Der Kalender ist eine der Grundlagen für ein erfolgreiches Zeit- und Selbstmanagement. Die meisten haben den Kalender einigermaßen im Griff. Doch „einigermaßen“ ist für Anfänger. Ich weiß, dass du mehr willst. Hier bekommst du es. ;-)

In diesem Artikel geht es um die Grundsätze für einen guten Umgang mit dem Kalender. Nachdem ich dir ja schon die Grundsätze zur To-do-Liste gezeigt habe, will ich diese kleine Serie mit dem Titel „Back to the Roots“ weiterführen.

Worum geht es bei Back to the Roots? Ganz einfach, es geht um die grundlegenden Themen im Zeit- und Selbstmanagement und was man dabei am besten beachten sollte. Eigentlich ist vieles viel einfacher, als wir uns eingestehen. Ich glaube, manchmal lohnt es sich, sich wirklich auf die Grundsätze zurück zu besinnen. Genau das mache ich mit dieser Serie „Back to the Roots“. 

Demnächst startet mein Online-Workshop „Arbeite klüger – nicht härter“ wieder. Da führe ich alle Teilnehmer zu ihrem persönlichen Zeitmanagement.
Informiere dich jetzt über meinen Online-Workshop „Arbeite klüger – nicht härter“.

Manche Dinge mögen dir banal scheinen. Das kann durchaus sein. Das macht aber nichts, denn du weißt ja: Bei einem guten Zeit- und Selbstmanagement geht es nicht um Wissen. Es geht auch nicht um Methoden, sondern es geht um die Umsetzung. Ich weiß nicht, wie es dir geht, aber ich  ertappe mich ab und zu mal dabei, dass ich zu einem Thema unglaublich viel weiß, aber dennoch nichts umsetze. Und auch da sollen dir diese Back to the Roots-Folgen helfen, dieses Thema in den Griff zu bekommen und dich in die Umsetzung zu bringen.

9 Grundsätze für einen guten Umgang mit dem Kalender

Lass uns mit den Grundsätzen beginnen. Ich habe insgesamt neun Grundsätze, die sich alle um den Kalender drehen, die ich dir nun vorstellen will.

Grundsatz 1: Verwende nur einen einzigen Kalender

Damit meine ich nicht, dass du nicht z.B. mehrere Kalender in deinen Google Kalender oder in Outlook stellen kannst. Sondern es geht mir um einen Ort, wo all deine Termine stehen

Ein Beispiel: Mit meiner allerersten Coaching-Kundin hatte ich enorm Mühe, überhaupt einen Termin zu finden. Nicht, weil sie so ausgebucht gewesen wäre, sondern weil sie drei Kalender hatte. Sie hatte zwei Kalender auf Papier, nämlich einen privaten und geschäftlichen, und dann hatte sie noch den Familien-Kalender. Der hing natürlich zu Hause am Kühlschrank. Man konnte sich darauf verlassen, dass sie mindestens einen der drei Kalender nicht bei sich hatte, und deshalb war es unglaublich schwierig, mit ihr einen Termin abzumachen. Und sie selber hatte natürlich auch keine Übersicht. Sie hatte nicht einen Ort, wo alle Termine stehen, sondern sie hatte drei Orte. Und genau das meine ich: Nutze nur einen Kalender, egal, ob es ein physischer ist oder ein Computerprogramm. Du brauchst einen Ort, wo du all deine Termine sehen kannst.

Innerhalb dieses Ortes kannst du dann natürlich mit verschiedenen Kalendern pro Kategorie arbeiten, z.B. privat, geschäftlich, Freizeit, Verein, Familie etc. Du kannst zusätzlich auch verschiedene Farben verwenden.

Wichtig ist einfach, dass es nur einen Ort gibt, wo du nachschauen kannst, wann du Zeit hast und wann deine Termine sind. 

Grundsatz 2: Achte auf Vollständigkeit

Das ist umso wichtiger, wenn auch andere Menschen Zugriff auf deinen Kalender haben. Die müssen sich darauf verlassen können, dass du auch tatsächlich verfügbar bist, wenn nichts im Kalender steht.

Trage also unbedingt alle Termine in deinen Kalender ein und sei ein Termin auch noch so kurz und noch so banal. Trag den trotzdem in deinen Kalender ein, damit du und auch die anderen Menschen in deinem Umfeld wissen, wann du wo bist und wann du verfügbar bist. 

Gewöhn dir unbedingt auch an, allfällige Änderungen nachzutragen. Vergiss auch nicht deine Reisezeit, also die Zeit für den Weg zum Termin und zurück, mit einzutragen. So wissen die Menschen in deinem Umfeld, ob du dann gerade im Auto sitzt oder ob du tatsächlich physisch im Büro bist.

Grundsatz 3: Plane unbedingt Fokuszeiten ein. 

Trag nicht nur deine echten Termine ein, sondern auch andere wichtige Termine wie zum Beispiel Fokuszeiten.

Was sind Fokuszeiten? Ganz einfach, das sind Zeiträume, an denen du dich auf ein ganz bestimmtes und enorm wichtiges Thema fokussierst. 

Empfehlenswert ist es, wenn du dir dann eine wichtige Aufgabe vornimmst, die vielleicht nicht oder noch nicht dringend ist, oder irgendetwas, was sonst immer hinten runterfällt, z.B. eine strategische Frage, die Planung, die Erstellung eines Konzepts etc. 

Schaff dir regelmäßige Fokuszeiten, mindestens jede Woche ein bis zwei Stunden, oder noch besser wären 30 bis 60 Minuten pro Tag. So hast du wenigstens diese Zeitfenster für diese wichtigen Aufgaben.

Grundsatz 4: Nutze die Funktion der sich wiederholenden Termine

Nutze die Funktion der sich wiederholenden Termine immer bei wiederkehrenden Dingen. 

Ich habe bei mir zum Beispiel in einem Kalender jeden Freitagnachmittag einen Termin eingetragen, der nennt sich „Lese-Stündchen“. Weshalb? Nun, ich habe festgestellt, dass ich zwar gerne lese, aber dass das ja so rein von der Priorität her bei mir leider eher etwas weiter unten steht. Ich habe immer das Gefühl, es gibt andere Dinge, die ich zuerst tun müsste, bevor ich mich in meinen Sessel setzen und etwas lesen kann, was natürlich Blödsinn ist.

Wenn ich mal nicht dazu komme, wenn ich keine Lust habe oder etwas anderes vorhabe, dann darf ich den Termin nicht einfach löschen, sondern ich muss ihn verschieben. Das ist wichtig!

Dieses Prinzip kannst du für Fokuszeiten nutzen und allgemein für Dinge, die sich immer wieder wiederholen, z.B. 1:1-Gespräch mit einem Mitarbeiter, Wochenrückblick etc.

Das Wichtige dabei ist nicht, dass diese Termine genau in diesem Zeitraum stattfinden, sondern das Wichtige ist, dass du sie nicht vergisst und dass du sie eben regelmäßig wahrnimmst. Einen solchen Termin zu löschen gilt nicht, sondern du musst den Termin verschieben, wenn du dich dann nicht darum kümmern kannst. 

Grundsatz 5: Setze Erinnerungen nur bei zeitkritischen Terminen

Wenn du alle Termine mit Erinnerungen versiehst, wirst du unnötigerweise unterbrochen. 

Die meisten deiner Termine sind natürlich zeitkritisch, denn das macht ja einen Termin aus. Etwas muss genau zu dieser Zeit stattfinden. Aber manchmal tragen wir uns eben auch Dinge in den Kalender ein, wie z.B. dieses Lese-Stündchen oder Fokuszeiten. Da würde ich tendenziell eher keine Erinnerung setzen, weil du sonst ständig unterbrochen wirst. 

Das gilt besonders dann, wenn du Kalender geteilt hast. Je nach Tool, Computerprogramm oder Gerät wirst du unter Umständen auch an die Termine anderer erinnert. Und das macht natürlich wenig Sinn. Schalte das deshalb unbedingt aus.

Grundsatz 6: Nutze einheitliche Bezeichnungen

Einheitliche Bezeichnungen erleichtern die Verständlichkeit und die Übersicht. Dies gilt v.a. auch im Team – aber nicht nur. 

Benenne deine Telefonkonferenzen z.B. immer mit „Telko“ und nicht einmal mit „Telefonkonferenz“, mal mit „Anruf“ und einmal mit „Telefonmeeting“ und so weiter. Benenne Deine Workshops mit „Workshop“ und nicht einmal mit „Seminar“ und einmal mit „Workshop“.

Einheitliche Bezeichnungen haben den netten Nebeneffekt, dass du sehr einfach danach suchen kannst, wenn du mal alle Workshops oder alle Telefonkonferenzen auf einen Blick sehen willst.

Grundsatz 7: Nutze auch die verschiedenen Status. 

Nutze die verschiedenen Status, die dein Kalender-Programm anbietet. Es gibt in jedem Tool solche Status, bei Outlook z.B. gibt es „frei“ oder „gebucht“, „außer Haus“, „abwesend“ etc. 

Auf diese Weise kannst du und andere im Team schnell erkennen, ob du im Büro oder außer Haus bist oder ob du dir einfach eine Erinnerung gesetzt hast, aber trotzdem verfügbar bist.

Damit steigt natürlich auch die Verständlichkeit und die Übersicht in deinem Kalender. 

Grundsatz 8: Nutze eine ideale Woche

Bei der idealen Woche geht es darum, sich zu überlegen, wie meine ideale Woche aussehen würde, wenn ich mehr oder weniger die komplette Freiheit hätte.

Das ist eine gute Übung, um zu erkennen, wo meine Prioritäten sind oder wo ich meine Prioritäten setzen will. Die ideale Woche ist keine Planung, sondern sie ist ein Entscheidungsinstrument. Wenn ich einen Anruf bekomme oder eine Anfrage für ein Meeting habe, dann habe ich die ideale Woche vor mir und kann dann relativ schnell entscheiden, ob mir das passt oder nicht. Und wenn es nicht passt, dann sage ich „Nein, dann kann ich leider nicht“ und schlage einen anderen Termin vor. 

Die ideale Woche zeigt dir an, welche Prioritäten du wo und wie setzen möchtest. 

Deine ideale Woche hast du dann mindestens vor dem geistigen Auge. Noch einfacher ist es aber, wenn du sie auf Papier vor dir hast oder eben als separaten Kalender in deinem Kalendertool, den du ein- und ausblenden kannst. Dann erkennst du leicht, wie weit der Ist-Zustand vom Soll-Zustand entfernt ist und wo du was ändern solltest.

In dieser idealen Woche solltest du unbedingt auch Pausen eintragen. Die kannst du natürlich auch ganz konkret in deinem echten Kalender einplanen. Wichtig ist, dass sie drin sind, weil man die nämlich gerne vergisst. 

Aber auch Routinen und gesunde Gewohnheiten, wie z.B. der tägliche Spaziergang nach dem Mittagessen, sollen Platz haben – mindestens in der idealen Woche, vielleicht aber sogar im richtigen Kalender. 

Weshalb eigentlich? Ganz einfach: Alles, was wir in den Kalender schreiben, hat für uns eine höhere Verbindlichkeit. Mit diesem kleinen Trick können wir die Verbindlichkeit von Pausen oder gesunden Gewohnheiten und Routinen einfach erhöhen.

Grundsatz 9:  Stelle Regeln im Team auf

Das ist ein sehr wichtiger Grundsatz. Es geht darum, gewisse Regeln im Team aufzustellen, also die Fragen zu beantworten: Wie wollen wir den Kalender nutzen? Was ist für wen sichtbar? Wie gehen wir damit um?

Diese Regeln musst du natürlich mit deinem Team erarbeiten oder diskutieren. 

Diese Regeln könnten z.B. lauten: Antworten auf Kalendereinladungen geben wir innerhalb von 24 Stunden. Du kennst das, du machst eine Kalendereinladung zu irgendeinem Termin, und dann musst du z.T. lange warten bis du endlich von allen eine Antwort bekommen hast. Also könnte man eine Regel aufstellen, die besagt: Wir beantworten Kalendereinladungen innerhalb von 24 Stunden. 

Weitere Möglichkeiten für Regeln: 

  • Wir tragen alle Reisezeiten bei externen Terminen mit in den Kalender ein. 
  • Wir planen Puffer bei Rücken-an-Rücken-Terminen ein. Oder: Wir verhindern, dass wir Rücken-an-Rücken-Termine haben. 
  • Bei uns gibt es keine einstündigen Meetings, sondern Meetings dürfen höchstens 45 Minuten dauern. 
  • Wir nutzen einheitliche Bezeichnungen für Telefonkonferenzen, wie z.B. Telko. 
  • Wir verlinken immer das Meeting zum Zoom-Raum.

Solche Regeln erleichtern die Arbeit allgemein und mit den gemeinsamen Kalendern im Team enorm.

Wie handhaben wir den Kalender bei uns im Team?

Da wir ein kleines Team sind – meine Frau und ich -, ist die Komplexität hier bei uns nicht wahnsinnig hoch. 

Wir nutzen die Google G Suite mit Google Mail, Google Kalender etc. Deshalb nutzen wir natürlich auch den Google Kalender als Basis. Ich bin ein großer Fan des Google Kalenders, weil er relativ einfach und übersichtlich ist. Man kann darin sehr einfach weitere Kalender (das sind dann wie Kategorien) erstellen. Alles ist an einem Ort. Man kann diese einzelnen Kalender freigeben, wenn man das will. Der Google Kalender bietet viele Vorteile. 

Wir nutzen verschiedene Kalender, die wir gegenseitig freigegeben haben. Da meine Frau jedoch nicht so viele geschäftliche Termine hat, lasse ich mir ihren Kalender nicht anzeigen. Die meisten ihrer Geschäftstermine sind ohnehin gemeinsame Termine mit mir. Ich kann aber in ihrem Kalender nachschauen, wenn ich das möchte. 

Meine Frau hat noch einen zweiten Kalender, einen Arbeitszeiten-Kalender. Dort trägt sie ein, wann sie frei hat. Denn meine Frau arbeitet zu 80% bei mir und hat zwei Nachmittage pro Woche frei. Das sind grundsätzlich immer dieselben, aber manchmal schiebt sie die halt doch rum. Dann kann ich sehen, wann sie im Büro ist und wann nicht. Auf diese Weise kann ich dann besser planen. Diesen Kalender lasse ich mir immer anzeigen. Übrigens, nicht dass ein falscher Eindruck entsteht: Selbstverständlich sprechen wir auch ab und zu miteinander… ;-)

Wir haben alle Kalender gegenseitig freigegeben. Diese völlige Transparenz ermöglicht es uns beiden, besser planen zu können.

Wie arbeite ich selbst mit dem Kalender?

Ich arbeite mit mehr Kalendern als meine Frau, aber alle Kalender haben ihren Sinn und Zweck.

Ich habe zum einen meinen ganz normalen Hauptkalender, wo so gut wie alle meine Termine stehen. Es gibt jedoch zwei Ausnahmen. Ich habe einen separaten Kalender, der alle meine Termine rund um meine Team Productivity Platform umfasst. Die Team Productivity Platform ist ja mein Membership-Produkt rund um eine höhere Team Produktivität. Dort gibt es regelmäßig Webinare und Live-Treffen. In diesem Kalender, genannt TPP, trage ich alle diese Termine ein.

Diese Trennung hat einen technischen Grund. Ich kann diesen Kalender dann nämlich auf meiner Website für die Mitglieder der Plattform einbinden. Wenn ich eine Änderung bei mir im Kalender mache, ist diese Änderung schon automatisch auf der Website für die Mitglieder ersichtlich. Sie sehen dann also, wenn sich z.B. das Thema für ein Webinar geändert hat, was sehr praktisch ist.

Genauso habe ich einen weiteren separaten Kalender. Der nennt sich „Sprechstunden“. Wenn du bei mir eine der beiden Challenges, also die Ablage-Challenge oder die Ziele-Challenge, kaufst, dann bekommst du sechs Monate lang Zugang zu meinen Online-Sprechstunden, wo du mich mit deinen Fragen löchern darfst. Auch diesen Kalender führe ich separat, weil ich den dann auch für die Teilnehmer an diesen Sprechstunden freischalten kann.

Das sind also meine drei Business-Kalender. Es gibt jedoch noch einen, nämlich einen Planungskalender. Du weißt bestimmt von mir, dass ich ja meinen Tag sehr genau in meinem Kalender plane. Ich nutze dafür die sogenannte Time Blocking-Methode. Ich trage mir alle Aufgaben in meinen Kalender ein. Ich plane also genau, wann ich die Aufgabe erledigen will. 

Wenn du diese Time Blocking-Methode nicht kennst oder mal tiefer ins Thema eintauchen willst, dann kann ich dir meine Schritt-für-Schritt-Anleitung empfehlen. Wenn du meinen Newsletter abonnierst, bekommst als kleines Willkommensgeschenk dieses PDF mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Thema „Time Blocking“. Hier findest du alle Infos dazu.

Ich trage in diesen separaten Kalender also ein, wann genau ich was erledigen will, z.B. heute 16.00 Uhr Podcast aufnehmen etc.

Warum mache ich das so? Ganz einfach, ich plane eigentlich fast jede Minute meines Tages ein. Würde ich das im normalen Kalender tun, dann wäre es ja fast unmöglich, mit mir einen Termin auszumachen, weil der ganze Tag ja schon mit der Planung besetzt ist. Das geht natürlich nicht. 

Meine Planung ist mir wichtig, aber sie hat nicht oberste Priorität. Meine Kunden haben oberste Priorität. Wenn du z.B. bei mir ein 1:1-Coaching machst, dann bekommst du von mir einen Link, mit welchem du dir den ersten Termin aussuchen kannst. Wäre mein ganzer Kalender schon mit der Planung gefüllt, hättest du das Einsehen. Das geht natürlich nicht. Ebenso wenn du mit mir ein Strategiegespräch, eine sogenannte Zeit-Lupe, führen willst, wo wir schauen, wo bei dir der Schuh drückt und wo ich dir zeigen kann, wie ich dir helfen kann. Auch da kannst du dir selber einen Termin aussuchen und da dürfen meine Termine aus dem Planungskalender natürlich auch nicht drin stehen. Selbst wenn ich also für morgen 16 Uhr die Aufnahme einer neuen Podcastfolge geplant hätte und du dann aber eine Zeit-Lupe bei mir buchen möchtest, dann hast du für mich natürlich Priorität.

Es gibt bei mir genau genommen sogar noch einen weiteren Kalender. Ich bin ja noch Präsident eines Fotoclubs. Auch da habe ich einen separaten Kalender, der auch wieder auf der Webseite des Fotoclubs eingebunden wird und damit für alle Clubmitglieder ersichtlich ist.

Alle diese Kalender sehe ich bei mir also in einer einzigen App, im Google Kalender. Die Termine lasse ich mir im Moment in der Regel über den Apple Kalender anzeigen, sowohl an meinem Mac alls auch beim iPad und iPhone. 

In den vergangenen Wochen habe ich sehr intensiv noch eine weitere App genutzt, nämlich Fantastical. Fantastical bietet sehr viele tolle Features – v.a. in der Bezahl-Version. Ich will noch weiter testen, ob sich diese Vorteile für mich wirklich lohnen. Das wird sich noch zeigen.


Das ist schon die ganze Kalender-Hexerei. Wichtig ist, die Grundsätze zu kennen und wie man diese am besten umsetzt. Das ist natürlich hoch individuell. Wir z.B. haben in unserem Team keine Kalenderregeln aufstellen müssen, weil die Situation bei uns nicht so komplex ist. 

Das ist ein Grundprinzip in einem guten Selbst- und Zeitmanagement: Es geht nicht darum, dass du alle Grundsätze immer 1:1 übernimmst und unbesehen bei dir umsetzt, sondern es geht darum, die Lösung zu finden, die für dich funktioniert, die dir gefällt, die für dich stimmt und die dir passt.

In meinem Online-Workshop „Arbeite klüger – nicht härter“ ist genau das die Philosophie. Natürlich gebe ich da viele Tipps und zeige, wie man die ganzen Methoden umsetzen kann. Aber viel wichtiger noch: Ich helfe jedem Teilnehmer, dass er seine oder ihre persönliche Lösung findet. Denn genau darauf kommt es doch eigentlich an.

Dieser Online-Workshop „Arbeite klüger – nicht härter“ startet schon bald wieder, nämlich im Oktober 2020. Alle Informationen findest du hier.

Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Als Produktivitätscoach führe ich dich und dein Team dazu, stressfrei zu arbeiten und mehr zu erreichen.

  • Einerseits helfe ich Unternehmern, ihr Zeit- und Selbstmanagement in den Griff zu bekommen, so dass sie erfolgreicher, mit mehr Freude und motivierter arbeiten.
  • Andererseits unterstütze ich kleine Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen, damit sie mehr Zeit für die Erreichung ihre Ziele haben.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.