Am 1.1.2015 habe ich meinen Lesern das "Du" angeboten.
In den älteren Artikeln sieze ich noch, wir bleiben aber natürlich gerne beim "Du". :-)

Im letzten Artikel rund um das papierlose Büro erklärte ich, wie ich mein Papier digitalisiere. In diesem Artikel zeige ich, wie ich die Dokumente so ablege, dass ich sie noch finde – und zwar auch noch in einigen Jahren.

Neben einer vernünftigen Ordnerstruktur (allenfalls) gehört eine standardisierte Benennung der Dateien dazu. Zusammen mit wenigen Tools kann man so schnell und effizient Dokumente am richtigen Ort ablegen.


Das papierlose Büro
Dieser Artikel ist Teil einer Serie zum papierlosen Büro.


Namensschema für Dateien

“Rechnung.pdf” ist ein suboptimaler Dateiname – einverstanden?

Andererseits kann man mit Bordmitteln oder mit zusätzlichen Tools beispielsweise Stichworte oder Kategorien an Dateien hängen.

Wo liegt die optimale Lösung zwischen diesen beiden Polen? Optimal heisst:

  • schnell und einfach
  • leicht zu merken
  • zukunftssicher (gesetzliche Aufbewahrungsfristen!)
  • Dokumente sind leicht zu finden

Ich verzichte darauf, mit spezieller Software zu arbeiten, sondern nutze alleine die Mittel, die mir das Betriebssystem bietet.

Alles in allem benenne ich daher meine Dokumente schlicht und einfach nach folgendem Schema: “Jahr-Monat-Tag Beschreibung

Beispiele:

  • 2014-12-18 Austritt Pensionskasse Basel-Stadt PKBS.pdf
  • 2016-06-10 Probeabo Fitnesspark.pdf
  • 2015-09-21 R Schuh Müller.pdf

Drei Bemerkungen dazu:

  1. Das Datum ist das Dokumentendatum: Ich scanne nicht täglich. Die Rechnung vom 21.9.2015 scanne ich vielleicht erst am 25.9.2015. Das sinnvolle Datum ist aber natürlich das Rechnungsdatum, deshalb wird die Rechnung unter 2015-09-21 gespeichert.
  2. Das Datum ist “falsch herum”: So kann ich die Dateien einfach nach dem Dateinamen sortieren und habe die Reihenfolge nach Dokumentendatum.
  3. Monate werden immer zweistellig geschrieben: “06” und nicht nur “6” für Juni. Auch das hat mit der Sortierung zu tun.
  4. Ich arbeite teilweise mit Abkürzungen: Ich muss nicht bei jeder Rechnung “Rechnung” in den Dateinamen schreiben. Die Abkürzung “R” reicht völlig.
  5. Das Trennungszeichen spielt keine Rolle: Hauptsache, man benutzt immer dasselbe. Ob du “2012-09-21” oder “2012_09_21” oder “2012 09 21” schreibst, ist nicht spielentscheidend. Ich finde meine Variante am leichtesten zu lesen.
  6. Der Tag ist optional: Meine Handy-Rechnung kommt schön regelmäßig. Der Tag spielt hier keine Rolle, sondern der Monat. Deshalb heißt die Datei: 2016-06 R Swisscom.pdf (ohne Tag)

Das ist mein Schema, das sich für mich bewährt. Welches Schema du verwendest, ist nicht entscheidend und hängt vom Kontext ab.

Such aber ein möglichst einfaches Schema und verzichte auf kryptische Abkürzungen. Ich kann dir nämlich garantieren, dass du dich in zehn Jahren nicht mehr an alle Abkürzungen erinnern kannst.

Ich fand mal folgende Faustregel: Wähle ein Schema, so dass du in Zukunft die Namen auch noch verstehst, wenn du betrunken oder senil bist.

Ordnerstruktur

Ich bin ein großer Verfechter und Nutzer der Suchfunktion des Betriebssystems. Ich arbeite seit Langem praktisch ohne Ordnerstruktur bzw. mit 3-4 Ordnern und verlasse mich voll und ganz auf die Suche. Das funktioniert, wenn du nicht so viele Dateien hast.


Aber was ist mit den vielen speziellen Programmen wie DevonThink, Evernote, YEP oder andere? Damit kannst du Dokumente verwalten, verschlagworten und vieles mehr.

Von deren Gebrauch rate ich aus drei Gründen ab:

  1. Was ist, wenn der Hersteller plötzlich verschwindet oder die Software nicht weiterentwickelt wird? Muss ich dann tausende Dokumente irgendwie konvertieren oder umbenennen? War dann das ganze Verschlagworten umsonst?
  2. Ordner und Dateien sind so alt wie die Computer. Ich bin zuversichtlich, dass wir noch lange Zeit mit Ordnern und Dateien arbeiten werden.
  3. Jetzt arbeite ich mit einem Mac. Doch in 5 oder 10 Jahren? Ordner kann ich (inkl. Dateien) sehr einfach auf ein anderes Gerät oder in ein anderes Betriebssystem kopieren.

Nutze deshalb lieber einfach schlichte Ordner auf deiner Festplatte.


Wie bei den Dateien gilt auch bei der Ordnerstruktur: Welche Struktur du verwendest, hängt von deinem Kontext, deinen Vorlieben und deiner Logik ab.

Allgemein empfehle ich:

  • Die Struktur muss so sein, dass ein Dokument genau in einen Ordner abgelegt werden kann.
  • Die Ablage muss für dich logisch und sinnvoll sein. Beginn mit dem Allgemeinen und geh dann zum Spezifischen (z.B. Rechnungen -> Kommunikation -> Handy).
  • Überleg dir vorher eine Struktur. Die Grundstruktur solltest du einmal in Ruhe erstellen. Erstelle keine Ad-Hoc-Struktur während des Ablegens.
  • Nimm dir Zeit für die Struktur. Die willst du ja einmal erstellen und dann Jahre lang nutzen. Investiere hier also genug Denkzeit, es lohnt sich!

OCR oder nicht?

Meistens wird bei einem Dokumentenscanner eine OCR-Software (=Schrifterkennung) mitgeliefert. Diese “liest” das Dokument.

Stell dir das so vor:

  • Ohne OCR wird ein Dokument als Foto gespeichert.
  • Mit OCR wird ein Dokument als Dokument gespeichert.

Mit OCR kannst du also den Inhalt von Dateien durchsuchen oder eine Passage markieren und kopieren. Ohne OCR geht das nicht.

Ich habe lange auf OCR verzichtet, einfach weil es den Scanvorgang zu sehr verlängerte und ich kaum einen Nutzen davon hatte. Ich finde meine Dokumente nämlich auch so innerhalb weniger Sekunden über die Ordnerstruktur oder die Suche.

Inzwischen ist die OCR-Funktion bei meinem Scanner wieder eingeschaltet. Mein Computer wurde nämlich schneller. :-)

OCR kann durchaus sinnvoll sein, besonders wenn du nicht nur kurze Dokumente einscannst, sondern viele längere. Für Anwälte beispielsweise kann es vielleicht interessant sein, wenn sie die Urteile durchsuchen können.

Oder wenn du sehr viele Rechnungen einscannst, kann es interessant sein, nach bestimmten Produkten oder Herstellern suchen zu können.

So geht’s weiter

Das waren ein paar Gedanken über die Benennung der Dateien und die Ordnerstruktur.

Im nächsten Artikel wird es dann wieder praktisch: Denn das Langweiligste an der ganzen Geschichte ist das Umbenennen der Dateien und das Verschieben in die richtigen Ordner. Dazu gibt es aber glücklicherweise Tools, die dir diese Arbeit ganz oder teilweise abnehmen.

Solche Tools will ich im nächsten Teil vorstellen.

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