Kann man in Outlook Projekte verwalten?

Was kann eigentlich Outlook? Und was kann es nicht? Wann und wie macht der Einsatz von Outlook bei der To-do-Liste Sinn?

Mit ein paar kurzen Fragen sprach Tobias auf Twitter wichtige Themen an.

Er stellte mir nämlich auf Twitter folgende Fragen:

https://twitter.com/helloiamtobi/status/420633831528742912

https://twitter.com/helloiamtobi/status/420634051457064961

Es ist nicht ganz einfach, in Twitter-Kürze diese Fragen zu beantworten. Hier mein Versuch:

Dann gab’s noch eine kurze Rückfrage:

https://twitter.com/helloiamtobi/status/420634112618409984

In diesem Artikel möchte ich genauer auf diese Fragen eingehen, da sie ein paar ganz grundsätzliche Dinge ansprechen.

Persönliches Aufgabenmanagement vs. Projektmanagement

Ganz zu Beginn ist entscheidend, die Möglichkeiten und Grenzen eine Tools zu kennen (hier von Outlook). Outlook eignet sich nämlich ganz hervorragend für die persönliche Arbeitsorganisation:

  • Was habe ich bis wann zu tun?
  • Was muss ich heute tun?

Outlook eignet sich hingegen überhaupt nicht, um ein Projekt im herkömmlichen Sinn zu managen. Ein gutes Projektmanagement bewegt sich zwischen:

  • Zeit: Projektdauer und Termine
  • Kosten
  • Inhalt, Umfang und Qualität der Projektergebnisse

(Quelle: Wikipedia)

Das lässt sich so nicht in Outlook abbilden. Macht nichts, denn dafür gibt es hervorragende andere Tools, die genau das tun können (z.B. MS Project, Omniplan, Merlin).

Nur wenn man Projekte im GTD-Sinne versteht (=jede Aufgabe mit mehr als einem Handlungsschritt), dann geht das in Outlook hervorragend.

Projektaufgaben in Outlook

Es kann aber durchaus sinnvoll sein, wenn man die persönlichen Aufgaben, die man im Rahmen eines Projektes erledigen muss oder erhält, in die Aufgabenliste in Outlook einträgt.

Vorteile:

  • Alle Aufgaben stehen in einer Liste – auch Aufgaben außerhalb des Projektes.
  • Die gesamte Arbeitsorganisation ist unter einem Dach – Kalender, Aufgaben, Kontakte usw.
  • Neue Aufgaben oder Unteraufgaben, die ja häufig per E-Mail eintreffen, kann man schnell und einfach in Aufgaben umwandeln.

Nachteil:

  • Ich muss je nach Tool die Aufgaben aus dem Projektmanagement-Tool manuell in Outlook eintragen.

Meine Lösung

Ich achte sehr darauf, mich nicht zu verzetteln. Deshalb habe ich lieber alle Aufgaben unter einem Dach.

Ich benötige selten ein „richtiges“ Projektmanagement. Meistens genügt mir eine Aufgabenliste. Falls aber doch, dann übertrage ich die nächsten paar nötigen Schritte in meine To-do-Anwendung.

Jedes Projekt erhält eine eigene Kategorie. Daneben nutze ich ein paar ganz wenige weitere Kategorien (z.B. nach Art der Aufgabe: Artikel, Podcast etc., oder nach Bereich: Privat, Fotoclub etc.)

Nun kann ich sehr einfach alle Aufgaben eines Projektes, einer Art oder eine Kombination davon anzeigen lassen. Wenn ich will, kann ich auch einfach sämtliche Aufgaben anzeigen.

In Outlook geht das über den Ansichten-Reiter. Man kann:

  • alle Aufgabe gruppiert nach Kategorie (und damit auch nach Projekt) ansehen;
  • alle Aufgaben, die in den nächsten sieben Tagen fällig werden, gruppiert nach Kategorie anzeigen;
  • nur die Aufgaben zu einem bestimmten Projekt auflisten;
  • alle (über)fälligen anschauen.

Das sind nur ein paar Beispiele. Outlook bietet über den „Ansichten“-Reiter praktisch unbeschränkt viele Möglichkeiten, die eigene Aufgabenliste zu gestalten.

Warten-auf-Aufgaben

Dasselbe Prinzip gilt auch für Aufgaben, die ich delegiert habe oder bei denen ich auf jemanden warten muss. Diese Aufgaben erhalten schlicht die Kategorie „Warten auf“, meistens ein Fälligkeitsdatum und natürlich die Projektkategorie.

Das Ganze funktioniert, wenn man diese Warten-auf-Aufgaben nicht aus den Augen verliert und einmal pro Woche kurz durchgeht. So kann man bei Bedarf nachhaken.

Dies gilt freilich nicht nur für diese Aufgaben, sondern generell für die Aufgabenliste.

Fazit

  • Outlook eignet sich nicht für das Projektmanagement.
  • Outlook eignet sich für die persönliche Arbeitsorganisation.
  • Jedes Projekt, an dem man beteiligt ist, erhält eine eigene Kategorie.
  • Daneben gibt es noch diejenigen Kategorien, die einem persönlich etwas bringen.
  • Delegierte Aufgaben bzw. Aufgaben, bei denen man auf jemanden/etwas warten muss, werden mit der Kategorie „Warten auf“ gekennzeichnet.
  • Über die Ansichtseinstellungen in Outlook kann man zu jeder Zeit die Aufgaben so sehen, wie man sie eben benötigt.
  • Alle Aufgaben – und besonders die Warten-auf-Aufgaben – müssen wöchentlich durchgesehen und aktualisiert werden.

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

9 Gedanken zu “Kann man in Outlook Projekte verwalten?”

  1. Sehr interessante Denkweise Ivan. Danke dafür. Ich bin der Meinung das man komplett Outlook nicht braucht. Ich erledige meine gesamten Email Verkehr übers gmail. Sehr hilfreich ist dort dass man auch Email mit einer anderen Email Adresse verschicken kann. So hat man alles in einem Postkorb und überall dabei!

    Wenn es interessiert, zeige ich gerne wie die todos in gmail erledige.

    Danke für den Artikel! Vg Dimitri

    • Danke für deinen Kommentar!

      Outlook ja oder nein: Kann man nicht pauschal beantworten. Outlook ist spätestens seit der Version 2010 ein richtig gutes Programm geworden, das enorm viele Vorteile bietet. Vielen müssen in ihrem Unternehmen auch damit arbeiten.

      GMail: Ich persönlich habe sehr grosse Vorbehalte gegenüber GMail und bin nach vielen Jahren zu einem anderen Anbieter gewechselt. Es hat zwar fantastische Features, aber aus Sicht des Datenschutzes und wegen Googles Sammelwut ist es für mich zu einem Graus geworden.

  2. Outlook eignet sich aus meiner Sicht auch nicht für PM. Tools für Projektmanagement sind immer irgendwie nicht passend. Zuletzt hab ich mir mit MS Access dann eine eigene Projektdatenbank erstellt, die eben so arbeitet, wie meine Denkweise ist. Da spart man dann auch Zeit!

  3. Das Problem bei Projektaufgaben in Outlook: Diese stehen nicht in der richtigen Reihenfolge in der Aufgabeliste, gar nicht zu reden von Abhängigkeiten.

    Und wie sieht es mit Prioritäten aus? Wie grenzen Sie ab, welche Aufgaben kritisch, wichtig, weniger wichtig, unwichtig sind?

    • Gar nicht. Die Prioritäten, die Sie aufzählen, kommen aus dem Projektmanagement. Und dafür gibt es andere, bessere Lösungen als Outlook.

      In Outlook können Sie ja lediglich drei Prioritäten einstellen (niedrig, normal, hoch).

  4. Noch eine Frage:

    Was macht man, wenn man Outlook (oder Programm xyz) optimal konfiguriert für seine persönliche Aufgabenverwaltung einsetzt, aber im Betrieb Anwendungen verwenden muss, die ebenfalls ein internes Aufgabenmanagement beinhalten (z.B. CRM, Projektmanagement, Issue Tracker, Helpdesks, etc.)?

    Falls im Betrieb auch Outlook (oder Programm xyz) verwendet wird, dann gibt es meistens auch Vorgaben, wie z.B. der Aufgabenbereich zu verwenden ist. Außerdem wird man dann nicht seine privaten Aufgaben (das sind ja mitunter auch nicht gerade wenige) im betrieblichen Outlook verwalten wollen.

    In diesem Fall hat man also in zwei oder mehr Systemen seine Aufgaben zu verwalten!

    Scheitert man dann nicht alleine daran, das man diese unterschiedlichen Systeme parallel am Laufen halten und in Einklang bringen muss?

    • Das ist in der Tat problematisch. Häufig gelingt aber eine saubere Trennung (z.B. alle Kundenrelevanten Aufgaben stehen im CRM, alle persönlich im Outlook und alle projektbezogenen im Projekttool). Ideal ist das aber nicht.

      Was die privaten Aufgaben betrifft: In den meisten Tools (z.B. auch in Outlook) kann man Aufgaben auch als „privat“ markieren oder Listen erstellen, auf die sonst niemand Zugriff hat.

  5. Hochinteressantes Thema, das mich gerade selbst sehr beschäftigt! Ich gebe Euch recht, Outlook alleine ist für Projektmanagement ungeeignet.
    Trotzdem würde ich gerne meine gesammelten Infos in Outlook (E-Mails, Kontakte usw.) für Projekte verwenden. So bin ich auf ein Projektmanagement-Tool gestossen, das sich Inloox nennt. Es ist eine Art Outlook-Add-on, das Outlook um Projektmanagementfunktionen ergänzt. Ich habe gerade erst begonnen, es zu testen – keine Ahnung, ob es gut ist – aber das Konzept finde ich genial.

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