Manchmal lohnt sich ein Blick zurück in die Vergangenheit, um in der Zukunft die richtigen Dinge zu tun. 

Dieser Beitrag ist Teil der „Back to the Roots“-Serie. Hier geht es um die grundlegenden Themen im Zeit- und Selbstmanagement und was man dabei beachten sollte. Vieles ist viel einfacher, als wir uns eingestehen. Deshalb lohnt es sich, diese Grundsätze nicht aus den Augen zu verlieren. Zudem zeige ich dir jeweils, wie wir das in unserem kleinen Team handhaben und wie ich diese Grundsätze für mich persönlich umsetze.

Wer sich bereits mit Zeitmanagement beschäftigt hat, kennt ihn, den „Review“ oder „Rückblick“. In GTD (Getting Things Done) wird dem Wochenrückblick ein ganzes Kapitel gewidmet. Vielleicht warst du auch bereits einmal in meinem Webinar, wo ich über den magischen Dreischritt gesprochen habe. Auch dort ist der Rückblick wichtiger Bestandteil. 

In der Praxis ist es jedoch häufig so, dass dieses Zurückblicken einfach vergessen geht. Man weiß eigentlich schon, dass es wichtig wäre – so wie regelmäßiger Sport und gesunde Ernährung – aber oft muss das Thema dann halt doch hinten anstehen.

Vielleicht kann ich dich mit meinen Ausführungen aber davon überzeugen, dass es sich wirklich lohnt, einen regelmäßigen Review zu machen. Es gibt ja auch verschiedene Formen und ich bin überzeugt, eine davon wird auch für dich gut passen.

Warum lohnt sich ein Review?

Unsere Arbeitswelt, unser Arbeitstag ist, wie er ist – häufig werden wir unterbrochen und unsere Aufgaben sind oft auch sehr kleinteilig. So kommt es, dass unser Arbeitstag häufig zerstückelt ist und wirklich Wichtiges in den Hintergrund rutscht.

Der Review ist eine Art Defragmentierung, die dir hilft, wieder Ordnung und Überblick in die zerstückelten Kleinteile zu bringen – ähnlich wie man früher regelmäßig seine Computer-Festplatte defragmentieren musste, damit der Computer wieder schneller rechnen konnte.

Wenn du also immer wieder unterbrochen wirst, egal ob durch Anrufe, Kollegen, E-Mails etc. oder auch durch eingeplante Termine, kann dir ein Rückblick sehr nützlich sein, weil du dann wieder das größere Ganze siehst und lose Enden verbinden kannst.

Wichtiges tritt wieder klar in den Vordergrund und zudem kannst du auch prüfen, ob du auf Kurs zu deinen Zielen bist.

Ein Rückblick kalibriert das ganze System, weil du danach den Kopf wieder frei hast und dich darauf verlassen kannst, dass deine ganze Organisation, dein Zeitmanagement wirklich funktioniert. Die Sicherheit, die du dadurch gewinnst, die Gewissheit, dass nichts verloren geht, führt zu einer großen Entlastung. 

Kurz gesagt, ein Rückblick/Review hat folgende Vorteile:

  • Du gewinnst die Übersicht (zurück), indem du einen Schritt zurücktrittst und das größere Ganze betrachtest.
  • Du stellst sicher, dass nichts Wichtiges verloren geht.
  • Du nimmst die Fäden zurück in die Hand und sorgst so dafür, dass du aktiv agierst und nicht nur reagierst.
  • Du kannst besser planen und deine Aufgaben priorisieren.
  • Du erkennst schnell, ob du auf Kurs bist, und verfällst nicht in blinden Aktivismus.

Welche Formen von Review gibt es?

Wochenrückblick/Weekly Review

Es gibt verschiedene Arten von Reviews. Die wohl bekannteste Form ist der Wochenrückblick/Weekly Review, der ein wichtige Rolle spielt bei Getting Things Done (GTD).

Meiner Meinung nach ist der Wochenrückblick auch die sinnvollste Form. Wenn du einmal pro Woche zurück schaust, ist das nicht zu viel Aufwand, weil du eine überschaubare Zeit zu überblicken hast, und du kannst schnell reagieren, falls du eine Kurskorrektur vornehmen musst.

Wenn du dir also nur für eine Form von Review Zeit nehmen willst, dann lege ich dir sehr diesen Wochenrückblick ans Herz. 

Den Wochenrückblick kannst du eigentlich an jedem für die passenden Tag einplanen. Natürlich bietet sich der Freitag dafür an, weil dann in der Regel auch die Arbeitsuche abgeschlossen wird, aber das ist nicht zwingend. 

Der Rückblick dauert so zwischen 15 und 60 Minuten, je nachdem, wie du dein System die Woche hindurch pflegst. 

Aktualisierung der Aufgabenliste

Klassischerweise schaust du zuerst auf deine Aufgabenliste und schaust, ob du was vergessen hast, was noch offen ist, ob du etwas neu priorisieren musst oder vielleicht auch umformulieren, weil dir der Wortlaut nicht mehr ganz klar ist.

Blick in den Kalender

Dann schaust du in deinem Kalender nach, welche Termine du hattest in der letzten Woche, und überprüfst, ob da noch etwas offen ist, ob es etwas zu tun gibt, das nicht bereits auf der Aufgabenliste steht.

Hier lohnt sich auch ein Blick nach vorne, damit du auf dem Schirm hast, was in der nächsten Woche auf dich zukommt. Vielleicht musst du ja noch etwas vorbereiten oder einplanen.

Notizen aufarbeiten

Im Laufe der Woche sammeln sich diverse Notizen an, Einfälle, Gesprächsnotizen etc. Trägt man diese nicht zusammen und pflegt sie in ein System ein, gehen sie verloren oder werden nicht mehr beachtet. Zu viele verstreute Notizen führen zudem auch im wahrsten Sinne des Wortes zur „Verzettelung“. 

Allgemeines Aufräumen

Wenn du den Schreibtisch aufräumst, Akten, die wieder versorgt werden können, an ihren Ort bringst etc., bringt das nicht nur Ordnung und Übersicht ins Büro, sondern verschafft dir auch im Kopf Platz und Freiheit für Anstehendes und Zukunftweisendes. 

Tagesrückblick

Wenn du dir jeden Tag etwas Zeit nehmen kannst für einen Rückblick, dann wäre das natürlich ideal. In der Praxis schaffen das leider nur wenige. Wenn du das aber als Tagesroutine implementieren kannst, wie du dir auch automatisch jeden Tag die Zähne putzt, dann hast du einen wirklich großen Nutzen davon. 

Mit einem Tagesrückblick schließt du deinen Arbeitstag ganz bewusst ab. Du schaust kurz zurück, überlegst dir, was noch offen ist und auf der Aufgabenliste vermerkt werden muss, wenn es noch nicht eingeplant ist. Du kannst dich fragen:

  • Was lief gut?
  • Was mache ich morgen besser?
  • Wie plane ich den morgigen Tag?

Monats- oder Quartalsreview

In der Regel planen wir ja im Monats- oder Quartals-Rhythmus. Wir setzen unsere Ziele auf die nächsten drei Monate oder auf die nächsten 30 Tage. Entsprechend macht es Sinn, in dieser Zeitspanne nicht nur nach vorne zu schauen, sondern eben auch zurück, und zwar so regelmäßig wie nur möglich.

Hier siehst du, ob du auf Kurs bist mit deinen mittel- bis langfristigen Zielen. In diesen Rückblick gehört auch unbedingt ein Blick auf deine Zahlen – deine Finanzen, die Anzahl Kunden, Besucher deiner Webseite, Hörer des Podcasts usw., je nachdem, welche Zahlen bei dir relevant sind.

Auf diese Weise erkennst du, ob deine Business-Strategie richtig ist und falls du Abweichungen erkennst, kannst du rechtzeitig korrigieren.

Jahresrückblick/Vision Day

Eigentlich ist der Jahresrückblick, wir im Team nennen ihn „Vision Day“, ist noch mal eine Weiterführung des Monats- und Quartalsrückblicks, wo es noch mehr ums noch etwas größere Ganze geht. 

Hier hältst du Rückschau auf die wichtigsten Dinge des zu Ende gehenden Jahres und machst einen Ausblick aufs neue Jahr mit der entsprechenden Planung. Selbstverständlich spielen auch hier deine Zahlen wieder eine wichtige Rolle.

Du findest Antworten auf die Fragen:

  • Stimmt die Business-Strategie? Sind wir auf Kurs?
  • Welche Pläne haben wir fürs nächste Jahr? Welche Projekte müssen wir planen und wann?
  • Was lief im letzten Jahr gut und was müssen wir verbessern?

Welche Reviews sind die wichtigsten?

Wichtig sind sie eigentlich alle. Wir leben jedoch nicht in einem Ideal und müssen oder dürfen auch mal Kompromisse machen. Der Wochenrückblick ist meines Erachtens ein „Must do“. Wenn du nur eine Form von Review machen willst, dann ist der wöchentliche Rückblick ein effektives und effizientes Mittel. 

Wenn du schnell vorwärts kommen und Verbesserungen schnell umsetzen willst, wenn du genau und intensiv reflektieren willst, dann ist der Tagesrückblick auf jeden Fall lohnenswert.

Der Monats- und Quartalsreview, vor allem aber auch der Jahresreview sind insofern wichtig, als du da genau auf deine Zahlen schaust. Hast du ein eigenes Business, dann wirst du einen solchen Review (hoffentlich) ohnehin bereits machen.

Grundsätzlich ist es so, dass, wenn wir nicht zurückblicken auf das, was war, und analysieren, ob wir das so beibehalten oder anders machen sollen, wir uns ein Stück weit treiben lassen und dann reagieren müssen anstatt agieren zu können.

Wenn du deine Zeit zurück erobern willst, wenn du die Fäden in die Hand nehmen willst, dann braucht es eine Planung, gut durchdachte Aktionen und eben auch diesen Review, um zu schauen, ob du mit den geplanten Aktionen auch wirklich deine Pläne erfüllen kannst. 

Wie machst du einen Review?

Hier gelten dieselben Grundsätze wie auch sonst im Zeitmanagement.

Reserviere dir Zeit für den Review

Am besten reservierst du dir immer dieselbe Zeit, weil dann eine Routine entsteht. Je häufiger du deinen Review machst, umso weniger Zeit brauchst du logischerweise dafür.

Wenn du dir Zeit reservierst, dann gilt wie bei allen anderen Terminen mit dir selbst: Diese Termine sind genauso verbindlich, wie alle anderen. Wenn etwas noch Wichtigeres dazwischen kommt, dann solltest du den Termin nicht einfach überschreiben, sondern sofort und zeitnah neu einplanen, mit einer konkreten Zeitangabe. 

Ziehe dich zurück und vermeide Unterbrechungen

Beim Review geht es darum, die Übersicht und Kontrolle zu bekommen oder zu erhalten. Es ist wichtig, dass du dich konzentrieren kannst, damit die Übung den Zweck nicht verfehlt.

Nutze eine Checkliste

Da mehr oder weniger immer dieselben Punkte abzuarbeiten sind, lohnt es sich, zuerst eine Checkliste zu erstellen, die du dann immer abarbeiten kannst. Damit bist du schneller, vergisst nichts und kannst dich auf die Inhalte konzentrieren. Du bist dann nicht nur effizienter, sondern auch effektiver.

Arbeitest du bereits mit David Allens Methode „Getting Things Done“, dann weißt du, dass der Wochenrückblick da zentraler Bestandteil ist – so zentral, dass David Allen sogar sagt, dass wenn du keinen Wochenrückblick machst, du gar kein GTD machst.

Bei GTD gehst du folgendermassen vor:

  • Sammle alle losen Dinge: Leere deinen Kopf und notiere dir alles, was dir durch den Kopf schwirrt.
  • Leere deinen Eingangskorb: Idealerweise machst du das täglich. Meistens schafft man das aber nicht. Nimm dir deshalb jetzt die Zeit, deinen Eingangskorb komplett durchzuarbeiten und zu leeren.
  • Führe die Ablage nach.
  • Überprüfe alle Aufgabenlisten: Sind die noch aktuell? Hast du vergessen, etwas abzuhaken? Haben sich bestimmte Aufgaben „von selbst“ erledigt? Fehlen Aufgaben?
  • Überprüfe die Projektlisten: Haben alle Projekte mindestens einen nächsten Schritt? Sind sie aktuell?
  • Prüfe die „Warten auf“-Liste: Musst du bei jemandem nachhaken?
  • Schaue auch mal auf die „Irgendwann/Vielleicht“-Liste: Es kann sein, dass du eine Aufgabe oder ein Projekt nun doch verfolgen möchtest. Dann kannst du die nun einplanen.
  • Überprüfe deinen Kalender: Ergibt sich aus einem vergangenen Termin eine neue Aufgabe? Was steht in der nächsten Woche alles an? Ist der Kalender aktuell?

Vielleicht hast du noch andere Dinge, die du wöchentlich durchsehen möchtest, z.B. deine Ziele. Auch das kannst du gut in deinen Rückblick einbauen.

Wichtig ist nicht die sture Verfolgung der Theorie, sondern dass du deinen Rückblick auf deine Umstände anpasst, aber dann konsequent durchführst.

Du musst auch nicht nach GTD arbeiten, um den Wochenreview zu machen. Grundsätzlich reichen die eingangs genannten Schritte:

  • To-do-Liste durchgehen
  • Kalender: Rückschau
  • Kalender: Vorschau
  • Notizen abarbeiten
  • alles aufräumen

Wie setzen wir die Reviews im Team um?

Während man den Tages- und den Wochenreview vorzugsweise für sich allein durchführt, ist es ratsam, die Quartals-, Monats- und Jahresrückblicke im Team durchzuführen. Dort geht es ja weniger um die persönliche Organisation und Planung, sondern um den Weg des Unternehmens im Größeren. 

Wir haben im unserem 2er-Team eine Zeitlang einen Wochen- und einen Monatsrückblick durchgeführt, haben dann nach einigen Durchgängen aber gemerkt, dass das für uns nicht nötig ist. Wir sind ja nicht nur die kleinste Form eines Teams, sondern überdies auch noch miteinander verheiratet. Daher kommunizieren wir ständig und eine solche Zusammenkunft erübrigt sich.

Was wir hingegen seit Anbeginn machen, ist unser Jahresrückblick – wir nennen ihn Vision Day, denn obwohl wir zurückschauen, geht es ja im Endeffekt darum, mit der Analyse etwas für die Zukunft mitzunehmen.

Für diesen Vision Day verlassen wir für einen ganzen Tag unsere Büros, d.h. unser Heim, und verschieben uns in ein Café in der Innerstadt, wo man problemlos einen ganzen Tag ungestört verbringen kann und nicht gezwungen ist, die ganze Zeit etwas zu konsumieren. Viele Studenten und Businessleute arbeiten dort und die Coworking Space-Atmosphäre sorgt für den passenden Hintergrund. Gemütlichkeit fehlt dennoch nicht: Weil unser Vision Day logischerweise in die kältere Jahreszeit fällt, kommen wir auch immer in den Genuss des wärmenden und gemütlichen Kaminfeuers.

Ich rate sehr dazu, die gewohnte Umgebung für ein solches Unterfangen zu verlassen und das Ambiente darf auch ruhig speziell und schön sein. Das hat einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf die innere Haltung, die Gedanken etc.

An diesem Vision Day geht es eben um das größere Ganze, die Rückschau auf das laufende Jahr und die Planung des kommenden Jahres.

Wir schauen auf die Zahlen – wie war der Umsatz, wie liefen die Launches, wieviele Hörer haben wir im Podcast, wieviele Besucher auf der Webseite? Stimmt die Business-Strategie? sind wir auf Kurs oder müssen wir etwas ändern? Welche Pläne haben wir fürs nächste Jahr? Welche Projekte müssen wir planen und wann? Passen die Tools, die wir nutzen, immer noch? etc.

Dieser Jahresrückblick in dieser Form bringt uns enorm viel und ist jedes Jahr ein Tag, auf den wir uns freuen, und auf den wir gespannt sind. Viele Dinge sind bereits daraus entstanden, die eine beachtliche Hebelwirkung für unser Unternehmen hatten.

Wie setze ich für mich diese Reviews um?

Bei mir persönlich bildet der Wochenrückblick der eigentliche Kern. Der ist mir sehr wichtig und den lasse ich wirklich nur zur Not ausfallen.

Ich habe meinen Wochenrückblick im Laufe der Jahr immer wieder an die geänderten Gegebenheiten angepasst. Mittlerweile ist er sehr standardisiert und er dauert nur 20 bis 30 Minuten. 

Was mir dabei auch wichtig ist: Ich schaue mir immer auch die erledigten Aufgaben und Projekte der vergangenen Woche an. Bei den digitalen Tools kommt das Erlebnis des Durchstreichens einer Aufgabe etwas zu kurz. Ein Häkchen ist schnell gesetzt und dann verschwindet die Aufgabe. Das Haptische, das Gefühl, das man hat, wenn man eine Aufgabe dick und mit Druck durchstreicht, geht verloren. Deshalb schaue ich mir zumindest in der Übersicht an, was wir in den letzten sieben Tagen erreicht und bewirkt haben. Freude und Stolz sind nämlich nicht zu unterschätzende Motivatoren.

Ansonsten halte ich mich an die bereits erwähnten Punkte (To-do-Liste, Kalender, Notizen, Aufräumen). Ich gehe auch alle meine Projekte durch und evaluiere, wo sie stehen, und ob bei allen eine nächste Aktion eingeplant ist, die ich angehen kann. Ich priorisiere die Projekte auch häufig um, wenn die Reihenfolge nicht mehr stimmt. Ich bin ja ein Verfechter einer flexiblen Planung – flexible Zeiten verlangen nach flexibler Planung.

Im Weiteren räume ich den physischen Schreibtisch auf, was bei mir schnell geschehen ist, da ich nebst dem technischen Equipment fast nichts rumzuliegen habe. Ich räume aber auch meinen digitalen Schreibtisch auf, wo sich doch manchmal einiges ansammelt an Dateien, die ich runtergeladen habe, an Screenshots etc. Dann mache ich auch ein Backup, schaue mir die Links an, die ich gesammelt habe, und werfe einen Blick auf meine Bücherliste. Dort steht, was ich gerade lese und was ich als nächstes lesen will. Last but not least schaue ich, welche Geschäfte in meiner Pipeline sind, damit ich da entsprechend agieren kann.  

Bei meinem Monatsrückblick gehe ich eine Stufe höher und schaue mir auch die weiteren wichtigen Lebensbereiche an, die auch, aber nicht nur mit dem Business zusammenhängen. Ich prüfe, ob das immer noch alles so stimmt für mich. Hier kann ich auch einen Blick auf meine Routinen und Gewohnheiten, meine Ziele und längerfristigen Projekte werfen, und diese falls nötig anpassen. 

Da ich einen Wochen- und einen Monatsrückblick durchführe, entfällt bei mir der Quartalsrückblick. Den Jahresrückblick machen wir ja, wie ausgeführt, im Team. Damit ist bei uns die ganze Bandbreite gut abgedeckt.

Bleibt noch der Tagesrückblick. Ich mache keinen eigentlichen Tagesrückblick. Das hängt sicher auch damit zusammen, dass meine Frau und ich ja im Homeoffice arbeiten und der Übergang vom Beruflichen ins Private zwischen zwei Stockwerken innerhalb der Wohnung liegt und bei uns relativ fließend ist. Einer von uns kocht und wenn das Essen bereit ist, dann markiert das sozusagen den Feierabend. In der Tat empfinde ich diesen nicht so klaren Abschluss meines Tages manchmal als Nachteil. Da muss ich für mich noch eine Lösung finden.

Ich habe jedoch angefangen, unregelmäßig Tagebuch zu schreiben, wo ich für mich immer mal wieder vier Fragen beantworte:

  1. Was habe ich heute gelernt?
  2. Was habe ich heute gegeben? 
  3. Wie hat der heutige Tag die Qualität meines Lebens erhöht?
  4. Wie kann ich den heutigen Tag als Investition in meine Zukunft nutzen?

Das sind für mich sog. „empowering questions“, die mir helfen, auf die Dinge meines Lebens zu schauen, die mich vorwärts bringen und die mir auch Kraft geben und mich positiv stimmen. Ich finde, die Qualität unserer Fragen definiert die Qualität unseres Lebens. Deshalb stelle ich mir die Fragen gerne aufs Positive zugewandt. 

Jetzt bist du dran

Probiere das doch selbst mal aus mit diesen Reviews.

  1. Entscheide dich für einen Tages- oder Wochenreview und reserviere dir Zeit dafür in deinem Kalender.
  2. Schreibe dir eine Checkliste mit den Punkten und Fragen, die du in diesem Artikel findest.
  3. Leg los! :-)
Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Als Produktivitätscoach führe ich dich und dein Team dazu, stressfrei zu arbeiten und mehr zu erreichen.

  • Einerseits helfe ich Unternehmern, ihr Zeit- und Selbstmanagement in den Griff zu bekommen, so dass sie erfolgreicher, mit mehr Freude und motivierter arbeiten.
  • Andererseits unterstütze ich kleine Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen, damit sie mehr Zeit für die Erreichung ihre Ziele haben.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.