#281 – Worauf es im Umgang mit E-Mails wirklich ankommt (Back to the Roots)

Als ich mich vor vielen Jahren selbständig gemacht hatte, war mein allererstes Produkt ein Kurs zum Thema „Umgang mit E-Mails“. Das war damals ein wirklich brennendes Thema. Ich hatte viele Anfragen bekommen und viele Menschen wollten wissen, wie sie der E-Mail-Flut Herr werden können. Irgendwann hat die Nachfrage dann nachgelassen. Was war der Grund? Hatten die Leute den Umgang mit ihren E-Mails plötzlich im Griff? Haben sie resigniert?

Fakt ist: E-Mails sind gekommen, um zu bleiben. Und wir tun gut daran, eine Strategie zu finden, mit den E-Mails umzugehen, anstatt zu jammern und zu schimpfen.

Viele Leute wissen inzwischen tatsächlich, wie sie mit E-Mails umzugehen haben. Ich kann kaum mehr irgend jemanden hinter dem Ofen hervorlocken, indem ich ihm zeige, wie man Regeln oder Filter bei E-Mails einrichtet. Solche Dinge sind weit herum bekannt. Trotzdem kann der Umgang mit E-Mails, v.a. wenn sie in Massen auftreten, nach wie vor eine Herausforderung sein. Deshalb will ich hier einen kleinen Einblick in meine E-Mail-Welt geben mit ein paar Tipps und Tricks. 

Dieser Beitrag ist Teil der „Back to the Roots“-Serie. Hier geht es um die grundlegenden Themen im Zeit- und Selbstmanagement und was man dabei beachten sollte. Vieles ist viel einfacher, als wir uns eingestehen. Deshalb lohnt es sich, diese Grundsätze nicht aus den Augen zu verlieren. Zudem zeige ich dir jeweils, wie wir das in unserem kleinen Team handhaben und wie ich diese Grundsätze für mich persönlich umsetze.

Diesen Inhalt gibt es übrigens auch zum Anschauen im Rahmen meiner regelmäßigen YouTube Lives – auch genannt #blatterbewegt:

YouTube video

Zum Thema „E-Mails“ könnte ich dir aus dem Stegreif mindestens 30 Tipps für den Umgang mit ihnen geben. Aber genau genommen können alle diese Tipps auf einen einzigen wichtigen Grundsatz herunter gebrochen werden.  Wenn du diesen Grundsatz verinnerlicht hast und wirklich lebst, nimmt das unglaublich viel Druck aus dieser ganzen E-Mail-Diskussion. Mein wichtigster Grundsatz im Umgang mit E-Mails lautet:

Der Posteingang ist nur ein Briefkasten, der E Mails empfängt.
Er ist keine To-Do-Liste, keine Wiedervorlage, kein Notizbuch und kein Archiv.

Er ist ein Briefkasten, vergleichbar mit demjenigen, den du auch beim Hauseingang hast. Dort landet deine Post und irgendwann nimmst du die Post heraus und sortierst sie.

Aus diesem einen Grundsatz lassen sich drei weitere Grundsätze ableiten:

1. Ich bestimme, wann ich E-Mails lese. 

Ich habe selbstverständlich die E-Mail-Benachrichtigung auf allen Geräten ausgeschaltet –  nicht nur am Computer, sondern auch am iPad, iPhone und auf der Apple Watch. Ich habe nur ganz wenige Schlüsselpersonen definiert, deren Mails zu jeder Zeit durchgestellt werden. Das ist in erster Linie meine Familie. Da kommen aber auch nur ganz wenige E-Mails rein.

Zudem habe ich ohnehin mein Mail-Programm so gut wie immer geschlossen, vor allem wenn ich mich auf etwas konzentrieren will. Damit gehe ich sicher, dass ich mich nicht doch immer wieder ablenken lasse und mal kurz nachschauen gehe, ob vielleicht was reingekommen ist.

2. Ich nehme E-Mails nur einmal in die Hand.

Wenn wir Dinge, egal ob E-Mails, Notizen, Briefe etc. immer wieder zur Hand nehmen, kurz überfliegen, denken „Ah, da muss ich dann noch zurückschreiben, was abklären, was tun…“ und wieder an ihren Ort zurücklegen, ist das ein nicht zu unterschätzender Zeitfresser.

Solche sich wiederholenden Vorgänge, sind sie einzeln betrachtet noch so kurz, summieren sich über den Tag. Sie fressen Zeit und Energie. Deshalb nehme ich E-Mails nur einmal in die Hand und entscheide sofort, was damit zu geschehen hat. Entweder ich beantworte die Mail sofort oder das, was zu tun ist, kommt auf meine To-do-Liste. 

3. Abends ist mein Posteingang leer. 

Da der Posteingang eben nichts anderes ist als ein Briefkasten und ich die E-Mail nur einmal in die Hand nehme und sofort entscheide, ob sie direkt erledigt oder daraus eine Aufgabe wird, ist dieser dritte Grundsatz die logische Schlussfolgerung.

Es kann mal vorkommen, dass eine E-Mail über Nacht im Posteingang bleibt, aber das hat mehr damit zu tun, dass ich weder päpstlicher als der Papst noch die Perfektion in Person bin. Idealerweise und meistens schaffe ich den Zero-Posteingang am Abend. 

Kann dich ein supertolles E-Mail-Tool vor dem E-Mail-Chaos retten?

Nein, kann es nicht. Es kann dir die Arbeit aber durchaus erleichtern. 

Ich habe in all den Jahren etliche solcher Tools ausprobiert. Es gibt immer mal wieder solche darunter, die wirklich clever sind und das Handling enorm vereinfachen. Aber schlussendlich ist es wie mit allen Tools: Das wichtigste Tool bist du selbst. 

Du selbst musst dafür sorgen, dass der Posteingang abgearbeitet wird. Wenn es da nicht stimmt, dann rettet dich kein E-Mail-Service und keine Mail App. Deshalb würde ich bei den genannten Grundsätzen beginnen und diese umsetzen. Hast du das im Griff, kannst du auch besser abschätzen, ob dir ein anderes als das Standardtool vielleicht bessere Dienste leistet.

Wie gehen wir im Team mit E-Mails um?

Meine Frau und ich arbeiten beide mit unserer offiziellen Business-Adresse office@ivanblatter.com und nutzen denselben Posteingang. Damit es hier nicht zu Verwirrungen kommt und weil wir versuchen, komplett asynchron zu arbeiten, nutzen wir nicht den Standard-Mailclient, sondern wir nutzen das Tool Spark

Spark hat gegenüber landläufigen Mailprogramme den Vorteil, dass man E-Mails und E-Mail-Entwürfe teilen und kommentieren kann. Wir können untereinander Mails freigeben, Fragen dazu stellen und Kommentare abgeben. Der Sender oder künftige Empfänger der Mail bekommt davon nichts mit. Für uns bietet dies aber den ganz großen Vorteil, dass wir beide unsere Arbeit erledigen können, ohne dass wir den anderen bei seiner Arbeit unterbrechen müssen, wenn wir eine Frage haben oder ein Feedback benötigen. 

Spark hat noch einen weiteren Vorteil: Es bietet die Möglichkeit, eine E-Mail später zu senden. Ich kann die E-Mail schreiben und den Versand auf einen bestimmten Zeitpunkt planen, ohne dass ich mir separat eine Erinnerung setzen muss. 

Ich nutze das sehr gerne, wenn ich z.B. mich am Morgen sehr früh oder mal am Wochenende mit den E-Mails beschäftige und möchte, dass die E-Mail zu üblichen Arbeitszeiten raus geht. Oder wenn ich eine Erinnerungsmail für eine Zoom-Konferenz versandfertig machen will, obwohl diese erst in ein paar Wochen raus geht. So kann ich das erledigen und abhaken. 

Schlussendlich gibt es bei Spark noch eine Wiedervorlage, die wir auch als nützlich kennengelernt haben. Wenn ich heute eine E-Mail bekomme, die erst übermorgen relevant für mich ist, dann nutze ich diese Wiedervorlage-Funktion. Die E-Mail verschwindet und wird mir übermorgen automatisch wieder vorgelegt. 

Wohlgemerkt: Vom Grundsatz her sollte der Posteingang keine Wiedervorlage sein. Ich halte es für falsch, die Mails im Posteingang nach Prioritäten zu sortieren und dort zu belassen. Die Wiedervorlage, wie Spark sie bietet, ist anders. Hier verschwindet die Mail und wird erst wieder zu einem definierten Zeitpunkt sichtbar. Das ist der große Unterschied und Vorteil. 

Spark ist tatsächlich ein tolles Programm mit vielen nützlichen Features, von denen wir nur wenige nutzen. Für uns im Team ist es ideal. Für mich allein würde ich es aber ehrlich gesagt nicht nutzen wollen. Es ist nämlich nicht ganz so minimalistisch, wie ich mir das wünschen würde. 

Ich kenne viele Mail-Programme und habe viele selbst ausprobiert. Eines habe ich während meiner „Tool-Journey“ auf alle Fälle gemerkt: Es gibt viele Programme mit tollen Features, Regeln, die E-Mails vorab sortieren etc., aber eigentlich brauche ich für mich nur die drei eingangs geschilderten Grundsätze und ich habe meine E-Mails im Griff. 

Hätte ich einen Wunsch frei, würde ich mir für unser Team ein minimalistisches Programm wie Apple Mail gepaart mit der Funktion der geteilten E-Mails und Kommentarmöglichkeit wünschen. Wer weiß, vielleicht eines Tages… 

Ich hoffe, ich konnte dich ein wenig inspirieren, die Sache mit den E-Mails ein wenig lockerer zu sehen und wieder zurück zu den Wurzeln, eben „back to the roots“, zu gehen. Der Umgang ist nämlich gar nicht so schwierig, wenn man die drei Grundsätze tatsächlich beachtet. 

ÜBER IVAN BLATTER

Ivan Blatter
Ivan Blatter

Ich bin seit 2008 Produktivitätscoach und führe meine Kunden zu mehr Selbstbestimmung und Freiheit in ihrem Business.

  • Ich helfe einerseits Solopreneuren, Selbstständigen und Unternehmern, ihr Zeit- und Selbstmanagement in den Griff zu bekommen, so dass sie mehr Freiraum haben.
  • Andererseits helfe ich meinen Kunden, über sich hinauszuwachsen, damit sie das erreichen, was sie wirklich wollen.

Mit meinem umfangreichen Blog, meinem erfolgreichen Podcast und meinem Buch "Arbeite klüger – nicht härter" habe ich schon tausenden Menschen weiterhelfen können.

Daneben helfe ich aber auch Menschen, die schnell und gezielt vorwärts kommen wollen, mit meinen Angeboten.

Immer getreu meinem Motto: Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder.