To-do-Listen lösen bei vielen Menschen großes Unbehagen aus, weil sie sehen, was sie alles zu tun haben. Gleichzeitig wissen sie, dass sie vermutlich nicht alles schaffen werden. Und als wäre das noch nicht genug, haben diese Listen auch die Unart, regelmäßig länger zu werden und kaum je kürzer – eigentlich eine Frechheit.
Recherchiert man im Internet, findet man sehr viele Artikel, in denen über all die Nachteile und negativen Erfahrungen im Zusammenhang mit To-do-Listen berichtet wird. Kaum jemand singt ein Liebeslied auf Aufgabenlisten.
Das will ich jetzt ändern.
Was hier folgt ist eine Werbesendung für To-do-Listen. Wer weiß, vielleicht vermag sie dich sogar mit deiner Aufgabenliste zu versöhnen?
Warum sind To-do-Listen so toll?
Kopf leeren
To-do-Listen helfen mir, die Dinge aus dem Kopf zu bringen, schlicht und einfach.
Der Kopf ist nicht dafür gemacht, sich Dinge zu merken, oder schon gar nicht, um Dinge zu organisieren oder Aufgabenlisten zu führen.
Mit einer To-do-Liste kann ich viele Dinge, die ich sonst im Kopf behalten müsste, aus dem Kopf „zu Papier“ oder „zu Computer“ bringen. Das ist eine Entlastung.
Damit wird im Kopf Platz frei fürs Denken und Probleme lösen. Denn schließlich ist der Kopf rund, damit die Gedanken kreisen können. ;-)
Verlässlichkeit
Ich kann mich auf meine Aufgabenlisten wirklich verlassen. Ich weiß, dass alles Wichtige dort steht und mit einem Fälligkeitsdatum oder sogar einem Startdatum versehen ist, falls nötig. Auf jeden Fall sehe ich die Aufgabe im Rahmen meines Wochenrückblicks.
Das bedeutet, ich werde die Aufgabe rechtzeitig sehen und sie früh erledigen können.
Sicherheit
Weil ich mich auf dieses System verlassen kann, gibt mir das Sicherheit. Ich habe das Gefühl, alles im Griff und die Fäden in der Hand zu haben.
Nichts geht vergessen
Ich habe mir angewöhnt, alles, was mir einfällt und was ich noch tun muss, sofort aufzuschreiben. So kann ich beruhigt sein, dass ich nichts vergesse.
Das große Ganze sehen
Auch wenn Aufgabenlisten zuweilen lang sind, sehe ich dank ihnen sowohl die Bäume (die einzelnen Aufgaben) als auch den Wald (das große Ganze). So kann ich Zusammenhänge erkennen zwischen den Aufgaben und dem Ziel, das ich erreichen will.
Z.B. sehe ich, dass, wenn ich das Projekt XY abschließen will, ich nur diese 15-20 Aufgaben erledigen muss.
Und wenn ich es dann schlau anstelle, dann kennzeichne ich die wichtigsten Aufgaben in einem Projekt. Bei jedem Projekt gibt es nämlich eine Handvoll Aufgaben, die bereits 80% des Ergebnisses bringen oder die eine sehr große Hebelwirkung entfalten können.
Auf meiner To-do-Liste kann ich diese Aufgaben mit Hebelwirkung kennzeichnen. Und so sehe ich die Bäume und den Wald.
Visualisierung
Eine To-do-Liste ist sichtbar. Will ich meine Aufgaben, oder auch nur einen Teil davon, hingegen im Kopf verwalten, dann fehlt mir die Übersicht. Das fühlt sich dann wie ein Wollknäuel im Kopf an. Ich zupfe an einem Faden und hoffe, dass eine sinnvolle Aufgabe daran hängt.
Handling und Handhabbarkeit
Mit der To-do-Liste werden meine Aufgaben handhabbar, denn ich kann sie auf kleinere Schritte herunter brechen.
Sobald ich etwas notiere, bringe ich auch Struktur in die Angelegenheit. Im Kopf würde das diffus bleiben. Sobald ich es aber formuliere und aufschreibe und dann vor Augen habe, strukturiere ich die Aufgabe. Damit wird die Aufgabe auch machbar, denn ich sehe nun auch, wenn mir noch etwas Wichtiges fehlt auf dem Weg zu meinem Ziel.
Sichtbare Ziellinie
Es kann ganz hilfreich sein zu sehen, wieviele Aufgaben noch zu erledigen sind, bis ich ein Ziel erreicht habe. Psychologisch ist diese Sichtbarkeit sehr wertvoll.
Übersicht
Mit der Aufgabenliste habe ich jederzeit die Übersicht und den Überblick. Ich sehe vor mir, was ich alles zu tun habe. So kann ich bewusst entscheiden, was ich jetzt tue und was ich jetzt nicht tue, was ich delegieren möchte, was ich automatisieren will, was ich einfach löschen will etc.
Ohne Übersicht ist das nicht möglich. Ohne Übersicht kann ich keine richtige Entscheidung treffen und mich auch nicht auf das Richtige fokussieren. Ohne Übersicht kann ich mich nicht organisieren.
Häkchen setzen :-)
Bei einer Aufgabenliste ein Häkchen hinter eine erledigte Aufgabe zu setzen, ist einfach ein gutes Gefühl. Auf Papier eine Aufgabe dick durchzustreichen, macht Freude. Dort natürlich umso mehr, weil das dann auch sichtbar bleibt.
Auch das ist psychologisch nicht zu unterschätzen und ich finde, wir dürfen auch wirklich stolz auf uns sein oder einfach Freude haben, wenn wir etwas erledigt haben und wieder einen Schritt weiter sind.
Vom Umgang mit mehreren To-do-Listen
In einer idealen Welt hätten wir nur eine einzige Liste, auf der alle Aufgaben stehen. Die Realität ist aber anders.
In der Regel haben wir mehr als eine Aufgabenliste. Manchmal haben wir das bewusst so gewählt, manchmal hat es sich einfach so ergeben.
Es kann auch sein, dass es gar nicht anders geht, weil du für einen Bereich ein bestimmtes Tool für diese Aufgaben nutzen musst. Oder es gibt Aufgaben, die du mit deinem Team teilst, und die deshalb an einem anderen Ort stehen als deine persönlichen Aufgaben.
Ich z.B. habe aktuell drei Aufgabenlisten, die ich regelmäßig pflege. Im CRM-Programm stehen alle Aufgaben, die kundenbezogen sind. Dann gibt es eine Aufgabenliste, die ich mit meinem kleinen Team (also mit Sabine, meiner Frau) teile. Dort ist z.B. der Redaktionsplan zum Podcast und zu den Lives drin. Diese Aufgabenliste ist geteilt, weil wir beide daran arbeiten und jeder seine diesbezüglichen Aufgaben hat. Die dritte To-do-Liste ist dann meine Liste mit den eigentlichen Kernaufgaben zum Business. Da steht alles drin, was ich tun will und tun muss und die nichts mit den Kunden, Interessenten, dem Podcast und den Live-Geschichten zu tun haben.
Drei verschiedene Listen? Und das funktioniert?
Ja, das tut es. Aber nur, weil wir glasklar definiert haben, welche Aufgabe in welches Gefäß gehört. Das ist das A und O. Sind hier die Grenzen nämlich nicht klar, beginnt das Elend mit der Verzettelung und wir verlieren die Übersicht.
Mehrere Aufgabenlisten funktionieren also, wenn
- die Grenzen zwischen diesen Listen glasklar sind, und
- man so wenige Listen wie möglich nutzt.
Ein kleiner Trick zum Schluss
Die Aufgabenliste mit meinen Kernaufgaben zum Business heißt bei mir nicht „To-do-Liste“. Sie heißt „Might-do-Liste“.
Warum denn das?
Ich reagiere schlecht auf Druck und Zwang und sehr gut auf Freiheit und Spaß. Wenn ich die Wahl habe, fühle ich mich frei und bin automatisch motiviert.
Auf meiner Might-do-Liste stehen also alles Dinge drauf, die ich tun könnte, wenn ich möchte und mir Zeit dafür nehmen will.
Das klingt vielleicht eher nach Ponyhof als nach Business, mit dem man den Lebensunterhalt verdient. Für mich macht das aber einen großen Unterschied.
Selbstverständlich stehen auf meiner Liste auch Dinge, die ich tun muss und bei denen sich meine Motivation in Grenzen hält (z.B. Steuererklärung). Aber der Zugang ist ein anderer und damit auch der Umgang mit meinen Aufgaben.
Es geht schlussendlich nicht nur darum, dass man sich gut organisiert. Spaß und Freude dabei sind eben auch wichtig. Und warum nicht etwas so gestalten, dass man sich wohler und besser damit fühlt?
