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Es gibt Tipps, wie man effizient arbeitet, und es gibt Tricks, wie man möglichst effektiv arbeitet. Das sind alles wichtige Bausteine, so wichtig wie halt Bausteine sind, wenn man ein Haus bauen will.

Mit Bausteinen allein ist es aber noch nicht getan. Du musst die Bausteine dann auch noch aufeinander schichten, mit Mörtel dafür sorgen, dass das Ding hält – und du musst vor allem wissen, wie das alles geht.

Eine Anleitung, wie du ein Haus bauen kannst, kann ich dir nicht geben. Das ist nicht meine Expertise. Aber ich kann dir ein paar wichtige Prinzipien eines erfolgreichen Zeitmanagements zeigen und erklären, wie wir das bei uns hier im praktischen Kontext umsetzen. Das will ich an einem Beispiel veranschaulichen: der Podcast-Produktion. 


Diesen Inhalt gibt es übrigens auch zum Anschauen im Rahmen meiner regelmäßigen YouTube Lives – auch genannt #blatterbewegt:


An diesem Beispiel kann ich dir ein paar wichtige Prinzipien eines erfolgreichen Zeitmanagements zeigen: Ideen festhalten, Planung, Standardisierung, Umgang mit Checklisten, das Prinzip des Bulkens, Time Blocking, die Zusammenarbeit im Team und Automatisierung.

Egal, ob dich das Podcasten interessiert oder nicht, meine Ausführungen werden dir diese Prinzipien an einem anschaulichen Beispiel zeigen, so dass du diese Prinzipien gut und gerne auf deine Themen übertragen kannst.

Die ganze Podcast-Produktion lässt sich grob in vier Phasen unterteilen:

  1. Planung 
  2. Vorbereitung
  3. Durchführung
  4. Nachbereitung

Bei der Planung geht es darum, welche Folge wann erscheint und worüber ich sprechen will. Dann bereiten wir die einzelnen Folgen vor. Bei der Durchführung setze ich mich vors Mikrofon und spreche die Folgen auf. Die Nachbereitung beinhaltet alles von der Aufbereitung des Audios bis zur Veröffentlichung.

In diesen vier Phasen spielen jeweils Prinzipien eine Rolle, die ein gutes Zeitmanagement ausmachen.

Die Planung meines Podcasts

Alles beginnt natürlich mit einem guten Plan, im Falle des Podcasts ist das der Redaktionsplan.

Wir haben in der Regel drei bis vier Folgen vorausgeplant.  Den Redaktionsplan fülle ich alle paar Wochen mit weiteren drei bis vier Folgen. Daneben führe ich eine laufende Ideenliste, aus welcher ich die Themen schöpfen kann. Diese Ideen wiederum stammen zu einem großen Teil aus den Erfahrungen und Fragen, die ich in der Zusammenarbeit mit meinen Kunden und Interaktionen mit meinen Lesern und Hörern sammle. 

Meine Podcast-Ideenliste führe ich in unmittelbarer Nähe zum Redaktionsplan. So habe ich diese beim Planen der Folgen stets vor Augen. 

Es gibt durchaus Podcaster-Kollegen, die ohne Redaktionsplan arbeiten, sondern aus purer Inspiration. Für mich würde das nicht funktionieren. Ich brauche diesen Rahmen eines Redaktionsplans, um regelmäßig podcasten zu können. Innerhalb dieses Rahmens kann ich mich dann frei entfalten.

Meinen Redaktionsplan führe ich aktuell in einem Tool namens „Notion“. Dort gibt es pro Folge eine Checkliste mit 15 Aktionen, die wir tun müssen bis der Podcast veröffentlicht ist. Hinter jeder Aktion ist angegeben, wer von uns dafür verantwortlich ist. Also mein Name steht z.B. bei „Aufnahme des Podcasts“. Wenn das erledigt und abgehakt ist, folgt als nächster Schritt „Podcast schneiden“, wofür dann meine Frau Sabine zuständig ist.  So wissen wir immer, wer grad die Fäden in der Hand hat. 

Folgende Prinzipien stecken in unserer Planungsphase:

  • Ideen gehören in einer Ideenliste festgehalten, damit sie nicht verloren gehen. 
  • Die Planung gibt dir einen Rahmen vor, innerhalb dessen du dich entfalten kannst. 
  • Arbeitest du im Team, ist es von Vorteil, ein Tool zu nutzen, das eine gute Kollaboration ermöglicht. Damit ist die Aufgabenverteilung transparent und die Übersichtlichkeit gewahrt.
  • Läuft ein Prozess gleich ab, kannst du diesen Prozess standardisieren, z.B. mit Checklisten.

Die Vorbereitung

Steht der Redaktionsplan für die nächsten drei bis vier Wochen, dann beginne ich mit dem Bulken, also dem Bündeln gleich oder ähnlich gelagerter Aufgaben und arbeite diese am Stück ab. Das ist meistens viel effizienter und effektiver, als wenn man diese Aufgaben einzeln, voneinander losgelöst abarbeitet.

Sabine und ich setzen uns zusammen und machen zu allen geplanten Folgen ein Brainstorming. Wir sammeln Ideen und Stories. Dann teilen wir uns die Folgen zu. Bei einigen Folgen macht sie eine Recherche und schreibt einen Outline. Bei Themen, wo es in erster Linie um meine Erfahrungen geht, mache ich das selbst. 

Alle Texte, die im Laufe des Podcast-Prozesses entstehen, also vom Brainstorming, über den Outline, den Shownotes bis zum Artikel selbst und den Social Media-Texten, kommen bei uns in Notion direkt zur entsprechenden Folge. So ist alles beisammen.

Das Schreiben der Outlines bündle ich ebenfalls. Dieses Bulken funktioniert dann am besten, wenn man sich dafür Zeit einplant. Meine Lieblings-Planungsmethode, das Time Blocking, ist natürlich ideal dafür. Dann reserviere ich mir einen ganzen Zeitblock in meinem Kalender für den Podcast und kann dann schön dran bleiben und eben diese Aufgaben gebündelt abarbeiten.

Den Podcast-Zeitblock trage ich mir z.B. immer am Dienstagnachmittag ein. Warum? Ich arbeite gerne mit der „idealen Woche“, bei der ich hinschreibe, wann ich welche Dinge erledigen möchte. Am Dienstagnachmittag steht bei mir „Content erstellen“ und da gehört unter anderem auch der Podcast hin.

Wenn du das Time Blocking-Prinzip noch nicht kennst, dann solltest du dich unbedingt in meinen Newsletter eintragen. Denn als kleines Begrüßungsgeschenk gibt es dort eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Time Blocking. Diese Methode ist von mir aus gesehen die beste und effizienteste Möglichkeit, deinen Tag zu planen.

Folgende Prinzipien stecken in unserer Vorbereitungsphase:

  • Wenn du gleich gelagerte Aufgaben bündelst und am Stück bearbeitest, kannst du effizient und effektiv arbeiten.
  • Das Prinzip der idealen Woche ist ein patenter Leuchtturm für den Umgang mit deiner Zeit.
  • Die Planungsmethode „Time Blocking“ ist eine praktikable und effiziente Möglichkeit, den Tag zu planen.

Die Durchführung

Sobald ich den Outline habe, kann ich eigentlich direkt mit der Aufnahme beginnen. Da ich aber eben die Aufgaben bulke, mache ich das nicht jeweils separat, sondern auch in einem Rutsch. Insofern liegen bei mir die Vorbereitung und Durchführung sehr nah beieinander.

Dementsprechend stecken hier auch dieselben Prinzipien wie bei der Vorbereitungsphase.

Die Nachbereitung 

Ist die Podcastfolge fertig aufgenommen, geht der Ball wieder zurück an Sabine. Sie sieht in Notion, dass ich die Aufnahme in der Checkliste abgehakt habe.

checkliste in notion
Checkliste in Notion

Eine solche Checkliste dient der besseren Übersicht und Aufgabenverteilung, wenn mehrere zusammen arbeiten. Es geht hier nicht darum, dass man nicht weiß, was man tun muss und deshalb eine schrittweise Gebrauchsanweisung braucht.

In der Nachbereitung, also der Postproduktion, schneidet meine Frau die Audioaufnahme, fügt die Klaviersequenzen ein und jagt die Datei dann durch diverse Aufbereitungs- und Klangverbesserungsmodule. Sie schreibt dann auch die diversen Texte, also Shownotes, Social Media Posts und meistens auch einen ausführlichen Artikel.

Das macht sie in der Nachbereitung am Stück. Hier bündelt sie also nicht mehr die gleichartigen Aufgaben zusammen, sondern bearbeitet jede Folge vom Schnitt bis zur Veröffentlichung. Da sie mit den Inhalten arbeitet, macht es hier keinen Sinn, die Aufgaben zu bulken, da sie sich sonst ständig wieder in die einzelnen Themen eindenken müsste.

Dazwischen trete ich immer mal wieder in Aktion. Ich schaue mir die Texte an, füge vielleicht noch etwas bei. Und so kann es gut sein, dass nicht alle Folgen, die wir in der Pipeline haben, immer gleich weit gediehen sind. Bei einem ist vielleicht der lange Artikel schon geschrieben, aber die Shownotes noch nicht, bei einem anderen aber schon alles. Und genau hier wissen wir dann dank der Checkliste immer genau, wo wir stehen und was noch zu tun ist. 

Wir haben bei dieser Checkliste eine Review-Checkbox eingebaut, so dass wir einander auch Aufgaben zur Kontrolle hin- und herschieben können.

Ganz am Schluss, wenn der Podcast geschnitten und aufbereitet ist und alle Texte geschrieben sind, muss das Ganze noch auf eine Plattform hochgeladen werden, damit die Hörer sich das dann auch anhören können. Auf die Webseite wird schließlich nebst dem Artikel noch der Player eingebunden und die Social Media-Texte zur Veröffentlichung freigegeben, damit die Leute da draußen auch auf die neue Podcast-Folge aufmerksam werden.  

Wir versuchen dort, wo es Sinn macht, Dinge zu automatisieren. Genau das machen wir bei unseren Social Media Posts. Diese bereiten wir vor, stellen sie auf einer dafür eingerichteten Plattform ein und bestimmen, wann der Post rausgehen soll. Das hat den Vorteil, dass wir da unabhängig bleiben und auch nicht eine Arbeit unterbrechen müssen, nur weil gerade Zeit ist, eine Social Media Meldung abzusetzen.

Folgende Prinzipien stecken in unserer Nachbereitungsphase:

  • Die Checkliste macht die Zusammenarbeit im Team übersichtlich und transparent. Jeder weiß immer genau, wo er und der andere im Prozess steht. 
  • Auch wenn du dir angewöhnt hast, gleichartige Aufgaben zu bündeln und am Stück abzuarbeiten, tue dies mit Augenmaß und nicht stur. Es gibt immer wieder Prozessabschnitte, wo es dienlicher ist, die Aufgaben nacheinander zu erledigen, als bei der Aufgabenart zu bleiben.
  • Wenn es Sinn macht, dann kann eine Automatisierung die Arbeit vereinfachen, dich zeitunabhängiger machen und dafür sorgen, dass du dich nicht unterbrechen lässt.

So läuft bei uns also der Prozess der Podcast-Produktion ab. Meine Frau und ich sind beide Menschen, die gerne eine Struktur haben. So schauen wir uns immer wieder mal unsere Prozesse an und versuchen, da und dort etwas zu optimieren, zu vereinfachen und eben zu strukturieren, ohne dass der administrative Aufwand zu groß wird.

Für uns funktioniert das gut – für dich mag etwas anderes funktionieren und wenn es das tut, dann ist es das Richtige.

ÜBER IVAN BLATTER

Ivan Blatter
Ivan Blatter

Als Produktivitätscoach führe ich dich und dein Team dazu, stressfrei zu arbeiten und mehr zu erreichen.

  • Einerseits helfe ich Unternehmern, ihr Zeit- und Selbstmanagement in den Griff zu bekommen, so dass sie erfolgreicher, mit mehr Freude und motivierter arbeiten.
  • Andererseits unterstütze ich kleine Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen, damit sie mehr Zeit für die Erreichung ihre Ziele haben.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.