Es gibt unendlich viele Möglichkeiten, wie wir uns verzetteln können. Notizen sind dabei geradezu prädestiniert, dass sie uns verzetteln lassen:
Die einen stehen auf einem Post-it-Zettel, die anderen in einer App, weitere Einfälle stehen irgendwo auf einer Serviette, nicht zu vergessen die Notizen, die wir uns schnell auf eine Visitenkarte geschrieben hatten, weil wir gerade nichts anderes zur Hand hatten.
Es ist super, wenn wir immer eine Möglichkeit haben, uns etwas zu notieren. Ich plädiere dafür, weil das unseren Kopf frei macht. Nur müssen wir danach aufpassen, dass wir uns damit nicht verzetteln und dann die Übersicht verlieren und erst recht etwas vergessen.
Genau darum geht es hier.
Dieser Beitrag ist Teil der „Back to the Roots“-Serie. Hier geht es um die grundlegenden Themen im Zeit- und Selbstmanagement und was man dabei beachten sollte. Vieles ist viel einfacher, als wir uns eingestehen. Deshalb lohnt es sich, diese Grundsätze nicht aus den Augen zu verlieren. Zudem zeige ich dir jeweils, wie wir das in unserem kleinen Team handhaben und wie ich diese Grundsätze für mich persönlich umsetze.
Weniger ist mehr
Es ist ähnlich wie bei Tools und Hilfsmitteln: Zu viele davon bringen nicht mehr, sondern führen zu einem schlechteren Zeitmanagement, weil wir uns verzetteln oder der Prozess und die Grenzen zwischen all diesen Tools und Hilfsmitteln nicht glasklar definiert sind.
Deshalb gelten die Grundsätze „so wenig (Tools) wie möglich“ und „so einfach wie möglich“ auch bei den Notizen.
Dabei sind nicht alle Notizen gleich.
- Es gibt Notizen, die benötige ich nur kurz (z.B. notiere ich mir eine Telefonnummer, die ich für einen einzigen Anruf benötige).
- Es gibt andere Notizen, auf die ich auch in 5, 10 oder vielleicht sogar in 20 Jahren noch zugreifen will, und da brauche ich eine Lösung von der ich annehmen kann, dass es sie auch nach dieser Zeit und darüber hinaus noch gibt.
Die Haltbarkeit ist bei Notizen also je nachdem auch ein Kriterium, das wir bedenken müssen.
Auf diese Fragen kommt es an
Was brauchst du wirklich?
Das ist für mich immer die erste Frage.
Es gibt grundsätzlich drei verschiedene Arten von Notizen:
- Notizen für schnelle Einfälle, Ideen, Gedanken, Infos
- Notizen für dich selbst zu mittel- bis langfristigen Projekten, Meetings, für deine eigene Wissenssammlung
- Geteilte Notizen, auf die mehrere im Team Zugriff brauchen
Hier solltest du dich zuerst einmal fragen, ob du alle drei Arten von Notizen abdecken können musst, und ob es ein Tool für dich gibt, das alle diese Arten abdecken kann. Solltest du mehrere Tools benötigen, müssen die Grenzen zwischen diesen Tools klar definiert sein.
Welches sind deine Vorlieben?
Machst du deine Notizen lieber handschriftlich oder lieber digital? Oder beides?
- Wenn du digital arbeiten möchtest, müssen deine Notizen in dein System integrierbar sein? So wie das z.B. OneNote kennt, wo du eine Mail aus Outlook direkt zu OneNote schicken kannst? Brauchst du das oder nicht?
- Willst du Notizen verlinken können? Oder sogar Backlinks nutzen, mit welchen eine Verlinkung in beide Richtungen möglich wird? Mit letzteren kannst du dir ein ganzes eigenes Wissensnetz aufbauen, durch das du dich hangeln kannst, und du kannst Notizen halbautomatisch miteinander verknüpfen lassen (manuell in die eine Richtung, automatisch in die andere).
- Möchtest du digital klassische Notizen erstellen, also wo du Zeile für Zeile schreibst? Oder willst du Mindmaps nutzen oder sogar ein virtuelles Whiteboard, wo du virtuelle Post-It-Zettel anbringen und zeichnen kannst?
Alle diese Fragen und deine Antworten darauf haben Einfluss auf das Tool, das du wählst.
Ein Beispiel: In Evernote kannst du klassische Notizen machen, aber keine Mindmaps erstellen. Willst du auch Mindmaps nutzen, dann brauchst da dafür noch ein zusätzliches Tool, was alles wieder komplexer und anfälliger für Verzettelung macht.
Deshalb ist es sinnvoll, zuerst die Fragen zu klären, was du brauchst und was du willst. Danach kannst du das Tool oder die Tools aussuchen, das/die du nutzen willst.
Wie machen wir das bei uns im Team?
Es liegt auf der Hand, dass die digitale einer analogen Lösung meilenweit überlegen ist, wenn es darum geht, im Team Notizen zu teilen.
Meine Frau und ich haben zwei digitale Notizbücher, auf die wir beide Zugriff haben. Das eine ist ein Notizbuch mit unseren Texten zu Podcasts, Newsletter etc., aber auch Know-how, das wir immer wieder brauchen – vom Farbcode zu unserer Webseite über den Elevator Pitch bis zu interessanten Artikeln zu unseren Themen. Das andere Notizbuch betrifft Events, also Notizen zu internen Besprechungen, Konferenzen, Anrufen etc. Immer wenn ein Kontakt mit einem menschlichen Wesen stattfindet und jemand von uns eine Notiz dazu erstellt. :-)
Das sind die einzigen geteilten Notizbücher, die wir haben. Für die persönlichen Notizen nutzt jeder für sich das Tool, das ihm passt. Meine Frau nutzt nach wie vor Evernote, weil sie damit sehr zufrieden ist und dort auch schon einiges angesammelt hat.
Wie handhabe ich persönlich meine Notizen?
Schnelle Notizen
Für schnelle Notizen nutze ich die App Drafts (Stand Juni 2021 – Dinge können sich ändern ;-) ), eine reine Apple-Lösung. Diese App erlaubt es mir, Dinge wirklich sehr schnell zu notieren und die Notiz wird auch mit meinem Computer synchronisiert. Wenn ich also auswärts bin und etwas notiere, dann ist diese Notiz automatisch auch auf meinem Computer im Büro.
Ein weiterer Vorteil ist die geniale Umsetzung für die Apple Watch. Ich notiere Dinge oft, indem ich sie über meine Apple Watch diktiere, und das geht mit dieser App hervorragend.
Bei schnellen Notizen ist es auch wichtig, dass du diese schnell erfassen kannst, ohne dass du zuerst lange nach der App suchen und dich durch Menüs hangeln musst, geschweige denn zuerst noch einen Code einzugeben hast.
Klassische Notizen
Für die geteilten Notizbücher und meine eigenen Notizen nutze ich die App Craft (auch nur für die Apple-Welt), mit der ich einfach klassische Notizen erstellen kann (auch handschriftlich). Was ich enorm praktikabel finde bei dieser App, ist die Backlinks-Funktion. So baue ich mir nach und nach ein zweiseitig vernetztes Wissensarchiv auf – getreu dem Zettelkasten-Prinzip von Niklas Luhmann.
Falls du dich für dieses Zettelkasten-Prinzip interessierst, kann ich dir das Buch „Das Zettelkasten-Prinzip“ (Affiliate-Link) von Sönke Ahrens sehr empfehlen – nicht nur für das wissenschaftliche Schreiben, sondern für alle, die ihr Wissen besser im Griff haben möchten.
Mindmaps und Whiteboard
Wenn ich etwas konzipiere, z.B. einen Workshop, arbeite ich sehr gerne mit Mindmaps. Dafür nutze ich das klassische Mindmap-Programm MindNode (einmal mehr: Apple only :-) ).
Bei der Zusammenarbeit mit meinen Kunden setze ich je länger je mehr Miro, ein digitales Whiteboard, ein (für alle Plattformen verfügbar). Damit mache ich sehr gute Erfahrungen und auch die Rückmeldungen meiner Kunden in den Workshops und 1:1-Coachings sind durchwegs positiv.
Mit Miro kannst du in einer virtuellen Welt auf einfache und visuelle Weise eine Vor-Ort-Workshop-Situation schaffen. Hier kannst du farbige Post-its aufhängen, verschieben, Mindmaps erstellen, PDFs integrieren, Handschriftliches notieren und vieles mehr.
Ja, ich nutze mehrere Tools parallel, aber ich verzettele mich dabei nicht. Für mich ist die Grenze der einzelnen Tools glasklar definiert, so dass es keine Überschneidungen gibt. So nutze ich beispielsweise die Mindmaps-Funktion in Miro nur für offene Brainstormings oder eine Ad hoc-Auflistung mit meinen Kunden zusammen. Für die konzeptionelle Arbeit, Planung der Workshops und Coachings verwende ich ausschließlich MindNode.
Kommt hinzu, dass ich jede Woche einen Wochenrückblick mache, bei dem ich durch meine Aufgabenliste, den Kalender, meine Ziele, Projekte und eben auch meine Notizen gehe. Wenn ich etwas in Drafts notiere, muss ich das ja weiter verarbeiten. Ebenso meine Notizen in Craft. Die sichte ich dann, entscheide, ob noch etwas damit zu tun ist, und definiere dann die nächsten Schritte, die auf die Aufgabenliste kommen.
Der Wochenrückblick garantiert, dass ich nicht einfach Dinge notiere und die dann nie mehr anschaue.
Wichtig sind nicht die Tools an und für sich. Die sollen bloß praktikabel für dich sein. Wichtig ist, dass du deine Notizorganisation für dich klar definiert hast. Dann sind Notizen das, was sie sein sollen: eine Erleichterung, die „Zweigstelle deines Hirns“.
