Am 1.1.2015 habe ich meinen Lesern das "Du" angeboten.
In den älteren Artikeln sieze ich noch, wir bleiben aber natürlich gerne beim "Du". :-)

Die Serie “Mehr durch weniger” will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Planen kann so schön sein: Prioritäten setzen, farbig markieren, Stichworte hinzufügen, Streichen, neu Sortieren, dann das Ganze mal digital ausprobieren und dann doch wieder auf Papier usw. Aber leider vergisst man manchmal, dann auch tatsächlich tätig zu werden. Planen ist wichtig, sogar sehr wichtig, aber es darf nicht zu l’art pour l’art ausarten. Planen hilft einem zwar, aber erledigt keine Aufgaben. Nach verschiedenen Ausflügen zu allen möglichen Planungssystemen, bin ich auf die Kombination von zwei einfachen Techniken gekommen: GTD (Getting Things Done) und dessen Vereinfachung ZTD (Zen To Done).

Für mich war es eine Offenbarung, das Buch von David Allen und damit GTD kennen zu lernen. Neben den Prinzipien wie Kopf leeren, Eingangskorb führen, füllen und wieder leeren, schätze ich vor allem zwei Dinge:

  • Kontextlisten: GTD ordnet Aufgaben nicht nach Priorität oder Projekt, sondern führt verschiedene Listen nach Kontexten. Ein Kontext könnte sein: Computer. Alles, wofür ich einen Computer brauche, kommt hier drauf. Oder EMail. Oder Anrufe. Wenn ich irgendwo unterwegs bin und auf den Zug warte, nehme ich meine Anrufliste hervor und kann ein paar Anrufe erledigen.
  • Nächste Schritte: Aufgaben im Sinne von GTD sind ganz konkrete nächste Schritte. Also nicht: “Neuen Computer kaufen”, sondern vielleicht “Zeitschrift X kaufen”, “online nach Angeboten suchen”, “Offerte von X einholen”, “Y anrufen und nach Rat fragen” usw.

Die Aufgabe, die man erledigen will, wählt man nach Kontext, verfügbarer Energie, verfügbarer Zeit und Priorität aus. Priorität ist also nur eine Entscheidungsgrundlage neben anderen, GTD kennt keine Sortierung nach Priorität!

Eigentlich will ich gar nicht über GTD schreiben, sondern über eine Weiterentwicklung oder Vereinfachung von GTD, nämlich über Zen To Done (ZTD) von Leo Babauta. Vor kurzem hat Leo all seine Inhalte frei gegeben (sie dürfen also frei weiter verwendet werden – auch das EBook), aber wer ihn für seine Arbeit belohnen will, kann hier klicken und das Buch für nicht mal 10 Dollar trotzdem kaufen. Auf imgriff.com wird übrigens im Moment das EBook kapitelweise auf Deutsch übersetzt.
Langer Rede kurzer Sinn: Meiner Meinung nach ist das Kernstück von ZTD das Konzept der Most Important Tasks (MIT – “die wichtigsten Aufgaben”) und der Big Rocks. Obwohl Leo betont, dass man dieses Konzept nicht übernehmen braucht – alle Gewohnheitsänderungen bei ZTD sind freiwillig – liegt hier der grösste Unterschied zu und der grösste Gewinn gegenüber GTD. Die Big Rocks sind die grossen Brocken, die man im Laufe der Woche erledigen will. Man könnte auch sagen, das sind die 4-6 wichtigsten Aufgaben, die man unbedingt erledigt haben will. “Big Rocks” deshalb, weil man sie zuerst planen sollte und dann die restliche Zeit mit kleineren Brocken auffüllen kann. Wenn man mit den weniger wichtigen Aufgaben anfangen würde, bliebe plötzlich kein Platz mehr für die wichtigen, grossen Brocken. Big Rocks lassen sich in 1-2 Stunden konzentrierter Arbeit erledigen. Damit empfiehlt es sich, höchstens einen oder zwei Big Rocks pro Tag einzuplanen. Die restliche Zeit lässt dann Platz für sonstige Termine.

Dann legt man jeden Morgen die drei wichtigsten Aufgaben (die MIT) fest. Das sind sozusagen die Big Rocks für den Tag. Die können durchaus identisch mit den Big Rocks sein, aber müssen nicht. Vielleicht ist ein MIT gleichzeitig der Big Rock, den man für heute geplant hat, und die beide anderen sind Aufgaben, die sich halt im Verlauf der Woche ergeben haben oder die plötzlich wichtig werden.

Mit den Big Rocks garantiert man, dass die wichtigsten Aufgaben der Woche fest im Terminplan eingeplant sind. Und mit den MIT hat man die Flexibilität, Aufgaben zu erledigen, die plötzlich wichtig werden oder neu hinzukommen und dringend sind.

Wichtig ist, dass man sowohl die Big Rocks wie auch die MIT früh am Morgen einplant und erledigt. Ihr wisst selber: Plötzlich tauchen andere Dinge auf, die dann im Weg stehen oder man wird ständig unterbrochen und abgelenkt. Leo schlägt sogar vor, den ersten MIT zu erledigen, bevor man seine Mails checkt. Das ist schwierig – ich schaffe das selten -, aber es zeigt auf, welchen Stellenwert die MIT haben sollten: Sie sind wirklich die “Most Important Tasks” und haben deshalb Vorrang vor allem anderen.

GTD und ZTD müssen sich nicht widersprechen: Ich setze beide um. Meine Kontext- und Projektlisten organisiere ich nach GTD. Sie sind sozusagen meine zentrale ToDo-Liste, die garantiert, dass ich keine Aufgabe vergesse. Aber daraus wähle ich wöchentlich meine 5 Big Rocks und täglich meine 3 MIT aus. Das können jeweils durchaus mehrere nächste Schritte zusammen sein. Um beim Beispiel von oben mit dem neuen Computer zu bleiben, könnte ich dann meine vier Beispiel-Schritte  zusammenfassen zu “Testberichte für neuen Computer lesen und Offerten einholen”.

Der grosse Vorteil von den Big Rocks und den MIT ist, dass die ToDo-Liste überschaubar wird. Wer hat sich nicht schon überfordert gefühlt von einer ellenlangen Liste, wo man weiss, dass sie einfach nie ein Ende nimmt. Mit den Big Rocks und den MIT habe ich täglich und wöchentlich ein Erfolgserlebnis und kann jeweils eine Liste abhaken. Das motiviert.

Drei MIT pro Tag mögen als zu wenig scheinen. Aber selbst wenn jede dieser drei Aufgaben nur eine Stunde beansprucht, sind bereits drei Stunden vom durchschnittlichen 8-Stunden-Arbeitstag verplant. Dann bleiben nur noch 5 Stunden für EMails lesen, Sitzungen, Pausen, spontane Diskussionen mit Kollegen, Anrufe, Aufräumen, Post sichten, Eingangskorb leeren  usw. Und das ist weniger als man denkt. Wenn die MIT jeweils länger brauchen (anderthalb bis zwei Stunden), dann wird es noch enger. Nach meiner Erfahrung jedenfalls waren die drei MIT noch nie zu wenig Arbeit. Wenn man sich wirklich darauf fokussiert und es auch wirklich die drei wichtigsten Aufgaben sind, erreicht man mit einer einfachen Planung sehr viel, eben das Allerwichtigste. Oder: Mehr durch weniger! :-)

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