Ich will dir hier ein Instrument vorstellen, das nicht darauf ausgelegt ist, es dauerhaft anzuwenden, sondern das dir einige Erkenntnisse beschert, die weichenstellend für deine Art zu arbeiten sind: das Zeittagebuch. 

Du erfährst, weshalb sich ein Zeittagebuch lohnt, wie es funktioniert, welche Tools es gibt, die ich dir empfehlen kann, und vieles mehr.

Dieser Beitrag ist Teil der „Back to the Roots“-Serie. Hier geht es um die grundlegenden Themen im Zeit- und Selbstmanagement und was man dabei beachten sollte. Vieles ist viel einfacher, als wir uns eingestehen. Deshalb lohnt es sich, sich auf die Grundsätze zurück zu besinnen.

Weshalb ein Zeittagebuch?

Vor jeder Veränderung oder Verbesserung sollte eine Analyse stehen, damit du erkennst, wo du eigentlich stehst und damit du gezielt Veränderungen vornehmen kannst. 

Machst du keine Analyse, besteht die Gefahr, dass du einfach blind beginnst, Dinge zu ändern und zu optimieren. Oft hat man blinde Flecke. Man sieht ja nur, was man sieht. Macht man diese blinden Stellen nicht zuerst ausfindig, verschenkt man viel Potential.

Was kannst du also tun? Du kannst dir fremde Hilfe holen, z.B. durch einen Coach, der sich auf die Suche nach diesen blinden Flecken macht und diese dann auch gezielt und zusammen mit dir angeht. Oder du kannst versuchen, mit Instrumenten wie eben mit diesem Zeittagebuch diese blinden Flecke zu erkennen.

Es ist ähnlich wie beim Abnehmen oder bei Schlafproblemen. Will man das angehen, empfiehlt es sich, zuerst das Bestehende zu analysieren, also ein Tagebuch darüber zu führen, was man wann isst oder wie man geschlafen und was man am Abend davor gemacht hat. Ein solches Tagebuch hilft dir dabei, Muster zu erkennen, die dir sonst kaum auffallen dürften. Das Spannende dabei ist, dass wir uns häufig schon allein dadurch anders verhalten, weil wir bewusst hinschauen und Dinge eben aufschreiben.

Was beim Abnehmen und beim Schlafen wunderbar funktioniert, funktioniert auch bei unserem Umgang mit der Zeit. Willst du sehen, wo deine Zeit hin fließt, ist ein Zeittagebuch ein echter Augenöffner.

  • Du erkennst liebgewonnene Gewohnheiten, die eher schlecht als recht für dich sind.
  • Du machst Zeitfresser ausfindig, die du noch gar nicht als solche erkannt hast.
  • Du siehst schwarz auf weiß, wofür du deine Zeit eigentlich nutzt und wie produktiv du bist.

Mit dem Zeittagebuch kannst du eine genaue Analyse deiner Arbeit und deines Arbeitstags vornehmen – der erste Schritt zu einem optimalen Zeitmanagement. Denn produktives Arbeiten ist immer bewusstes Arbeiten.

Wie funktioniert das Zeittagebuch?

Ein Zeittagebuch zu führen, ist sehr einfach: Miss die Zeit, die du für eine bestimmte Aktivität benötigst, und notiere dir die Aktivität und die Zeit. Am besten tust du dies während des gesamten Tages, nicht nur während der Arbeitszeit.

  • Ich mache das gerne minutengenau mit einer Stoppuhr resp. mit einer Tabelle. Dort halte ich per Knopfdruck die Startzeit fest, notiere die Aktivität und die Tabellenkalkulation berechnet dann automatisch die Dauer, sobald ich mit einer neuen Aktivität beginne.
  • Ist dir das zu detailliert, kannst du auch einen Wecker alle 15 Minuten klingeln lassen und dann jeweils notieren, welcher Aktivität du gerade nachgehst. Effektiver ist jedoch das minutengenaue Zeittagebuch.
  • Am Ende des Tages wirst du vielleicht zwischen 50 und 100 Einträge haben. Vergib dann Kategorien für die einzelnen Einträge und zähle zusammen, wie viel Zeit du für welche Kategorie aufgewendet hast.

Führe das Zeittagebuch über mehrere Tage, am besten über die ganze Woche. So erhältst du einen umfassenden Einblick wohin bei dir die Zeit eigentlich fließt, und Ausnahmen werden abgeflacht.

Dann folgt die Analyse.

Bei der Analyse wirst du schnell erkennen, wo du für dich persönlich Optimierungsbedarf siehst. 

Es geht keineswegs darum, keine einzige Sekunde zu verschwenden und auch ja jede Minute voll zu nutzen oder noch mehr in den Tag rein zu pressen. Es geht darum zu schauen, wo du etwas optimieren kannst.

Vielleicht erkennst du, dass du ja gar nie Pause machst, und deshalb am Nachmittag keine Energie mehr hast. Vielleicht beschäftigst du dich mehr mit deinen E-Mails, als du eigentlich willst oder für nötig erachtest. Vielleicht erledigst du zu viele dieser kleinen Aufgaben, die kaum Wirkung zeigen, aber viel Zeit in Anspruch nehmen. Oder vielleicht erkennst du, dass du eine halbe Stunde länger schlafen kannst, wenn du beim Frühstück aufs Surfen im Internet verzichtest.

Interessant wird dann deine Effizienz-Rate: Teile die Zeit, die du tatsächlich gearbeitet hast, durch die Zeit, die du im Büro warst. Mit „Zeit, die du tatsächlich gearbeitet hast“ meine ich die Zeit, während der du wichtige, wirkungsvolle Aufgaben erledigt hast. E-Mails abrufen, Schreibtisch aufräumen (wenn auch wichtig!) oder mit dem Kollegen nach der Sitzung 15 Minuten über das Wetter diskutieren, gehören nicht dazu.

Sagen wir mal, du erreichst eine Rate von 25%. Das bedeutet, du arbeitest an deinem 8-Stunden-Tag effektiv nur 2 Stunden. Ist das schlecht? Nein, wahrscheinlich „normal“. Wenn du für deine Zeit bezahlt wirst, du also angestellt bist, mag das noch aufgehen, sofern du es schaffst, deine Aufgaben zu erledigen. Aber wenn du selbstständig bist, dann hängt dein Einkommen von diesen 2 Stunden ab. Probiere dann mal aus, ob du deine Arbeit nicht tatsächlich in 2 oder vielleicht 2.5 Stunden erledigen kannst.

Immer wenn ich ein Zeittagebuch führe, geschieht noch etwas anderes: Allein die Tatsache, dass ich mir selber Rechenschaft über meine Arbeit ablege, hilft mir schon, dass ich mich besser auf die Arbeit fokussieren kann und weniger ablenken lasse. Das ist ein willkommener Nebeneffekt!

Also, hier nochmals in aller Kürze:

  • Öffne deine Tabellenkalkulation.
  • Halte minutengenau fest, wie viel Zeit du für welche Aktivität benötigst.
  • Vergib am Ende des Tage dir sinnvoll erscheinende Kategorien.
  • Miss deine Effizienz-Rate: Tatsächlich gearbeitete Zeit geteilt durch Zeit im Büro.
  • Analysiere deine Ergebnisse und optimiere dort, wo es dir sinnvoll erscheint.

Wie unterstützt dich ein Zeittagebuch?

Das Zeittagebuch hilft dir nicht nur, deine Zeitfresser ausfindig zu machen. Es kann auch ein erster Schritt sein hin zu einer guten Zeitplanung.

In meinen Coachings halte ich meine Kunden oft dazu an, mal ihre ideale Woche aufzuzeichnen. Die ideale Woche ist ein gutes Hilfsmittel, um sich zu entscheiden, wie wir unsere Prioritäten setzen möchten. Die ideale Woche ist keine Tages- oder Wochenplanung, sondern ein Leuchtturm, der uns dabei hilft, weniger reaktiv zu sein und dafür proaktiver zu leben und zu arbeiten. Mehr Infos dazu gibt es in meiner Podcast-Folge „Wie dich die ideale Woche proaktiv macht“.

Wenn du vorgängig ein Zeittagebuch geführt hast, hast du eine gute Ausgangsbasis für die ideale Woche. Du kannst deine Arbeiten, die Dinge, die du tust, nun besser beurteilen. Zudem hast du deine Arbeiten in Kategorien eingeteilt. Diese kannst du für die ideale Woche weiterverwenden, wo es Sinn macht.

Nebst der idealen Woche halte ich das Time Blocking für eine hochwirksame Planungsmethode. 

Auch dem Time Blocking habe ich eine ganze Podcast-Folge gewidmet: „Eine Schritt für Schritt-Anleitung, um deine Zeit zurückzuerobern“. Außerdem erhalten die Abonnenten meines Newsletters als kleines Begrüßungsgeschenk meine Anleitung zum Time Blocking. Alles was du dazu tun musst, ist, dich in meinen Newsletter einzutragen.

Wenn du Time Blocking betreiben willst, bekommst du durch dein Zeittagebuch nützliche Hinweise, wie du am besten planst und wie du deine Prioritäten setzen solltest. Das Tagebuch hilft dir direkt bei der Planung, aber auch bei der Kontrolle deiner Planung.

10k-Aufgaben

Was das Prioritäten setzen anbelangt: Ich habe einen interessanten Artikel von Khe Hy gelesen, einem Produktivitätscoach aus Amerika. Darin geht es darum, sich zu überlegen, welche Aufgaben die größtmögliche Hebelwirkung entfalten. Er teilt das ein in $10, $100, $1000 und $10000-Aufgaben. Es geht dabei nicht darum, dass man durch die einzelne Aufgabe den entsprechenden Betrag tatsächlich verdient, sondern es geht darum, wie sehr sich eine bestimmte Investition in der Zukunft auswirken wird.

Wenn du also eine $10000-Aufgabe identifizierst, eine, die dir für die Zukunft enorm viel bringt, dann solltest du möglichst jeden Tag einen kleinen Teil deiner Zeit dafür aufwenden, so dass du Schritt-für-Schritt deinem Ziel näher kommst.

Die $10000-Aufgaben sind verwandt mit den Aufgaben im Eisenhower-Quadranten „Wichtig, aber nicht dringend“. Es sind die Dinge, die wir gerne auf später verschieben, weil sie nicht so laut schreien wie andere Aufgaben – dafür ist ihre Hebelwirkung sehr groß. Deshalb ist es wichtig, dass du dir immer wieder bewusst Zeit nimmst, um eben solche Aufgaben auszumachen und dich ihnen zu widmen.

Auf der anderen Seite der Skala befinden sich die $10-Aufgaben. Da gehören gemäß Hy z.B. die E-Mails hin. Er sagt, weil die E-Mails einfach eintrudeln, ohne vorab priorisiert zu sein, und jeder dir eine Mail schicken kann, wirst du beim Abarbeiten der E-Mails, v.a. wenn du Inbox Zero anstrebst, zwar sehr geschäftig sein, aber unter dem Strich wird nicht sehr viel dabei herausschauen. Natürlich ist das sehr spitz formuliert. Natürlich gehört das Abarbeiten der Mails zur Arbeit und wenn du ein Angebot versendest, das in der Folge angenommen wird, dann war diese Mail natürlich mehr als $10 wert. Aber du verstehst schon, worauf Hy hinaus will.

Ähnlich wie bei der Eisenhower-Matrix kann dir eine Einteilung in den Wert der Aufgaben vor Augen führen, wo du deine Prioritäten setzen solltest, was dich wirklich weiter bringt in der Zukunft.

Nach dem Aschenputtel-Prinzip „Die guten ins Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen“, kannst du beim Zeittagebuch die minderwertigen Aufgaben ausmachen und entweder eliminieren oder dafür sorgen, dass die hochwertigen Aufgaben nicht zu kurz kommen.

Rollenverteilung

Der Analyse deines Zeittagebuchs kannst du noch weitere interessante und hilfreiche Hinweise entnehmen.

Es geht dabei um die Rollenverteilung. Es gibt ja die drei Rollen: Unternehmer, Manager und Fachkraft. Stefan Merath hat die sehr schön in seinem Buch „Der Weg zum erfolgreichen Unternehmer“ (Affiliate Link) vorgestellt. 

Wie unterscheiden sich nun Fachkräfte, Manager und Unternehmer?

  • Die Fachkraft ist der Macher. Jemand, der seine To-do-Liste abarbeitet. Die Fachkraft reagiert auf Ereignisse, Aufgaben und Probleme. Sie lebt damit sehr in der Gegenwart. Visionen, neue Ideen sind nicht ihr Ding, Regeln engen sie ein, denn schließlich weiß die Fachkraft genau, was wie zu tun ist.
  • Der Manager ist jemand, der für Ordnung sorgt und Systeme entwickelt. Er steuert die Arbeit der Fachkräfte, definiert Abläufe, Strukturen, Standards und kontrolliert, ob sich alle daran halten. Blöderweise wissen es die Fachkräfte immer besser und der Unternehmer mit seinen ständig neuen Ideen und Visionen bringt Unruhe ins System.
  • Der Unternehmer ist der, der Visionen entwickelt. Der Träumer, der Visionär, der Zukunftsgerichtete. Er sieht lauter Gelegenheiten und will seine Träume verwirklichen. Die Fachkräfte und Manager sind leider diejenigen, die bremsen.

Man kann sagen: Die Fachkraft arbeitet IM Unternehmen, Manager und Unternehmer AM Unternehmen.

Ich möchte hier nicht weiter in die Details gehen, weil diese Rollenverteilung ein Kapitel für sich ist. Mehr dazu erfährst du im Buch von Stefan Merath oder aber in meiner Team Productivity Platform.

Die bewusste oder häufig sogar unbewusste Durchmischung dieser Rollen führt zu vielen Problemen: Unternehmer und Manager sind häufig komplett überlastet, weil sie sich eher wie Selbstständige verhalten und alles machen. Und niemand fokussiert sich auf seine Rolle, weil ja der Unternehmer und Manager ohnehin “alles macht” oder sich überall einmischt. Ein Team kann aber nicht produktiv funktionieren, wenn jemand alle Rollen besetzt.

Genau hier kommt das Zeittagebuch ins Spiel. Bei der Analyse wirst du erkennen können, welche Rollen du regelmäßig einnimmst. Du kannst dich dann fragen, ob das so richtig ist und deiner eigentlichen Rolle entspricht. Erkennst du, dass du viel zu oft in der falschen Rolle tätig bist, ist das eine wichtige Erkenntnis. So kannst du da bewusst etwas ändern.

Maker vs. Manager

Es gibt noch eine weitere Rollenunterscheidung, nämlich die zwischen Maker und Manager. Hier gibt es ebenfalls eine Podcastfolge, in der ich die beiden Rollen genau beleuchte: „Bist du Macher oder Manager – oder sogar beides?“.

Es gibt Berufe, die eindeutig der Rolle des Machers/Makers zugeordnet werden können (z.B. Programmierer), und Positionen, die, wie der Name schon sagt, eine Managerrolle verlangen. Die Trennung ist aber meist nicht eindeutig. Auch ein Macher ist zeitweise im Managermodus, wenn er z.B. ein Projekt koordinieren und planen muss oder ein Manager ist im Machermodus, wenn er während einer längeren Zeitdauer über einer Aufgabe brüten muss.

Anhand des Zeittagebuchs kannst du nun erkennen, ob du oft zwischen Macher- und Managermodus hin und her springst. Wenn das der Fall ist, solltest du versuchen, diese Arbeiten besser zu bündeln, denn sonst verbrauchst du viel mehr Energie als nötig. Wirst du oft unterbrochen, kommst du im Machermodus nie auf das mögliche Effizienzlevel, weil bei jeder Unterbrechung deine Konzentration augenblicklich zusammenfällt und wieder neu aufgebaut werden muss (sog. Konzentrationssäge).

Welche Tools für ein Zeittagebuch gibt es?

Die wohl einfachste Variante ein Zeittagebuch zu führen, ist mit Stift und Papier. Wenn du solche Dinge gerne noch analog machst, dann nur zu! Das hat sogar noch einen kleinen Vorteil, denn du hast dein Blatt Papier immer vor dir und damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass du auch daran denkst und dein Zeittagebuch konsequent führst.

Selbstverständlich kannst du auch deine Tabellenkalkulation (Excel, Numbers, Google Sheets etc.) dafür verwenden. Dieses Tool hat einen kleinen weiteren Vorteil, nämlich die halbautomatische Auswertung. Du kannst nämlich einfach eingeben, wann du mit deiner Aktivität beginnst und wann du sie beendest und dann hast du automatisch ausgerechnet, wie lange du für diese Aktivität brauchtest. 

Es gibt aber auch extra Hardware, um ein Zeittagebuch zu erstellen. Es gibt einen Oktaeder, also eine Art Würfel mit 8 Seiten, früher genannt ZEI°, heute Timeular Tracker. Dort kannst du jede Seite einer Tätigkeit zuordnen (z.B. E-Mails oder Marketing oder Meetings etc.). Wenn du dann eine bestimmte Tätigkeit ausführst, stellst du diesen Oktaeder so hin, dass die Seite mit eben dieser Tätigkeit oben liegt. Der Würfel misst dann die Zeit und ordnet sie der entsprechenden Tätigkeit zu.

Diese Lösung hat den Vorteil, dass du diesen Würfel immer vor dir auf dem Tisch stehen hast und eher daran denkst, die Zeit zu erfassen. Zweitens sieht er auch hübsch aus. Drittens ist die Zeiterfassung damit halbautomatisch, weil man das Teil einfach nur umdrehen muss. Der Rest macht die Software. Sollten die acht Bereiche nicht reichen, kannst du innerhalb der Software weitere Bereiche/Tätigkeiten erfassen. Mit diesem Tool hast du eine clevere Verbindung von analog und digital. 

Im Weiteren gibt es natürlich noch klassische Zeiterfassungssoftware wie z.b. Toggl Track oder Harvest. Das sind große Standardtools, die schon lange auf dem Markt und wirklich ausgereift sind. 

Der Vorteil von solchen digitalen Softwarelösungen ist, dass du die Auswertung auch automatisch im Tool selber machen kannst, du kannst die Zeit für Projekte messen, für Aktivitäten etc. Teilweise sind diese Tools sogar teamfähig, so dass dein ganzes Team Zeittagebuch schreiben kann. Ursprünglich sind diese Tools für diejenigen Branchen gedacht, die nach Zeit abrechnen, also z.B. Anwälte, Agenturen, aber sie eignen sich durchaus auch fürs Erfassen eines Zeittagebuchs. 

Das Problem bei diesen Lösungen ist, dass man häufig vergisst, den Timer zu starten und/oder zu stoppen. 

Schließlich gibt es noch eine weitere Kategorie von digitalen Tools, nämlich Programme, die im Hintergrund eines Computers laufen und dir sozusagen über die Schulter schauen, was du tust. Anhand des Programms versuchen sie dann abzuschätzen, ob das eine produktive oder unproduktive Tätigkeit ist.

Für Mac gibt es z.B. Timing, für Mac und Windows gibt es aber auch RescueTime. Diese Tools haben den Vorteil, dass du siehst, welche Programme du wie lange nutzt. Teilweise klappt das sogar bis aufs Dokumenten-Level runter. Damit siehst du am Abend nicht nur, wie lange du in Microsoft Word gearbeitet hast, sondern konkret in welchen Dokumenten. 

Das Tolle an diesen Lösungen ist, dass du nichts tun musst. Die Zeiterfassung geschieht automatisch und sekundengenau. Das einzige, was du am Schluss noch tun musst, ist, die Aufzeichnungen in Kategorien einzuteilen. 

Fazit

Ein Zeittagebuch ist eine mühsame Aufgabe – keine Frage. Doch kaum eine andere Übung gibt dir so schnell eine so genaue Analyse über dich, deine Arbeit, deinen Umgang mit der Zeit und zeigt dir, wo der Schuh drückt.

Probiere es also unbedingt mal aus. Doch Erfassen alleine genügt natürlich nicht. Die wahren Schätze erkennst du danach bei der Analyse und beim Ableiten von Massnahmen. Wenn du die dann auch konsequent umsetzt, kannst du deine Effizienz und Effektivität locker und massiv erhöhen – ohne Nachteile, ohne Stress und ohne Hektik.

Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Als Produktivitätscoach führe ich dich und dein Team dazu, stressfrei zu arbeiten und mehr zu erreichen.

  • Einerseits helfe ich Unternehmern, ihr Zeit- und Selbstmanagement in den Griff zu bekommen, so dass sie erfolgreicher, mit mehr Freude und motivierter arbeiten.
  • Andererseits unterstütze ich kleine Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen, damit sie mehr Zeit für die Erreichung ihre Ziele haben.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.