Es gibt viele Feinde eines erfolgreichen Zeitmanagements. Einer der größten ist sicherlich, die Übersicht zu verlieren oder sich zu verzetteln.

Das gilt besonders für Notizen. Während der Sitzung macht man sich Notizen auf Papier, das Telefonat hält man am Computer fest und die Ergebnisse aus dem Gespräch mit dem Kunden sind nur im Kopf. Ach ja, und ein paar Dinge stehen im Smartphone, da das gerade so schön verfügbar war.

So gehen gute Ideen verloren und die Gefahr ist riesig, Aufgaben zu vergessen.

Wo wärst du heute, wenn du all deine tollen Ideen, die du vergessen hast, wirklich umgesetzt hättest?

Diese Frage wage ich nicht mal, mir selbst zu stellen.

Früher war ich da sehr chaotisch. Auch in meinen Coachings ist dieses Thema ein Dauerbrenner.

Doch jetzt als Produktivitätstrainer weiß ich, wie’s geht.

Schlecht notiert ist halb vergessen

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Worauf solltest du beim Notieren achten?

Der Grundsatz ist unglaublich einfach:

Sorge dafür, dass du immer einen Einfall notieren kannst.

Vielleicht müsste ich noch ergänzen: …und sorge dafür, dass du regelmäßig durch diese Notizen gehst.

  • Kein Medium ist überlegen: Was oder welche App du für deine Notizen nutzt, ist zunächst egal. Weiter unten gebe ich dir noch mehr Tipps dazu. Dein Instrument muss nur schnell verfügbar sein und es muss dir Spaß machen, damit etwas zu notieren.
  • Sei immer in der Lage, Dinge zu notieren: Dieser Punkt ist so wichtig, dass ich ihn wiederhole: Sorge dafür, dass du zu jedem Zeitpunkt etwas notieren kannst. Also auch im Zug, beim Essen, im Bett, auf dem Liegestuhl, im Theater, wenn du mal kurz zur Post oder zum Bäcker gehst oder wenn ein Kollege dir etwas beim Vorbeigehen zuruft. Ideen und Gedanken kündigen sich leider nicht an.
  • Notiere Einfälle immer sofort: Gewöhn dir an, einen Einfall sofort zu notieren. Glaub mir, auch wenn dir der Einfall richtig genial vorkommt, wirst du ihn vergessen. Ist dir das noch nie passiert? Glaube ich nicht. :-)
  • Weniger ist mehr: Nutze so wenige Instrumente wie möglich, im Idealfall nur eines pro Bereich (mehr dazu auch weiter unten). Je mehr Hilfsmittel du für deine Notizen nutzt, desto eher verzettelst du dich (im wahrsten Sinne des Wortes).
  • Beschäftige dich mit deinen Notizen: All die notierten Gedanken sind wertlos, wenn du sie nicht regelmäßig durchgehst. In der Theorie am besten täglich, in der Praxis reicht es auch, die neuen Notizen jede Woche durchzugehen (z.B. im Rahmen des Wochenrückblicks). Das hilft dir allerdings nur, wenn du wirklich alle Notizen durchgehst (also deine Mitschrift vom Seminar oder aus dem Meeting, alle Ideen, Einfälle, neuen Aufgaben usw.).

Wo machst du dir am besten Notizen?

Hier möchte ich zwei Möglichkeiten betrachten: Analoge Notizen (also auf Papier) und elektronische Notizen.

Vorteile von Papier

Ist das überhaupt noch zeitgemäß? Keine Ahnung. Viel wichtiger ist: Gut ist, was für dich funktioniert.

Hältst du deine Ideen, Gedanken, Einfälle oder neue Aufgaben auf Papier fest, hast du mindestens diese Vorteile:

  1. Schnelligkeit: Es gibt wohl kaum ein anderes Medium, welches so schnell zur Hand ist: Notizbuch auf, Stift in die Hand und los geht’s. Kein Starten, kein Anwählen eines Programms, kein Suchen nach der Funktion, die du gerade brauchst, sondern das Notieren steht im Vordergrund und sonst nichts. Nur mit der Spracheingabe deines Smartphones bist du vermutlich einen Ticken schneller.
  2. Verfügbarkeit: Selbst wenn du dein Notizbuch vergessen hast, findest du überall Papier. Zur Not geht auch die Serviette oder die Rückseite deiner Visitenkarte. Noch besser ist es natürlich, wenn du an den Orten, an denen du dich häufig aufhältst, Papier und Stift hinlegst (z.B. beim Esstisch, neben dem Bett, neben dem Sofa usw.). Die nächste Gelegenheit, etwas zu notieren, ist so höchstens 2–3 Meter weit weg. Die einzige Gefahr hier ist die Verzettelung. Das klappt nur, wenn du einen klaren Ablauf hast, was danach mit diesen Zetteln passiert.
  3. Tragbarkeit: Stift und Papier sind leicht und flach – noch leichter als dein Smartphone, Tablet oder Laptop. Ich habe immer zwei Mini-Stife mit dabei (einen Kugelschreiber und einen Füllfederhalter). Papier gibt es auch in allen Formaten, du kannst es falten, zusammenrollen und dich sogar drauf setzen. Probier das lieber nicht mit deinem Smartphone.
  4. Kein Einarbeiten: Du kannst schon schreiben. Mehr brauchst du nicht. Du brauchst dich nicht in ein Programm einzuarbeiten, sonder kannst einfach gleich loslegen.
  5. Günstig: Papier ist günstig. Umweltbewusste können sogar die Rückseite vom Altpapier benutzen. Magst du es stilvoller, kannst du immer noch ein Moleskine und einen schönen Stift kaufen. Das ist immer noch bezahlbar. Mein Lieblingsstift ist übrigens der Lamy 2000 (natürlich auch ein Füllhalter :-) ).
  6. Keine Abstürze: Du wirst beim Notieren nicht durch die Technik unterbrochen. Ein Notizbuch kann nicht abstürzen.
  7. Keine leeren Akkus: Auspacken, schreiben und fertig. Kein tägliches Überprüfen des Akkustandes und im entscheidenden Moment ist der Akku trotzdem leer. Ein Notizbuch ist immer und sofort startklar.
  8. Gehirngerechtes Notieren: Unser Hirn denkt nicht in Worten oder Zahlen, sondern in Bildern, Farben, Symbolen, Gefühlen, Metaphern. Das kannst du auf Papier viel besser nachahmen als mit einem technischen Gerät.
  9. Kreatives Denken: Auf Papier kannst du blitzschnell einen Pfeil zu einer ähnlichen Stelle ziehen oder ein rotes Ausrufezeichen für Wichtiges malen. Papier lädt geradezu ein, zu zeichnen, zu skizzieren oder Darstellungen nachzuzeichnen. Das fördert das kreative Denken.
  10. Übersicht: Ein Blick und du erkennst, was du notiert hast. Wenn du auch noch mit Farben, Mind-Maps, Zeichnungen oder Skizzen arbeitest, geht das sogar noch schneller und du kannst dir beispielsweise in wenigen Minuten die wichtigsten Punkte eines Buches wieder in Erinnerung rufen.

Das ist die eine Seite. Doch auch elektronische Notizen haben viele Vorteile.

Vorteile von elektronischen Notizen

Nutzt du elektronische Notizen (unabhängig vom Programm), hast du meistens diese Vorteile:

  1. Sortieren: Elektronische Notizen lassen sich auf Knopfdruck beliebig sortieren: Alphabetisch, nach Datum, nach Schlagwort oder nach was auch immer. Du erhältst in Sekundenschnelle eine schöne Liste mit allen Einträgen sortiert.
  2. Filtern: Du willst nur alle Notizen mit dem Stichwort “Webinar” sehen? Kein Problem. Und jetzt nur diejenigen, die du zwischen dem 23. März und 4. April geschrieben hast? Auch kein Problem. Notizprogramme bieten in der Regel Filter, mit denen du gewisse Einträge anzeigen und andere verstecken kannst.
  3. Suchen: Elektronische Notizen lassen sich problemlos durchsuchen, sofern es sich nicht um eingescannte handschriftliche Notizen handelt. Doch selbst in diesem Falle gibt es Programme, die das mit erstaunlicher Genauigkeit können (z.B. Evernote). Auch alle modernen Betriebssysteme besitzen mittlerweile sehr gute Suchfunktionen. Damit erhältst du als Ergebnis nicht nur die Notizen, die das Stichwort enthalten, sondern auch gleich noch alle Mails, Dokumente usw. So kannst du in kürzester Zeit alle Informationen auf deinem Computer zu einem Stichwort anzeigen lassen.
  4. Einfügen: Ein Blatt Papier ist irgendwann voll. Etwas hinzuzufügen, geht dann nur auf Kosten der Übersicht. Elektronisch ist das kein Problem: Jede Notiz kann nach Belieben abgeändert oder ergänzt werden.
  5. Verknüpfen: Elektronischen Notizen lassen sich meistens fast beliebig verknüpfen: Hänge ein Dokument an, verlinke ein Stichwort oder das ganze Dokument mit einer Webseite, verknüpfe sie mit einen Termin in deiner elektronischen Agenda oder einem Adressbucheintrag. So erhältst du ein richtiges Netzwerk an Informationen.
  6. Weiterverarbeiten: Elektronische Notizen kannst du ganz einfach in eine andere Anwendung kopieren und brauchst nichts abzutippen. Du kannst Notizen (oder Teile davon) per E-Mail verschicken, ausdrucken oder schön formatieren.
  7. Notizen teilen: Es gibt viele Notizen, die auch für andere interessant sind (z.B. der Entwurf einer Agenda für ein Meeting oder Notizen zu einer Coaching-Session). Dann teile diese Notiz einfach, so dass auch andere darauf Zugriff haben. Du kannst sogar den Zugriff genau steuern: Sollen die anderen bearbeiten oder nur lesen können?
  8. Synchronisieren: Wir leben in der Zeit der Cloud. Was du auf dem Smartphone festhältst, ist kurz danach auch auf deinem Tablet oder Computer, wo du es weiterverarbeiten kannst.
  9. All-in-One: Egal, ob du einen Laptop, ein Tablet oder ein Smartphone als Hauptgerät nutzt: Du hast Zugriff auf alles. Deine Adressen, deine Termine, deine Notizen und vieles mehr.
  10. Backups: Elektronische Notizen lassen sich auf einfache Art und Weise sichern. Wenn ein Notizheft weg ist oder ins Wasser fällt, sind die Notizen unwiderruflich verloren, außer du machst regelmäßig Kopien davon (aber wer macht das schon?). Deine elektronischen Notizen sind hingegen mit einer schlauen Backup-Strategie automatisch gesichert. Hast du keine solche Strategie, dann solltest du dich schleunigst darum kümmern.

Die Mischung macht’s

Notizen auf Papier und elektronische Notizen schließen sich nicht aus. Je nach Anwendungsfall ist das Eine besser geeignet als das Andere.

Es gibt allerdings keinen klaren Gewinner. Ich kenne hoch-erfolgreiche Menschen, die sich komplett auf Papier organisieren und ich kenne genauso viele hoch-erfolgreiche Menschen, die sich ausschließlich digital organisieren.

In jedem Fall gilt der Grundsatz von oben: Gut ist, was für dich funktioniert.

Hier sind meine Gedanken zu verschiedenen Fällen.

Ideen und Einfälle

Vielen Menschen “denken” gerne auf Papier. Falls du auch dazu gehörst, solltest du Ideen und Einfälle auf Papier notieren und dir jeweils die ersten Gedanken dazu auch auf Papier machen.

Für Ideen und Einfälle ist Papier meistens besser, einfach weil’s schneller geht.

Nebenbei: Denkst du gerne mit Post-Its, dann schau dir mal Stattys an. Die kannst du nämlich auf fast allen Oberflächen einfach hin- und herschieben und sie halten trotzdem. Tolle Sache!

Willst du Ideen und Einfälle elektronisch festhalten, dann achte darauf, dass du deine Lösung blitzschnell nutzen kannst. Bei neueren iPhones gibt es beispielsweise die Funktion 3D-Touch: Hier drückst du einfach etwas fester auf das App-Icon (z.B. Evernote oder Apple Notizen). Dann öffnet sich ein kleines Menü und du kannst direkt “Neue Notiz” oder so anwählen.

Alternativ kannst du auch den Sprachassistent deines Smartphones nutzen und die Notiz notieren. Beim iPhone rufst du Siri auf und sagst: “Notiere Kontakt Ivan Blatter an Frau Müller schicken” oder so.

Notizen zu Terminen

Die gehören am besten direkt zum Termin. Hier ist die elektronische Agenda dem Papierkalender überlegen. Halte also deine Gedanken, Ideen und Fragen zu einem Termin am besten gleich dort fest.

Notizen aus Terminen (Mitschriften/Protokolle/Zusammenfassungen)

Hier funktionieren beide Arten (Papier oder elektronisch). Die Notizen gehört dann ins Kundendossier oder zu den Projektunterlagen.

Nutzt du ein gutes CRM-System, ist das kein Problem. Da sind die Notizen ohnehin mit den Kunden, Projekte und Terminen verknüpft.

Nebenbei: Suchst du ein gutes CRM für die Apple-Welt? Dann schau dir unbedingt Daylite an. Es gibt nichts besseres für Mac, iPad und iPhone.

Ich führe meine Notizen in Apple Notes. Dort betitle ich einfach meine Notiz mit dem Datum und dem Projekt/Kunden. Suche ich dann die Notiz, finde ich sie (und alle zugehörigen Notizen) blitzschnell über die Suchfunktion.

Wissen festhalten

Du machst dir bestimmt auch Notizen mit Inhalten aus Webseiten oder Büchern. Hier empfehle ich dir, diese Notizen digital zu machen. Dann hast du dein ganzes Wissen an einem Ort und kannst alles durchsuchen.

Das ist keine einfache Empfehlung. Vielleicht willst du dir ja auch beim Lesen im Bett Notizen machen. Dann lohnt sich der Aufwand, anschließend die Notizen zu digitalisieren.

Fazit

In diesem Artikel wollte ich einfach die Vorteile von analogen und digitalen Notizen durchgehen.

Im Zeitmanagement gibt es selten die Lösung, besonders nicht beim Thema Notieren.

Meine Gedanken sollen dich anregen zu überprüfen, ob du hier Handlungsbedarf hast und in welche Richtung deine Lösung gehen könnte.

Was sind deine Gedanken dazu? Ich freue mich über eine Kommentar von dir!

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