Seid ihr auch schon mal euren OLOs begegnet? Was nach Ausserirdischen klingt, ist in Wahrheit die Abkürzung von „Open Loops“. Gehört habe ich diese Abkürzung bei Hans-Jürgen Walter, in einem seiner witzigen und lehrreichen Podcasts. Eine sehr wichtige Rolle spielen die Open Loops oder eben OLOs auch in der Selbstmanagement-Methode GTD von David Allen, welche auch ich umzusetzen versuche. Dort werden sie auch „loose ends“ genannt.
OLOs sind Aufgaben oder Prozesse, die wir noch nicht abgeschlossen haben. Sie fressen unsere Energie und stressen uns, weil wir immer wieder aufschrecken und an sie denken („Oh, das muss ich dann auch noch erledigen“).
Deshalb: Raus aus dem Kopf mit ihnen! Aber wie?
- Kopf leeren: Setzt euch einfach einmal hin und überlegt euch: Was habe ich alles noch offen? Was ist noch nicht erledigt? Schreibt eine Liste mit euren OLOs.
- Nächster Schritt: Zu jedem OLO überlegt ihr euch dann, was der nächste konkrete Schritt ist.
Banal? Stimmt. Aber die Umsetzung ist – wie immer – gar nicht mehr so einfach. Entscheidend ist, dass ihr einmal den Kopf richtig leert. Klassisch: Am Ende des Jahres: Was schleppe ich noch mit ins neue Jahr? Was konnte ich noch nicht abschliessen? Und dann ist entscheidend, dass ihr euch einen konkreten nächsten Schritt überlegt. Konkret! Das kann natürlich auch sein, dass ihr beschliesst, etwas nicht mehr zu tun. Ein Beispiel: Euer Fahrrad ist kaputt und ihr wollt es schon seit Wochen zur Reparatur bringen. Vielleicht entscheidet ihr euch aber jetzt, es nicht mehr zu reparieren, da ihr es eh fast nie benutzt. Oder ihr legt konkret fest: Nächsten Mittwoch, wenn ich früher Feierabend habe, bringe ich es in die Werkstatt XY. Je konkreter desto besser.
Ich mache diese Übung regelmässig. Es ist bei mir keine OLO-Übung, sondern Teil des GTDs. Als ich mit der Umsetzung von GTD begonnen habe, bestand der erste Schritt genau darin, all die Aufgaben und Pflichten, die in meinem Kopf sind, heraus zu lassen und auf Papier zu bringen. Dann habe ich zu jeder Aufgabe ganz genau überlegt, was wohl der erste Schritt ist, sie zu erledigen. Diese nächsten Schritte kommen dann auf Listen. Der Auftrag „Bericht für Chef schreiben“ wird dann zu den nächsten Schritten „Brainstorming zum Bericht machen“, „XY anrufen“, „Konzept entwerfen“ usw. Da ich genau weiss, dass all meine Aufgaben auf meinen Listen sind, muss ich nicht mehr an sie denken. Ich weiss nämlich, dass ich die Listen regelmässig (mehrmals täglich) auschaue und ich keine Aufgaben vergessen kann. Das ist sehr beruhigend. Wenn mir irgendwann irgendetwas einfällt, dann weiss ich auch, dass ich etwas zu schreiben bei mir habe. Es empfiehlt sich, immer ein Notizbuch oder was ähnliches bei sich zu haben. Auf oder in was ihr notiert, ist egal (Blatt Papier, PDA, Handy, Notizbuch etc.), aber man sollte immer die Möglichkeit haben, Ideen und Gedanken notieren zu können. Ich habe beispielsweise billigst Notizblöcke gekauft. Sie haben die Grösse A6 und ich habe immer eins in meiner Tasche. Wenn ich eine Idee habe, dann notiere ich es schnell und lege den Zettel zur Weiterverarbeitung in meine Inbox („Eingangskorb“). Ausserdem habe ich an all den Plätzen, wo ich mich oft aufhalte, ebenfalls ein Blöckchen und etwas zu schreiben: Am Esstisch, am Arbeitstisch, im Nachttisch usw. Ich habe schon viele Einfälle verloren, weil ich grad nichts zu schreiben hatte oder zu faul war, aufzustehen. Jetzt passiert mir das nicht mehr.
