den nächsten Tag.

Blöderweise sind aber am nächsten Tag bereits 17 andere Aufgaben fällig und so wandern die Aufgaben immer Stück für Stück auf den wiederum nächsten Tag.

Smartplanung im Todoist

Die Macher von Todoist haben das erkannt. Sie haben es sogar nicht nur erkannt, sondern können nachweisen, dass über 70% aller Todoist-Nutzer überfällige Aufgaben haben!

Deshalb gibt es neuerdings in Todoist die Smartplanung. Damit kann Todoist vorhersagen, auf welchen Termin es Sinn macht, eine Aufgabe zu verschieben. Todoist kennt nämlich deine persönlichen Gewohnheiten und das Verhalten aller Todoist-Nutzer. Daraus kann er das bestmögliche Fälligkeitsdatum „erraten“. Faszinierend, nicht wahr?

Willst du das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe verändern, hast du neben „den üblichen Verdächtigen“ (Heute, Morgen, Nächste Woche) ein neues Icon. Hier steht das Datum, das Todoist als am Geeignetsten ansieht. Das kannst du wählen, musst du aber nicht.

Smartplanung Todoist

Todoist berücksichtigt verschiedene Faktoren, um smart zu planen:

  • Gewohnheiten: Schreibe ich z.B. Artikel immer am Dienstag, wird mir Todoist als ideales Datum für den Artikel, den ich verschieben will, auch den Dienstag vorschlagen.
  • Dringlichkeit: Todoist verwaltet die Aufgaben von 9 Millionen Menschen und hat gelernt, Muster zu erkennen. Deshalb kann Todoist basierend auf den (anonymen) Daten aller Todoist-Nutzer die Dringlichkeit einer Aufgabe abschätzen. Beängstigend? Vielleicht, doch dazu gleich mehr.
  • Wochentag: Gewisse Aufgaben stehen bei dir immer an einem Arbeitstag auf dem Programm. Andere stehen häufig am Wochenende auf der Liste (bei mir z.B. „Pflanzen gießen“). Das weiß und berücksichtigt Todoist bei der Smartplanung.
  • Vorgenommenes Pensum: Ist deine Liste für morgen schon (über)voll, packt Todoist natürlich nicht noch mehr Aufgaben drauf, sondern schaut mal, wie’s übermorgen oder noch später aussieht.
  • Tages-/Wochenziele: Karma sei Dank kannst du dir Tages- und Wochenziele setzen, d.h. definieren, wie viele Aufgaben du täglich erledigen willst. Die Smartplanung berücksichtigt auch das.

Das sind nur einige Faktoren, die Todoist bei der Smartplanung berücksichtigt. Je mehr und je länger du mit Todoist arbeitest, desto besser lernt er, die passenden Termine vorzuschlagen.

Natürlich sind das immer nur Vorschläge. Du kannst selbstverständlich eine Aufgabe auf ein beliebiges Datum schieben, das dir besser passt. Doch es unterstützt dich, schnell eine Aufgabe auf ein sinnvolles Datum zu schieben.

„Und was ist mit meinen vertraulichen Daten?“

Todoist ist und bleibt eine Cloud-basierte Anwendung. Arbeitest du in einer Branche mit sehr hoher Sensibilität für Datenschutz, ist Todoist ohnehin nichts für dich.

Alle Benutzerdaten, die Todoist für die Smartplanung auswertet und nutzt, werden anonymisiert verarbeitet und natürlich niemals an Dritte weitergegeben.

Smartplanung von Todoist: Spielzeug oder tolle Funktion?

Die Smartplanung ist eine tolle neue Funktion des Todoist. Sie wird mit der Zeit sicher auch immer besser und besser, da der Algorithmus ja durch die Nutzung immer weiter lernt.

Wir leben in einer Zeit der künstlichen Intelligenz. Neben den inzwischen tollen Sprachassistenten, die unsere Smartphones alle haben, geht der Trend eindeutig in diese Richtung.

Amir Salihefendic, der CEO von Todoist, bestätigte denn auch, dass das erst der Anfang sei und noch viel Potenzial darin steckt. So könnte Todoist künftig davor warnen, wenn du eine zu schwammige Aufgabe wie „Marathon laufen“ aufnehmen willst. Das erzählte Amir Salihefendic auf Macstories.net.

Trotzdem bleibt die Smartplanung nur eine Krücke. Viel besser ist es nämlich, wenn du deine Aufgabenliste so behandelst wie dein Auto: Das muss auch regelmäßig gewartet und gepflegt werden.

Digitale Aufgabenmanager sind eine fantastische Unterstützung, doch führen sie häufig auch dazu, dass wir einfach alles dort abladen und auf ein Wunder hoffen. Das Einzige, was passiert, ist dann meistens, dass wir das Tool bald verfluchen und wieder zurück zum „Management by Durchwursteln“ gehen.

Ich finde die Funktion faszinierend, doch gehöre ich eindeutig nicht zum Zielpublikum. Denn jeden Morgen nehme ich mir kurz Zeit und überlege mir, welche Aufgaben mein Business heute wirklich weiterbringen. Die bekommen dann die Fälligkeit von heute.

Daneben gibt es tatsächlich echt fällige Aufgaben, die in meinem Todoist auch ein Datum tragen. Doch ich wähle jeden Tag bewusst aus, was ich tun will – und was nicht. Deshalb kommt es nur selten vor, dass ich Aufgaben verschieben muss – und das schaffe ich auch noch von Hand.

Gehörst du aber zu den Menschen, deren To-do-Liste nicht so sauber geführt ist, hast du mit Smartplanung ein richtig gutes Instrument in der Hand, das dir bei der Planung hilft.

Die Smartplanung ist ab sofort auf allen Plattformen und für alle Versionen (kostenlos, Premium und Business) verfügbar. Mehr Infos zur Smartplanung findest du im Blog von Todoist.

Addendum: Mein Geheimtipp: Mit Trevor für Aufgaben Zeit im Kalender reservieren

Für iOS (iPhone/iPad) gibt es eine schöne App, die deine Aufgabenliste mit dem Kalender verbindet: Trevor.

Trevor zeigt oben deinen Kalender und unten deine fälligen Aufgaben an (entweder aus Todoist oder den Apple Erinnerungen). Diese kannst du dann einfach hoch in den Kalender ziehen und so gezielt Zeit dafür reservieren.

Beim Thema Tagesplanung spreche ich häufig von „Terminen mit sich selbst“. Das ist blockierte Zeit, die du dir für eine bestimmte Aufgabe freihalten willst. Hast du sehr viele Termine im Laufe der Woche, ist das praktisch die einzige Möglichkeit, wie du überhaupt noch zum Arbeiten kommst. Trevor hilft dir genau dabei.

Trevor ist kostenlos und gibt es vorläufig (Stand: November 2016) nur für iOS und Todoist/Apple Erinnerungen. Doch es soll mehr kommen (auch für andere Plattformen).

Schau dir mal die Webseite von Trevor an. Dort findest du alle Infos zu Trevor, den Link zum App Store und du kannst dich in die Newsletter-Liste eintragen, damit du nichts verpasst, wenn Trevor auch für andere Plattformen erhältlich ist.

Bildnachweis: © Depositphotos.com / robeo123

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