Zeit- und Selbstmanagement ist deutlich mehr als Apps, Methoden, Tools, Kalender und To do-Listen. Ein gutes, erfolgreiches Zeit- und Selbstmanagement geht tiefer. 

Die Arbeit mit meinen Coachingkunden führt mir immer wieder vor Augen, dass viele Probleme mit dem Zeitmanagement tiefer liegen als man zuerst vielleicht denkt. Manchmal reicht es in der Tat, ein paar Methoden und richtungsweisende Tipps zu geben. Aber oft ist es eben so, dass damit lediglich an der Oberfläche gekratzt wird. Häufig liegen die Ursachen viel tiefer. Dann lohnt es sich, da genauer hinzuschauen. 

Dann z.B., wenn jemand völlig überlastet ist. Im ersten Moment denkt man vielleicht, er sei einfach nicht richtig organisiert, weshalb sich die Arbeit ansammelt. Aber wenn man dann genauer hinschaut, stellt sich plötzlich heraus, dass derjenige nicht „Nein“ sagen kann und die Bedürfnisse der anderen über seine eigenen stellt. Er kann weder zwischen wichtig und unwichtig unterscheiden noch kann er gut delegieren. All das führt zwangsläufig zu Überlastung.

In solchen Fällen hilft es wenig, eine Checkliste in die Hand zu drücken mit den zehn besten Tipps zur Delegation und den drei Methoden um das Neinsagen zu lernen. Das wäre dann reine Symptombekämpfung. Hier liegt die Lösung darin, zu den Ursachen vorzustoßen, denn erst das bringt nachhaltig etwas. Es spielt nämlich eine Rolle, wie du dich verstehst und wie du mit deiner Zeit und deiner Arbeit umgehst. 

Das ist wie bei Kopfschmerzen: Hast du mal Kopfschmerzen, dann nimmst du eine Tablette dagegen und dann ist wieder gut. Wenn du aber ständig Kopfschmerzen hast, dann wirst du nicht einfach ständig Tabletten einwerfen, sondern die Ursache beim Arzt abklären lassen und diese tieferliegenden Ursachen für die Kopfschmerzen dann angehen. 

Genauso verstehe ich auch ein gutes Zeit und Selbstmanagement. Deshalb ist es für mich bei meinen 1:1-Coachings, wo wir ja intensiv zusammenarbeiten, wichtig und selbstverständlich, dass wir zu den Ursachen vordringen und nicht nur an der Oberfläche kratzen.

Hier habe ich drei Inspirationen für dich, die dich unter die Oberfläche schauen lassen. 

Inspiration 1: Jedes „Ja“ hat seinen Preis

Sei dir bewusst, dass jedes „Ja“ zu einer Aufgabe, zu einer Anfrage eines Kunden, eines Kollegen, des Chefs bedeutet, dass du weniger Zeit für eine andere Aufgabe, eine andere Anfrage hast. Das ist der Preis, den du bezahlst. 

Das kann absolut in Ordnung sein, aber es sollte dir einfach bewusst sein. Es kann bedeuten, dass sich ein anderes Projekt dadurch verspätet, dass Nachtschichten nötig werden oder du Überstunden ansammelst und so weniger Zeit für deine Familie oder für dich hast. 

Solange du den Preis kennst und bereit bist, ihn zu zahlen, ist das auch gut so. Selbstverständlich muss man hin und wieder auch mal eine Zusage leisten, die man lieber nicht machen würde. Es geht hier einzig darum, dass man nicht einfach vorschnell zu allem „Ja“ sagt und sich der Konsequenzen nicht bewusst ist. 

Inspiration 2: Die Glücksformel nach Tony Robbins

Diese Glücksformel lautet:

LC = BP

LC steht für die „life conditions“, unsere Lebensbedingungen, und PB steht für „blueprint“, unsere Erwartungen an unser Leben.

Wenn die Lebensbedingungen mit unseren Erwartungen übereinstimmen, dann sind wir glücklich. Tun sie das nicht und glauben wir, dass wir keine Kontrolle darüber haben und das auch nicht ändern können, dann sind wir unglücklich.

Das klingt einfach und banal, ist in gewisser Weise aber auch weise. Jeder hat eine bestimmte Erwartung an seine Arbeit, an seine Rolle bei der Arbeit, an den Umgang mit seiner Zeit, an seine Kollegen, Kunden, etc. Wenn sich nun diese Erwartungen nicht mit der Realität decken, dann haben wir ein Problem. 

Um dieses Problem zu lösen, haben wir nur zwei Möglichkeiten: Wir können entweder versuchen, unsere Lebensbedingungen zu verändern oder wir müssen unsere Erwartungen anpassen. Mehr Auswahl haben wir nicht. Das klingt zunächst einmal fatal, zeigt uns aber auf einfache Weise auch, dass es nicht zu unserem Glück beiträgt, wenn wir mit dem Kopf durch die Wand wollen. Eine dritte Option gibt es nämlich nicht. 

Im Zeitmanagement-Coaching schaue ich mir deshalb die Erwartungen meiner Kunden, ihr Lebensmodell und ihr Verständnis der Arbeit und ihr Umgang mit der Zeit immer genau an. Wir schauen, ob diese Erwartungen in der aktuellen Lebensposition tatsächlich erfüllt werden können. 

Das muss nicht gleich bedeuten, dass ich meinen Kunden zu einem neuen Job rate, aber ich weiß dann, wo wir ansetzen können, um etwas zum Positiven zu verändern.

Inspiration 3: Drei Fragen für eine bewusste Entscheidung

Auch diese gehen auf Tony Robbins zurück. Er sagt, dass wir für uns laufend drei Entscheidungen treffen – bewusst oder unbewusst. Machen wir es unbewusst, lassen wir uns auch ein Stück weit treiben. Deshalb sind wir gut beraten, uns diese drei Fragen immer wieder mal bewusst zu stellen und bewusst zu beantworten.

Die drei Fragen lauten:

  1. Worauf fokussiere ich mich?
  2. Was bedeutet das, worauf ich mich jetzt fokussiere?
  3. Was tue ich als nächstes?

Stellen wir uns Fragen, treffen wir Entscheidungen. Stellen wir uns die Fragen bewusst, treffen wir bewusste Entscheidungen. Dadurch finden wir auch einen bewussteren Umgang mit der Zeit. 

Ich entscheide mich bewusster, was ich als nächstes tue oder eben bewusst nicht mache. Und ich entschiede mich bewusst, worauf ich mich fokussieren will.

Wenn mich jemand bei meiner Arbeit unterbricht, weil er etwas von mir will, habe ich die Wahl, dies als störendes Eindringen anzusehen, mich zu ärgern und ihn das auch spüren zu lassen, oder ich kann mir bewusst machen, dass der Kollege jetzt meine Hilfe benötigt, weil er sonst nicht weiterkommt mit seiner Arbeit, ihm bei der Problemlösung helfen und ihn aber gleichzeitig darauf aufmerksam machen, dass er mich in Zukunft nur unterbrechen sollte, wenn es wirklich extrem wichtig ist.

Stephen R. Covey hat einen ähnlichen Ansatz in seinem Klassiker „Die 7 Wege zur Effektivität“ (Affiliate-Link) vorgestellt. Dort spricht er über die Proaktivität, einer dieser sieben Wege. Er sagt, dass es einen Stimulus, also einen Auslöser in einer Situation gibt, und meine Antwort darauf.

Unsere Aufgabe ist es, die Lücke zwischen dem Auslöser und unserer Antwort zu vergrößern, denn dort dazwischen finden unsere Freiheit, unsere freie Entscheidung und unser proaktives Handeln statt. Wenn wir diese Lücke nicht schaffen, reagieren wir spontan auf den Stimulus. Wir sind dann spontan-reaktiv anstatt gewollt-proaktiv.

Coveys Ansatz geht in eine ähnliche Richtung wie Robbins drei Entscheidungen. Letztere treffen wir, ob wir wollen oder nicht, wir können aber entscheiden, ob wir diese Entscheidungen bewusst treffen wollen. 

Also hinterfrage dich immer wieder mal, wenn du in eine entsprechende Situation gerätst, nimm dir eine Sekunde, denke nach, worauf du dich fokussieren willst, welche Bedeutung du dieser Situation beimisst und was du als nächstes tun willst. Dann bist du frei in deiner Entscheidung.


Diese drei Inspirationen sind fernab von Tools, Methoden & Co.. Sie gehören zum Mindset und damit können nicht alle etwas anfangen. Fakt ist jedoch, dass Zeitmanagement halt einfach mehr ist als To do-Listen und Kalender. Es lohnt sich nicht nur, unter die Oberfläche zu schauen. Oft ist das auch nötig, wenn du wirklich und nachhaltig einen Schritt vorwärts machen willst. Es sind die Glaubenssätze, das Verständnis, das du von dir selbst hast, von deiner Rolle, deiner Arbeit, deinem Umgang mit der Zeit, die den Unterschied machen. Wenn es dir gelingt, dort eine Veränderung zu implementieren, dann ist die Wirkung riesengroß.

Anders gesagt: Mit Tools, Methoden und Apps optimierst du den Ist-Zustand. Das ist super und vielleicht braucht es bei dir auch gar nicht mehr. Wenn du ein gutes Selbstverständnis und wenig Glaubenssätze hast, die dir im Weg stehen, dann reichen ein paar Optimierungen. Wenn du allerdings an den großen Würfen interessiert bist, dann solltest du auch tiefer schauen.

Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Als Produktivitätscoach führe ich dich und dein Team dazu, stressfrei zu arbeiten und mehr zu erreichen.

  • Einerseits helfe ich Unternehmern, ihr Zeit- und Selbstmanagement in den Griff zu bekommen, so dass sie erfolgreicher, mit mehr Freude und motivierter arbeiten.
  • Andererseits unterstütze ich kleine Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen, damit sie mehr Zeit für die Erreichung ihre Ziele haben.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.