Was kann eigentlich Outlook? Und was kann es nicht? Wann und wie macht der Einsatz von Outlook bei der To-do-Liste Sinn?
Mit ein paar kurzen Fragen sprach Tobias auf Twitter wichtige Themen an.
Er stellte mir nämlich auf Twitter folgende Fragen:
https://twitter.com/helloiamtobi/status/420633831528742912
https://twitter.com/helloiamtobi/status/420634051457064961
Es ist nicht ganz einfach, in Twitter-Kürze diese Fragen zu beantworten. Hier mein Versuch:
@helloiamtobi #warten-auf: Dafür habe ich eine Kategorie, die ich wöchentlich durchgehe. Je nachdem hat’s auch ein Fälligkeitsdatum.
— Ivan Blatter (@ivanblatter) January 8, 2014
@helloiamtobi Projekte in Outlook: Hier würde ich auch mit Kategorien arbeiten (Projekt=Kategorie). Dann ebenfalls wöchentliche Durchsicht.
— Ivan Blatter (@ivanblatter) January 8, 2014
Dann gab’s noch eine kurze Rückfrage:
https://twitter.com/helloiamtobi/status/420634112618409984
@helloiamtobi idR schon, kommt auf die gewählte Ansicht an. Man kann ja z.B. die Aufgaben nach Kategorie gruppieren.
— Ivan Blatter (@ivanblatter) January 8, 2014
In diesem Artikel möchte ich genauer auf diese Fragen eingehen, da sie ein paar ganz grundsätzliche Dinge ansprechen.
Persönliches Aufgabenmanagement vs. Projektmanagement
Ganz zu Beginn ist entscheidend, die Möglichkeiten und Grenzen eine Tools zu kennen (hier von Outlook). Outlook eignet sich nämlich ganz hervorragend für die persönliche Arbeitsorganisation:
- Was habe ich bis wann zu tun?
- Was muss ich heute tun?
Outlook eignet sich hingegen überhaupt nicht, um ein Projekt im herkömmlichen Sinn zu managen. Ein gutes Projektmanagement bewegt sich zwischen:
- Zeit: Projektdauer und Termine
- Kosten
- Inhalt, Umfang und Qualität der Projektergebnisse
(Quelle: Wikipedia)
Das lässt sich so nicht in Outlook abbilden. Macht nichts, denn dafür gibt es hervorragende andere Tools, die genau das tun können (z.B. MS Project, Omniplan, Merlin).
Nur wenn man Projekte im GTD-Sinne versteht (=jede Aufgabe mit mehr als einem Handlungsschritt), dann geht das in Outlook hervorragend.
Projektaufgaben in Outlook
Es kann aber durchaus sinnvoll sein, wenn man die persönlichen Aufgaben, die man im Rahmen eines Projektes erledigen muss oder erhält, in die Aufgabenliste in Outlook einträgt.
Vorteile:
- Alle Aufgaben stehen in einer Liste – auch Aufgaben außerhalb des Projektes.
- Die gesamte Arbeitsorganisation ist unter einem Dach – Kalender, Aufgaben, Kontakte usw.
- Neue Aufgaben oder Unteraufgaben, die ja häufig per E-Mail eintreffen, kann man schnell und einfach in Aufgaben umwandeln.
Nachteil:
- Ich muss je nach Tool die Aufgaben aus dem Projektmanagement-Tool manuell in Outlook eintragen.
Meine Lösung
Ich achte sehr darauf, mich nicht zu verzetteln. Deshalb habe ich lieber alle Aufgaben unter einem Dach.
Ich benötige selten ein „richtiges“ Projektmanagement. Meistens genügt mir eine Aufgabenliste. Falls aber doch, dann übertrage ich die nächsten paar nötigen Schritte in meine To-do-Anwendung.
Jedes Projekt erhält eine eigene Kategorie. Daneben nutze ich ein paar ganz wenige weitere Kategorien (z.B. nach Art der Aufgabe: Artikel, Podcast etc., oder nach Bereich: Privat, Fotoclub etc.)
Nun kann ich sehr einfach alle Aufgaben eines Projektes, einer Art oder eine Kombination davon anzeigen lassen. Wenn ich will, kann ich auch einfach sämtliche Aufgaben anzeigen.
In Outlook geht das über den Ansichten-Reiter. Man kann:
- alle Aufgabe gruppiert nach Kategorie (und damit auch nach Projekt) ansehen;
- alle Aufgaben, die in den nächsten sieben Tagen fällig werden, gruppiert nach Kategorie anzeigen;
- nur die Aufgaben zu einem bestimmten Projekt auflisten;
- alle (über)fälligen anschauen.
Das sind nur ein paar Beispiele. Outlook bietet über den „Ansichten“-Reiter praktisch unbeschränkt viele Möglichkeiten, die eigene Aufgabenliste zu gestalten.
Warten-auf-Aufgaben
Dasselbe Prinzip gilt auch für Aufgaben, die ich delegiert habe oder bei denen ich auf jemanden warten muss. Diese Aufgaben erhalten schlicht die Kategorie „Warten auf“, meistens ein Fälligkeitsdatum und natürlich die Projektkategorie.
Das Ganze funktioniert, wenn man diese Warten-auf-Aufgaben nicht aus den Augen verliert und einmal pro Woche kurz durchgeht. So kann man bei Bedarf nachhaken.
Dies gilt freilich nicht nur für diese Aufgaben, sondern generell für die Aufgabenliste.
Fazit
- Outlook eignet sich nicht für das Projektmanagement.
- Outlook eignet sich für die persönliche Arbeitsorganisation.
- Jedes Projekt, an dem man beteiligt ist, erhält eine eigene Kategorie.
- Daneben gibt es noch diejenigen Kategorien, die einem persönlich etwas bringen.
- Delegierte Aufgaben bzw. Aufgaben, bei denen man auf jemanden/etwas warten muss, werden mit der Kategorie „Warten auf“ gekennzeichnet.
- Über die Ansichtseinstellungen in Outlook kann man zu jeder Zeit die Aufgaben so sehen, wie man sie eben benötigt.
- Alle Aufgaben – und besonders die Warten-auf-Aufgaben – müssen wöchentlich durchgesehen und aktualisiert werden.
