Heute beginnt eine neue Zeitrechnung. Denn ab heute habe ich einmal pro Monat meinen Freund Bernd Geropp in meinem Podcast.

Nicht einfach als Interviewgast, sondern als Gesprächspartner nach dem Motto: Zwei Solopreneure tauschen sich zu einem Thema rund um Zeitmanagement aus.

Als erstes Gesprächsthema haben wir uns das Thema "Planung" vorgenommen.

  • Kann man heute überhaupt noch seinen Tag planen?
  • Wie plant man das Unplanbare?


planung

Gerade als Solopreneur bist du ja hin- und hergerissen zwischen Aufgaben für deine Kunden und Aufgaben, die dein Business weiterbringen.

Die Aufgaben für die Kunden einzuplanen, ist so schön konkret. Aber die Aufgaben, die man sich selbst stellt? Wie schaffe ich es, nicht dauernd im Internet zu surfen oder den Sommer zu geniessen, sondern mein Business auch wirklich vorwärts zu treiben?

Diese und viele weitere Gedanken diskutiere ich heute mit Bernd Geropp.

Doppelkick zum Thema Planung

In dieser Episode lernst du:

  • Wie Bernd Geropp seinen Tag plant und wie ich vorgehe
  • Wieso es wichtig ist, den eigenen Energierhythmus zu berücksichtigen
  • Wie wir beide einen Powernap als Produktivitätsbooster nutzen
  • Wie man effektiver und effizienter wird, wenn man ähnliche Aufgaben bündelt
  • Wieso du auch als Solopreneur deine Prozesse dokumentieren solltest
  • Ob und wie man Erholung einplant
  • und natürlich noch vieles mehr…

Link aus dieser Folge

Ich hoffe, ich habe keine Links überhört, aber eigentlich sind es gar nicht so viele:

Das Gespräch zum Nachlesen

Ivan Blatter: Hallo und herzlich willkommen zur Folge 1, na ja, eigentlich zur Folge 101, aber das hier ist gleich doppelt eine erste Folge. Die ersten 100 Folgen sind durch, und die kannst du auf meiner Seite abrufen und dann hören. Wie ich in der letzten Folge erzählt habe, werden jetzt aber einige Dinge anders. Nicht nur anders, sondern auch besser! Das hier ist eben die erste Folge von diesem neuen – sozusagen – Podcast. Die zweite neue "1", die steht für das neue Format, das ich nun anbiete. Ab jetzt habe ich einmal pro Monat einen Gast bei mir in der Sendung. Nicht einfach zum Interview, das gibt es zwar auch, aber was ich hier meine: Ich habe einen Co-Moderator oder Gesprächspartner bei mir, nämlich meinen Freund Bernd Geropp. Ich werde mich also ein Mal pro Monat mit ihm über ein Thema rund um Zeit- und Selbstmanagement unterhalten. Hallo Bernd, ich freue mich sehr, dass du hier bist und mit mir dieses Experiment wagst.

Bernd Geropp: Hallo Ivan, ja, ich freue mich auch unheimlich darauf. Das wird gut!

Ivan: Wir sind beide auch noch sehr gespannt, in welche Richtung uns diese Gespräche führen werden. Aber zuerst einmal, wie geht es dir?

Bernd: Ach, ich als Kellerkind – mir geht es gut (lacht). Ich weiß nicht, wie es momentan draußen ist, ob regnerisch oder nicht, ich bekomme es nicht mit. Aber mir geht es prinzipiell sehr gut.

Ivan: Wer jetzt nicht ganz verstanden hat, was der Bernd mit dem "Kellerkind" meint, der muss sich unbedingt die Folge 100 anhören, denn da habe ich ihn ganz herkömmlich interviewt, und da ist ganz genau erklärt, warum der arme Bernd ein Kellerkind ist.

Bernd: (Lacht) Genau!

Ivan: Als erstes Gesprächsthema haben wir uns heute das Thema "Planung" vorgenommen. Kann man überhaupt noch seinen Tag planen, und wie plant man eigentlich das Unplanbare? Gerade als Solopreneur ist man hin- und hergerissen zwischen konkreter Arbeit für Kunden und Aufgaben, die das eigene Business weiterbringen. Die Aufgaben für die Kunden einzuplanen, das ist so schön konkret. Aber die Aufgaben, die man sich selbst stellt? Wie schaffe ich es also, nicht dauernd im Internet zu surfen oder den Sommer zu genießen, sondern mein Business auch wirklich vorwärtszutreiben? Diese und viele weitere Gedanken werde ich heute mit Bernd diskutieren. Bernd, sag mal, wie planst du eigentlich deinen Tag?

Bernd: Du hast es schon schön angesprochen, das ist wirklich eine Herausforderung. Man muss darauf schauen, dass man seine Sachen, seine selbstbestimmten, wichtigen Dinge, die einen voranbringen, die nichts mit dem Kundentermin zu tun haben, dass man die genauso einplant, vorausplant und in seinen Terminplaner einschreibt wie die Kundentermine. Die müssen eine genauso hohe Wichtigkeit haben, das heißt, wenn morgen zum Beispiel Donnerstag ist und ich mir vorgenommen habe, donnerstags an meinem Blog oder Podcast zu arbeiten, dann muss das fest sein. Der Termin muss genauso fest sein wie ein Kundentermin. Das heißt, wenn ein Kunde anruft und es nicht gerade absolut brennt, dann muss ich eigentlich sagen, "es tut mir leid, morgen ist schon belegt. Wie sieht es denn am Freitag aus?" Das fällt uns aber manchmal gar nicht so leicht, weil wir uns sagen, "na ja, den kann ich ja noch einschieben". Und da muss man höllisch aufpassen, finde ich.

Ivan: Vor allem, wenn man dann die eigene Aufgabe zum Beispiel aufs Wochenende oder den Feierabend schiebt, da ist bei mir dann die Gefahr, dass ich denke, "ach komm, du kannst doch nach dem Abendessen noch ein bisschen weiter an dem Blogartikel schreiben". Aber ich finde es spannend, wie du eben sagtest, die eigenen Aufgaben sind auch wichtig, sie sind genauso wichtig wie die Aufgaben für die Kunden. Ich selbst plane relativ locker, ich gehe nicht hin und schreibe, "Donnerstagmorgen von 08:00 bis 10:00 Uhr mache ich x, und von 10:00 bis 11:00 Uhr mache ich y" oder so, weil ich mir damit die Flexibilität nehmen würde. Und zwar nicht nur, falls mal jemand anruft oder wenn ein Kunde eine E-Mail schreibt, ich meine nicht mal unbedingt diese Flexibilität, sondern auch die Freiheit, die ich als Solopreneur habe und die ich auch besonders gesucht habe. Das gilt auch für die Freiheit zu sagen, "ach, jetzt bin ich müde" oder ich gehe morgens immer zum Sport, "jetzt mache ich lieber etwas Leichtes, um mich ein wenig aufzuwärmen", sozusagen für die Arbeit. Diese Flexibilität und Spontaneität meine ich damit. Ich versuche dann, mir Aufgaben des Tages vorzunehmen, aber ohne genau zu sagen, "das mache ich von 09:00 bis 10:00 Uhr, und das mache ich von 15:00 bis 16:00 Uhr", sondern ich schreibe mir auf, "heute mache ich x, y und z".

Bernd: Das mache ich auch, nur sage ich mir bei einer oder manchmal auch bei zwei Sachen, "Bernd, das machst du als Erstes!" Meistens sind das Aufgaben, die vielleicht eine Stunde oder so dauern. Einfach, um ein gutes Gefühl zu haben, dass ich an diesem Tag bereits etwas Wichtiges gemacht habe. Danach kann ich auch andere Sachen erledigen, vor allem, weil mir manchmal auch auffällt, dass es gibt bestimmte Arbeiten gibt, die ich nur zu bestimmten Zeiten machen kann. Das ist bei mir das Schreiben, einen Podcast zu scripten zum Beispiel. Meinen Blog formatieren, das kann ich auch abends um 23:00 Uhr mit einem Glas Chardonnay in der Hand noch machen. Das heißt, ich muss auch diese Sachen schön ordnen, und meistens sind das Sachen, die wichtig sind und wofür man sich eine Strategie zurechtlegen muss. Die kann ich nicht abends um 23:00 Uhr erledigen, da bin ich nicht mehr richtig drauf. Deswegen ist das zumindest für mich schon wichtig, dass ich mir am Abend vorher sage, "morgen gibt es ein oder zwei Aufgaben, die du schaffen musst. Und die solltest du möglichst, wenn es irgendwie geht, schon morgens machen". Ansonsten bin ich bei dir, diese Freiheit, den Tag so zu gestalten wie ich möchte, wenn ich mich danach fühle, das halte ich schon für sehr wichtig.

Ivan: Und es ist einfach auch ein schönes Gefühl, wenn es 09:00 oder 09:30 Uhr ist, und du hast wirklich schon eine wichtige Aufgabe erledigt, du kannst dir auf die Schulter klopfen und kannst sagen, "ich habe mein Soll schon erfüllt, alles was jetzt kommt, ist nur Kür".

Bernd: Okay, Ivan, da unterscheiden wir uns. Denn um 09:30 Uhr fange ich meistens erst an. Du bist Frühaufsteher, bei mir ist es eher so, dass ich um 10:30 oder 11:00 Uhr sagen kann, "jo, jetzt habe ich dieses wichtige Ding erledigt".

Ivan: Und dann gehe ich schon wieder in die Mittagspause! (Lacht)

Bernd: (Lacht) Genau! Also diese frühe Aufstehen, damit habe ich noch große Schwierigkeiten, da kann ich von dir lernen.

Ivan: Das ist auch nicht unbedingt entscheidend, du hast auch gesagt, es gibt Zeiten, da fallen dir gewisse Aufgaben leichter. Du bist eben eher ein Abend-Mensch, und dann macht es auch Sinn, dass du dann abends vielleicht auch für dich persönlich schwierige Aufgaben machst. Nicht abends um 23:00 Uhr, aber vielleicht so um 17:00 oder 18:00 Uhr. Bei mir ist es umgekehrt, ich habe früh am Morgen meine Power, und da habe ich die Motivation und alles. Und am Nachmittag habe ich ein Loch. Und ich handhabe das tatsächlich auch so, dass ich für mich intern eine Kategorie habe, die sich "Brain dead" nennt. Das sind Aufgaben, die kannst du nicht nur mit einem Glas Weißwein machen, sondern auch mit einer ganzen Flasche intus. Da musst du nicht mehr wahnsinnig viel Power haben und auch keine hohe Konzentration. Und die mache ich häufig am Nachmittag gegen 15:00 Uhr beispielsweise, da habe ich ein echtes Energietief. Ich bin dann zwar nicht blau, aber trotzdem habe ich dann keine Energie (lacht). Und dann später so gegen 16:00, 17:00 Uhr kommt wieder ein Zwischenhoch, und das nutze ich dann auch wieder für wichtige Aufgaben, die wirklich eine große Wirkung entfalten. Und genauso morgens früh, das sind so meine Hoch-Zeiten, wenn man so will, morgens zwischen 08:00 und 10:00 Uhr und nachmittags gegen 16:00, 17:00 Uhr. Da kann ich wirklich was bewegen.

Bernd: Ja, das kenne ich auch, dass es mal ein Hoch und dann wieder ein Tief gibt. Was ich bei mir merke ist, wenn es gerade so mittags ein Tief gibt, dann hilft es mir einfach, mich kurz hinzulegen und zu schlafen, so einen Powernap zu machen. Das finde ich unheimlich effektiv. Ich muss nur weg sein. Das ist ähnlich wie bei einer langen Autofahrt, wenn ich merke, dass ich müde werde. Dann hilft Rausfahren und kurz in diese Tiefschlafphase fallen – ich weiß nicht, ob es wirklich eine Tiefschlafphase ist – aber so, dass ich danach aufwache und denke, "wo bin ich?" Das ist unheimlich erfrischend, und das versuche ich auch, tagsüber zu machen. Meistens mache ich das einmal am Tag, meist mittags oder nachmittags, dass ich einfach kurz ein kleines Schläferchen mache.

Ivan: Das mache ich übrigens auch.

Bernd: Aha!

Ivan: Das mache ich schon seit Jahren so. Bei mir ist es tatsächlich meistens um 14:30 oder 15:00 Uhr. Ich trinke vorher einen Espresso, etwas, was ich häufig tue, aber dann auch bewusst, denn bis das Koffein im Blut ist, dauert es 20, 30 Minuten. Und das heißt, wenn ich mich danach hinlege, dann fängt das Koffein an zu wirken, wenn ich wieder aufstehe. Und dann bin ich schneller da. Wenn ich zu lange schlafe, dann komme ich nicht mehr hoch. Dann bin ich wirklich in der Tiefschlafphase und komme danach fast nicht mehr in die Gänge. Es muss auf jeden Fall kurz sein. Und man kann auch beispielsweise einen Schlüssel in die Hand nehmen und die Hand über den Rand des Bettes oder des Sofas halten. Wenn man nämlich in den Tiefschlaf fällt, dann entspannen sich die Muskeln, der Schlüssel fällt auf den Boden, und man wacht auf.

Bernd: Das ist ein guter Trick.

Ivan: Genau. Und ich habe das übrigens früher, als ich noch angestellt war, auch so gehandhabt. Ich hatte ein Einzelbüro, und da habe ich einfach ein Kissen genommen und mich mittags auf den Boden gelegt, einfach so, ohne Matratze oder Decke, das war mir eigentlich egal. Und da habe ich dann mein Schläfchen gehalten. Und das war enorm wertvoll, um eben auch neue Energie schöpfen zu können.

Bernd: Ich habe das in Asien gesehen, als ich noch viel international unterwegs war. Das war in Japan, aber auch in Thailand, dort haben die Menschen wirklich mittags zwischen 12:30, 13:30 Uhr geschlafen. Und nicht nur einzelne, sondern das sind dort ja solche großen, offenen Büros, und da liegen oder sitzen dann wirklich 10, 20 Leute in einem Raum und schlafen. So etwas habe ich in Deutschland nie gesehen, aber dort gehört es einfach dazu, und es nimmt auch niemand Anstoß daran. Ich habe das Gefühl, dass sie dort weiter sind als bei uns, denn ich glaube, dass ein solcher Schlaf sehr hilfreich ist.

Ivan: Ich denke auch, es ist schade, dass das hier nicht so verbreitet ist oder dass es sogar verpönt ist. Auch wenn es die neuen Technologieunternehmen wie Google so machen, von denen weiß ich es zum Beispiel, die haben häufig Ruheräume für die Mitarbeiter. Eigentlich finde ich das wirklich ideal. Ich versuche mal den Bogen zurück zum Thema "Planung" zu finden. Ich fand es nämlich spannend, dass du gesagt hast, wie du die wichtigen Aufgaben einplanst. Ich setze mir auch häufig eine Art Tagesmotto. Das ist dann nicht unbedingt eine konkrete Aufgabe, die ich einplane, sondern ich sage dann beispielsweise, "heute ist mein Tagesmotto: Ich will mich um ein neues Produkt kümmern". Also das alles mal konzeptionell strategisch durchzudenken, und dann investiere ich jede Minute, die ich nicht mit Terminen voll habe, dort hinein. "Tagesmotto" ist vielleicht ein blöder Begriff, eher so "das Thema des Tages". Manchmal habe ich als Tagesthema "Blog", und dann schreibe ich zum Beispiel vier, fünf Blogbeiträge am Stück. Wenn ich dafür Zeit habe, denn die Termine haben natürlich Vorrang.

Bernd: Das halte ich auch für eine sehr gute Herangehensweise, das merke ich auch immer mehr bei mir. Ich würde es auch nicht als ein Motto beschreiben, aber ich versuche zum Beispiel, an bestimmten Tagen möglichst viele Coachings zu machen. Und dann gibt es Tage, die ich so weit wie möglich freihalte, weil ich mich dann zum Beispiel mit Strategien beschäftige oder so etwas, und da würde mich etwas Anderes herausreißen. Oder auch, wenn ich ein Interview machen würde, selbst wenn ich morgens schon weiß, dass ich um 16:00 oder 17:00 Uhr das Interview habe, dann gestaltet sich der Tag anders. Ich weiß nicht, ob ich mich richtig ausdrücke, aber vielleicht ist es am besten mit einer Art "batchen" zu beschreiben. Du schreibst "Motto", das ist es eigentlich auch. Ich schaue dann auch auf den Plan und sehe, Mensch, der Donnerstag ist frei, und da gehört jetzt – was weiß ich – die Entwicklung eines neuen Produkts rein oder da arbeite ich an einer bestimmten Präsentation oder so, und dann habe ich den ganzen Tag dafür zur Verfügung. Das empfinde ich als sehr hilfreich, und deswegen geht es bei dieser Tagesplanung nicht darum, sie wirklich auf die Stunde genau herunterzubrechen, sondern so, wie du sagst, es geht darum, ein Motto oder bestimmte Bereiche in diesen Tag hineinzulegen.

Ivan: Ich glaube, wenn man ähnlich gelagerte Aufgaben zusammennimmt, dann kommt man in einen bestimmten Modus, und dann geht einem das viel leichter von der Hand. Das kennen wir ja alle, wir sind einen ganzen Morgen beispielsweise im Sitzungsmarathon oder haben einfach viele Termine, wir kommen zurück und haben fünf Rückrufe zu tätigen. Die machen wir am Stück, einfach so, weil wir dann sowieso im Telefonmodus sind. Und ich glaube, dieses Prinzip, das kann man auf ganz, ganz viele andere Bereiche übertragen, sei es auf das Schreiben von Blogartikeln oder das Coachen oder wenn du Interviews für den Podcast führst. Da mache ich auch gerne ein paar am Stück, denn dann bin ich im Interview-Modus. Und danach habe ich wieder Ruhe, ich habe dann Zeit für andere Dinge und so weiter und so fort. Ich denke, das kann man auch besser nutzen und viel häufiger nutzen. Und ich finde auch, dass es motiviert. Wenn ich weiß, morgen ist mein Interview-Tag, dann freue ich mich richtig darauf, und es ist dann nicht so ein Stückwerk, sondern ich weiß, morgen kann ich mich mit drei, vier, fünf spannenden Menschen unterhalten. Und das macht dann richtig Spaß, und ich freue mich schon Tage vorher darauf. Also Planung kann ja auch eine Art Motivationsinstrument sein.

Bernd: Ja, doch, ganz klar, das denke ich auch. Wichtig, vielleicht sollte man das sagen, so empfinde ich es jedenfalls, wenn ich so etwas einplane, dann gehe ich zu bestimmten Zeiten nicht ans Telefon. Ich nehme mir dann vor, diese Planung die nächsten drei, vier Stunden durchzuziehen, und dann gehe ich nicht ans Telefon. Das Telefon muss auch leise geschaltet sein, sonst könnte es doch sein, dass ich drangehe. Das halte ich für ganz wichtig, denn diese Unterbrechungen, die machen die ganze Planung kaputt.

Ivan: Und du setzt dir damit auch selbst ein Zeichen. Du sagst, diese Aufgabe ist jetzt keine Kundenaufgabe, es ist eine Aufgabe für mein Business, aber die ist auch wichtig, und deshalb schalte ich das Telefon aus. Genauso, wie ich das auch mache, wenn ich mit einem Kunden im Büro sitze oder so etwas. Und das ist ein ganz anderes Zeichen, das man sich selbst setzt. Ich halte das auch für sehr, sehr wichtig. Kleine Nebenstory, bevor wir uns hier virtuell getroffen haben, habe ich natürlich sämtliche Benachrichtigungen ausgeschaltet. Und ich bin fast verrückt geworden. Ich habe zuerst das Telefon ausgeschaltet. Ich habe meine Notizen hier vor mir auf dem iPad, und da habe ich auch den "nicht stören-Modus" einschalten müssen. Dann zeichne ich das Ganze hier auf einem Computer auf, da musste ich auch den "nicht-stören-Modus" einschalten, denn sonst kommen irgendwelche Benachrichtigungen. Und am Schluss habe ich noch auf die Uhr gesehen – oh, Apple Watch, da muss ich auch noch die Benachrichtigungen ausschalten. Ich bin fast verrückt geworden! Aber ich glaube, wenn man das nicht bewusst macht und sich auch so ein Stückweit zurückzieht, dann kannst du die ganze Planung gleich vergessen, dann kann das nicht funktionieren, und dann wirst du eben durch Zufälligkeiten getrieben. Hier kommt eine E-Mail, um die kümmerst du dich, da kommt ein Anruf, um den kümmerst du dich, und die großen, wichtigen Fragen, die wir als Solopreneure ja ständig haben, strategische Fragen oder wie mache ich mein Marketing oder ich muss ein neues Produkt entwickeln, die bringst du dann gar nicht mehr unter. Also du musst dich auch zurückziehen.

Bernd: Deine ursprüngliche Frage ging ja auch in diese Richtung: Wie plant man das Unplanbare? Irgendwann muss ich den Kunden anrufen, das heißt, ich muss genügend Platz lassen, um nachher diese Anrufe tätigen zu können, aber ich muss sie nicht jetzt machen. Ich bin erreichbar, aber ich bin nicht immer ansprechbar. Und das ist, glaube ich, eine ganz wichtige Sache. Und die zweite Sache, die mir aufgefallen ist, für mich ergibt es keinen Sinn, ein Jahr im Voraus zu planen, dies und jenes, wie das andere machen, ich schaffe das nicht. Für mich hat sich sehr bewährt, dass ich mir überlege, was ich die nächsten zwei bis vier Wochen vorhabe, und das ziehe ich durch. Also solche kleinen Schritte quasi, zwei bis vier Wochen. Und danach setze ich mich wieder hin und sage, "so, und was steht jetzt an?" Und da können sich dann Sachen verändern, aber diese zwei bis vier Wochen, die muss ich durchhalten. Das ist auch so eine Art, wenn man merkt, dass man sich wieder einmal zu viel vorgenommen hat, dann hilft es mir zu sagen, "okay, ich muss hier durch, du bist selbst dran schuld, Bernd, du hast zu viel angenommen", aber dann weiß ich, dass ich mir in der dritten oder vierten Woche bewusst zwei oder drei Tage einbaue, wo ich nichts anderes hineinlasse. Einfach um mich auch positiv zu motivieren, dass ich mir sage, dass ich dann wieder Freiraum habe. Denn sonst gehe ich kaputt, wenn ich alles schön geplant habe, und auf einmal kommen viele unplanbare Sachen rein. Manchmal kannst du gar nicht so schnell reagieren, aber wenn du das so machst, dass du sagst, ich plane nur zwei bis vier Wochen, und danach erlaube ich mir, neu zu planen beziehungsweise, ich mache es bereits vorher, dass ich mir sage, diese drei Tage, da passiert nichts rein, da darf kein Kunde, da darf nichts rein, das empfinde ich als sehr hilfreich bei diesen Planungen, um auch mit Unplanbarem oder mit Stress umgehen zu können.

Ivan: Ich glaube, wir sind daran gewöhnt und haben das vielleicht auch so gelernt, auch als Angestellte oder im Projektmanagement, dass man eigentlich viel zu genau plant. Natürlich, wenn ich ein U-Boot entwickle oder so etwas, dann muss ich natürlich viel genauer planen, als wenn ich hier als Solopreneur irgendein neues Produkt entwickle. Und häufig wollen wir dann auch unser neues Produkt genauso durchdenken und im Detail planen, als wenn ich eben ein U-Boot entwickeln würde oder etwas in der Art. Aber damit nehme mir dann auch ein Stückweit die Flexibilität, auch die Freiheit, die ich als Solopreneur habe und die ich meistens auch sehr schätze. Ich bin auch ein sehr großer Anhänger von der rollenden Planung.

Bernd: Richtig, genau!

Ivan: Zwei bis vier Wochen machst du es, und ich schaue ein bisschen weiter hinaus, so 30 bis 90 Tage. Ich muss aber auch sagen, dass ich das nicht so konsequent durchziehe. Wir haben schon einmal über die Energie, über die Power gesprochen, und das ist ja nicht nur über den Tag verteilt. Manchmal hat man auch Wochen, wo man nicht so richtig in Fahrt kommt, nicht so in die Gänge kommt, und das Wetter ist heiß – es haben nicht alle den Luxus eines Kellerbüros! (Lacht) Ich plane auch nicht immer so ganz detailliert, aber ich versuche doch, mein Business, mein Schiff irgendwo auf einen Punkt hinzusteuern und natürlich auch vorher zu überlegen, in welche Richtung es eigentlich gehen soll. Aber wir beide sind ja auch sehr im Online-Business tätig, da hast du den Vorteil, dass du Dinge ausprobieren kannst, und häufig auch relativ spontan. Ich kann sagen, "okay, ich habe Lust, wieder mal ein Webinar zu machen", und dann brauche ich eine Vorlaufzeit von vielleicht einer Woche, um die Leute einzuladen, um das Ganze zu organisieren und vorzubereiten und so weiter und so fort. Und das finde ich auch noch schön, diese Flexibilität.

Bernd: Was mir da allerdings auffällt, das birgt auch häufig die Gefahr, dass man sich dann doch wieder zu viel vornimmt. Letztes Jahr ist es mir extrem so gegangen, als ich mit dieser Leadership-Plattform angefangen habe. Ich bin gestartet und hatte noch nicht alle Videos gedreht. Ich habe dann gesagt, "jede Woche, liebe Teilnehmer, kommt ein neues Video heraus". Und damit hatte ich mich total verschätzt. Ich habe es nachher hingekriegt, dass alle zwei Wochen die neuen Module herauskamen. Und der Grund dafür war, ich hatte mir nicht genau angeschaut, wie viel Zeit ich wirklich dafür brauche. Da hatte ich mich vertan. Das heißt, es gibt durchaus auch Projekte, wo es sinnvoll ist, zumindest mal die Planung oder Teile davon sehr genau zu machen, selbst, wenn man es nachher nicht so macht, aber einfach, um eine vernünftige Zeitabschätzung haben. Das hatte ich nicht gemacht, aber es gab jemanden, der mir dann gesagt hat, "schreibe es mal genau hin". Und da habe ich gesagt, "ich habe die Zeit nicht dafür", und derjenige sagte mir, "nimm dir die Zeit!" Und das war ein sehr guter Rat, weil daraus nämlich resultierte, dass mir klar wurde, dass das, was ich mir vorgenommen hatte, gar nicht aufgehen kann. Dann musste ich den Teilnehmern sagen, "Jungs, es dauert länger". Aber das hat mich unheimlich entlastet. Ich musste danach nicht wieder diese genaue Planung haben, aber ich hatte eine Vorstellung davon, was mich die Erstellung von so einem Modul mit fünf oder sechs Videos wirklich an Zeit kostet. Und die hatte der Herr Geropp vollkommen falsch eingeschätzt gehabt – viel zu niedrig!

Ivan: Was aber auch nicht ganz einfach ist, weil du nicht jeden Tag Videos in dieser Größenordnung drehst. Und da sind wir wieder beim Unplanbaren.

Bernd: Richtig, ja, da gebe ich dir Recht, das erste Modul, das weißt du nicht. Aber ich habe sieben Module, das heißt, zumindest beim ersten Modul hätte ich mir die Zeiten einfach mitschreiben können, wenn ich schon weiß, dass ich sieben Module mache. Hat der Herr Geropp aber nicht getan, da hat er nicht aufgepasst! Und da dann wirklich jeden einzelnen Schritt aufschreiben, hier fünf Minuten, dort zehn Minuten, dieses und jenes hochladen, und, und, und. Und auf einmal kommt da eine Summe heraus, wo du sagst, "ach du lieber Himmel, damit habe ich nicht gerechnet". Aber dann hast du es für die nächsten Module und weißt, das schaffst du nur, wenn du zwei Wochen dafür einplanst und nicht eine Woche, wenn noch andere Sachen drin sind. In diese Falle bin ich getappt, und ich versuche zumindest, mir aufzuschreiben, wie viel Zeit ich wirklich für so eine Sache brauche, die in der Art wiederkommen wird.

Ivan: Das hat auch noch einen weiteren Vorteil, du dokumentierst sozusagen deinen Prozess. Das heißt, bei den Videos 2, 3 bis 7 ist sichergestellt, dass du nichts vergisst. Wenn du das sehr detailliert machst, dann weißt du, du hast dir vielleicht die Einstellungen von deiner Kamera, vom Mikrofon und so weiter aufgeschrieben, du hast aufgeschrieben, worauf du beim Hochladen und beim Konvertieren achten musst und so weiter und so fort. Und so garantierst du, dass du keine Zeit damit verlierst, dir zu überlegen, was muss ich jetzt schon wieder tun? Oder wie war jetzt das schon wieder? Das ist der eine Vorteil, und der andere Vorteil ist, wenn du das häufig machst, dann kannst du sagen, die Teilaufgabe x – Video konvertieren und hochladen, das delegiere ich, das source ich aus, an einen virtuellen Assistenten oder an irgendjemandem. Und dann kannst du so wiederum Zeit sparen. Aber dafür musst du erst einmal den Prozess sozusagen dokumentiert haben.

Bernd: Genau, und das tut mir besonders weh, weil ich ja Führungstrainer bin und das eigentlich hätte wissen sollen. Habe ich aber nicht! (Lacht)

Ivan: Da sind wir wieder bei einem meiner Lieblingssprüche: Der Leuchtturm ist an seinem Fuße dunkel!

Bernd: Genau! (Lacht)

Ivan: (Lacht) So ist es. Gut, immerhin hast du es gelernt, und du hast auch daraus gelernt und dann wirklich hingeschrieben, wie lange du dafür brauchst oder zumindest meinst, wie lange du dafür brauchst. Und das fand ich spannend, als dir ein Trainer diesen Tipp gab, hast du zuerst gesagt, dass du diese Zeit nicht hast. Aber das ist ja das Verrückte im Zeitmanagement, du musst zuerst Zeit investieren, damit du dann Zeit sparen kannst. Das ist wie beim Abnehmen, du musst heute auf das Dessert verzichten, damit du in einem Monat leichter bist. Oder wie beim Sport, du musst heute deine Schuhe anziehen und rennen gehen, damit du morgen fit bist. Und das ist auch im Zeitmanagement genauso.

Bernd: Ja, das ist sehr stimmig.

Ivan: Wie ist das eigentlich mit Erholung und Privatem? Das ist auch etwas, was wir Solopreneure manchmal vergessen – leider. Ich habe mal von einem Regierungsrat, das entspricht in Deutschland einem Landesminister, gehört, er habe zu Beginn seines Engagements bewusst auch seine Freizeit planen müssen. Denn in seiner Position als öffentliche Person, wenn du das nicht machst, dann ist deine Freizeit einfach sehr schnell weg. Und dann hat er sich auch in den Kalender eingetragen, "Kino mit der Frau" oder was weiß ich, was er in der Freizeit gemacht hat. Und zu Beginn hat ihm das extrem widerstrebt. "Auch noch die Freizeit verplanen, und ich habe ja sonst schon so viele Termine" und so weiter. Aber er hat dann gesagt, wenn er das nicht getan hätte, dann hätte er überhaupt keine Erholung mehr gehabt, überhaupt nichts Privates mehr. Und seit ich Solopreneur bin, verstehe ich, was er damals gemeint hat. Das ist die Gefahr, wenn man nichts vorhat, dann setzt man sich nochmal ins Büro und macht noch irgendwas. Vielleicht liest man auch nur irgendwas oder schaut sich einen Videokurs an. Ich habe auch angefangen, gewisse Sachen – nicht regelmäßig, aber einfach gewisse Sachen, private Dinge – auch zu terminieren, die eigentlich keinen Termin haben. Oder meine Frau, die arbeitet 80 Prozent, und sie hat Dienstag und Freitag den Nachmittag frei, und dann machen wir dann irgendetwas zusammen. Und das ist dann wie weggeplant. Wenn ich mit meiner Frau einen Ausflug mache, dann hat dieser Termin genau die gleiche Priorität, als wenn ich ein Coaching hätte oder ein Seminar. Weil es auch wichtig für mich ist, für unsere Beziehung, und damit schlussendlich auch für mein gesamtes Business.

Bernd: Ich glaube, dass das ein ganz wichtiger Punkt ist. Ich muss diese Termine nicht im Detail herunterplanen, aber ich muss einfach sagen, dass dieser Block innerhalb eines gewissen Zeitraums privat ist, und der darf nicht verplant werden. Das halte ich für ganz wichtig, denn vor allem, weil wir selbstbestimmt sind, weil wir auch Spaß an der Sache haben, muss man höllisch aufpassen, dass man nicht irgendwann in eine Spirale kommt und dann einfach zu viel macht. Die Wochenenden sind dann zwar nicht ganz verplant, sondern man arbeitet einfach durch. Bewusst zu sagen, "nein, da nicht, da machen wir etwas Anderes", das ist, glaube ich, ganz wichtig. Wenn meine Frau uns jetzt zuhören würde, würde sie sagen, "genau, Bernd, dann achte mal darauf!" Darin bin ich nämlich noch nicht so gut.

Ivan: Und dann sind wir wieder beim Leuchtturm! Ja lieber Bernd, wir haben uns für dieses Gespräch etwa 30 Minuten vorgenommen, das war unser Plan. Und meine Uhr zeigt, dass wir jetzt ungefähr 30 Minuten miteinander gesprochen haben.

Bernd: Siehst du, Ivan, deswegen ist es gut, das mit einem Experten für Zeitmanagement zu machen, denn der achtet darauf. Ich habe gar nicht darauf geachtet. Von daher – perfekt!

Ivan: (Lacht) Sehr schön. Ja, lieber Bernd, vielen Dank für dieses sehr interessante Gespräch. Und wir hören und sprechen uns in einem Monat wieder in der nächsten Folge dieses Doppelkicks. Vielen Dank!

Bernd: Vielen Dank, Ivan, bis demnächst.

Ivan: Soweit unser Gespräch rund um das Thema "Planung". Die Show Notes zu dieser Folge findest du unter ivanblatter.com/101. In diesen Show Notes findest du unter anderem auch das Transkript unseres Gesprächs. Wenn du also etwas nachlesen möchtest, dann kannst du das im Transkript auch tun. In den Show Notes kannst du auch diese Folge weiterempfehlen. Der Bernd und ich, wir freuen uns sehr über jedes "Gefällt mir", jeden Tweed und jedes +1. Vielen Dank dafür schon im Voraus!

Herzlichen Dank fürs Zuhören. Mein Name ist Ivan Blatter, und ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement. Heute hat mich Bernd Geropp tatkräftig unterstützt. Mehr über ihn und seine Arbeit erfährst du unter mehrfuehren.de – "fuehren" mit "ue". Ich freue mich, wenn du demnächst wieder reinhörst, wenn es heißt: Einfach produktiv – Zeitmanagement und mehr. Bis dahin, nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder.

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