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Es ist eine Krux mit dem Prioritäten setzen. Es gehört, ebenso wie „Übersicht gewinnen“ und „Unterbrechungen meistern“, zu den Haupt-Herausforderungen vieler Menschen. Und ich frage mich immer wieder: Warum eigentlich? 

Wird dem Thema zu viel Gewicht beigemessen oder wird es gar falsch verstanden? Erhofft man sich zu viel davon? 

In diesem Artikel teile ich einige grundlegende Gedanken zu dem Thema. Möchtest du lieber ganz konkrete Tipps und Methoden, wie du Prioritäten setzen kannst, dann empfehle ich dir meinen Artikel „Prioritäten setzen: Was bringt dich deinen Zielen näher?

Diesen Inhalt gibt es übrigens auch zum Anschauen im Rahmen meiner regelmäßigen YouTube Lives – auch genannt #blatterbewegt:

Prioritäten zu setzen ist weitaus einfacher als der Umgang damit.

Beginnen wir beim Wort. „Priorität“ kommt vom lateinischen „prior“, was  „der Vordere“ heißt. 

Priorität bezeichnet laut Wikipedia den „Vorrang einer Sache gegenüber anderen Sachen“. Das wiederum heißt, dass das Wort “Priorität“ eigentlich gar keinen Plural kennen kann.

Schlägt man das Wort im Duden nach, sieht man, dass weder Priorität im Sinne von „zeitlich früher vorhanden“ noch im Sinne von „höherrangig“ einen Plural kennt. 

Entweder etwas hat Priorität oder nicht. Ganz oben kann immer nur etwas stehen. Deshalb kennt „Priorität“ keinen Plural.

Zugegeben: Es gibt das Wort „Prioritäten“ natürlich. Dies ist laut Duden dann ein sogenanntes Pluraletantum, ein Wort, das nur den Plural kennt und keinen Singular, also z.B. „Prioritäten setzen“. Hier kommt das Wort immer im Plural vor.

Reine Wortklauberei? Nicht nur, denn diese Gedanken geben uns schon einen Hinweis auf den ersten Fehler, den wir häufig machen.

Welche Fehler machen wir beim Prioritäten setzen?

Erster Fehler: Wir weisen zu vielen Dingen Priorität zu. Das ist, wie wir gesehen haben, weder sprach-logisch noch generell-logisch möglich.

Zweiter Fehler: Wir geben bereits auf der Aufgabenliste die Priorität an.

Kommen diese beiden Fehler zusammen, stehen plötzlich dreißig Aufgaben auf unserer Aufgabenliste, die alle scheinbar prioritär sind. Und weil Aufgabenlisten häufig schneller anwachsen als schrumpfen, wird die Anzahl an Aufgaben mit Priorität immer weiter steigen und schließlich gar nicht mehr zu bewältigen sein. Damit wird das ganze Instrument der Prioritäten quasi ad absurdum geführt.

Deshalb bin ich der Meinung, dass Prioritäten auf der Aufgabenliste nichts verloren haben.

Dafür gibt es aber noch weitere Gründe. Prioritäten, wie man sie bei Aufgabenlisten angibt, sind starr. Man kann sie mit Prio 1 bis 4 oder mit Prio A bis D bezeichnen. In der Realität verhalten sich Prioritäten aber nicht starr. Sie sind wandelbar und relativ zueinander. 

Die Priorität einer Aufgabe ist immer relativ zu den anderen Aufgaben. Selten hat eine Aufgabe eine absolute Wichtigkeit, die völlig unabhängig von allem anderen ist. Eine Aufgabe kann wichtiger sein, als eine andere, aber sie hat kaum je eine absolute Wichtigkeit. 

Bezeichne ich nun eine Aufgabe mit Prio 1, bedeutet das lediglich, dass sie im Moment an erster Stelle steht. Etwas später kann eine andere Aufgabe auftauchen, die noch wichtiger ist. Dann verdrängt sie die frühere Aufgabe von ihrem elitären Status und setzt sich selbst in die erste Reihe.

Vergibst du Prioritäten auf deiner Aufgabenliste, bist du ständig damit beschäftigt, die Prioritäten neu zu vergeben, weil du mit dieser starren Bezeichnung versuchen wirst, der sich ändernden Realität nachzurennen.

Damit aber nicht genug. Teilst du die Prioritäten auf deiner Aufgabenliste in Stufen ein und hast dann neben der Prioritätsstufe A auch eine „mindere“ Prioritätsstufe D, frage ich dich direkt und unverblümt: Was haben die D-Aufgaben überhaupt auf deiner Aufgabenliste verloren? Wirst du je dazu kommen, diese für unwichtig deklarierten Aufgaben zu erledigen, wo es dir doch nie an A- und B-Aufgaben mangeln wird? Kaum.

Wenn nun also Prioritäten auf der Aufgabenliste nichts verloren haben. Wo denn dann?

Wo machen Prioritäten Sinn?

Prioritäten machen Sinn auf der Ebene der Ziele oder der Projekte und dann in jedem Fall bei der Planung. 

Bei der Planung entscheide ich, welche Aufgabe Vorrang hat – auch zeitlich. Ich entscheide, welche heute die wichtigste Aufgabe ist und erledige diese möglichst direkt um 8 Uhr. Damit hat sie Priorität, vom Zeitlichen und von der Bewertung her. 

Es gibt Aufgaben, die müssen wir erledigen, weil sie dringend sind und eine Deadline haben. Ist diese Deadline sehr nah, bestimmt diese Frist, wann wir die Aufgabe erledigen. Eine Priorisierung ist hier hinfällig. 

Die Priorisierung ist immer eine Bewertung. Sie greift dann, wenn ich überhaupt noch Spielraum habe und entscheiden kann, welche Aufgabe nun die im Moment wichtigste ist. Mit der Priorisierung erhöhe ich die Wertigkeit einer Aufgabe. Ich spreche diesen Aufgabe den Vorrang gegenüber den anderen zu. Die Gründe hierfür können vielfältig sein. Die Priorisierung ist also eine Entscheidung für etwas und gegen vieles andere. Spätestens jetzt wird klar, warum die Priorität erst bei der Planung eine Rolle spielt und nicht bereits bei der Aufgabenliste.

“Don’t prioritize your schedule. Schedule your priorities.”
„Priorisiere nicht deine Termine, sondern terminiere deine Prioritäten.“

Dieses Zitat stammt von Stephen Covey. Geh also nicht von den Dringlichkeiten aus und priorisiere diese, sondern gehe von den Dingen aus, die dir wichtig sind, und gib diesen einen Termin. Das ist ein wichtiger Gedanke.

Warren Buffett, dem großen Investor, wird nachgesagt, dass er mit seinen Mitarbeitern sehr gerne eine Übung macht. Dabei sollen diese 25 Ziele aufschreiben, die sie in ihrer Karriere erreichen wollen. Anschließend werden sie gebeten, die fünf wichtigsten zu umkreisen. Auf diese sollen sie sich dann fokussieren und, ganz wichtig, alle anderen 20 Ziele, komplett außer Acht lassen. 

Das klingt erst mal schwierig, denn diese 20 anderen Ziele wollen die Mitarbeiter ja auch erreichen, sonst hätten sie sie nicht aufgeschrieben. Der Grund ist folgender: Diese 20 Ziele sind, eben weil wir sie auch wollen, die größten Ablenkungen, die es uns erschweren, die fünf wichtigsten Ziele zu erreichen. Sie haben eine starke Anziehungskraft, wenn ich mich aber zu sehr auf diese 20 weniger wichtigen Ziele konzentriere, habe ich deutlich weniger Zeit für die fünf, die wirklich wichtig sind. Deshalb sollten wir diese 20 Ziele um jeden Preis vermeiden.

Diese Übung zeigt sehr schön diese ganze Spannung, die wir in uns haben, wenn wir zu viele Prioritäten setzen, wenn wir zu viele Dinge als sehr wichtig erachten. Dann verzetteln wir uns nämlich komplett und erreichen am Ende überhaupt nichts. 

Wie ich Prioritäten setze

1. Ich schaue, dass ich zu jedem Zeitpunkt ein Projekt oder ein Ziel habe, das für mich Priorität hat. 

Ich setze mir also eine Art Schwerpunkt, der mich während einigen Wochen begleitet. Das kann z.B. ein neues Konzept oder neues Produkt sein, an dem ich gerade arbeite. Während ich dies schreibe, ist das z.B. mein Online-Workshop „Arbeite klüger – nicht härter“

2. Ich nehme meine bestehenden Commitments ernst.

Wenn ich mich für etwas entscheide, dann gehe ich ein Commitment ein und dann bekommt diese Sache bei mir einen sehr hohen Status. Dabei geht es nicht nur um mein Commitment gegenüber meinen Kunden, sondern auch den Commitments gegenüber mir selber. Bei der Planung (also der täglichen Priorisierung) schaue ich zuerst einmal auf meine bestehenden Commitments.

Das kann etwas ganz Banales sein. Ich habe mit mir selbst z.B. die Verpflichtung abgeschlossen, dass ich auf meine Mails innerhalb von 24 Stunden reagiere. Das nehme ich ernst und befolge das auch. Selbstverständlich gehören auch meine Kundenaufträge zu meinen Commitments oder mein Podcast. Ich wäre frei, nur Podcastfolgen zu produzieren, wenn ich gerade Lust und Zeit habe, aber ich habe mich mir selbst gegenüber verpflichtet, wöchentlich eine Folge zu veröffentlichen, und dann mache ich das auch, solange ich mich dafür committe. Selbstverständlich darf ich mein Committment auch abändern oder loslassen, aber das muss dann bewusst geschehen und nicht einfach aus einer Laune heraus.

3. Die restliche Zeit verbringe ich so weit wie möglich mit meiner Priorität aus dem ersten Schritt, die bei mir gerade aktuell ist. 

Das mag banal klingen, aber es muss auch gar nicht immer alles kompliziert sein. 

Es kann auch sein, dass ich mir mal ein paar Tage gar keine Zeit für meine Priorität nehmen kann, weil ich zuerst meine Commitments erfüllen will. Das ist völlig in Ordnung – wichtig ist, dass mir zu jedem Zeitpunkt bewusst ist, was mir neben meinen bestehenden Commitments auch wichtig ist. Bei der Planung teile ich mir dann meine Zeit ohnehin so ein, dass auf Dauer weder das eine oder das andere leidet.

Fazit

Wir brauchen nicht mehr Druck, sondern wir brauchen gute Lösungen, die uns wirklich vorwärts bringen. Deshalb versuche ich ja häufig auch, Druck aus den Themen zu nehmen. Häufig haben wir irgendeine Vorstellung und spüren, dass da irgendetwas im Argen liegt. Schauen wir aber genauer hin, merken wir vielleicht, dass das Thema falsch angegangen wird oder wir zu viel Hoffnungen in das Thema setzen.

Genau diesen Eindruck habe ich häufig beim Thema „Prioritäten setzen“. Einerseits ist es gar kein Hexenwerk, das Thema in den Griff zu bekommen. So kompliziert ist es nämlich nicht. Andererseits sind unsere Probleme mit dem Zeitmanagement leider nicht einfach weg, wenn wir lernen, Prioritäten zu setzen. 

Manchmal (meistens?) haben wir einfach mehr zu tun, als wir Zeit haben. Das liegt daran, dass unsere Aufgabenliste potentiell unendlich ist – unsere Zeit aber definitiv endlich. 

Hast du deine Prioritäten im Griff, hilft dir das leider nicht, diese Spannung komplett aufzulösen. Es hilft dir aber, bewusst Entscheidungen zu treffen, was mit deiner Zeit geschehen soll und was eben nicht – inklusive dem Bewusstsein, was du eben nicht schaffen kannst und welche Konsequenzen das hat.

Klingt nicht sehr tröstlich, oder? Ist es aber sehr wohl: Denn letztlich geht es darum, die Fäden wieder in die Hand zu nehmen. Und genau das gelingt dir so.

Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Als Produktivitätscoach führe ich dich und dein Team dazu, stressfrei zu arbeiten und mehr zu erreichen.

  • Einerseits helfe ich Unternehmern, ihr Zeit- und Selbstmanagement in den Griff zu bekommen, so dass sie erfolgreicher, mit mehr Freude und motivierter arbeiten.
  • Andererseits unterstütze ich kleine Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen, damit sie mehr Zeit für die Erreichung ihre Ziele haben.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.