Das papierlose Büro: Wie du mit weniger Papier mehr Zeit, Platz und Übersicht gewinnst
Im ersten Teil meiner kleinen Serie über das papierlose Büro ging es darum, Unterlagen überhaupt zu digitalisieren. Im zweiten Teil habe ich vorgestellt, wie ich meine Dateien benenne.
Doch was passiert eigentlich dazwischen und danach? Genau um diesen Schritt geht es in diesem Artikel. Ich zeige dir, wie ich meine Daten (halb)automatisch umbenenne und verschiebe.
Dieser Artikel ist Teil einer Serie zum papierlosen Büro.
- Teil 1 – Wie kann man Papier digitalisieren?
- Teil 2 – Dateinamen und Ordnerstruktur
- Teil 3 (dieser Artikel) – Dateien umbenennen und automatisch einordnen
Der Workflow
Die Unterlagen werden beim Einscannen in einen Ordner gespeichert und werden anhand des aktuellen Datums und der aktuellen Zeit benannt. Danach muss man diese Dateien ordentlich benennen und in den richtigen Ordner verschieben.
Das kann man manuell tun – was entsprechend zeitaufwändig ist – oder man kann auf Tools zurückgreifen.
Ich arbeite an einem Apple Macintosh. Meine Dateien landen nach dem Einscannen im Downloads-Ordner.
Anschliessend nutze ich die beiden Tools TextExpander und Hazel (für Windows-Nutzer gebe ich unterhalb des Videos entsprechende Programme an):
- TextExpander : Das ist einfach ein Textbaustein-Programm. Gebe ich irgendwo z.B. „hg“ ein, erscheint anstelle dieses Kürzels „Herzliche Grüße“.
- Hazel: Mit Hazel kann man Regeln für Dateien definieren. Ich kann beispielsweise sagen: Wenn eine Datei im Downloads-Ordner das Stichwort „Rechnung“ im Namen trägt, dann verschiebe die Datei in den Ordner „Rechnungen“.
Die Demonstration
Doch was schreibe ich lange? Schaue mir doch einfach zu:
https://youtu.be/kDsEUbdqCrc
Das Video ist schon etwas älter. Damals hieß meine Firma noch blatternet und ich habe dich noch gesiezt. :-)
Hier sind die Links zu den beiden Programmen:
Alternativen zu TextExpander für Windows-Nutzer sind diese beiden hier:
Auch Hazel gibt es nur für Mac. Windows-Nutzer können das hier nutzen:
Bildnachweis: © iStock.com / Tolimir
