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Das papierlose Büro: Dateien umbenennen und automatisch einordnen

In dieser Serie beschreibe ich mein papierloses Büro und wie ich vorgehe. In einem neueren Artikel schreibe ich allgemeiner über das papierlose Büro und gebe eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Das papierlose Büro: Wie du mit weniger Papier mehr Zeit, Platz und Übersicht gewinnst

Im ersten Teil meiner kleinen Serie über das papierlose Büro ging es darum, Unterlagen überhaupt zu digitalisieren. Im zweiten Teil habe ich vorgestellt, wie ich meine Dateien benenne.

Doch was passiert eigentlich dazwischen und danach? Genau um diesen Schritt geht es in diesem Artikel. Ich zeige dir, wie ich meine Daten (halb)automatisch umbenenne und verschiebe.

Dieser Artikel ist Teil einer Serie zum papierlosen Büro.


Der Workflow

Die Unterlagen werden beim Einscannen in einen Ordner gespeichert und werden anhand des aktuellen Datums und der aktuellen Zeit benannt. Danach muss man diese Dateien ordentlich benennen und in den richtigen Ordner verschieben.

Das kann man manuell tun – was entsprechend zeitaufwändig ist – oder man kann auf Tools zurückgreifen.

Ich arbeite an einem Apple Macintosh. Meine Dateien landen nach dem Einscannen im Downloads-Ordner.

Anschliessend nutze ich die beiden Tools TextExpander und Hazel (für Windows-Nutzer gebe ich unterhalb des Videos entsprechende Programme an):

  • TextExpander : Das ist einfach ein Textbaustein-Programm. Gebe ich irgendwo z.B. „hg“ ein, erscheint anstelle dieses Kürzels „Herzliche Grüße“.
  • Hazel: Mit Hazel kann man Regeln für Dateien definieren. Ich kann beispielsweise sagen: Wenn eine Datei im Downloads-Ordner das Stichwort „Rechnung“ im Namen trägt, dann verschiebe die Datei in den Ordner „Rechnungen“.

Die Demonstration

Doch was schreibe ich lange? Schaue mir doch einfach zu:

https://youtu.be/kDsEUbdqCrc

Das Video ist schon etwas älter. Damals hieß meine Firma noch blatternet und ich habe dich noch gesiezt. :-)

Hier sind die Links zu den beiden Programmen:

Alternativen zu TextExpander für Windows-Nutzer sind diese beiden hier:

Auch Hazel gibt es nur für Mac. Windows-Nutzer können das hier nutzen:

Bildnachweis: © iStock.com / Tolimir

ÜBER IVAN BLATTER

Ivan Blatter
Ivan Blatter

Ich bin seit 2008 Produktivitätscoach und führe meine Kunden zu mehr Selbstbestimmung und Freiheit in ihrem Business.

  • Ich helfe einerseits Solopreneuren, Selbstständigen und Unternehmern, ihr Zeit- und Selbstmanagement in den Griff zu bekommen, so dass sie mehr Freiraum haben.
  • Andererseits helfe ich meinen Kunden, über sich hinauszuwachsen, damit sie das erreichen, was sie wirklich wollen.

Mit meinem umfangreichen Blog, meinem erfolgreichen Podcast und meinem Buch "Arbeite klüger – nicht härter" habe ich schon tausenden Menschen weiterhelfen können.

Daneben helfe ich aber auch Menschen, die schnell und gezielt vorwärts kommen wollen, mit meinen Angeboten.

Immer getreu meinem Motto: Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder.