Ich bin jetzt schon seit über zehn Jahren als Produktivitätscoach unterwegs. Ich habe in dieser Zeit unglaublich viel gelernt – besonders durch den Austausch mit meinen Kunden. Auch haben sich die Zeiten geändert. Ich glaube, das Zeitmanagement 2020 ist nicht mehr ganz dasselbe wie damals 2007, als ich ins Thema tiefer eingestiegen bin, und es gibt durchaus auch ein paar Themen, die ich heute anders sehe als damals.

Die Arbeitswelt entwickelt sich weiter, die Themen verändern sich, weil plötzlich neue Themen aufkommen und neue Möglichkeiten entstehen. Ich finde es unglaublich spannend, da am Ball zu bleiben. Spannend ist das Ganze auch, weil ich ja meinen Kunden nicht einfach eine vorgefertigte Lösung aufdrücken will, sondern mich auf sie einstelle, damit ich ihnen genau dort weiterhelfen kann, wo sie die Hilfe auch brauchen. Da lerne auch ich unglaublich viel dabei.

Ich habe nun Rückschau gehalten und will dir meine Learnings, meine Erkenntnisse daraus präsentieren.

Learning 1: Nur drei Bereiche

Für ein gutes Zeitmanagement brauchst du eigentlich nur drei Bereiche zu berücksichtigen, nämlich die Bereiche Übersicht, Fokus und Prioritäten. 

Übersicht 

Wir müssen dafür sorgen, dass wir eine gute Übersicht über all das haben, was wir zu tun haben. Wenn wir keine Übersicht haben, können wir nicht planen, wir können nicht delegieren, wir können nicht Dinge bewusst weglassen oder ganz eliminieren.

Fokus

Hier geht es einerseits um den kurzfristigen Fokus: Wie kann ich garantieren, dass ich mich auf eine Sache konzentrieren kann, ohne mich ablenken oder unterbrechen zu lassen. 

Andererseits geht es um den langfristigen Fokus: Wie schaffe ich es, dass ich auch meine mittel- bis langfristigen Ziele erreiche, ohne dass diese im Alltagswahnsinn untergehen.

Prioritäten

Wenn ich die Übersicht habe und weiß, worauf ich mich fokussieren will, dann muss ich dafür sorgen, dass ich auch möglichst viel Zeit mit diesen Themen verbringe. Ich muss sie entsprechend gewichten und in die Planung aufnehmen.

Learning 2: Die drei Bereiche genügen nicht :-)

Hast du die Bereiche Übersicht, Fokus und Prioritäten klar, hast du ein gutes Zeitmanagement-Haus gebaut. Es hat Mauern, Fenster, ein Dach. Aber etwas Wichtiges fehlt: das Fundament. 

Ich erlebe häufig bei meinen Kunden, dass viele mit der Übersicht, dem Fokus und dem Setzen von Prioritäten ein Problem haben, weil die Basis nicht stimmt. Häufig ist das Problem mit der Übersicht, dem Fokus und den Prioritäten nur ein Symptom. Die Ursache liegt anderswo, z.B. im Bereich der Ziele und der Vision

Wenn ich nicht weiß, was ich eigentlich will, und wenn ich nicht weiß, weshalb ich das will, wozu soll ich mich dann darauf fokussieren? Wie kann ich mir eine gute Übersicht schaffen, wenn ich gar nicht weiß, in welche Richtung es gehen soll? Wie kann ich überhaupt planen, wenn ich gar nicht weiß, wohin ich will? 

Erst wenn wir wissen, wohin wir wollen, können wir Prioritäten setzen. Erst dann können wir planen und erst dann können wir uns darauf fokussieren.

Eine weitere Ursache kann bei einem falschen Selbstverständnis liegen. Wenn du z.B. überlastet bist, weil du nicht nein sagen kannst, wenn du viel zu viel zu tun hast, weil du nicht delegieren kannst, dann hat das sehr viel mit deinem Selbstverständnis zu tun. Es hat damit zu tun, wie du dich verstehst, deine Rolle, deinen Umgang mit deiner Zeit und deiner Arbeit. 

Häufig bringt es dann nicht viel, sich das Know-how anzueignen, wie man am besten delegiert oder wie man am besten „Nein“ sagt. Das wäre dann nur Symptombekämpfung. Deshalb sollten wir immer auch das Selbstverständnis mit einbeziehen, denn unter Umständen liegen dort die Ursachen. 

Learning 3: Zeitmanagement ist Aufmerksamkeitsmanagement

„Zeitmanagement“ ist in Tat und Wahrheit „Aufmerksamkeitsmanagement“. Die Zeit lässt sich nämlich nicht managen, sehr wohl aber kann ich entscheiden, worauf ich meine Aufmerksamkeit legen will und das ganz bewusst tun. Wenn ich das nicht bewusst mache, dann werde ich fremdgesteuert. 

Wir haben um uns herum ganz viele Dinge, die unsere Aufmerksamkeit beanspruchen und zwar ständig. Das reicht von E-Mail- und Chat-Benachrichtigungen bis hin zu unseren Kollegen, die „nur mal schnell“ etwas von uns wollen. Deshalb muss ich da ganz bewusst entscheiden, worauf ich jetzt meine Aufmerksamkeit legen will, denn sonst werde ich fremdgesteuert. 

Es kann durchaus auch die Entscheidung für die Ablenkung sein, so lange sie bewusst erfolgt. Deshalb ist Zeitmanagement für mich eigentlich Aufmerksamkeitsmanagement.

Learning 4: Zeitmanagement ist Energiemanagement

Zeitmanagement ist Energiemanagement. Wir haben nicht nur ein beschränktes Zeitbudget jeden Tag zur Verfügung, sondern auch ein beschränktes Energiebudget. Um wirklich erfolgreich zu sein, kommen wir nicht umhin, ein gutes Energiemanagement zu betreiben. 

Hier können wir viel von erfolgreichen Sportlern lernen. Diese haben einen Trainingsplan, in welchem ganz klar auch die Erholung eingeplant ist. Ein Muskel kann nicht wachsen, wenn ich ihn ständig reize, sondern er braucht auch Erholung, damit er wachsen kann. Was beim Sport gilt, gilt auch für die Arbeit. 

Achte auf eine gute Ernährung, die dir Power gibt, und schau, dass du genug trinkst (Wasser o.ä. ;-) ). Überlege dir ganz genau, was du deinem Körper wirklich gibst, denn das ist das Benzin, das dich dann nachher weit bringt – oder eben nicht.

Achte auf genug Erholung und insbesondere Schlaf. Es ist ja leider schon fast ein Statussymbol, so wenig zu schlafen wie möglich. Dabei vergeben wir uns extrem viel. Wenn du auf Dauer zu wenig schläfst, dann kannst du funktionieren, aber du vergisst, zu was du überhaupt erst fähig bist, wenn du ausgeschlafen bist. Ich bin der festen Überzeugung, dass viel mehr in ganz vielen Menschen steckt, als sie sich überhaupt vorstellen können.

Genauso mit den Pausen, die leider viele als überflüssig ansehen oder meinen, sie hätten gar keine Zeit für Pausen. Wir denken schnell einmal, dass Pausen Zeitvergeudung sind und wir mehr davon haben, wenn wir vorwärts arbeiten, v.a. wenn sich die Arbeit türmt. Das ist ein Trugschluss. Wir brauchen Erholungsphasen, damit wir wieder zu Höchstleistungen auflaufen können. Deshalb bin ich überzeugt, dass jede Minute, die du in eine gute Pause investierst, mehrfach zurückkommt. Nach einer guten Pause kannst du wieder konzentrierter, fokussierter, effizienter und effektiver arbeiten. 

Achte auf genug Bewegung. Wir sind nicht dafür gemacht, 18 Stunden auf einem Bürostuhl zu sitzen. Versuche einfach mal, Bewegung in deinen Alltag einzubauen: Gehe so oft wie möglich, nimm die Treppe statt den Fahrstuhl oder plane bewusst Sporteinheiten ein.

Learning 5: Vorsicht vor der dunklen Seite des Zeitmanagements

Es gibt, man höre und staune, auch eine dunkle Seite des Zeitmanagements. Dieser Schattenseite hatte ich sogar eine ganze Podcast-Folge gewidmet. Es geht darum, dass ein gutes Zeit- und Selbstmanagement auch eine gewisse Gefahr birgt, sich unnötig unter Druck zu setzen. Es gibt Menschen, die versuchen schon beinahe zwanghaft alles zu optimieren. Sie messen alles, wollen alles verbessern und setzen sich extrem unter Druck, ständig produktiv sein zu müssen. Das führt dann zu viel Druck und Stress.

Häufig haben wir beim Zeitmanagement eine falsche Perspektive. Wir schauen dann nämlich auf die Effizienz und weniger auf die Effektivität. Um diese Unterscheidung geht es auch in meiner Podcast-Folge „#266 – Was ist eigentlich Produktivität? Meine Gedanken dazu“. Eine hohe Effizienz bringt dich nicht unbedingt zu den richtigen Zielen. Wenn ich mich zu intensiv und zu sehr mit Zeitmanagement beschäftige, kann es sein, dass ich die Perspektive zu sehr auf die Effizienz lege und zu wenig auf die Effektivität.

Es kann sogar sein, dass wir plötzlich die Arbeit an sich vergessen vor lauter Optimierungsdrang. Es gibt Menschen, die investieren so viel Zeit in ihr Zeitmanagement, in ihre Listen und Methoden. Die haben dann eine perfekte Aufgabenverwaltung, bekommen die Aufgaben aber nicht erledigt.

Zeitmanagement sollte eigentlich wie eine Programm im Hintergrund laufen und mir ermöglichen, dass ich meine Aufgaben so gut wie möglich und und so auch effizient und effektiv wie möglich erledigen kann. Schließlich werden wir dafür bezahlt, unsere Aufgaben zu erledigen, und nicht dafür, unsere Aufgaben perfekt zu verwalten und das beste Tool dafür zu nutzen.

Beschäftigen wir uns zu intensiv und ohne Ende mit Zeitmanagement, kann das sogar so weit führen, dass wir versuchen, ununterbrochen produktiv zu sein, und die Erholung ganz vernachlässigen. Dabei darf, ja, sollte man auch mal unproduktiv sein. 

Wenn wir das Gefühl haben, jede Minute produktiv sein zu müssen, verbeißen wir uns in etwas. Produktivität ist immer ein Wechsel von Anspannung und Entspannung. Es braucht beides. Ich bin der Überzeugung, dass auch Langeweile durchaus seine Berechtigung hat.

Learning 6: Wirkung – nicht Menge

Schlussendlich geht es nicht darum, wie viel du machst oder produzierst, sondern es geht darum wie viel du erreichst. Wir starren viel zu sehr auf die Effizienz und schauen zu wenig darauf, was wir tatsächlich erreichen, welche Ziele wir erreichen und welchen Nutzen wir schaffen. Qualität vor Quantität sollte die Devise sein. 

Learning 7: Nutze deine Zeit

Du hast genug Zeit, wenn du sie weise nutzt. „Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder“ – ja, aber nutze sie weise! Es geht nicht darum, jede Minute in produktives Werken zu verfallen, aus Angst, dass diese Minute im Leben sonst eine vergeudete Minute wäre. Einmal nichts zu tun, bewusst nichts zu tun, ist eine weise Entscheidung.

Wir sind gut beraten, wenn wir unsere Zeit bewusst nutzen, wenn wir bewusst entscheiden: Was mache ich jetzt? Was mache ich als nächstes? Was lasse ich sein?


Das waren meine sieben wichtigsten Learnings aus über 10 Jahren als Produktivitätscoach. Es war gar nicht so einfach, sich nur auf sieben zu beschränken. Ich verstehe ein gutes Zeit- und Selbstmanagement heute definitiv anders also noch vor über 10 Jahren – weil ich mich verändert habe, weil sich die Arbeitswelt und weil sich die ganze Welt verändert hat. All diese Veränderungen lasse ich täglich in meine Arbeit fließen.

Wenn du daran interessiert bist, mehr zu erreichen, aber ohne den Druck zu erhöhen, dann zeige ich dir in meiner Zeit-Lupe gerne, wo du ansetzen solltest. Such dir jetzt einen Termin aus. Ich freue mich auf unser Gespräch!

Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Als Produktivitätscoach führe ich dich und dein Team dazu, stressfrei zu arbeiten und mehr zu erreichen.

  • Einerseits helfe ich Unternehmern, ihr Zeit- und Selbstmanagement in den Griff zu bekommen, so dass sie erfolgreicher, mit mehr Freude und motivierter arbeiten.
  • Andererseits unterstütze ich kleine Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen, damit sie mehr Zeit für die Erreichung ihre Ziele haben.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.